Die besten Mentoring Management Tools

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Die Organisation eines Mentoring-Programms, egal ob es sich um ein Unternehmen, eine Universität oder eine andere Organisation handelt, ist ein Prozess und erfordert einen bestimmten Prozessansatz. Insbesondere bei einer großen Anzahl von Teilnehmern kann dies eine Herausforderung darstellen. In solchen Fällen lohnt es sich, Werkzeuge einzusetzen, die den Prozess optimieren können. Sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer – Mentoren, Mentees und Mentees.

In diesem Artikel werde ich einige Instrumente vorstellen, die den Prozess der Umsetzung, Verwaltung und Bewertung eines Mentoring-Programms erleichtern können und die sogar bei der Organisation von Programmen in größerem Umfang (bereits mehr als 10 Paare) unerlässlich sind.

1. Mentiway – eine spezielle Plattform für die Organisation eines Mentoring-Programms

In erster Linie habe ich ein Instrument in Form einer Plattform bereitgestellt, die genau diesem Zweck dient, nämlich der Organisation und Verwaltung eines Mentoring-Programms.

Mentiway, als Beispiel für diese Art von Tool, bietet die größten Möglichkeiten und Zeiteinsparungen und vereinfacht gleichzeitig den gesamten Prozess, indem es alle Funktionen und Daten an einem Ort zusammenfasst.

Die Mentiway Plattform enthält bereits alle Tools, die ich unten aufführe, darunter:

• Vorgefertigte Funktionalitäten für den Start des Programms – Informationsseite, Rekrutierungsformulare, Mechanismen für die Zusammenführung von Teilnehmern für das Mentoring.
• Eine umfassende Wissensbasis und eine Reihe von Mechanismen, die den Teilnehmern dabei helfen, sich mit der Idee des Mentoring vertraut zu machen und die Prozesse gemäß den Standards durchzuführen.
• Funktionalitäten zur Unterstützung der Teilnehmer während des Prozesses, die die Organisation von Sitzungen erleichtern und beschleunigen – Sitzungskalender, Terminplanung, Notizen, Zusammenfassungen, vorgefertigte Vorschläge für Punkte, die in jeder Sitzung angesprochen werden können.
• Fähigkeit zur laufenden Überwachung der Prozesse und zur Zusammenfassung des gesamten Programms nach dessen Abschluss.

Weitere Informationen über die Mentiway Mentoring-Plattform finden Sie hier.

2. Google / Microsoft Forms – Rekrutierung von Teilnehmern

Jedes Mentoring-Programm beginnt aus Sicht der Teilnehmer mit einer Informationsphase und der Rekrutierung von Mentoren, Mentees und Mentorinnen. Bei einigen wenigen Personen ist es wahrscheinlich möglich, Bewerbungen per E-Mail oder sogar persönlich zu sammeln, aber bei einem Dutzend oder mehr potenzieller Teilnehmer ist es notwendig, ein Tool einzusetzen, das die Rekrutierung erleichtert. Lösungen, die in den Bürosystemen Google Workspace oder Office 365 enthalten sind, können dabei helfen: Google Forms und Microsoft Forms.

Beide Tools bieten die Möglichkeit, Umfragen mit einer beliebigen Liste von Fragen zu erstellen, die in Seiten unterteilt sind, wobei die verschiedenen Antworttypen berücksichtigt werden. Beide Tools ermöglichen auch den Export von Daten nach der Rekrutierung in Tabellenkalkulationen, was die Erfassung und Analyse von Bewerbungen erleichtert.

Bei der Rekrutierung für ein Mentoring-Programm (ob über Formulare oder nicht) lohnt es sich, unter anderem Fragen zu stellen:

• frühere Erfahrungen mit dem Programm – auf dieser Grundlage kann über zusätzliche Schulungen entschieden werden,
• Abteilung im Unternehmen – auf dieser Grundlage können Sie versuchen, Personen aus verschiedenen Teams zusammenzubringen,
• Ebene der Position im Unternehmen,
• Bereiche, die für Mentees zu entwickeln sind, und solche, deren Wissen von Mentoren weitergegeben werden kann – die Liste beider Gruppen von Bereichen sollte gleich sein, und ein Vergleich ist der effektivste Weg, um automatisch Mentoring-Paare vorzuschlagen.

Hier können Sie mehr über die Stufen des Mentoring-Programms lesen.

3. Excel – Paarung

Der nächste Schritt im Mentoring-Programm ist das Pairing. Hier können Sie entweder die Auswahl der Mentoren durch die Mentees nutzen (dazu gleich mehr) oder die Teilnehmer anhand der ausgefüllten Formulare manuell zusammenführen.

Für die zweite Option besteht die einzige wirksame Lösung wahrscheinlich darin, einfach Excel zu verwenden und eine eigene Methode zur Verknüpfung der Teilnehmer zu entwickeln. Dazu müsste man wahrscheinlich die Einsendungen filtern, sie nach Kompetenzbereichen abgleichen oder ein eigenes Scoring entwickeln. Leider ist die Anzahl der möglichen Paarkombinationen bei einer größeren Anzahl von Teilnehmern so groß, dass die manuelle Zusammenführung selbst mit Excel sehr kompliziert ist und viele Stunden dauern kann. Selbst mit nur 10 Mentoren und 10 Mentees ist es möglich, bis zu mehreren Millionen Paarungsmöglichkeiten zu erstellen.

