Mentorordninger i virksomheder: Hvordan udformer man et effektivt mentorprogram i en stor organisation?

Mentorordninger i virksomheder bliver i stigende grad en vigtig del af strategierne for medarbejderudvikling. Organisationer bruger mentorordninger ikke kun til at støtte den individuelle udvikling, men også til at videregive viden, forberede fremtidige ledere, styrke samarbejdet mellem teams og fremme en kultur, hvor man deler erfaringer.

I en stor organisation kan mentorordninger dog se helt anderledes ud end i en lille virksomhed. Det er forholdsvis nemt at sammensætte, koordinere og følge op på et par mentorpar manuelt. Når der er snesevis eller hundreder af deltagere, opstår der imidlertid helt andre udfordringer: hvordan gennemfører man rekrutteringen, hvordan forbereder man deltagerne, hvordan matcher man mentorer og mentees effektivt, hvordan overvåger man programmets fremskridt, og frem for alt, hvordan afgør man, om det rent faktisk skaber merværdi?

Et mentorprogram i virksomheden bør ikke betragtes som et engangsinitiativ inden for HR, men som en velgennemtænkt og målbar udviklingsproces.

Hvad er mentorordninger i virksomheder?

Et mentorprogram i virksomheder er en struktureret udviklingsproces, der gennemføres i en stor organisation, hvor medarbejderne kan drage nytte af andres viden, erfaring og perspektiver. Oftest støtter en mentor en mentee i arbejdet med at nå specifikke udviklingsmål ved at dele sine egne erfaringer, stille spørgsmål og hjælpe menteen med at se udfordringerne fra et andet perspektiv.

Nøgleordet er dog »program«. Mentoring i virksomheder bør ikke udelukkende overlades til spontane relationer mellem medarbejderne. Organisationen fastlægger formålet med mentorprogrammet, hvem der er berettiget til at deltage, rekrutteringsprocessen, hvordan parrene sammensættes, programmets varighed og hvordan resultaterne skal måles. Dermed bliver mentorordningen en del af medarbejderudviklingsstrategien i stedet for blot at være et ekstra tiltag, der måske eller måske ikke giver resultater.

Hos Mentiway er det netop den tilgang, vi anvender i forbindelse med mentorprogrammer: Forholdet er stadig det vigtigste element, men det bør understøttes af en velgennemtænkt proces og de rette værktøjer.

Hvorfor indfører virksomheder mentorordninger?

Der kan være mange årsager, og ikke alle har direkte forbindelse til den enkeltes udvikling.

For én organisation vil den vigtigste prioritet være at udvikle fremtidige ledere. For en anden vil det være at fastholde ekspertviden i virksomheden. En tredje organisation vil måske gerne forbedre indkøringen af nye medarbejdere, styrke samarbejdet mellem teams eller skabe en ekstra udviklingsvej for medarbejdere med stort potentiale.

Mentoring fungerer også godt, når en organisation ønsker at udnytte den viden, der allerede findes i virksomheden. Erfarne medarbejdere besidder ofte en rigdom af praktisk viden, som ikke let kan formidles gennem en præsentation, en vejledning eller et kursus. Et mentorforhold gør det muligt at videregive denne viden i forbindelse med konkrete situationer og udfordringer.

Dette kan være særligt vigtigt i store organisationer, hvor risikoen for, at der opstår siloer, stiger i takt med virksomhedens vækst. Medarbejdere fra forskellige afdelinger har måske kun få muligheder for regelmæssigt at udveksle erfaringer. Et veludviklet mentorprogram kan skabe et rum, hvor sådanne relationer kan opbygges.

Mentorordninger i virksomheder handler ikke kun om menteernes udvikling

En af de fejl, der begås i forbindelse med udformningen af mentorprogrammer, er at betragte mentorer udelukkende som personer, der »har noget at videregive«.

Samtidig er mentoring en udviklingsproces for begge parter. Mentorer får mulighed for at strukturere deres egen viden og erfaringer, se velkendte problemer fra et nyt perspektiv og udvikle færdigheder inden for kommunikation, at stille spørgsmål og at føre udviklingssamtaler.

