A legjobb eszközök egy mentorprogram megszervezéséhez

Egy mentorprogram megszervezése, akár egy vállalatról, akár egy egyetemről vagy bármely más szervezetről beszélünk, egy folyamat, és bizonyos folyamatszemléletet igényel. Különösen a résztvevők számát tekintve nagy léptékű programok esetében jelenthet némi kihívást. Ilyen esetekben érdemes olyan eszközöket használni, amelyekkel elkezdhető a folyamat optimalizálása. Mind a szervezők, mind a résztvevők – mentorok és mentoráltak – számára;

Ebben a cikkben bemutatok néhány olyan eszközt, amelyek megkönnyíthetik egy mentorprogram megvalósításának, irányításának és értékelésének folyamatát, és amelyek még akkor is elengedhetetlenek, ha nagyobb léptékű programokat szervezünk (már több mint 10 párt).

1. Mentiway – a mentorprogram megszervezésére szolgáló dedikált platform 

Először is, egy olyan eszköz formájában, amely pontosan erre a célra, a mentorprogram megszervezésére és irányítására szolgáló platformot tartalmaz.

A Mentiway, mint példa az ilyen típusú eszközökre, a legnagyobb lehetőségeket és időmegtakarítást kínálja, miközben jelentősen leegyszerűsíti az egész folyamatot azáltal, hogy minden funkciót és adatot egy helyen gyűjt össze. 

A Mentiway platform már tartalmazza többek között az alább felsorolt összes eszközt:

• A program elindításához kapcsolódó kész funkciók – információs oldal, toborzási űrlapok, a résztvevők mentorálására szolgáló párosítási mechanizmusok.
• Kiterjedt tudásbázis és számos olyan mechanizmus, amely segíti a résztvevőket a mentorálás gondolatának elsajátításában és a folyamatok szabványoknak megfelelő végrehajtásában.
• A résztvevőket a folyamat során támogató funkciók, amelyek megkönnyítik és felgyorsítják az ülések megszervezését – ülésnaptár, ütemezés, jegyzetek, összefoglalók, előre elkészített javasolt pontok, amelyeket minden ülésen fel kell vetni.
• Képes a folyamatok folyamatos nyomon követésére és a teljes program lezárásakor a teljes program összegzésére.

Tudjon meg többet a Mentiway mentorálási platformról itt. 

2 Google / Microsoft Forms – résztvevők toborzása 

A résztvevők szempontjából minden mentorprogram egy információs fázissal, valamint a mentorok és a mentoráltak toborzásával kezdődik. Néhány ember esetében valószínűleg lehetséges a jelentkezéseket e-mailben vagy akár személyesen is összegyűjteni, de egy tucat vagy több tucat potenciális résztvevő esetében szükség van egy olyan eszközre, amely megkönnyíti a toborzást. A Google Workspace vagy az Office 365 irodai rendszerekhez tartozó megoldások segíthetnek. Ezek a Google Forms, illetve a Microsoft Forms.

Mindkét eszköz lehetővé teszi, hogy a kérdések tetszőleges listáját tartalmazó, oldalakra lebontott felméréseket hozzon létre, figyelembe véve a különböző típusú válaszokat. Mindkét eszköz lehetővé teszi a felvételt követő adatok táblázatba történő exportálását is, megkönnyítve ezzel a pályázatok összegyűjtését és elemzését. 

A mentorprogramba történő toborzáskor (akár űrlapokon keresztül, akár nem) érdemes többek között a következőket kérdezni:

• a programban szerzett korábbi tapasztalatok – a további képzésről ez alapján lehet dönteni,
• a vállalaton belüli részleg – ennek alapján megpróbálhat különböző csapatokból származó embereket párosítani,
• a vállalaton belüli pozíció szintje,
• a Mentoráltak számára fejlesztendő területek és azok, amelyek ismereteit a Mentorok megoszthatják – a két terület listájának azonosnak kell lennie, és összehasonlításuk a leghatékonyabb módja annak, hogy automatikusan mentorpárokat javasoljunk.

Itt olvashat többet a mentorprogram szakaszairól. 

3. Excel – párosítás 

A mentorprogram következő lépése a párosítás. Itt vagy a Mentorok által kiválasztott Mentorokat használhatja (erről egy pillanat múlva), vagy a kitöltött űrlapok alapján manuálisan párosíthatja a résztvevőket.

A második lehetőség esetében valószínűleg az egyetlen hatékony megoldás az, ha egyszerűen Excel-t használ, és saját módszert dolgoz ki a résztvevők összekapcsolására. Ez valószínűleg a beérkezett pályázatok szűrését, kompetenciaterületek szerinti összevetését vagy saját pontozás kialakítását jelentené. Sajnos nagyobb léptékben a lehetséges párkombinációk száma olyan nagy, hogy a kézi kombinálás még az Excel segítségével is nagyon bonyolult és hosszú órákat vehet igénybe. Még 10 mentor és 10 tanítvány esetén is lehetséges, hogy több millió párkapcsolati lehetőség jön létre.

A Mentiway eszközben egy saját fejlesztésű, pontozással és több százezer szimuláció lefuttatásával működő összevonási mechanizmusra támaszkodunk, hogy megtaláljuk a résztvevők olyan eloszlását, amely a legjobban ötvözi a Mentees igényeit a Mentorok képességeivel.  

