De bedste værktøjer til at organisere et mentorprogram

Jacek Tkaczuk , Co-founder Mentiway

Organiseringen af et mentorprogram, uanset om vi taler om en virksomhed, et universitet eller en anden organisation, er en proces og kræver en vis procestilgang. Især når det drejer sig om et stort antal deltagere, kan det være lidt af en udfordring. I sådanne tilfælde er det værd at bruge værktøjer, der kan begynde at optimere processen. Både for arrangørerne og for deltagerne – mentorer og mentees;

I denne artikel vil jeg præsentere nogle værktøjer, der kan lette processen med at implementere, styre og evaluere et mentorprogram, og som endda er vigtige, når man organiserer programmer i større skala (allerede mere end 10 par).

1. Mentiway – en dedikeret platform til at organisere et mentorprogram

For det første har jeg inkluderet et værktøj i form af en platform, der er dedikeret til netop dette formål med at organisere og styre et mentorprogram.

Mentiway, som er et eksempel på denne type værktøj, giver de største muligheder og tidsbesparelser, samtidig med at det forenkler hele processen betydeligt ved at samle alle funktioner og data på ét sted;

Platformen Mentiway indeholder allerede alle de værktøjer, jeg nævner nedenfor, blandt andre:

Færdige funktioner i forbindelse med lanceringen af programmet – informationsside, rekrutteringsformularer, mekanismer til parring af deltagere til mentorordninger.
En omfattende vidensbase og en række mekanismer, der hjælper deltagerne med at komme med på idéen om mentoring og gennemføre processer i henhold til standarder.
Funktionalitet til at støtte deltagerne under processen, så det bliver nemmere og hurtigere at organisere møder – mødekalender, planlægning, noter, resuméer, færdige forslag til punkter, der kan tages op ved hvert møde.
Evne til at overvåge processer løbende og opsummere hele programmet ved afslutningen.

Få mere at vide om Mentiway-mentorplatformen her.

2 Google / Microsoft Forms – rekruttering af deltagere

Set fra deltagernes synspunkt begynder ethvert mentorprogram med en informationsfase og rekruttering af mentorer og mentees. Hvis det drejer sig om nogle få personer, er det sandsynligvis muligt at indsamle ansøgninger via e-mail eller endda personligt, men hvis det drejer sig om et dusin eller flere dusin potentielle deltagere, er det nødvendigt at bruge et værktøj til at lette rekrutteringen. Løsninger, der indgår i kontorsystemerne Google Workspace eller Office 365, kan hjælpe. Det er henholdsvis Google Forms og Microsoft Forms.

Begge værktøjer giver mulighed for at oprette undersøgelser med en hvilken som helst liste af spørgsmål, opdelt i sider, under hensyntagen til de forskellige typer af svar, der gives. Begge værktøjer gør det også muligt at eksportere data efter rekrutteringen til regneark, hvilket gør det nemmere at indsamle og analysere ansøgninger;

Når man rekrutterer til et mentorprogram (uanset om det er via formularer eller ej), er det værd at spørge om bl.a:

tidligere erfaring med programmet – yderligere træning kan besluttes på dette grundlag,
afdeling i virksomheden – på dette grundlag kan du prøve at sætte folk fra forskellige teams sammen,
niveau af position i virksomheden,
områder, der skal udvikles for mentees, og dem, hvis viden kan deles af mentorer – listen over begge sæt områder bør være den samme, og sammenligning af dem er den mest effektive måde til automatisk at foreslå mentorpar.

3. Excel – parring

Det næste trin i mentorprogrammet er parring. Her kan du enten bruge Mentees’ valg af Mentorer (mere om det om lidt) eller manuelt parre deltagerne på baggrund af de udfyldte skemaer.

For den anden mulighed er den eneste effektive løsning sandsynligvis at bruge Excel og udvikle din egen metode til at forbinde deltagerne. Det vil sandsynligvis indebære at filtrere indsendelserne, matche dem efter kompetenceområder eller opbygge din egen scoring. Desværre er antallet af mulige parkombinationer i større skala så stort, at det er meget kompliceret at kombinere dem manuelt, selv ved hjælp af Excel, og det kan tage mange timer. Selv med kun 10 mentorer og 10 mentees er det muligt at skabe så mange som flere millioner parmuligheder.

I Mentiway-værktøjet er vi afhængige af en proprietær pooling-mekanisme, der bruger scoring og kører hundredtusindvis af simuleringer i søgen efter den fordeling af deltagere, der bedst kombinerer mentees’ behov med mentorernes evner.

4 Airtable – udvælgelse af mentorer af mentees

Et alternativ til manuel matchning er at give deltagerne mulighed for at vælge deres egne par. Den mest almindelige tilgang er, at Mentees vælger Mentorer;

For at muliggøre en sådan proces er det nødvendigt at gøre mentorernes ansøgningsdata tilgængelige for mentees. Det kan gøres enten via virksomhedens interne intranet eller ved at bruge værktøjer, der gør det lettere at administrere og visualisere sådanne datasæt.

Et eksempel er Airtable. Her er det ret nemt at importere mentorernes data og vise dem som f.eks. zoombare kort og tildele enhver aktivitet – som f.eks. at sende en e-mail eller køre et brugerdefineret script.

5. Kalender – overvågning af møder

Vi ved af erfaring, at mentoring kræver bevidste deltagere med en høj grad af motivation og et ønske om at udvikle sig. Men det sker, at selv motiverede mennesker får det sværere og har brug for kontakt og blid motivation. Det sker også, at der opstår problemer i mentorforløb, som parrene ikke er i stand til at håndtere på egen hånd. Arrangørerne bør derfor konstant overvåge mentorforløbene og reagere, hvis de opdager sådanne udfordringer;

Her har vi et valg med grundlæggende to typer værktøjer;

Den første er at planlægge og overvåge, at mentormøderne gennemføres parvis. Det er god praksis eventuelt at reagere og kontakte mentorparret, hvis der går mere end 30 dage mellem møderne;

Det andet værktøj er simpelthen at kontakte hver enkelt deltager i programmet ansigt til ansigt og få feedback på de afholdte møder, den anslåede grad af engagement i mentorprogrammet og tilfredsheden med sessionerne. Sådanne diskussioner er værd at have mindst to gange pr. proces;

I Mentiway-paletten har arrangørerne en live-visning af listen over mentorpar med oplysninger om, hvornår det sidste møde fandt sted, og hvordan deltagerne vurderer deres tilfredshed med sessionen;

6 Google Drive / Dropbox – deling af materialer

Et mentorprogram vil også finde det nyttigt at have et værktøj eller et sted, hvor man kan dele materialer. Det er som regel præsentationer fra kurser og workshops. Jeg tror, at det absolutte minimum her er at give mentorpar materialer som:

kontrakt i mentorprocessen,
etiske principper og grundlæggende principper for forsøgsledelse,
en præsentation, der giver en introduktion til mentoring og forklarer, hvad mentoring er, mentorens og mentee’ens roller og ansvar osv.

I løbet af mentorprogrammet vil arrangørerne ofte invitere deltagerne til andre træningssessioner, der er relateret til deres behov. Det er en god idé at lægge materialet fra disse møder på et let tilgængeligt sted for deltagerne;

7 Google / Microsoft Forms – undersøgelser til sidst

Endelig vender vi tilbage til de tidligere nævnte formularer fra Google eller Microsoft, men denne gang handler det om at indsamle feedback på programmet. Før mentorprogrammet officielt afsluttes, er det værd at gennemføre en undersøgelse blandt deltagerne for at evaluere programmet, opsummere det og indsamle erfaringer til fremtiden.

I en sådan undersøgelse er det nyttigt at spørge om:

i hvor høj grad målene i programmet er nået,
mening om hele processen,
udtalelse om graden af tilfredshed med arrangørernes forberedelse af processen,
Det er også værd at give plads til kommentarer om mulige forbedringer til fremtidige udgaver af programmet.

For at konkludere

I artiklen har jeg præsenteret nogle ideer til værktøjer, du kan bruge til at hjælpe dig med at organisere et mentorprogram, især hvis det omfatter 10 eller flere mentorpar. Jeg håber, at nogle af dem vil inspirere dig;

Samtidig vil jeg opfordre dig til at tjekke mentorplatformen Mentiway, der, som jeg nævnte i begyndelsen, er dedikeret til styring af et mentorprogram og opfylder alle forudsætningerne for de førnævnte værktøjer;

Jeg opfordrer dig også til at downloade vores mentorprogram-tjekliste, hvor du i et letforståeligt format finder alle de spørgsmål, du skal tage dig af, når du organiserer dit eget mentorprogram.