Mentorprogrammer i bedrifter: Hvordan utforme et effektivt mentorprogram i en stor organisasjon?

Mentorordninger i bedrifter blir i stadig større grad en viktig del av strategiene for medarbeiderutvikling. Organisasjoner bruker mentorordninger ikke bare for å støtte individuell utvikling, men også for å overføre kunnskap, forberede fremtidige ledere, styrke samarbeidet mellom team og fremme en kultur for erfaringsutveksling.

I en stor organisasjon kan imidlertid mentorordninger se helt annerledes ut enn i et lite selskap. Det er relativt enkelt å sette sammen, koordinere og følge opp noen få mentorpar manuelt. Når det er dusinvis eller hundrevis av deltakere, oppstår det imidlertid helt andre utfordringer: hvordan gjennomføre rekruttering, hvordan forberede deltakerne, hvordan effektivt koble sammen mentorer og mentees, hvordan følge opp programmets fremgang, og fremfor alt, hvordan avgjøre om det faktisk gir merverdi?

Et mentorprogram i bedriften bør ikke betraktes som et engangstiltak fra HR, men som en gjennomtenkt og målbar utviklingsprosess.

Hva er mentorordninger i bedrifter?

Et mentorprogram i bedriften er en strukturert utviklingsprosess som gjennomføres i en stor organisasjon, der ansatte kan dra nytte av andres kunnskap, erfaring og perspektiver. Oftest støtter en mentor en mentee i arbeidet med å nå konkrete utviklingsmål ved å dele egne erfaringer, stille spørsmål og hjelpe menteen med å se utfordringene fra et annet perspektiv.

Nøkkelordet er imidlertid «program». Mentoring i bedriften bør ikke overlates utelukkende til spontane relasjoner mellom ansatte. Organisasjonen definerer formålet med mentorprogrammet, hvem som kan delta, rekrutteringsprosessen, hvordan parene settes sammen, programmets varighet og hvordan resultatene skal måles. Dermed blir mentoring en del av strategien for medarbeiderutvikling, snarere enn bare et tilleggstiltak som kanskje gir resultater, kanskje ikke.

Hos Mentiway er dette nettopp den tilnærmingen vi har til mentorprogrammer: forholdet er fortsatt det viktigste elementet, men det bør støttes av en godt utformet prosess og de riktige verktøyene.

Hvorfor innfører bedrifter mentorprogrammer?

Det kan være mange årsaker, og ikke alle har direkte sammenheng med individers utvikling.

For én organisasjon vil den viktigste prioriteringen være å utvikle fremtidige ledere. For en annen vil det være å beholde ekspertkunnskapen i bedriften. En tredje organisasjon vil kanskje forbedre innkjøringen av nye medarbeidere, øke samarbeidet mellom teamene eller opprette en ekstra utviklingsvei for medarbeidere med stort potensial.

Mentoring fungerer også godt når en organisasjon ønsker å utnytte den kunnskapen som allerede finnes i bedriften. Erfarne medarbeidere har ofte en rikdom av praktisk kunnskap som ikke lett lar seg formidle gjennom en presentasjon, en håndbok eller et kurs. Et mentorforhold gjør det mulig å videreformidle denne kunnskapen i sammenheng med konkrete situasjoner og utfordringer.

Dette kan være spesielt viktig i store organisasjoner, der risikoen for at det oppstår siloer øker etter hvert som selskapet vokser. Ansatte fra ulike avdelinger har kanskje få muligheter til å utveksle erfaringer regelmessig. Et godt utformet mentorprogram kan skape et rom for å bygge slike relasjoner.

Bedriftsmentoring handler ikke bare om utviklingen av menteene

En av feilene man gjør når man utformer mentorprogrammer, er å betrakte mentorer utelukkende som personer som «har noe å videreformidle».

Samtidig er mentoring en utviklingsprosess for begge parter. Mentorer får muligheten til å strukturere sin egen kunnskap og erfaring, se på kjente problemer fra et nytt perspektiv og utvikle ferdigheter knyttet til kommunikasjon, å stille spørsmål og å gjennomføre utviklingssamtaler.

