Nejlepší nástroje pro organizaci mentoringového programu

Organizace mentoringového programu, ať už se jedná o podnik, univerzitu nebo jinou organizaci, je proces a vyžaduje určitý procesní přístup. Zejména při velkém rozsahu, pokud jde o počet účastníků, to může být trochu výzva. V takových případech se vyplatí využít nástroje, které mohou začít proces optimalizovat. A to jak pro organizátory, tak pro účastníky – mentory a mentees. 

V tomto článku představím několik nástrojů, které mohou usnadnit proces realizace, řízení a hodnocení mentoringového programu a které jsou dokonce nezbytné při organizování programů ve větším měřítku (již více než 10 párů).

1. Mentiway – specializovaná platforma pro organizaci mentoringového programu 

V první řadě jsem zařadil nástroj v podobě platformy určené právě k tomuto účelu organizace a řízení mentoringového programu.

Mentiway, jako příklad tohoto typu nástroje, nabízí největší možnosti a časové úspory a zároveň výrazně zjednodušuje celý proces tím, že shromažďuje všechny funkce a data na jednom místě. 

Platforma Mentiway již obsahuje všechny nástroje, které uvádím níže, a další:

• Připravené funkce související se spuštěním programu – informační stránka, náborové formuláře, mechanismy pro párování účastníků pro mentoring.
• Rozsáhlá znalostní základna a řada mechanismů, které pomáhají účastníkům osvojit si myšlenku mentoringu a provádět procesy v souladu se standardy.
• Funkce na podporu účastníků během procesu, které usnadňují a urychlují organizaci schůzek – kalendář schůzek, plánování, poznámky, shrnutí, připravené návrhy bodů, které je třeba vznést na každé schůzce.
• Schopnost průběžně monitorovat procesy a na závěr celého programu provést jeho shrnutí.

Více informací o Mentiway mentoringové platformě najdete zde. 

2 Formuláře Google / Microsoft – nábor účastníků 

Z pohledu účastníků začíná každý mentoringový program informační fází a náborem mentorů a mentees. V případě několika málo osob je pravděpodobně možné sbírat přihlášky e-mailem nebo dokonce osobně, ale v případě desítek či několika desítek potenciálních účastníků je nutné použít nástroj, který nábor usnadní. Pomoci mohou řešení, která jsou součástí kancelářských systémů Google Workspace nebo Office 365. Jedná se o Formuláře Google, respektive Formuláře Microsoft.

Oba nástroje umožňují vytvářet průzkumy s libovolným seznamem otázek rozdělených do stránek s ohledem na různé typy odpovědí. Oba nástroje také umožňují exportovat údaje po náboru do tabulek, což usnadňuje shromažďování a analýzu žádostí. 

Při náboru do mentoringového programu (ať už prostřednictvím formulářů, či nikoli) je vhodné se mimo jiné ptát:

• předchozí zkušenosti s programem – na základě toho lze rozhodnout o dalším školení,
• oddělení ve firmě – na tomto základě můžete zkusit spárovat lidi z různých týmů,
• úroveň postavení ve společnosti,
• oblasti, které mají mentees rozvíjet, a oblasti, jejichž znalosti mohou mentoři sdílet – seznam obou oblastí by měl být stejný a jejich porovnání je nejefektivnějším způsobem, jak automaticky navrhnout mentorské dvojice.

Zde si můžete přečíst více o etapách mentoringového programu. 

3. Excel – párování 

Dalším krokem mentoringového programu je párování. Zde můžete využít buď výběr mentorů ze strany mentees (o tom za chvíli), nebo účastníky spárovat ručně na základě vyplněných formulářů.

V případě druhé možnosti je pravděpodobně jediným účinným řešením jednoduše použít Excel a vyvinout vlastní metodu propojení účastníků. To by pravděpodobně zahrnovalo filtrování zaslaných příspěvků, jejich přiřazování podle oblastí kompetencí nebo vytvoření vlastního bodového hodnocení. Bohužel při větším rozsahu je počet možných kombinací dvojic tak velký, že jejich ruční spojování i pomocí Excelu je velmi komplikované a může trvat dlouhé hodiny. I při počtu pouhých 10 mentorů a 10 mentees je možné vytvořit až několik milionů možností párování.

V nástroji Mentiway se spoléháme na patentovaný mechanismus sdružování pomocí bodování a provádění stovek tisíc simulací při hledání takového rozdělení účastníků, které nejlépe kombinuje potřeby mentees s možnostmi mentorů.  

