Wie man mit den Teilnehmern des Mentoring-Programms kommuniziert

In dem Artikel über den Mentor eines Mentoring-Programms haben wir über die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Person geschrieben, die das Mentoring in einer Organisation koordiniert. Im Text über die Bewertung des Standards und der Qualität des Programms im Zusammenhang mit den 6 Grundsätzen des Europäischen Mentoring- und Coaching-Rates haben wir wiederum betont, dass die Qualität des Mentorings nicht nur eine gute Übereinstimmung der Paare oder die Erfahrung der Mentoren ist – es ist auch konsequente, regelmäßige Kommunikation mit den Teilnehmern

In diesem Text wollen wir dieses Thema auf praktische Weise weiterentwickeln: Wie sollte ein Koordinator Mentoren und Mentees in den nächsten Phasen eines Mentoring-Programms unterstützen? Schließlich endet die Kommunikation im Mentoring nicht mit dem Versand einer E-Mail über den Beginn der Rekrutierung. Sie geht weiter – von der ersten Ankündigung des Programms bis zur Feier des Abschlusses. In dem folgenden Artikel erfahren Sie, welche Rolle der Koordinator des Mentoring-Programms in den einzelnen Phasen des Prozesses spielt.

Phase 1 Vorbereitung auf das Programm: Sensibilisierung und Engagement

In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, einen Kontext zu schaffen:

• Warum führen wir das Programm durch?
• An wen richtet sie sich?
• Was werden die Teilnehmer realistischerweise gewinnen?
• Wie fügt sich das Mentoring in die Strategie der Organisation ein?

Es lohnt sich, Botschafter des Programms einzubeziehen – Führungskräfte, Ehemalige früherer Ausgaben, Personen mit Autorität in der Organisation. Ihre Stimme erhöht die Glaubwürdigkeit und senkt die Einstiegshürde.

Die Rolle des Koordinators ist:

• Vorbereitung einheitlicher Mitteilungen (E-Mail, Intranet, Sitzungen),
• Sicherstellung klarer Kriterien für die Teilnahme,
• Antworten auf Fragen geben und Bedenken ausräumen.

Wie unterstützt Mentiway die Prozesse an dieser Stelle? In der Vorbereitungsphase können Sie die Bewerbungsformulare, die Rollenbeschreibungen und den FAQ-Bereich im Voraus konfigurieren, damit die Kommunikation mit dem späteren Prozess übereinstimmt. Mehr über die Implementierung eines Mentoring-Programms können Sie in unserem Leitfaden zur effektiven Prozessgestaltung in Organisationen lesen.

Stufe 2 Einstellung: Transparenz und ein Gefühl der Sicherheit

Die Anwerbung ist der Moment, in dem die Teilnehmer ihre Entscheidung treffen, sich zu beteiligen. Ein Mangel an klaren Informationen kann effektiv entmutigen.

Der Koordinator sollte sich darum kümmern:

• lesbares Antragsformular,
• Klare Fristen (bis wann soll eingestellt werden, wann soll es losgehen),
• Informationen darüber, wie die Auswahl der Paare aussieht,
• Nachricht, die nach der Übermittlung erfolgt.

Bei Mentiway sind die Formulare in den Prozess der Paarauswahl integriert, wodurch ein organisatorisches Chaos vermieden und die Analyse der Anfragen beschleunigt wird.

Stufe 3 Programmstart: maximale Klarheit

Der Zeitpunkt des Starts ist entscheidend. Selbst das am besten konzipierte Programm kann kommunikativ „auseinanderfallen“, wenn die Teilnehmer nicht Bescheid wissen:

• Was ist ihre Rolle?
• Was sind die nächsten Schritte?
• Wie oft sie sich treffen sollten,
• An wen Sie sich bei Problemen wenden können.

In dieser Phase sollte der Koordinator:

• eine konstituierende Sitzung abhalten,
• einen Zeitplan vorlegen,
• Erinnern Sie sich an die Grundsätze der Vertraulichkeit und Verantwortlichkeit,
• geben die Kontaktkanäle an.

Bei Mentiway haben die Teilnehmer Zugang zu einer Wissensdatenbank, zu Tagesordnungsvorschlägen für die ersten Treffen und zu einem klaren Überblick über den Prozess, was das Gefühl der Verwirrung deutlich verringert.