Dette er særlig viktig sett fra organisasjonens perspektiv. Deltakelse i programmet kan være en verdifull erfaring både for erfarne fagpersoner og for dem som er i ferd med å utvikle sine lederegenskaper. På denne måten kan ett og samme mentorprogram samtidig støtte utviklingen av menteene og veksten hos mentorene.

Hvordan utforme et mentorprogram for bedrifter?

Et effektivt mentorprogram starter allerede før de første deltakerne rekrutteres. Først er det lurt å stille seg selv et grunnleggende spørsmål: Hvilket problem i organisasjonen skal mentorprogrammet løse?

Hvis målet er å utvikle lederskapskompetanser, bør programmet utformes annerledes enn hvis organisasjonen ønsker å støtte innkjøring, overføring av fagkunnskap eller å forberede ansatte på fremtidige roller.

Først når målet er klart definert, kan man gå videre til de neste elementene i prosessen: målgruppen, varighet, rekrutteringsregler, matchingskriterier, forberedelse av deltakerne og hvordan man måler resultatene. I praksis kan et mentorprogram i bedriften derfor betraktes som flere sammenhengende elementer:

Hvis man utelater noen av disse trinnene, kan det hindre selv de mest engasjerte deltakerne i å utnytte programmets potensial fullt ut.

Matching i et stort mentorprogram: Hvorfor er det så viktig?

I et lite program kan det virke som en enkel oppgave å matche par manuelt. I et mentorprogram i en bedrift endrer situasjonen seg imidlertid svært raskt.

Hvis en organisasjon har flere titalls mentorer og mentees, øker antallet mulige kombinasjoner svært raskt. I tillegg kommer deltakernes utviklingsmål, erfaring, kompetanse, interesser og preferanser, samt kriterier som utelukker visse par. Det er derfor ikke nok å finne bare én «perfekt» match. Målet bør være å skape best mulig sammensetning av matcher for hele programmet.

I Mentiway støttes matchingen av en algoritme. Systemet analyserer deltakerdataene og genererer anbefalinger for matching, slik at arrangørene kan administrere enda større programmer på en mer effektiv måte. Dette er en viktig forskjell mellom et enkelt skjema for å samle inn søknader og en løsning som er spesielt utviklet for å gjennomføre mentorprogrammer.

Hvordan forberede mentorer og mentees?

Det at man bare velger ut deltakere, betyr ikke at de vil vite hvordan de skal få mest mulig ut av mentorordningen.

En mentee kan ha vanskeligheter med å sette seg et mål. Mentoren kan på sin side naturlig nok begynne å gi for mange råd i stedet for å fremme den andres selvstendighet. Deltakerne kan også være usikre på hvor ofte de skal møtes, hvordan de skal diskutere fremgang, eller hva de skal gjøre når forholdet begynner å vakle. Derfor er det å forberede deltakerne et av de viktigste elementene i et mentorprogram i bedriften.

Det er verdt å forklare hva mentoring egentlig er, hvilke roller begge parter har, hvordan en god mentorsamtale ser ut, og hvordan man arbeider med mål. Det er også nyttig med konkrete teknikker og materiell som deltakerne kan bruke som referanse gjennom hele prosessen.

Hos Mentiway får deltakerne tilgang til en kunnskapsbase, møteagendaer, veiledningsteknikker og materiell som støtter dem i arbeidet med å nå sine mål. På denne måten slipper de å starte helt fra bunnen av hver gang.

Hvordan overvåke et mentorprogram i bedriften?

I en stor organisasjon er det spesielt lett at det oppstår en situasjon der programmet teknisk sett fortsatt pågår, men hvor noen av parene har sluttet å møtes.

Hvis HR kun mottar informasjon ved programmets start og slutt, kan det hende at de først flere måneder senere oppdager at noen deltakere ikke når målene sine, eller at enkelte par kun har møttes én gang. Derfor bør oppfølging være en del av prosessen helt fra starten av. Vil du lære hvordan du kan følge opp et mentorprogram? Les artikkelen vår om KPI-er for mentorordninger.

