Sessões de tutoria – frequência, duração, reuniões em linha. Guia prático de Mentiway.
As sessões de tutoria são o coração de todo o processo de tutoria. É durante as reuniões que o verdadeiro desenvolvimento acontece: ocorrem reflexões, são colocadas questões importantes e o mentorando dá os próximos passos em direção aos seus objectivos. Ao mesmo tempo, muitos mentores e mentorandos novatos não sabem muito bem como deve ser essa sessão – quanto tempo dura, com que frequência ocorre, se é melhor encontrar-se on-line ou pessoalmente.
Este artigo responde a todas estas questões e fornece dados concretos de milhares de sessões realizadas na Mentiway que mostram como funcionam os casais mentores na Europa.
Em que consiste uma sessão de tutoria?
Uma sessão de mentoria é uma reunião agendada entre um mentor e um mentorando, durante a qual ambas as partes trabalham nos objectivos de desenvolvimento do mentorando.
Inclui:
- Falar sobre os progressos e os desafios,
- Análise das actividades do período anterior,
- Planear os próximos passos,
- Trabalhar com ferramentas ou exercícios selecionados,
- Fazer perguntas que aprofundem a reflexão.
Cada sessão tem a sua própria estrutura, mas não é um cenário rígido – adapta-se ao ritmo de trabalho e às necessidades actuais do mentorando. Escrevemos mais sobre este assunto no artigo definição de mentoring, onde encontrará muitos exemplos e conselhos práticos.
Com que frequência é que um par de mentores se deve encontrar?
Não existe uma única resposta certa – a frequência adapta-se às necessidades do casal, à intensidade dos objectivos e ao ritmo de ambas as pessoas. No entanto, os dados da Mentiway dão-nos uma ideia do que é mais frequente na prática. Normalmente, o intervalo médio entre reuniões é de 25,1 dias. Isto significa que a maioria dos casais se reúne aproximadamente a cada 3-4 semanas.
Entretanto, os intervalos de sessão mais populares, que analisámos com base em centenas de programas concluídos na Mentiway, são os seguintes
- Excecionalmente, muitos casais encontram-se exatamente de 7 em 7, de 14 em 14 ou de 21 em 21 dias,
- Depois de agrupar os dados por intervalos, verifica-se que as reuniões dominam:
- De 2 em 2 semanas,
- De 3 em 3 semanas,
- De 4 em 4 semanas.
Isto mostra que, na maioria das vezes, a tutoria é um processo regular, mas não excessivamente frequente – dá espaço para a ação entre as reuniões.Como recomendação, recomendamos, portanto, que se reúna para uma sessão de tutoria, em média, a cada 2-4 semanas, o que dará um ritmo ótimo a todo o processo. Isto proporcionará um equilíbrio entre a dinâmica do trabalho e o tempo necessário para implementar os passos seguintes.
Quanto tempo dura uma sessão de tutoria?
Também aqui não há uma resposta única – depende do estilo de trabalho, da experiência do mentor e da natureza da reunião em causa. De acordo com os dados do Mentiway, podemos concluir que a duração mais comum das sessões é de 90 minutos (é o tempo que 64% dos casais que utilizam o Mentiway passam numa reunião). Os nossos dados permitem igualmente tirar as seguintes conclusões:
- As sessões de 60 minutos também são muito populares,
- Sessões mais curtas (por exemplo, 45 min) são frequentemente escolhidas para lançamentos ou recapitulações,
- Por vezes, há sessões de tutoria de 120 minutos quando um casal pretende aprofundar um tema ou efetuar um exercício específico.
Por conseguinte, recomendamos que a duração da reunião seja de cerca de 60-90 minutos. Este é o tempo ideal para as pessoas que querem tirar o máximo partido do processo de tutoria. A duração da sessão é normalmente definida no início da reunião e introduzida no contrato – pode ler mais sobre isso em este texto – mas é claro que pode ser alterada e ajustada às necessidades do mentor e do mentorando. Pode ler mais sobre como deve ser uma sessão de mentoria em este artigo.
Encontros de tutoria: em linha ou em pessoa?
Na era do trabalho híbrido e remoto, as reuniões em linha tornaram-se a norma – e a tutoria não é exceção. De acordo com uma compilação das escolhas de mentores e mentorados que utilizam o Mentiway, as ferramentas mais utilizadas nas sessões de mentoria em linha são:
- Microsoft Teams – 49%,
- Google Meet – 43%,
- Plataforma Zoom – 7%.
Os encontros presenciais continuam presentes, mas é difícil medi-los de forma fiável – a maioria dos casais escolhe a fórmula em linha pela sua comodidade, flexibilidade e ausência de barreiras de localização.
Porque é que as sessões em linha funcionam bem?
- Ligações de alta qualidade
- Acesso a ferramentas de oficina (por exemplo, Miro ou quadro branco)
- Barreira temporal inferior
- Capacidade de ligar mentores e mentorandos de diferentes cidades e até países
Como se preparar para uma sessão de tutoria?
Independentemente da duração, forma e frequência, a preparação é um dos factores-chave para a eficácia da tutoria. Uma sessão bem preparada é mais concreta e eficaz e permite que ambas as partes cheguem mais rapidamente a conclusões válidas.
Na Mentiway, os mentores e os mentorandos têm acesso a materiais que facilitam muito este processo:
- formulários preparatórios antes da reunião para ajudar a definir o objetivo e as prioridades,
- Sugestões de ordem de trabalhos para as sessões, organizando o desenrolar da conversa,
- Base de conhecimentos de tutoria com exemplos de boas práticas,
- Técnicas de coaching e mentoring a utilizar durante a entrevista,
- ferramentas para apoiar a reflexão e o planeamento das próximas etapas.
Uma boa preparação torna as sessões mais estratégicas por natureza – não se resumem a “falar sobre o que aconteceu”, mas promovem realmente o desenvolvimento, definindo conscientemente direcções e analisando os progressos.
Resumo – como são as sessões de tutoria na prática?
Os pares de mentores que utilizam o Mentiway trabalham de uma forma estruturada mas flexível. Os dados de milhares de reuniões mostram que, na maioria das vezes:
- Reúnem-se de 2 em 2 ou de 4 em 4 semanas, o que ajuda a manter um ritmo e a dar espaço para a ação,
- Realizam a maior parte das suas sessões em linha, utilizando ferramentas como o Teams, o Google Meet e o Zoom,
- escolha um formato de 60 a 90 minutos que proporcione uma profundidade de conversa óptima,
- utilizar uma variedade de técnicas para apoiar a reflexão e trabalhar com objectivos,
- preparar-se para as reuniões utilizando os recursos disponíveis no Mentiway.
Este modelo de trabalho funciona bem em grandes organizações, bem como em mentoria académica ou comunitária. A regularidade das reuniões, uma boa estrutura e o apoio de ferramentas tornam o processo simultaneamente profissional e humano – e esta combinação dá os melhores resultados de desenvolvimento.
FAQ: perguntas mais comuns sobre as sessões de tutoria.
Quanto tempo dura uma sessão de tutoria?
A maior parte das vezes são sessões de 60 a 90 minutos, mas os casais que trabalham com temas aprofundados também optam por sessões de 120 minutos. As reuniões mais curtas (45-60 minutos) são populares, por exemplo, no início ou na conclusão.
O que são as sessões de tutoria?
O intervalo médio entre as sessões em Mentiway é de 25,1 dias. Na maioria das vezes, os casais encontram-se a cada 2, 3 ou 4 semanas.
Se as sessões de tutoria são melhor conduzidas em linha ou fora de linha?
A maioria dos casais opta por se reunir em linha, sobretudo pela conveniência, flexibilidade e capacidade de ligar mentores e mentorandos de diferentes locais. As ferramentas mais populares são o Microsoft Teams, o Google Meet e o Zoom.
Se a forma e a duração da sessão são pré-determinadas?
Não. Trata-se de acordos totalmente individuais – adaptados ao estilo de trabalho do casal, aos seus objectivos específicos e à intensidade do processo.
Como se preparar para uma sessão de tutoria?
Utilize o formulário de preparação, analise as actividades anteriores, determine o objetivo da reunião e reúna as questões que pretende discutir. O Mentiway fornece materiais, técnicas e agendas prontos a utilizar para facilitar este processo
