Skuteczny mentoring w firmie – poradnik wdrożenia programu mentoringowego

Mentoring w firmie ma wiele zalet. Jest skuteczny w przekazywaniu i zatrzymaniu wiedzy w organizacji, buduje relacje, poprawia motywację pracowników. Ma też wiele szerszych, mniej bezpośrednich efektów. Według badań poprawia zdrowie psychiczne, przyspiesza awanse i zmniejsza rotację w firmie. Jednak, aby osiągał tak szerokie efekty konieczne jest zastosowanie sprawdzonych zasad przy jego wdrażaniu w organizacji.

W tym artykule przedstawiam kilka takich zebranych przez nas zasad, wypracowanych na już kilkudziesięciu programach mentoringowych wdrożonych przy udziale Mentiway i ponad tysiącu przeprowadzonych sesji mentoringowych.

Mentoring to proces

Nasze rekomendacje podzieliliśmy na kilka etapów:

Projektowanie programu
Przygotowanie
Wdrożenie
Realizacja
Zakończenie

Każdy z nich opisuję poniżej. Jednak zanim do nich dojdziemy warto uświadomić sobie rzecz najważniejszą – wdrożenie i przeprowadzenie programu mentoringowego w firmie to proces.

Proces, który ma wiele etapów, który ma swój początek i koniec, który wymaga określenia ogólnego celu, właściciela/ownera, jasnego podziału ról, budżetu. Proces, który należy monitorować i po zakończeniu ocenić pod kątem realizacji kolejnych programów mentoringowych – kolejnych procesów.

I ostatecznie proces, który rządzi się swoimi prawami i który aby był skuteczny musi podlegać zasadom opisanym poniżej.

Oprócz niniejszego poradnika przygotowaliśmy też skróconą wersję w przystępnej formie checklisty – możliwej do pobrania lub wydruku. Dostęp do checklisty możesz uzyskać tu.

Etap projektowania

Jeszcze przed rozpoczęciem faktycznych prac przygotowawczych warto odpowiedzieć sobie na pytanie odnośnie celu – po co robimy mentoring, jakie cele chcemy osiągnąć i jak tą realizację ocenimy.

Dlaczego wdrażamy mentoring

Nawiązując do Simona Sineka – jakie jest nasze WHY? Dlaczego w ogóle chcemy zaangażować zasoby i wdrożyć program mentoringowy w firmie? Warto poświęcić na ten etap trochę czasu, gdyż ten cel wdrożenia mentoringu będzie nam towarzyszył przez każdy z kolejnych etapów.

Celów może być oczywiście więcej niż jeden. Oto kilka przykładów, z którymi się do tej pory spotykaliśmy:

Rozbicie silosów kompetencyjnych i transfer wiedzy między zespołami
Alternatywna do już stosowanych metoda rozwoju kompetencji Mentees
Poznanie przez Mentorów – managerów wyższego szczebla – potrzeb i sposobu myślenia młodszych pokoleń
Wzmocnienie więzi międzyludzkich w firmie
Transfer wiedzy między oddziałami organizacji
Pomoc w realizacji celów rozwojowych Mentees
Czy nawet: przetestowanie tej formy rozwoju i sprawdzenie jakie efekty może przynieść

Zdefiniowanie celów i KPIów

Znając ogólne cele warto każdy z nich sprecyzować i określić mierzalne kryteria sukcesu osiągnięcia każdego z nich. Muszą być to oczywiście takie efekty, które będzie można zmierzyć w trakcie czy po zakończeniu programu.

Większość efektów da się zmierzyć poprzez ankiety uzupełniane przez Mentorów i/lub Mentees na zakończenie programu.

Określenie grupy docelowej

Na tym etapie warto też odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest grupa docelowa programu. Kim będą uczestnicy – zarówno Mentorzy i Mentorki, jak i Mentees.

Czy program jest kierowany do wszystkich? Czy raczej wybieramy określone grupy do udziału? Jakie będą kryteria przyjęć dla uczestników – na przykład jaki ma być minimalny poziom w organizacji dla Mentorów, o ile w ogóle chcemy nadawać takie warunki brzegowe.

Etap przygotowania

Na tym etapie organizacji zaczyna się już praca nad konkretnymi materiałami, czyli nad opracowaniem zasad, które przerodzą się w mniej lub bardziej formalny regulamin oraz nad przygotowaniem komunikacji – zarówno w zakresie strategii, jak i samych materiałów do wzmocnienia tej komunikacji.