Dette er især vigtigt set fra organisationens synspunkt. Deltagelse i programmet kan være en værdifuld oplevelse for både erfarne fagfolk og for dem, der er i gang med at udvikle deres lederegenskaber. På denne måde kan et enkelt mentorprogram samtidig støtte både menteernes udvikling og mentorernes vækst.

Hvordan udformer man et mentorprogram i en virksomhed?

Et effektivt mentorprogram starter allerede, før de første deltagere rekrutteres. Først er det en god idé at stille sig selv et grundlæggende spørgsmål: Hvilket problem i organisationen skal mentorprogrammet løse?

Hvis målet er at udvikle ledelseskompetencer, bør programmet udformes anderledes, end hvis organisationen ønsker at støtte indkøring, overførsel af ekspertviden eller forberedelse af medarbejderne til fremtidige roller.

Først når målet er klart defineret, kan man gå videre til de næste elementer i processen: målgruppen, varighed, rekrutteringsregler, matchingskriterier, forberedelse af deltagerne og hvordan resultaterne skal måles. I praksis kan et mentorprogram i en virksomhed derfor betragtes som flere indbyrdes forbundne elementer:

Hvis man springer et af disse trin over, kan det forhindre selv de mest engagerede deltagere i fuldt ud at udnytte programmets potentiale.

Matching i et stort mentorprogram: Hvorfor er det så vigtigt?

I et lille program kan det virke som en enkel opgave at matche par manuelt. I et mentorprogram i en virksomhed ændrer situationen sig imidlertid meget hurtigt.

Hvis en organisation har flere dusin mentorer og mentees, stiger antallet af mulige kombinationer meget hurtigt. Hertil kommer deltagernes udviklingsmål, erfaring, kompetencer, interesser og præferencer samt kriterier, der udelukker visse parringer. Det er altså ikke nok blot at finde ét ”perfekt” match. Målet bør være at skabe den bedst mulige sammensætning af match for hele programmet.

I Mentiway understøttes matchningen af en algoritme. Systemet analyserer deltagerdata og genererer anbefalinger til matchning, hvilket gør det muligt for arrangørerne at administrere endnu større programmer mere effektivt. Dette er en vigtig forskel mellem et simpelt skema til indsamling af ansøgninger og en løsning, der er specifikt udviklet til at drive mentorprogrammer.

Hvordan forbereder man mentorer og mentees?

Det er ikke nok blot at udvælge deltagerne – det betyder ikke, at de vil vide, hvordan de får mest muligt ud af mentorordningen.

En mentee kan have svært ved at definere et mål. Mentoren kan på sin side naturligt nok begynde at give for mange råd i stedet for at fremme den andens selvstændighed. Deltagerne kan også være usikre på, hvor ofte de skal mødes, hvordan de skal drøfte fremskridt, eller hvad de skal gøre, når forholdet begynder at vakle. Derfor er forberedelse af deltagerne et af de vigtigste elementer i et mentorprogram i virksomheden.

Det er værd at forklare, hvad mentoring egentlig er, hvilke roller de to parter har, hvordan en god mentoringsession ser ud, og hvordan man arbejder med mål. Konkrete teknikker og materialer, som deltagerne kan henvise til undervejs i forløbet, er også nyttige.

Hos Mentiway får deltagerne adgang til en videnbase, mødeplaner, mentorteknikker og materialer, der kan støtte dem i deres arbejde med at nå deres mål. På den måde behøver de ikke starte forfra hver gang.

Hvordan overvåger man et mentorprogram i en virksomhed?

I en stor organisation kan der nemt opstå en situation, hvor programmet teknisk set stadig er i gang, men hvor nogle af parrene er holdt op med at mødes.

Hvis HR kun modtager oplysninger i begyndelsen og slutningen af programmet, går der måske flere måneder, før man opdager, at nogle deltagere ikke når deres mål, eller at nogle par kun har mødtes én gang. Derfor bør opfølgning være en del af processen helt fra starten. Vil du vide, hvordan man følger op på et mentorprogram? Læs vores artikel om KPI’er for mentorordninger.

