Como comunicar com os participantes no programa de tutoria
No artigo sobre o mentor de um programa de mentoria, escrevemos sobre as competências e responsabilidades da pessoa que coordena a mentoria numa organização. Por sua vez, no texto sobre a avaliação do padrão e da qualidade do programa, no contexto dos 6 princípios do Conselho Europeu de Mentoria e Coaching, salientámos que a qualidade da mentoria não é apenas uma boa combinação de pares ou a experiência dos mentores – é também comunicação consistente e regular com os participantes
Neste texto, queremos desenvolver este tema de uma forma prática: como é que um coordenador deve apoiar mentores e mentorandos nas fases seguintes de um programa de mentoria? Afinal, a comunicação na mentoria não termina com o envio de um e-mail sobre o início do recrutamento. Ela continua – desde o primeiro anúncio do programa até à celebração do fim. No artigo abaixo, ficará a saber qual é o papel do coordenador do programa de tutoria em cada fase do processo.
Fase 1 Preparação do programa: sensibilização e empenhamento
Na fase de preparação, é fundamental criar um contexto:
- Por que razão realizamos o programa?
- A quem se destina?
- O que é que os participantes ganharão de forma realista?
- Como é que a tutoria se enquadra na estratégia da organização?
Vale a pena incluir embaixadores do programa – líderes, antigos alunos de edições anteriores, pessoas com autoridade na organização. A sua voz aumenta a credibilidade e reduz a barreira à entrada.
O papel do coordenador é:
- Preparação de mensagens coerentes (correio eletrónico, intranet, reuniões),
- Garantir critérios claros de participação,
- Dar resposta a perguntas e resolver problemas.
Como é que a Mentiway apoia os processos nesta fase? Na fase de preparação, pode configurar os formulários de candidatura, as descrições de funções e a secção de perguntas frequentes com antecedência para que a comunicação seja consistente com o processo posterior. Pode ler mais sobre a implementação de um programa de mentoria no nosso guia para a criação eficaz de processos nas organizações.
Fase 2 Recrutamento: transparência e sentimento de segurança
O recrutamento é o momento em que os participantes tomam a decisão de se envolverem. A falta de informação clara pode efetivamente desencorajar.
O coordenador deve ocupar-se de:
- formulário de candidatura legível,
- Prazos claros (quando recrutar, quando começar),
- Informações sobre o aspeto da seleção de pares,
- que ocorre após a submissão.
Na Mentiway, os formulários estão integrados no processo de seleção de pares, o que evita o caos organizacional e acelera a análise dos pedidos.
Fase 3 Lançamento do programa: máxima clareza
O momento do lançamento é fundamental. Mesmo o programa mais bem concebido pode “desmoronar-se” em termos de comunicação se os participantes não souberem:
- Qual é o seu papel,
- Quais são os próximos passos,
- A frequência com que se devem reunir,
- Quem contactar em caso de problemas.
Nesta fase, o coordenador deve:
- realizar uma reunião inaugural,
- apresentar um calendário,
- Recordar os princípios da confidencialidade e da responsabilidade,
- indicam os canais de contacto.
Na Mentiway, os participantes têm acesso a uma base de conhecimentos, agendas sugeridas para as primeiras reuniões e uma visão clara do processo – reduzindo significativamente a sensação de confusão.
Fase 4 do pós-lançamento: acompanhamento e avisos
Muitos programas perdem o ímpeto algumas semanas após o lançamento. Porquê? Porque ninguém verifica se as relações foram realmente bem sucedidas.
O papel do coordenador é:
- Certificar-se de que os casais tiveram o seu primeiro encontro,
- Uma chamada de atenção para a frequência recomendada das sessões,
- Resposta rápida na ausência de contacto entre as partes.
No Mentiway, o painel de administração permite verificar o estado dos pares, as datas das reuniões e a atividade dos participantes. O coordenador pode também enviar uma mensagem a todos ou a um grupo selecionado diretamente a partir da plataforma.
Fase 5 A meio do processo: um momento de reflexão e de reforço
A meio do programa é uma excelente altura para o fazer:
- Um breve questionário de avaliação,
- Reunião de intervenção para os mentores,
- e, se necessário, supervisão (sobre a qual escrevemos mais no artigo sobre supervisão na tutoria).
É também um bom momento para celebrar o meio do caminho, ou seja, para enfatizar o empenho dos participantes e recordar-lhes os objectivos que estabeleceram no início.
No Mentiway, pode planear eventos, comunicá-los a todo o grupo e analisar os primeiros dados qualitativos.
Etapa 6 Preparação para encerrar o processo: encerrar conscientemente a relação
O fim da tutoria não deve ser aleatório. O coordenador deve fazê-lo com antecedência:
- Recordar a data de fim do programa,
- Fornecer orientações sobre a forma de conduzir uma sessão de balanço,
- Incentivar a reflexão sobre a realização dos objectivos.
A plataforma Mentiway fornece listas de controlo e agendas sugeridas para as sessões de encerramento, o que facilita um fim ordenado da relação.