4 Airtable – a mentorok kiválasztása a mentoráltak által 

A kézi párosítás alternatívája az, ha a résztvevőknek lehetőséget adunk arra, hogy maguk válasszák ki a párokat. A leggyakoribb megközelítés az, hogy a Mentees választja ki a Mentorokat. 

Ahhoz, hogy ez a folyamat lehetővé váljon, szükséges, hogy a mentorok jelentkezési adatait a mentoráltak számára hozzáférhetővé tegyük. Ez történhet a vállalat belső intranetjén keresztül, vagy az ilyen adathalmazok kezelését és vizualizálását megkönnyítő eszközök használatával.

Ilyen például a Airtable. Itt nagyon egyszerű a Mentorok adatait importálni és megjeleníteni, például zoomolható kártyák formájában, és bármilyen tevékenységet hozzárendelni – például egy e-mail elküldését vagy egy egyéni szkript futtatását.

5. Naptár – az ülések nyomon követése 

Tapasztalatból tudjuk, hogy a mentoráláshoz tudatos, motivált és fejlődni vágyó résztvevőkre van szükség. Előfordul azonban, hogy még a motivált embereknek is rosszabbul megy, és szükségük van kapcsolatra és szelíd motivációra. Az is előfordul, hogy a mentorálási folyamatok során olyan problémák merülnek fel, amelyeket a párok egyedül nem tudnak kezelni. A szervezőknek ezért folyamatosan figyelemmel kell kísérniük a mentorálási folyamatokat, és reagálniuk kell, ha ilyen kihívásokat észlelnek. 

Itt alapvetően kétféle eszköz közül választhatunk. 

Az első az, hogy a mentorálási találkozókat párosával kell ütemezni és ellenőrizni. Jó gyakorlat, hogy ha a találkozók között több mint 30 nap telik el, akkor esetleg reagálni kell, és kapcsolatba kell lépni a mentoráló párral. 

A második eszköz egyszerűen a program minden egyes résztvevőjével való személyes kapcsolatfelvétel, és visszajelzés kérése a megtartott találkozókról, a mentorprogram iránti elkötelezettség becsült szintjéről és a foglalkozásokkal való elégedettségről. Az ilyen megbeszéléseket érdemes folyamatonként legalább kétszer lefolytatni. 

A Mentiway paltformban a szervezők élőben láthatják a mentorpárok listáját, valamint információt kapnak arról, hogy mikor volt az utolsó találkozó, és hogy a résztvevők hogyan értékelik a foglalkozással való elégedettségüket. 

6 Google Drive / Dropbox – anyagok megosztása 

Egy mentorprogramnak is hasznos, ha van egy eszköz vagy hely az anyagok megosztására. Ezek általában a képzések és workshopok prezentációi. Úgy gondolom, hogy itt az abszolút minimum az, hogy a mentoráló párok számára olyan anyagokat biztosítunk, mint: 

• szerződés a mentorálási folyamatban,
• etikai elvek és a tárgyalásvezetés alapelvei,
• egy előadás, amely bemutatja a mentorálást, elmagyarázza, mi a mentorálás, a mentor/mentorált szerepe és felelőssége stb.

A mentorprogram során a szervezők gyakran meghívják a résztvevőket az igényeikhez kapcsolódó egyéb képzésekre. Jó ötlet, ha a résztvevők számára is könnyen hozzáférhető helyre tesszük az ezeken a találkozókon készült anyagokat. 

7 Google / Microsoft Forms – felmérések a végén 

Végül visszatérünk a Google vagy a Microsoft korábban említett űrlapjaihoz, de ezúttal a programmal kapcsolatos visszajelzések gyűjtésével kapcsolatban. Mielőtt a mentorprogram hivatalosan véget ér, érdemes felmérést végezni a résztvevők körében a program értékelése, összegzése és a jövőre vonatkozó tanulságok összegyűjtése céljából.

Egy ilyen felmérésben hasznos rákérdezni a következőkre: 

• a programban kitűzött célok megvalósításának mértéke,
• véleményét az egész folyamatról,
• vélemény a szervezők által a folyamatra való felkészüléssel való elégedettség mértékéről,
• Érdemes teret adni a program jövőbeli kiadásaihoz szükséges esetleges javításokkal kapcsolatos észrevételeknek is.

Összefoglalva 

A cikkben bemutattam néhány ötletet olyan eszközökről, amelyek segíthetnek a mentorprogram megszervezésében, különösen, ha az 10 vagy több mentorpárt foglal magában. Remélem, ezek közül néhány inspirálni fogja Önt. 

Ugyanakkor bátorítom Önt, hogy nézze meg a Mentiway mentorálási platformot, amely, ahogy az elején említettem, a mentorálási program menedzselésére szolgál, és teljesíti a fent említett eszközök összes feltételét. 

Arra is bátorítom Önt, hogy töltse le mentorprogram-ellenőrzési listánkat, amelyben könnyen érthető formában megtalálja mindazokat a kérdéseket, amelyekre saját mentorprogramja megszervezésekor ügyelnie kell.