Ustalenie zasad

W tym zakresie do ustalenia i opracowania mamy między innymi:

Harmonogram programu z orientacyjnym terminarzem i zaplanowanym czasem trwania całego programu – na przykład określenie, że sesje mentoringowe powinny być realizowane przez 6 miesięcy.
Rekomendowane zasady dla liczby spotkań w parze – na przykład minimum 6 sesji.
Kryteria doboru uczestników – wspomniałem o tym już wyżej – czy chcemy jakoś ograniczać zgłoszenia na podstawie siatki stanowisk czy działów, czy raczej udostępniamy program dla wszystkich.
Zasady łączenia uczestników w pary mentoringowe – warto zaplanować to jak chcemy łączyć uczestników. Czy dać swobodę samym Mentorom i Mentees w łączenie się w pary? Czy raczej wolimy nadzorować ten proces i samemu zaproponować połączenia?

Przygotowanie materiałów

Powyższe zasady warto spisać w formie, która będzie udostępniona uczestnikom. Potencjalni Mentorzy, Mentorki i Mentees powinni wiedzieć już na etapie rekrutacji jakie zasady będą ich obowiązywały w programie.

Na tym etapie warto też uzupełnić te zasady o:

szablon kontraktu w parze mentoringowej – o tym więcej przeczytasz w artykule na temat kontraktu mentoringowego,
spisanie zasad etycznych – tu można posłużyć się dokumentem od EMCC,
zaplanowanie i rozpoczęcie prac nad materiałami, które chcemy udostępnić uczestnikom programu – na przykład może się tu znaleźć lista technik do zastosowania podczas sesji, informacja o rolach Mentora/ Mentorki i Mentees, itp.

W tym miejscu chciałbym nawiązać do naszej platformy Mentiway. Projektując jej funkcjonalności położyliśmy duży nacisk właśnie na dostarczenie uczestnikom kontraktu i materiałów potrzebnych do realizacji ich procesów. Na bazą wiedzy składa się kilkadziesiąt artykułów, porad i technik, w tym kilkanaście materiałów video.

Zadbanie o komunikację

Zaplanowanie i przeprowadzenie komunikacji to bardzo ważne elementy wdrożenia programu mentoringowego. Jednym z kryteriów sukcesu dla nas jest zasięg programu – liczba uczestników i par mentoringowych. Odpowiednia komunikacja jest wymagana do tego, aby dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych uczestników, zainteresować ich i przekonać do udziału w programie.

Warto zaplanować komunikację tak aby korzystała z wielu różnych kanałów (np. Mail, intranet, spotkanie, plakaty na open space, itp.) i aby w tych kanałach była powtarzana. Może to trochę przypominać komunikację marketingową, w której najpierw zaciekawiamy potencjalnych klientów – w tym przypadku uczestników, później budujemy zainteresowanie programem, a na koniec ułatwiamy podjęcie decyzji.

W samej komunikacji warto też wykorzystać zalety mentoringu – tu jest artykuł na ten temat i gotowa lista do wykorzystania.

Można też zawczasu przygotować i udostępnić potencjalnym uczestnikom listę popularnych pytań i odpowiedzi. Poniżej prezentuję kilka pomysłów i odnośniki do dedykowanych materiałów na blogu Mentiway:

Można też zastanowić się nad wyborem ambasadorów programu i zaplanowaniu ich udziału w komunikacji. Ambasadorzy – osoby, które mają już pewne doświadczenie w mentoringu, mogą dodatkowo uwiarygodnić zalety programy i “namówić” potencjalnych mniej zdecydowanych uczestników.

Etap wdrożenia

Ten etap to faktyczne rozpoczęcie programu mentoringowego widziane oczyma uczestników. Zaczynamy od komunikacji i rekrutacji, łączymy uczestników w pary mentoringowe i rozpoczynamy procesy w parach.

Miejsce do zbierania zgłoszeń

Oczywiście do rekrutacji potrzebne jest też przygotowanie miejsca do zbierania zgłoszeń. Mogą być to na przykład formularze w Google czy w MS 365 lub też dedykowane miejsce – jak na przykład formularze rekrutacyjne w Mentiway.

Przeprowadzenie komunikacji i rekrutacja

Temat komunikacji w zakresie przygotowania opisałem już wyżej. Tu raz jeszcze powtórzę, że komunikacja powinna obejmować wiele kanałów i wiele etapów. Nie wystarczy jednorazowe wysłanie maila na all.

Sugerujemy też, aby w trakcie procesu komunikacji monitorować liczbę zgłoszeń i balans między Mentorami/ Mentorkami a Mentees. Dzięki temu można wzmacniać komunikację w tej grupie, w której liczba uczestników jest mniejsza.