Etapa 7 Conclusão e avaliação: dados que permitem construir a próxima edição
Quando o programa estiver formalmente concluído, é bom certificar-se de que
- Todos os processos foram encerrados,
- Os participantes preencheram questionários de avaliação,
- foram recolhidos resultados qualitativos e quantitativos.
O painel de administração do Mentiway fornece estatísticas, relatórios e resumos para ajudar a avaliar a eficácia do programa e preparar recomendações para a próxima edição.
Etapa 8 Celebração: questões offline
Embora a tutoria ocorra frequentemente em reuniões individuais, vale a pena celebrar o final do programa em conjunto – de preferência num formato offline.
A entrega de certificados, os agradecimentos aos mentores e os breves discursos dos participantes são os momentos:
- Reforça a cultura de desenvolvimento na organização,
- aumenta o prestígio do programa,
- Incentiva a participação de mais pessoas em futuras edições.
A comunicação não é um complemento. É a base da qualidade
Se olharmos para os padrões de qualidade dos programas de mentoria promovidos pelo Conselho Europeu de Mentoria e Coaching, vemos que transparência, ética, responsabilidade e avaliação são impossíveis sem uma comunicação sistemática com os participantes.
O papel do coordenador, portanto, não é apenas o de “lançar o programa”. É um acompanhamento constante do processo – desde o anúncio, ao apoio durante, ao encerramento consciente e à análise dos efeitos. Se quiser ver os efeitos de um programa de mentoring bem concebido, leia o nosso estudo de caso sobre o mentoring internacional implementado na BORG Automotive.
Comunicações bem concebidas:
- aumenta o envolvimento,
- Minimiza o risco de “pares mortos”.
- Melhora a qualidade da experiência dos participantes,
- e afecta de forma realista a eficácia do programa.
E, quando apoiado pela tecnologia, o processo torna-se não só mais estruturado, mas também expansível.
Q&A – as perguntas mais comuns sobre a comunicação num programa de tutoria
Deve a comunicação com os participantes limitar-se ao início do programa?
Não. Este é um dos erros organizacionais mais comuns. A comunicação deve abranger todo o ciclo de vida do programa – desde o anúncio e recrutamento, passando pelo acompanhamento durante o processo, até ao encerramento e avaliação informados. A falta de contacto regular aumenta o risco de declínio do envolvimento e dos chamados “casais mortos”.
Com que frequência deve o coordenador contactar os mentores e os mentorandos?
Depende da duração do programa, mas, na prática, é uma boa ideia planear o mínimo:
- comunicações de lançamento,
- Um lembrete após 2-4 semanas,
- contacto a meio do processo,
- comunicação antes da conclusão,
- Uma mensagem de síntese com uma avaliação.
A regularidade cria um sentimento de segurança e mostra que o processo é importante para a organização.
O que fazer se o casal mentor não tiver iniciado as reuniões?
Em primeiro lugar, vale a pena enviar um lembrete neutro a ambas as partes. Se a inatividade persistir, o coordenador deve contactar o mentor e o mentorando individualmente para identificar a causa (falta de tempo, incerteza, dificuldade em iniciar o contacto). Por vezes, um breve apoio organizacional é suficiente para fazer avançar o processo.
O acesso ao estado dos casais e às datas dos encontros no painel de administração facilita grandemente uma resposta rápida.
As intervisões e supervisões são necessárias em todos os programas?
Nem sempre são obrigatórias, mas em programas de média e grande dimensão melhoram definitivamente a qualidade do processo. A supervisão ajuda os mentores a lidar com situações difíceis e faz parte dos padrões de qualidade promovidos pelo Conselho Europeu de Mentoria e Coaching.
Também faz parte da construção de uma cultura de orientação profissional na organização.
Como preparar os participantes para o final do programa?
De preferência com antecedência. O coordenador deve:
- lembrar a data final,
- partilhar a ordem de trabalhos da sessão de síntese,
- Incentivar a reflexão sobre a realização dos objectivos,
- informar sobre os inquéritos de avaliação.
Fechar conscientemente a relação de tutoria é tão importante como começar bem.
A celebração do fim do programa de tutoria é importante?
Sim – e maior do que parece. A reunião de encerramento (de preferência offline) reforça o prestígio do programa, cria um sentido de comunidade e aumenta o interesse em futuras edições. É também um momento de reconhecimento para os mentores, que muitas vezes estão envolvidos no processo adicionalmente, fora das suas funções quotidianas.
Como é que a tecnologia pode apoiar a comunicação num programa de tutoria?
Uma plataforma de tutoria bem concebida:
- organiza o recrutamento,
- automatiza os lembretes,
- Permite a monitorização dos estados dos pares,
- Apoia a avaliação e a elaboração de relatórios,
- facilita a comunicação em massa e individual.
Desta forma, o coordenador não trabalha “manualmente” em folhas e mensagens de correio eletrónico, mas gere o processo de uma forma estruturada e escalável.