Det er værd at holde øje med ikke blot, om sessionerne finder sted, men også deltagernes engagement, opfyldelsen af målene og deltagernes tilfredshed. Dette giver dig mulighed for at reagere tidligt, i stedet for først at opdage problemerne i den afsluttende undersøgelse. I Mentiway kan arrangørerne følge med i programmets forløb og modtage oplysninger, der hjælper dem med at reagere på afvigelser fra den planlagte proces. Dermed behøver HR ikke udelukkende at stole på intuition og sporadisk feedback fra deltagerne.

Hvordan måler man effektiviteten af et mentorprogram i en virksomhed?

Et mentorprogram i en virksomhed bør tage højde for organisationens forretningsmæssige og udviklingsmæssige behov. Derfor bør evalueringen af programmet ikke nøjes med spørgsmålet: »Var deltagerne tilfredse?« Tilfredshed er vigtig, men det er værd at anlægge et bredere perspektiv.

Du kan blandt andet analysere, i hvilket omfang udviklingsmålene er nået, hvor regelmæssigt møderne afholdes, deltagernes engagement, effektiviteten af mentorforholdene samt deltagernes villighed til at anbefale programmet. Hvis mentorordningen har til formål at understøtte et bestemt strategisk område, er det også værd at overveje, hvilke ændringer organisationen håber at opnå gennem den.

Som følge heraf kan fremtidige udgaver udformes på baggrund af data i stedet for udelukkende på baggrund af enkeltpersoners meninger.

Mentorprogrammer i virksomheder kan antage forskellige former

Der findes ikke én model, der fungerer for alle organisationer.

En virksomhed kan vælge traditionel udviklingsmentoring, hvor medarbejderne udvikler de færdigheder, der er nødvendige for deres nuværende eller fremtidige roller. En anden virksomhed kan iværksætte et ledelsesmentorprogram for personer, der forberedes til lederstillinger. Andre muligheder omfatter mentorprogrammer for kvinder, mentorordninger på tværs af generationer, omvendt mentoring eller programmer med fokus på specifikke kompetencer.

Netop derfor bør udformningen af et program tage udgangspunkt i organisationens behov og ikke i valget af en færdiglavet ramme.

Teknologi kan gøre det nemmere at køre et stort program

Jo større programmet er, desto mere administrativt arbejde skal HR håndtere. Formularer, ansøgninger, kommunikation, matchning, planlægning af møder, overvågning og rapportering kan hurtigt løbe op i snesevis af regneark og beskeder. Det betyder dog ikke, at teknologien er beregnet til at erstatte HR’s rolle.

Dets primære formål er at overtage de gentagne opgaver og forsyne arrangørerne med de data, de har brug for til at styre processen. Dette giver de ansvarlige for programmet mulighed for at fokusere mere på programmets kvalitet, kommunikationen med deltagerne og udviklingen af fremtidige udgaver.

Mentiway kombinerer disse to elementer: strukturen i mentorforløbet og den teknologi, der understøtter gennemførelsen heraf. Platformen omfatter blandt andet rekruttering, matchning, forberedelse af deltagerne, målsætning, opfølgning og evaluering af programmet.

Mentorprogram for virksomheder – hvor skal man begynde?

Hvis en organisation blot overvejer at iværksætte et mentorprogram, er det ikke en god idé at starte med at spørge: »Hvilken platform skal vi vælge?« eller endda »Hvem skal vi invitere med i programmet?« Det første spørgsmål bør være: Hvad ønsker vi at opnå gennem mentorordningen?

Først senere kan man beslutte, hvem programmet er rettet mod, hvilken model der passer bedst til organisationen, hvor mange deltagere der skal være, og hvordan hele forløbet – fra rekruttering til evaluering – skal se ud.

Denne tilgang bidrager til at undgå en situation, hvor mentoring bliver et attraktivt supplement til HR-aktiviteterne, men mangler et klart defineret mål eller en metode til at evaluere resultaterne.