Jeżeli dysponujemy czasem, to dobrym pomysłem jest też indywidualna komunikacja do tych pracowników, którzy wyrazili zainteresowanie programem. Dla przykładu – w Mentiway aby zobaczyć formularze rekrutacyjne, potencjalny uczestnik musi zarejestrować swoje konto. Administrator programu widzi tych użytkowników, którzy konta założyli, ale jeszcze nie wypełniły zgłoszeń. Dobrą praktyką jest w takim przypadku skontaktowanie się z tymi osobami i zapytanie o to czy potrzebują dodatkowych informacji, i ewentualne rozwiązanie wątpliwości oraz zachęcenie do udziału w programie.

No i nie przejmuj się tym, że na początku rekrutacji będzie niewiele zgłoszeń. Z doświadczenia wiemy, że znakomita większość uczestników zgłasza się pod koniec dostępnego terminu.

Połączenie uczestników w pary

Po rekrutacji kolejnym etapem jest połączenie uczestników w pary. Jak wspominałem wyżej, mamy tu do dyspozycji kilka metod:

Mentees widzą wszystkich Mentorów(-ki) i nawiązują z nimi kontakt, po czym wspólnie podejmują decyzję, czy chcą dalej współpracować,
Mentorzy widzą wszystkich Mentees i wybierają ich do współpracy,
Mentees widzą tylko kilka propozycji, dobranych przez algorytm i z nich wybierają, nawiązują pierwsze potkanie i wspólnie podejmują decyzję o współpracy,
organizatorzy programu łączą uczestników w pary na podstawie własnego pomysłu,
algorytm podpowiada organizatorom pary, ale i tak ostateczna decyzja należy do nich.

W aplikacji Mentiway udostępniamy każdą z tych metod, przy czym do tej pory najbardziej popularną jest ta ostatnia.

Inauguracja programu

Dobrą praktyką jest oficjalne otwarcie programu, najlepiej w formie stacjonarnej, z wszystkimi uczestnikami. Takie wydarzenie pozwala podbić motywację uczestników, jest okazją do przekazania im pierwszych fragmentów wiedzy na temat mentoringu, przedstawienia organizatorów. To też okazja do osobistego poznania się Mentorów z Mentees, ale też możliwość networku w grupach Mentorów i Mentees.

W programach organizowanych przy udziale Mentiway najczęściej takie wydarzenia obejmują:

oficjalne otwarcie i przedstawienie organizatorów,
jedna / dwie prezentacje na temat mentoringu, jego celów i podstawowych zasad, w tym obejmujące kwestie organizacyjne,
kilka ćwiczeń aktywizujących uczestników do networkingu.

Warsztaty i szkolenia dla uczestników

Aby mentoring był skuteczny, konieczne jest upewnienie się, że wszyscy uczestnicy wiedzą na czym polega, znają swoje role i wiedzą jak mają się zachowywać podczas sesji i całego procesu. Część tej wiedzy można przekazać podczas inauguracji.

Ale bardzo często organizatorzy przeprowadzają też dedykowane szkolenia dla uczestników. Zazwyczaj mają one formę zdalną i nie zajmują więcej niż 60 minut (dla każdej ze stron procesu). Uczestnicy powinni poznać między innymi następujące kwestie:

jakie są zasady ogólne – związane z organizacją procesu,
czym jest mentoring,
a czym nie jest,
jaka jest rola Mentee, a jaka Mentora/ Mentorki,
co zrobić, jeżeli para napotka na jedno z najczęstszych wyzwań.

W ramach aplikacji Mentiway przygotowaliśmy nie tylko obszerną bazę wiedzy, ale też kilkadziesiąt materiałów video, które wdrażają początkujących Mentees, Mentorów i Mentorki w proces mentoringu.

Pierwsze spotkania w parach

W zasadzie można przyjąć, że pierwsze spotkania w parach to już etap realizacji. Ale celowo ten punkt umieściłem jeszcze w fazie przygotowania. Chciałbym podkreślić to, że podczas tych pierwszych sesji warto mocniej monitorować aktywność i zadowolenie uczestników. Jeżeli w parach mają pojawić się jakieś problemy, niedopasowania, to wyjdą one właśnie na tym etapie. Warto więc w tym czasie trochę mocniej monitorować postępy uczestników – na przykład przeprowadzając rozmowy z Mentorami.

Etap realizacji

Jest to najdłuższy etap całego programu mentoringowego. Zazwyczaj trwa od 6 do 9 miesięcy. Teoretycznie w tym czasie organizatorzy mają najmniej pracy, ale to nie znaczy, że powinni siedzieć bezczynnie 😊 .