Post-Launch-Phase 4: Überwachung und Mahnungen

Viele Programme verlieren schon wenige Wochen nach dem Start an Schwung. Warum? Weil niemand prüft, ob die Beziehungen tatsächlich zustande gekommen sind.

Die Rolle des Koordinators ist:

• Sicherstellen, dass die Paare ihr erstes Treffen hatten,
• Eine Erinnerung an die empfohlene Häufigkeit der Sitzungen,
• Unverzügliche Reaktion bei fehlendem Kontakt zwischen den Parteien.

In Mentiway ermöglicht das Administrationspanel die Überprüfung des Status der Paare, der Sitzungstermine und der Aktivitäten der Teilnehmer. Der Koordinator kann auch direkt von der Plattform aus eine Nachricht an alle oder eine ausgewählte Gruppe senden.

Phase 5 Auf halber Strecke des Prozesses: ein Moment der Reflexion und der Verstärkung

Die Mitte des Programms ist ein guter Zeitpunkt dafür:

• Ein kurzer Bewertungsfragebogen,
• Intervisionssitzung für Mentoren,
• und, falls erforderlich, Supervision (über die wir in dem Artikel über Supervision im Mentoring mehr geschrieben haben).

Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Halbzeit zu feiern, d.h. das Engagement der Teilnehmer zu betonen und sie an die zu Beginn gesetzten Ziele zu erinnern.

In Mentiway können Sie Veranstaltungen planen, sie an die gesamte Gruppe kommunizieren und erste qualitative Daten auswerten.

Schritt 6 Vorbereitung auf den Abschluss des Prozesses: Bewusstes Beenden der Beziehung

Das Ende des Mentorings sollte nicht willkürlich erfolgen. Der Koordinator sollte dies im Voraus festlegen:

• Rufen Sie das Enddatum des Programms auf,
• Geben Sie Hinweise zur Durchführung einer Nachbesprechung,
• Förderung der Reflexion über die Erreichung der Ziele.

Die Mentiway-Plattform bietet Checklisten und Tagesordnungsvorschläge für Abschlusssitzungen, was ein geordnetes Ende der Beziehung erleichtert.

Stufe 7 Fertigstellung und Bewertung: Daten für die nächste Ausgabe

Sobald das Programm formal abgeschlossen ist, sollte man sich vergewissern, dass:

• Alle Prozesse sind abgeschlossen,
• Die Teilnehmer füllten Bewertungsfragebögen aus,
• Es wurden qualitative und quantitative Ergebnisse gesammelt.

Das Mentiway-Verwaltungspanel liefert Statistiken, Berichte und Zusammenfassungen, um die Wirksamkeit des Programms zu bewerten und Empfehlungen für die nächste Ausgabe vorzubereiten.

Stufe 8 Feiern: Offline-Angelegenheiten

Auch wenn das Mentoring oft in 1:1-Sitzungen stattfindet, sollte der Abschluss des Programms gemeinsam gefeiert werden – am besten in einem Offline-Format.

Die Übergabe der Zertifikate, der Dank an die Mentoren und kurze Reden der Teilnehmer sind die Höhepunkte:

• Stärkt die Entwicklungskultur in der Organisation,
• fördert das Ansehen des Programms,
• Ermutigt mehr Menschen zur Teilnahme an künftigen Ausgaben.

Kommunikation ist kein Zusatzprodukt. Sie ist die Grundlage für Qualität

Wenn wir uns die Qualitätsstandards für Mentoring-Programme ansehen, die vom Europäischen Mentoring- und Coaching-Rat gefördert werden, sehen wir, dass Transparenz, Ethik, Verantwortlichkeit und Evaluation ohne systematische Kommunikation mit den Teilnehmern unmöglich sind.

Die Rolle des Koordinators besteht also nicht nur darin, „das Programm zu starten“. Er ist ein ständiger Begleiter des Prozesses – von der Ankündigung über die Unterstützung währenddessen bis hin zum bewussten Abschluss und der Analyse der Auswirkungen. Wenn Sie sich ein Bild von den Auswirkungen eines gut konzipierten Mentoring-Programms machen wollen, lesen Sie unsere Fallstudie zum internationalen Mentoring bei BORG Automotive.

