De bästa verktygen för att organisera ett mentorskapsprogram

Jacek Tkaczuk , Co-founder Mentiway

Att organisera ett mentorprogram, oavsett om vi talar om ett företag, ett universitet eller någon annan organisation, är en process och kräver ett visst processinriktat arbetssätt. Särskilt när det handlar om ett stort antal deltagare kan det vara lite av en utmaning. I sådana fall är det värt att använda verktyg som kan börja optimera processen. Både för organisatörerna och för deltagarna – Mentors and Mentees.

I den här artikeln kommer jag att presentera några verktyg som kan underlätta processen med att genomföra, hantera och utvärdera ett mentorprogram, och som till och med är nödvändiga när man organiserar program i större skala (redan fler än 10 par).

1. Mentiway – en särskild plattform för att organisera ett mentorskapsprogram

För det första har jag inkluderat ett verktyg i form av en plattform som är avsedd för just detta syfte att organisera och hantera ett mentorskapsprogram.

Mentiway, som är ett exempel på denna typ av verktyg, erbjuder de största möjligheterna och tidsbesparingarna, samtidigt som det förenklar hela processen avsevärt genom att samla all funktionalitet och data på ett ställe;

Plattformen Mentiway innehåller redan alla de verktyg som jag listar nedan, bland andra:

Färdiga funktioner för lanseringen av programmet – informationssida, rekryteringsformulär, mekanismer för att para ihop deltagare för mentorskap.
En omfattande kunskapsbas och en rad mekanismer för att hjälpa deltagarna att ta till sig idén med mentorskap och genomföra processer i enlighet med standarder.
Funktionalitet för att stödja deltagarna under processen, vilket gör det enklare och snabbare att organisera möten – möteskalender, schemaläggning, anteckningar, sammanfattningar, färdiga förslag på punkter att ta upp vid varje möte.
Möjlighet att löpande följa upp processer och sammanfatta hela programmet när det är avslutat.

Läs mer om Mentiways mentorplattform här.

2 Google / Microsoft Forms – rekrytering av deltagare

Ur deltagarnas synvinkel börjar varje mentorskapsprogram med en informationsfas och rekrytering av mentorer och adepter. När det gäller ett fåtal personer är det förmodligen möjligt att samla in ansökningar via e-post eller till och med personligen, men när det gäller ett dussin eller flera dussin potentiella deltagare är det nödvändigt att använda ett verktyg för att underlätta rekryteringen. Lösningar som ingår i kontorssystemen Google Workspace eller Office 365 kan hjälpa till. Dessa är Google Forms respektive Microsoft Forms.

Båda verktygen ger möjlighet att skapa enkäter med valfri lista av frågor, uppdelade i sidor, med hänsyn till de olika typer av svar som ges. Båda verktygen gör det också möjligt att exportera data efter rekryteringen till kalkylblad, vilket gör det enklare att samla in och analysera ansökningar;

När du rekryterar till ett mentorprogram (oavsett om det sker via formulär eller inte) är det värt att fråga bland annat

tidigare erfarenhet av programmet – ytterligare utbildning kan beslutas på grundval av detta,
avdelning i företaget – på grundval av detta kan du försöka para ihop personer från olika team,
befattningsnivå i företaget,
områden att utveckla för Mentees och områden vars kunskap kan delas av Mentors – listan över båda uppsättningarna av områden bör vara densamma och att jämföra dem är det mest effektiva sättet att automatiskt föreslå mentorpar.

3. Excel – parning

Nästa steg i mentorprogrammet är parning. Här kan du antingen använda Mentees val av Mentorer (mer om det strax) eller manuellt para ihop deltagarna baserat på de ifyllda formulären.

För det andra alternativet är förmodligen den enda effektiva lösningen att helt enkelt Excel och utveckla din egen metod för att ansluta deltagare. Detta skulle förmodligen innebära att filtrera inläggen, matcha dem efter kompetensområden eller bygga upp en egen poängsättning. I större skala är antalet möjliga parkombinationer tyvärr så stort att det är mycket komplicerat att kombinera dem manuellt, även med Excel, och det kan ta många timmar. Även med bara 10 mentorer och 10 adepter är det möjligt att skapa så många som flera miljoner parmöjligheter.