Im Mentiway-Tool stützen wir uns auf einen proprietären Pooling-Mechanismus mit Scoring und Hunderttausenden von Simulationen, um die Verteilung der Teilnehmer zu finden, die die Bedürfnisse der Mentees und die Fähigkeiten der Mentoren am besten miteinander verbindet.

4. Airtable – Auswahl der Mentoren durch die Mentees

Eine Alternative zum manuellen Matching besteht darin, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Paare auszuwählen. Am häufigsten wählen die Mentees die Mentoren aus.

Um einen solchen Prozess zu ermöglichen, ist es notwendig, den Mentees die Bewerbungsdaten der Mentoren zur Verfügung zu stellen. Dies kann entweder über das unternehmensinterne Intranet geschehen oder durch den Einsatz von Tools, die die Verwaltung und Visualisierung solcher Datensätze erleichtern.

Ein Beispiel ist Airtable. Hier ist es ganz einfach möglich, die Daten der Mentoren zu importieren und z.B. als zoombare Karten darzustellen und beliebige Aktivitäten zuzuweisen – wie z.B. das Versenden einer E-Mail oder das Ausführen eines eigenen Skripts.

5. Kalender – Überwachung der Sitzungen

Aus Erfahrung wissen wir, dass Mentoring bewusste Teilnehmer mit einem hohen Maß an Motivation und dem Wunsch, sich weiterzuentwickeln, erfordert. Es kommt aber auch vor, dass selbst motivierte Menschen eine schlechtere Zeit haben und Kontakt und sanfte Motivation brauchen. Es kommt auch vor, dass in Mentoring-Prozessen Probleme auftauchen, die die Paare allein nicht bewältigen können. Organisatoren sollten daher Mentoring-Prozesse ständig beobachten und reagieren, wenn sie solche Herausforderungen bemerken.

Hier haben wir die Wahl zwischen grundsätzlich zwei Arten von Werkzeugen.

Die erste besteht darin, einen Zeitplan aufzustellen und zu überwachen, dass die Mentorentreffen in Paaren durchgeführt werden. Es ist eine gute Praxis, möglicherweise zu reagieren und das Mentorenpaar zu kontaktieren, wenn mehr als 30 Tage zwischen den Treffen liegen.

Das zweite Instrument besteht darin, mit jedem Programmteilnehmer persönlich Kontakt aufzunehmen und ein Feedback zu den abgehaltenen Treffen, dem geschätzten Grad des Engagements für das Mentoring-Programm und der Zufriedenheit mit den Sitzungen einzuholen. Derartige Gespräche sollten mindestens zweimal pro Prozess geführt werden.

In der Mentiway-Platform können die Organisatoren die Liste der Mentoring-Paare live einsehen und erfahren, wann das letzte Treffen stattgefunden hat und wie die Teilnehmer ihre Zufriedenheit mit der Sitzung bewerten.

6. Google Drive / Dropbox – gemeinsame Nutzung von Inhalten

Für ein Mentoring-Programm ist es auch nützlich, über ein Instrument oder einen Ort zu verfügen, an dem Materialien ausgetauscht werden können. Dabei handelt es sich in der Regel um Präsentationen von Schulungskursen und Workshops. Ich denke, das absolute Minimum ist hier die Erstellung von Materialien wie:

• Vertrag im Rahmen des Mentoring-Prozesses,
• ethische Grundsätze und Grundprinzipien der Prozessführung,
• eine Präsentation mit einer Einführung in das Mentoring, in der erklärt wird, was Mentoring ist, welche Aufgaben und Pflichten der Mentor/Mentee hat usw.

Oftmals laden die Organisatoren die Teilnehmer während des Mentoring-Programms zu anderen Schulungen ein, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Es ist eine gute Idee, die Materialien dieser Treffen auch für die Teilnehmer leicht zugänglich aufzubewahren.

7. Google / Microsoft Forms – Umfragen am Ende

Schließlich kehren wir zu den bereits erwähnten Formularen von Google oder Microsoft zurück, aber diesmal geht es um die Erfassung von Feedback zum Programm. Bevor das Mentoring-Programm offiziell endet, lohnt es sich, eine Umfrage unter den Teilnehmern durchzuführen, um das Programm zu bewerten, es zusammenzufassen und Lehren für die Zukunft zu ziehen.

In einer solchen Umfrage ist es sinnvoll, nach den Themen zu fragen:

• das Ausmaß, in dem die Ziele des Programms erreicht worden sind,
• Stellungnahme zu dem gesamten Prozess,
• Meinung über den Grad der Zufriedenheit mit der Vorbereitung des Prozesses durch die Organisatoren,
• Es lohnt sich auch, Anmerkungen zu möglichen Verbesserungen für künftige Ausgaben des Programms zu machen.

Zusammenfassend

In diesem Artikel habe ich einige Ideen für Instrumente vorgestellt, die Ihnen bei der Organisation eines Mentoring-Programms helfen können, insbesondere wenn es 10 oder mehr Mentoring-Paare umfasst. Ich hoffe, einige dieser Ideen werden Sie inspirieren.

Gleichzeitig möchte ich Sie ermutigen, einen Blick auf die Mentoring-Plattform Mentiway zu werfen, die sich, wie ich eingangs erwähnte, dem Management von Mentoring-Programmen widmet und alle Voraussetzungen für die oben genannten Tools erfüllt.