Det er verdt å følge med ikke bare på om øktene gjennomføres, men også på deltakernes engasjement, oppnåelse av mål og deltakertilfredshet. Dette gjør at du kan reagere tidlig, i stedet for å oppdage problemer først under den avsluttende undersøkelsen. I Mentiway kan arrangørene følge med på programmets fremdrift og motta informasjon som hjelper dem å reagere på avvik fra den planlagte prosessen. Dermed trenger ikke HR å stole utelukkende på intuisjon og enkeltstående tilbakemeldinger fra deltakerne.

Hvordan måler man effektiviteten av et mentorprogram i bedriften?

Et mentorprogram i bedriften bør ta for seg organisasjonens forretningsmessige og utviklingsmessige behov. Derfor bør evalueringen av programmet ikke begrense seg til spørsmålet: «Var deltakerne fornøyde?» Tilfredshet er viktig, men det lønner seg å se på det i et bredere perspektiv.

Du kan blant annet analysere i hvilken grad utviklingsmålene er nådd, hvor regelmessig møtene avholdes, deltakernes engasjement, effektiviteten av mentorforholdene og deltakernes villighet til å anbefale programmet. Hvis mentorordningen er ment å støtte et bestemt strategisk område, er det også verdt å vurdere hvilke endringer organisasjonen håper å oppnå gjennom den.

Som et resultat av dette kan fremtidige utgaver utformes på grunnlag av data, i stedet for utelukkende på grunnlag av enkeltpersoners meninger.

Mentorordninger i bedrifter kan ha ulike former

Det finnes ingen modell som passer for alle organisasjoner.

Et selskap kan velge tradisjonell utviklingsmentoring, der de ansatte utvikler ferdighetene de trenger i sine nåværende eller fremtidige stillinger. Et annet selskap kan sette i gang et lederskapsmentorprogram for personer som forberedes på lederstillinger. Andre muligheter er mentorprogrammer for kvinner, mentorprogrammer på tvers av generasjoner, omvendt mentoring eller programmer med fokus på spesifikke kompetanser.

Det er nettopp derfor programutformingen bør ta utgangspunkt i organisasjonens behov, snarere enn i valget av et ferdig rammeverk.

Teknologi kan gjøre det enklere å kjøre et stort program

Jo større programmet er, desto mer administrativt arbeid må HR håndtere. Skjemaer, søknader, kommunikasjon, tilordning, planlegging av møter, oppfølging og rapportering kan raskt føre til dusinvis av regneark og meldinger. Dette betyr imidlertid ikke at teknologien er ment å erstatte HRs rolle.

Hovedformålet er å ta seg av repetitive oppgaver og gi arrangørene de opplysningene de trenger for å administrere prosessen. Dette gjør at de som har ansvaret for programmet kan konsentrere seg mer om kvaliteten, kommunikasjonen med deltakerne og utviklingen av fremtidige utgaver.

Mentiway kombinerer disse to elementene: strukturen i mentorprosessen og teknologien som støtter gjennomføringen av den. Plattformen omfatter blant annet rekruttering, matching, forberedelse av deltakerne, målsetting, oppfølging og evaluering av programmet.

Mentorprogram for bedrifter – Hvor skal man begynne?

Hvis en organisasjon bare vurderer å sette i gang et mentorprogram, er det ikke lurt å begynne med å spørre: «Hvilken plattform skal vi velge?» eller til og med «Hvem skal vi invitere til programmet?» Det første spørsmålet bør være: Hva ønsker vi å oppnå gjennom mentorprogrammet?

Først senere kan du bestemme hvem programmet er rettet mot, hvilken modell som passer best for organisasjonen, hvor mange deltakere det skal omfatte, og hvordan hele prosessen – fra rekruttering til evaluering – skal se ut.

Denne tilnærmingen bidrar til å unngå en situasjon der veiledning blir et attraktivt tillegg til HR-aktivitetene, men mangler et klart definert mål eller en metode for å evaluere resultatene.