I Mentiway-verktyget använder vi en egenutvecklad poolningsmekanism som använder poängsättning och kör hundratusentals simuleringar för att hitta den fördelning av deltagare som bäst kombinerar adepternas behov med mentorernas kapacitet.

4 Airtable – urval av mentorer av adepter

Ett alternativ till manuell matchning är att ge deltagarna möjlighet att välja sina egna par. Det vanligaste tillvägagångssättet är att Mentees väljer Mentors;

För att möjliggöra en sådan process är det nödvändigt att göra data från mentorernas ansökningar tillgängliga för adepterna. Detta kan göras antingen via företagets interna intranät eller genom att använda verktyg som underlättar hanteringen och visualiseringen av sådana datamängder.

Ett exempel är Airtable. Här är det ganska enkelt att importera Mentors data och visa dem, till exempel som zoombara kort och tilldela valfri aktivitet – till exempel att skicka ett e-postmeddelande eller köra ett anpassat skript.

5. Kalender – övervakning av möten

Vi vet av erfarenhet att mentorskap kräver medvetna deltagare med hög motivation och en vilja att utvecklas. Det händer dock att även motiverade personer får det svårare och behöver kontakt och varsam motivation. Det händer också att det under mentorskapsprocessen uppstår problem som paren inte klarar av att hantera på egen hand. Organisatörer bör därför ständigt följa upp mentorskapsprocesser och reagera om de märker av sådana utmaningar;

Här har vi ett val med i princip två typer av verktyg;

Den första är att schemalägga och övervaka att mentormötena genomförs i par. Det är god praxis att eventuellt reagera och kontakta mentorparet om det går mer än 30 dagar mellan mötena;

Det andra verktyget är att helt enkelt kontakta varje programdeltagare personligen och få feedback på de möten som hållits, den uppskattade nivån på engagemanget i mentorprogrammet och tillfredsställelsen med sessionerna. Sådana diskussioner är värda att ha minst två gånger per process;

I Mentiway-paletten har organisatörerna en livevy av listan över mentorpar med information om när det senaste mötet ägde rum och hur deltagarna bedömer sin tillfredsställelse med sessionen;

6 Google Drive / Dropbox – dela material

Ett mentorprogram kan också ha nytta av att ha ett verktyg eller en plats där man kan dela material. Detta är vanligtvis presentationer från utbildningar och workshops. Jag tror att det absoluta minimumet här är att förse mentorparen med material som:

kontrakt i mentorskapsprocessen,
etiska principer och grundläggande principer för genomförandet av en rättegång,
en presentation som ger en introduktion till mentorskap, förklarar vad mentorskap är, mentorns och adeptens roller och ansvarsområden etc.

Under mentorprogrammet kommer arrangörerna ofta att bjuda in deltagarna till andra utbildningstillfällen som är relaterade till deras behov. Det är en bra idé att samla materialet från dessa möten på en lättillgänglig plats även för deltagarna;

7 Google / Microsoft Forms – enkäter i slutet

Slutligen återkommer vi till de tidigare nämnda formulären från Google eller Microsoft, men den här gången handlar det om att samla in feedback om programmet. Innan mentorprogrammet officiellt avslutas är det värt att genomföra en enkät bland deltagarna för att utvärdera programmet, sammanfatta det och dra lärdomar inför framtiden.

I en sådan undersökning är det bra att fråga om:

i vilken utsträckning målen i programmet har uppnåtts,
åsikt om hela processen,
åsikt om graden av tillfredsställelse med arrangörernas förberedelser inför processen,
Det är också värt att ge utrymme för synpunkter på eventuella förbättringar inför kommande upplagor av programmet.

För att avsluta

I artikeln har jag presenterat några idéer om verktyg som du kan använda för att organisera ett mentorprogram, särskilt om det omfattar 10 eller fler mentorpar. Jag hoppas att några av dessa kan inspirera dig;

Samtidigt uppmuntrar jag dig att kolla in mentoringplattformen Mentiway, som, som jag nämnde i början, är tillägnad hanteringen av ett mentorprogram och uppfyller alla antaganden för de ovannämnda verktygen.

Jag uppmuntrar dig också att ladda ner vår checklista för mentorprogram, där du i ett lättförståeligt format hittar alla frågor som du bör ta hand om när du organiserar ditt eget mentorprogram.