4 Airtable – výběr mentorů podle mentees 

Alternativou k ručnímu přiřazování je dát účastníkům možnost vybrat si vlastní dvojice. Nejběžnějším přístupem je, že si mentees vybírají mentory. 

Aby bylo možné takový proces uskutečnit, je nutné zpřístupnit mentees údaje z přihlášek mentorů. To lze provést buď prostřednictvím interního intranetu společnosti, nebo pomocí nástrojů, které usnadňují správu a vizualizaci takových datových souborů.

Příkladem je Airtable. Zde je poměrně snadné importovat data Mentorů a zobrazit je například jako karty s možností zvětšení a přiřadit k nim libovolnou činnost – například odeslání e-mailu nebo spuštění vlastního skriptu.

5. Kalendář – sledování schůzek 

Ze zkušenosti víme, že mentoring vyžaduje uvědomělé účastníky s vysokou úrovní motivace a touhou se rozvíjet. Stává se však, že i motivovaní lidé to mají horší a potřebují kontakt a jemnou motivaci. Stává se také, že se během mentoringového procesu objeví problémy, se kterými si páry nedokážou poradit samy. Organizátoři by proto měli mentoringové procesy neustále sledovat a reagovat, pokud takové problémy zaznamenají. 

Zde máme na výběr v podstatě ze dvou typů nástrojů. 

První z nich je naplánovat a sledovat, zda jsou mentoringová setkání realizována ve dvojicích. Dobrou praxí je případně reagovat a kontaktovat mentoringovou dvojici, pokud je mezi setkáními více než 30 dní. 

Druhým nástrojem je jednoduše kontaktovat každého účastníka programu osobně a získat zpětnou vazbu o uskutečněných setkáních, odhadované míře zapojení do mentoringového programu a spokojenosti se sezeními. Takové diskuse je vhodné vést alespoň dvakrát za proces. 

V paltformě Mentiway mají organizátoři k dispozici živý náhled na seznam mentorských dvojic s informacemi o tom, kdy se uskutečnilo poslední setkání a jak účastníci hodnotí svou spokojenost se sezením. 

6 Disk Google / Dropbox – sdílení materiálů 

Pro mentoringový program je také užitečné mít nástroj nebo místo pro sdílení materiálů. Obvykle se jedná o prezentace ze vzdělávacích kurzů a seminářů. Domnívám se, že naprostým minimem je zde poskytnout mentorským dvojicím materiály, jako jsou: 

• smlouvu v procesu mentorování,
• etické zásady a základní principy soudního řízení,
• prezentaci, ve které se představí mentoring, vysvětlí se, co je mentoring, jaké jsou role a povinnosti mentora a menteeho atd.

Během mentoringového programu organizátoři často zvou účastníky na další školení související s jejich potřebami. Materiály z těchto setkání je dobré umístit na snadno přístupné místo i pro účastníky. 

7 Formuláře Google / Microsoft – průzkumy na konci 

Nakonec se vrátíme k již zmíněným formulářům od Googlu nebo Microsoftu, ale tentokrát se týkají sběru zpětné vazby k programu. Před oficiálním ukončením mentoringového programu je vhodné provést mezi účastníky průzkum, který program zhodnotí, shrne a shromáždí poznatky do budoucna.

V takovém průzkumu je užitečné ptát se na: 

• do jaké míry bylo dosaženo cílů programu,
• názor na celý proces,
• názor na míru spokojenosti s přípravou organizátorů na proces,
• Je také vhodné dát prostor pro připomínky k možným zlepšením pro příští vydání programu.

Na závěr 

V článku jsem představil několik nápadů na nástroje, které vám mohou pomoci při organizaci mentoringového programu, zejména pokud zahrnuje 10 a více mentoringových dvojic. Doufám, že vás některé z nich budou inspirovat. 

Zároveň vám doporučuji, abyste se podívali na mentoringovou platformu Mentiway, která se, jak jsem zmínil na začátku, věnuje řízení mentoringového programu a splňuje všechny předpoklady pro výše uvedené nástroje. 

Doporučuji vám také stáhnout si náš kontrolní seznam mentoringového programu, ve kterém najdete ve srozumitelné podobě všechny záležitosti, na které byste měli dbát při organizaci vlastního mentoringového programu.