Sesje mentoringowe

Spotkania w parach mentoringowych dzieją się bez udziału organizatorów. Niemniej jednak, warto monitorować postępy par upewniając się, że:

pary podpisały kontrakty mentoringowe podczas pierwszych sesji,
podczas drugiej, maks 3 mają już ustalone cele na proces,
pary spotykają się regularnie – na przykład, że nie ma par, które nie odbyły spotkania od 40 dni.

Tu z pomocą przychodzą organizatorom dedykowane narzędzia. W Mentiway administratorzy programu na bieżąco widzą to które pary podpisały już kontrakt, a które jeszcze nie, czy ustaliły cele i ile czasu minęło od ostatniego spotkania.

Interwizje z Mentorami

Przynajmniej raz w trakcie procesu warto przeprowadzić interwizje z Mentorami, czyli spotkanie, na którym Mentorzy i Mentorki będą mieli okazję porozmawiać o swoich procesach, wyzwaniach i podzielić się własnymi spostrzeżeniami z innymi. Dobrą praktyką jest podział Mentorów na grupy (czy pokoje, jeżeli jest to spotkanie zdalne) i zadanie konkretnych tematów do przedyskutowania.

Oczywiście rozmowy muszą omijać poufne szczegóły procesów.

Jeżeli organizacja dysponuje akredytowanym superwizorem, to może zorganizować też superwizje z Mentorami. Są to spotkania jeden na jeden, w których poruszane są już bardziej konkretne i poufne tematy.

Celebracja połowy procesu

W miarę postępów programu pierwotne wysokie zaangażowanie może się stopniowo obniżać. Interwizje, reakcja bezpośrednia czy dedykowane warsztaty mogą to poprawiać. Ale dobrym pomysłem jest też zorganizowanie połowinek – spotkania podsumowującego pierwszą połowę programu i zachęcającego do dalszej wzmożonej pracy.

Takie połowinki można połączyć z interwizją czy networkingiem wśród Mentorów oraz z przekazaniem dedykowanej wiedzy dla uczestników w obszarach, które mogą zainteresować i zainspirować ich do pogłębienia pracy.

Zakończenie i ewaluacja programu

Przygotowanie się do zakończenia

Na kilka tygodni przed terminem zakończenia warto przypomnieć parom o zbliżającym się końcu programu mentoringowego. Pary powinny mieć świadomość, że zbliżają się ich ostatnie sesje i podczas nich powinni już dążyć do zakończenia i oceny realizacji celów.

Na ostatniej sesji para powinna przeprowadzić ewaluację swojego procesu, udzielić sobie feedbacku i ocenić to co Mentee osiągnął/ osiągnęła w trakcie procesu. Mentor powinien też przygotować raport z procesu opisując jego przebieg i sugerując dalsze kroki w rozwoju Mentee.

Ewaluacja programu

Po ostatniej sesji organizatorzy zbierają feedback i oceny od uczestników. Dobrą praktyką jest przygotowanie ankiety ewaluacyjnej badającej między innymi:

szacowany stopień realizacji celów mentoringowych Mentees,
stopień zaangażowania obu osób w parze,
ocenę zadowolenia z całego programu mentoringowego i miejsce do podzielenia się komentarzem.

Oficjalne podsumowanie

Podobnie jak w przypadku inauguracji programu i na koniec warto zorganizować spotkanie w formie stacjonarnej, na której organizatorzy podzielą się wynikami i feedbackiem z programu, a uczestnicy po raz ostatni oficjalnie spotkają się, zyskają możliwość nawiązania nowej czy kontynuowania współpracy. To okazja na dalsze budowanie społeczności, ale też dobre miejsce do dalszego promowania inicjatywy programu mentoringowego pod kątem kolejnych jego edycji.

Checklista mentoringowa do wydruku

Raz jeszcze zachęcam do pobrania i wydruku przygotowanej przez zespół Mentiway checklisty mentoringowej. Dzięki niej będziesz mieć pewność, że nie zapomnisz o żadnym z etapów przygotowania i wdrożenia procesu mentoringowego.

Pobierz checklistę mentoringową

Cześć, mam na imię Tomek, jestem współtwórcą Mentiway. Chętnie dzielimy się swoją wiedzą i wspieramy organizacje w drodze do sukcesu! 💪 Jeśli jesteś zainteresowany(-a) tym, jak sprawnie i skutecznie wdrożyć program mentoringowy w Twojej organizacji z wykorzystaniem technologii:
📩 napisz do mnie
🔗 skontaktuj się ze mną na LinkedIn

Zobacz też: