As melhores ferramentas para organizar um programa de tutoria

Jacek Tkaczuk , Co-founder Mentiway

A organização de um programa de tutoria, quer estejamos a falar de uma empresa, de uma universidade ou de qualquer outra organização, é um processo e exige uma certa abordagem processual. Especialmente com uma grande escala em termos do número de participantes, pode ser um pouco desafiante. Nestes casos, vale a pena utilizar ferramentas que possam começar a otimizar o processo. Tanto para os organizadores como para os participantes – Mentores e Mentees.

Neste artigo, vou apresentar algumas ferramentas que podem facilitar o processo de implementação, gestão e avaliação de um programa de tutoria, e que são mesmo essenciais quando se organizam programas em maior escala (já com mais de 10 casais).

1. Mentiway – uma plataforma dedicada à organização de um programa de tutoria

Em primeiro lugar, incluí uma ferramenta sob a forma de uma plataforma dedicada precisamente a este objetivo de organizar e gerir um programa de tutoria.

O Mentiway, como exemplo deste tipo de ferramenta, oferece as maiores oportunidades e poupanças de tempo, simplificando significativamente todo o processo ao reunir todas as funcionalidades e dados num único local;

A plataforma Mentiway já inclui todas as ferramentas que enumero abaixo, entre outras:

Funcionalidades prontas a utilizar relacionadas com o lançamento do programa – página de informação, formulários de recrutamento, mecanismos de emparelhamento de participantes para tutoria.
Uma base de conhecimentos alargada e uma gama de mecanismos para ajudar os participantes a aderirem à ideia de tutoria e a realizarem processos de acordo com as normas.
Funcionalidade para apoiar os participantes durante o processo, tornando mais fácil e mais rápida a organização de reuniões – calendário de sessões, agendamento, notas, resumos, sugestões prontas de pontos a abordar em cada sessão.
Capacidade de monitorizar os processos numa base contínua e de resumir todo o programa na sua conclusão.

Saiba mais sobre a plataforma de mentoria Mentiway aqui.

2 Google / Microsoft Forms – recrutamento de participantes

Do ponto de vista dos participantes, qualquer programa de tutoria começa com uma fase de informação e com o recrutamento de mentores e mentorandos. No caso de poucas pessoas, é provavelmente possível recolher candidaturas por correio eletrónico ou mesmo pessoalmente, mas no caso de uma dúzia ou várias dezenas de potenciais participantes, é necessário utilizar uma ferramenta para facilitar o recrutamento. As soluções incluídas nos sistemas de escritório Google Workspace ou Office 365 podem ajudar: Google Forms e Microsoft Forms, respetivamente.

Ambas as ferramentas permitem criar inquéritos com qualquer lista de perguntas, divididas em páginas, tendo em conta os diferentes tipos de respostas dadas. Ambas as ferramentas também permitem exportar dados pós-recrutamento para folhas de cálculo, facilitando a recolha e análise de candidaturas;

Ao recrutar para um programa de tutoria (através de formulários ou não), vale a pena perguntar, entre outras coisas:

experiência anterior no programa – a formação complementar pode ser decidida nesta base,
departamento da empresa – nesta base, pode tentar juntar pessoas de equipas diferentes,
nível de posição na empresa,
áreas a desenvolver pelos mentorandos e aquelas cujo conhecimento pode ser partilhado pelos mentores – a lista de ambos os conjuntos de áreas deve ser a mesma e compará-las é a forma mais eficaz de sugerir automaticamente pares de mentores.

3. Excel – emparelhamento

O passo seguinte do programa de tutoria é o emparelhamento. Aqui, pode utilizar a seleção de mentores feita pelos mentorandos (sobre isso já a seguir) ou emparelhar manualmente os participantes com base nos formulários preenchidos.

Para a segunda opção, provavelmente a única solução eficaz é simplesmente utilizar o Excel e desenvolver o seu próprio método para ligar os participantes. Provavelmente, isso implicaria filtrar as candidaturas, combiná-las por áreas de competência ou criar a sua própria pontuação. Infelizmente, numa escala maior, o número de combinações de pares possíveis é tão grande que combiná-las manualmente, mesmo usando o Excel, é muito complicado e pode levar muitas horas. Mesmo com apenas 10 Mentores e 10 Mentees, é possível criar milhões de possibilidades de pares.