Gut durchdachte Kommunikation:

• erhöht das Engagement,
• Minimiert das Risiko von „toten Paaren“.
• Verbessert die Qualität der Erfahrungen der Teilnehmer,
• und wirkt sich realistisch auf die Wirksamkeit des Programms aus.

Und wenn sie durch Technologie unterstützt werden, wird der Prozess nicht nur strukturierter, sondern auch skalierbar.

Q&A – die häufigsten Fragen zur Kommunikation in einem Mentoring-Programm

Should communication with participants be limited to the start of the program?

Nein. Dies ist einer der häufigsten organisatorischen Fehler. Die Kommunikation sollte den gesamten Lebenszyklus des Programms abdecken – von der Ankündigung und Rekrutierung über die Überwachung während des Prozesses bis hin zum informierten Abschluss und der Bewertung. Ein Mangel an regelmäßigem Kontakt erhöht das Risiko eines nachlassenden Engagements und sogenannter „toter Paare“.

Wie oft sollte der Koordinator die Mentoren und Mentees kontaktieren?

Das hängt von der Länge des Programms ab, aber in der Praxis ist es eine gute Idee, das Minimum einzuplanen:

• Startkommunikation,
• Eine Erinnerung nach 2-4 Wochen,
• Kontakt in der Mitte des Prozesses,
• Kommunikation vor dem Abschluss,
• Eine zusammenfassende Nachricht mit einer Bewertung.

Regelmäßigkeit schafft ein Gefühl der Sicherheit und zeigt, dass der Prozess für die Organisation wichtig ist.

Was ist zu tun, wenn das Mentorenpaar die Treffen nicht begonnen hat?

Zunächst lohnt es sich, eine neutrale Erinnerung an beide Parteien zu schicken. Bleibt die Untätigkeit bestehen, sollte der Koordinator den Mentor und den Mentee einzeln kontaktieren, um die Ursache zu ermitteln (Zeitmangel, Unsicherheit, Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme). Manchmal reicht eine kurze organisatorische Unterstützung aus, um den Prozess in Gang zu bringen.

Der Zugriff auf den Status der Paare und die Termine der Treffen im Verwaltungsbereich erleichtert eine schnelle Reaktion.

Sind Zwischenbesuche und Supervisionen in jedem Programm notwendig?

Sie sind nicht immer obligatorisch, aber in mittleren und großen Programmen verbessern sie definitiv die Qualität des Prozesses. Supervision unterstützt Mentoren bei der Arbeit mit schwierigen Situationen und ist Teil der Qualitätsstandards, die vom Europäischen Mentoring- und Coaching-Rat gefördert werden.

Sie ist auch Teil des Aufbaus einer professionellen Mentoring-Kultur in der Organisation.

Wie werden die Teilnehmer auf das Ende des Programms vorbereitet?

Vorzugsweise im Voraus. Der Koordinator sollte:

• an das Enddatum erinnern,
• die Tagesordnung der zusammenfassenden Sitzung mitzuteilen,
• Förderung der Reflexion über die Erreichung der Ziele,
• über Bewertungsumfragen informieren.

Ein bewusster Abschluss der Mentoring-Beziehung ist ebenso wichtig wie ein guter Start in die Beziehung.

Ist es wichtig, wie das Ende des Mentoring-Programms gefeiert wird?

Ja – und größer als es scheint. Das Abschlusstreffen (vorzugsweise offline) stärkt das Ansehen des Programms, schafft ein Gemeinschaftsgefühl und erhöht das Interesse an künftigen Ausgaben. Es ist auch ein Moment der Wertschätzung für die Mentoren, die oft zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben in den Prozess eingebunden sind.

Wie kann Technologie die Kommunikation in einem Mentoring-Programm unterstützen?

Eine gut durchdachte Mentoring-Plattform:

• organisiert die Rekrutierung,
• automatisiert die Erinnerungsfunktion,
• Ermöglicht die Überwachung des Paarstatus,
• Unterstützt die Bewertung und Berichterstattung,
• erleichtert die Massen- und Individualkommunikation.

Auf diese Weise arbeitet der Koordinator nicht „manuell“ mit Tabellen und E-Mails, sondern verwaltet den Prozess auf strukturierte und skalierbare Weise.