Mentiway: Støtte til gjennomføring av et mentorprogram i bedriften

Hvis du planlegger å starte et mentorprogram i bedriften, trenger du ikke å utforme hele prosessen på egen hånd.

Hos Mentiway hjelper vi organisasjoner med å utvikle og gjennomføre mentorprogrammer: fra utforming av prosessen og rekruttering av deltakere, via tilordning av mentorer og mentees, til fastsettelse av mål, oppfølging av fremdrift og evaluering av programmet.

Plattformen lar deg administrere hele prosessen på ett sted, og arrangørene får verktøy som gjør det enklere å gjennomføre programmet, selv med et større antall deltakere.

Se også denne artikkelen: Effektiv veiledning i bedriften. En veiledning til hvordan man setter i gang et veiledningsprogram

Vil du se hvordan et mentorprogram for bedrifter kan se ut i din organisasjon? La oss ta en prat.

Sammendrag: Mentoringprogrammer for bedrifter med Mentiway

Mentorordninger i bedrifter kan bidra til mye mer enn bare den enkelte ansattes personlige utvikling. Et godt utformet program hjelper en organisasjon med å utnytte intern kunnskap, utvikle fremtidige ledere, bygge relasjoner mellom ansatte og fremme en kultur for erfaringsutveksling.

Samtidig som programmets omfang øker, øker også kravene til utforming og ledelse av det. Matching, forberedelse av deltakerne, oppfølging og evaluering er ikke lenger bare tilleggselementer; de har blitt grunnlaget for at programmet skal fungere problemfritt.

Det er derfor det i store organisasjoner er lurt å betrakte mentoring ikke som et engangstiltak fra HR, men som en langsiktig utviklingsprosess som kan utformes, måles og forbedres for hver påfølgende iterasjon

FAQ: Mentoringprogrammer for bedrifter

Hva er mentorprogrammer for bedrifter?

Dette er strukturerte utviklingsprogrammer som gjennomføres i store organisasjoner, der mentorer støtter menteene i å utvikle sine kompetanser, nå sine mål og realisere sitt fulle potensial.

Hvordan starte et mentorprogram i bedriften?

Det er best å begynne med å definere programmets mål og organisasjonens behov. Deretter bør man definere målgruppen, rekrutteringskriteriene, matchingsprosessen, forberedelsene for deltakerne, oppleggets format samt prosedyrene for oppfølging og evaluering.

Hvor mange deltakere kan et mentorprogram ha?

Det finnes ikke noe entydig «riktig» tall. Et program kan omfatte et dusin par, men det kan også omfatte dusinvis eller til og med hundrevis av deltakere. I større skala blir automatisering, algoritmisk matchning og programovervåking særlig viktig.

Hvordan velge mentorer og mentees?

Det er viktig å ta hensyn ikke bare til stillingen eller avdelingen, men fremfor alt til deltakernes utviklingsmål, erfaring, kompetanse, fagområder og behov. For større programmer anbefales det å benytte et system for tilpasning av deltakere.

Kan et mentorprogram for bedrifter gjennomføres online?

Ja. Programmet kan gjennomføres online, ansikt til ansikt eller i en hybridform. Digitale verktøy kan være spesielt nyttige for å gjennomføre programmer som strekker seg over flere steder og involverer et stort antall deltakere.

Hvordan måler man effektiviteten til et mentorprogram?

Det er blant annet verdt å analysere hvor regelmessige øktene er, i hvilken grad målene oppnås, deltakernes engasjement, tilfredshet, vurderingen av parets kompatibilitet og anbefalinger for programmet. Det er best å kombinere kvantitative data med kvalitative tilbakemeldinger fra deltakerne.

Hjelper Mentiway med å gjennomføre et mentorprogram i bedriften?

Ja. Mentiway bistår organisasjoner med å utforme og gjennomføre programmer – fra rekruttering og tilordning, via forberedelse av deltakerne og målsetting, til oppfølging og evaluering.