Na ferramenta Mentiway, baseamo-nos num mecanismo de agrupamento proprietário que utiliza a pontuação e executa centenas de milhares de simulações em busca da distribuição de participantes que melhor combina as necessidades dos mentorandos com as capacidades dos mentores.

4 Airtable – seleção de Mentores por Mentees

Uma alternativa ao emparelhamento manual é dar aos participantes a oportunidade de seleccionarem os seus próprios pares. A abordagem mais comum é os mentorados seleccionarem os mentores;

Para permitir esse processo, é necessário disponibilizar os dados da aplicação do mentor aos mentorandos. Isto pode ser feito através da intranet interna da empresa ou utilizando ferramentas que facilitem a gestão e a visualização de tais conjuntos de dados.

Um exemplo é Airtable. Aqui, é muito fácil importar os dados dos Mentores e apresentá-los, por exemplo, como cartões com zoom e atribuir qualquer atividade – como enviar um e-mail ou executar um script personalizado.

5. Calendário – controlo das reuniões

Sabemos por experiência que a tutoria exige participantes conscientes, com um elevado nível de motivação e um desejo de desenvolvimento. No entanto, acontece que mesmo as pessoas motivadas passam um mau bocado e precisam de contacto e de uma motivação suave. Acontece também que durante o processo de tutoria surgem problemas que os casais não são capazes de resolver sozinhos. Por conseguinte, os organizadores devem monitorizar constantemente os processos de tutoria e reagir se detectarem tais desafios.

Aqui temos uma escolha com basicamente dois tipos de ferramentas;

A primeira é calendarizar e monitorizar a implementação das reuniões de tutoria em pares. É uma boa prática reagir e contactar o par de mentores se houver mais de 30 dias entre as reuniões;

A segunda ferramenta consiste simplesmente em contactar pessoalmente cada participante no programa e obter feedback sobre as reuniões realizadas, o nível estimado de empenho no programa de tutoria e a satisfação com as sessões. Vale a pena realizar estas discussões pelo menos duas vezes por processo;

Na plataforma Mentiway, os organizadores têm uma visão em direto da lista de pares de mentores, com informações sobre quando se realizou a última reunião e como os participantes avaliam a sua satisfação com a sessão;

6 Google Drive / Dropbox – partilha de materiais

Um programa de tutoria também considerará útil dispor de uma ferramenta ou local para partilhar materiais. Estes são normalmente apresentações de cursos de formação e workshops. Penso que o mínimo absoluto aqui é fornecer aos pares de mentores materiais como:

contrato no processo de tutoria,
princípios éticos e princípios básicos de conduta em ensaios,
uma apresentação que faça uma introdução à tutoria, explicando o que é a tutoria, os papéis e as responsabilidades do mentor/mentorando, etc.

Muitas vezes, durante o programa de tutoria, os organizadores convidam os participantes para outras sessões de formação relacionadas com as suas necessidades. É uma boa ideia colocar os materiais destas reuniões num local de fácil acesso para os participantes também;

7 Formulários Google / Microsoft – inquéritos no final

Por fim, voltamos aos formulários da Google ou da Microsoft já mencionados, mas desta vez relativos à recolha de feedback sobre o programa. Antes de o programa de tutoria terminar oficialmente, vale a pena realizar um inquérito entre os participantes para avaliar o programa, resumi-lo e recolher lições para o futuro.

Num inquérito deste tipo, é útil fazer perguntas sobre:

a medida em que os objectivos do programa foram alcançados,
opinião sobre todo o processo,
opinião sobre o grau de satisfação com a preparação do processo por parte dos organizadores,
É igualmente importante dar espaço para comentários sobre possíveis melhorias para futuras edições do programa.

Para concluir

Neste artigo, apresentei algumas ideias sobre ferramentas que pode utilizar para o ajudar a organizar um programa de tutoria, especialmente se incluir 10 ou mais pares de tutores. Espero que algumas delas o inspirem;

Ao mesmo tempo, encorajo-o a consultar a plataforma de mentoring Mentiway, que, como referi no início, se dedica à gestão de um programa de mentoring e preenche todos os pressupostos das ferramentas acima mencionadas;

Convido-o também a descarregar a nossa lista de controlo do programa de tutoria, na qual encontrará, num formato fácil de compreender, todas as questões que deve ter em conta ao organizar o seu próprio programa de tutoria.