Mentiway: Støtte til gennemførelse af et mentorprogram i virksomheden

Hvis du planlægger at iværksætte et mentorprogram i virksomheden, behøver du ikke at udforme hele processen på egen hånd.

Hos Mentiway hjælper vi organisationer med at udvikle og gennemføre mentorprogrammer: fra udformning af processen og rekruttering af deltagere, over matchning af mentorer og mentees, til fastsættelse af mål, opfølgning på fremskridt og evaluering af programmet.

Platformen giver dig mulighed for at styre hele processen ét sted, og arrangørerne får værktøjer, der gør det nemmere at gennemføre programmet, selv med et større antal deltagere.

Se også denne artikel: Effektiv mentorordning i virksomheder. En vejledning til implementering af et mentorprogram

Vil du gerne se, hvordan et mentorprogram for virksomheder kunne se ud i din organisation? Lad os tale om det.

Resumé: Mentoringprogrammer for virksomheder med Mentiway

Mentorordninger i virksomheder kan bidrage til meget mere end blot medarbejdernes personlige udvikling. Et veludviklet program hjælper en organisation med at udnytte den interne viden, udvikle fremtidige ledere, opbygge relationer mellem medarbejderne og fremme en kultur, hvor man deler erfaringer.

I takt med at programmets omfang vokser, stiger kravene til dets udformning og ledelse også. Matchning, forberedelse af deltagerne, overvågning og evaluering er ikke længere blot supplerende elementer; de er blevet grundlaget for, at programmet kan fungere problemfrit.

Derfor er det i store organisationer en god idé at betragte mentoring ikke som et engangsinitiativ fra HR, men som en langsigtet udviklingsproces, der kan udformes, måles og finjusteres med hver efterfølgende iteration

Ofte stillede spørgsmål: Mentoringprogrammer for virksomheder

Hvad er mentorordninger i virksomheder?

Dette er strukturerede udviklingsprogrammer, der gennemføres i store organisationer, hvor mentorer støtter mentees i at udvikle deres kompetencer, nå deres mål og udnytte deres fulde potentiale.

Hvordan starter man et mentorprogram i en virksomhed?

Det er bedst at starte med at definere programmets mål og organisationens behov. Dernæst bør man fastlægge målgruppen, udvælgelseskriterierne, matchingsprocessen, forberedelsen af deltagerne, sessionens format samt procedurerne for overvågning og evaluering.

Hvor mange deltagere kan et mentorprogram omfatte?

Der findes ikke ét bestemt »rigtigt« tal. Et program kan omfatte omkring et dusin par, men det kan også omfatte snesevis eller endda hundredvis af deltagere. I større skala bliver automatisering, algoritmisk matchning og programovervågning særligt vigtige.

Hvordan vælger man mentorer og mentees?

Det er vigtigt ikke blot at tage højde for stillingen eller afdelingen, men frem for alt deltagernes udviklingsmål, erfaring, kompetencer, ekspertiseområder og behov. Ved større programmer anbefales det at anvende et matchingssystem.

Kan et mentorprogram for virksomheder gennemføres online?

Ja. Programmet kan afholdes online, fysisk eller i et hybridformat. Digitale værktøjer kan være særligt nyttige til at gennemføre programmer, der strækker sig over flere lokationer og involverer et stort antal deltagere.

Hvordan måler man effektiviteten af et mentorprogram?

Det er blandt andet værd at analysere, hvor regelmæssigt sessionerne afholdes, om målene nås, deltagernes engagement, tilfredshed, vurderingen af parrets kompatibilitet samt anbefalingerne til programmet. Det er bedst at kombinere kvantitative data med kvalitativ feedback fra deltagerne.

Hjælper Mentiway med implementeringen af et mentorprogram i virksomheden?

Ja. Mentiway hjælper organisationer med at udforme og gennemføre programmer – lige fra rekruttering og matchning over forberedelse af deltagerne og målsætning til opfølgning og evaluering.