Jak wygląda sesja mentoringowa? Ile trwa mentoring? Czego można oczekiwać od mentora? Częste pytania uczestników programów mentoringowych.

Powrót

W jednym z poprzednich artykułów na blogu poruszyłem temat najczęstszych pytań związanych z mentoringiem. Tym razem postanowiłem przyjrzeć się bliżej kilku wybranym pytaniom udzielając odpowiedzi w bardziej wyczerpujący sposób. 

Przejdź do wybranego zagadnienia:

1. Ile trwa mentoring?
2. Czego można oczekiwać od Mentora/Mentorki?
3. Jak wygląda sesja mentoringowa?

Ile trwa mentoring? 

Pierwszą kwestią, która bardzo często pojawia się – zarówno u uczestników programów mentoringowych, jak i u ich organizatorów to czas trwania mentoringu. 

Perspektywa organizatora mentoringu

Z perspektywy organizatora warto przede wszystkim zauważyć, że możemy mieć programy cykliczne i stałe. 

Programy mentoringowe cykliczne realizowane są zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. W takim programie mamy konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia. Ponadto, program mentoringowy cykliczny powinien uwzględniać też bardziej dokładny harmonogram rozpisujący na przykład termin rekrutacji Mentorów(-ek) i Mentees, termin zakończenia tworzenia się par, wydarzenia w trakcie (na przykład superwizje czy warsztaty) oraz zakończenie programu wraz z jego ewaluacją – zarówno na poziomie poszczególnych par, jak i na poziomie całego programu. 

Programy stałe (“on-going”) mają formę stale obecnego w firmie procesu, w którym uczestnicy mogą dołączyć w dowolnym momencie. Mentees po dołączeniu wybierają Mentorów/Mentorki z puli aktualnie dostępnych i uruchamiają swój proces mentoringowy. W rezultacie poszczególne pary są na różnych etapach procesu. 

Rekomendowaną przez nas opcją są jednak programy cykliczne, które są bardziej skuteczne szczególnie wśród uczestników z mniejszym doświadczeniem w mentoringu. Dzięki temu, że pary są na podobnych etapach procesu łatwiej jest zaplanować warsztaty i inne wydarzenia. Łatwiej jest też motywować i monitorować uczestników. 

W przypadku programów stałych – czas trwania w zasadzie jest nieograniczony. W przypadku programów cyklicznych czas ich trwania uwzględnia czas samych procesów mentoringowych oraz czas potrzebny na przygotowanie i zakończenie. W ramach przygotowania mamy najczęściej fazę komunikacji, rekrutacji i łączenia uczestników w pary, co może trwać od miesiąca do nawet 2-3 miesięcy w zależności od tego, ile czasu chcemy dać uczestnikom na dołączenie do programu. Samo zakończenie obejmuje jedynie formalne zamknięcie programu i ewaluację, co nie powinno zająć więcej niż tydzień – dwa. 

Zobacz też odrębny artykuł na temat etapów wdrażania programu mentoringowego w firmie. 

Czas trwania procesu mentoringowego 

Kolejną kwestią jest sam faktyczny czas trwania procesów mentoringowych w parach. Ile powinien trwać taki proces?  

Czas trwania mentoringu zależy od kliku czynników, ma też swoje fazy, które również należy wziąć pod uwagę. Niemniej jednak, w skrócie, przyjmuje się, że proces mentoringowy aby był skuteczny powinien trwać od 6 do 9 miesięcy i obejmować od 6 do 10 sesji mentoringowych.  

Fazy relacji mentoringowej 

Na czas trwania mentoringu wpływają między innymi poszczególne fazy relacji i to jak szybko Mentee oraz Mentor(-ka) będą przez nie przechodzić. To oczywiście nie są wyścigi i od szybkości dużo ważniejszy jest komfort i skuteczność budowania tej relacji. 

Według autorów książki „Mentoring w działaniu. Przewodnik praktyczny” możemy wyróżnić 5 faz procesu mentoringowego: 

1. Nawiązanie relacji / budowanie kontaktu – poznanie się i decyzja o współpracy. 

2. Rozpoznanie / wyznaczenie kierunku – w tej fazie strony ustalają cele długoterminowe Mentee, cele na sam proces mentoringowy oraz mierniki i metody osiągnięcia tych celów. 

3. Poszukiwanie rozwiązań / rozwój – to praca w kierunku realizacji założonych celów. 

4. Zakończenie relacji – czas na ocenę efektów procesu, stopnia realizacji celów i wspólne wyznaczenie dalszej drogi dla Mentee. 

5. Relacja poza mentoringiem – to czas na opcjonalne przedłużenie relacji poza sam proces mentoringowy. 

Każdej z tych faz towarzyszą różne emocje i różna dynamika czy stopień zaangażowania. To od uczestników zależy jak szybko każdy z tych etapów zostanie zrealizowany. Może być tak na przykład, że na wyznaczenie kierunku wystarczy jedna sesja – gdy Mentee jest przekonany(-a) do swoich celów. Ale proces ten może zająć i 2-3 sesje uwzględniając rozpoznanie zasobów Mentee i jego/jej dążeń i celów długofalowych. 

Jak często można się spotykać? 

Na czas trwania procesu mentoringu wpływa zarówno liczba sesji mentoringowych (poruszona powyżej), jak i częstotliwość spotkań.  

Ta częstotliwość powinna zostać dobrana przez parę w taki sposób, aby: 

1. utrzymać dynamikę procesu oraz 

2. dać Mentee czas na rozwój między sesjami. 

Czyli z jednej strony, sesje nie powinny być zbyt rzadko. Spotykanie się na przykład rzadziej niż miesiąc może prowadzić do spadku zaangażowania, utraty “flow”, większej trudności z przypominaniem sobie co było na poprzednich spotkaniach. 

Z drugiej, sesje nie powinny być zbyt często, aby Mentee miał/miała czas między sesjami na realizację “zadań domowych”, przećwiczenie w praktyce omawianych zagadnień, czy przeanalizowanie efektów swoich działań. Mentoring, aby był skuteczny, powinien być realizowany nie tylko podczas sesji, ale też pomiędzy nimi – w naturalnym środowisku pracy Mentee. 

Uzależnienie się od Mentora(-ki) oraz dynamika procesu 

Na koniec warto zwrócić uwagę jeszcze na dwie kwestie. 

Pierwszą jest potencjalne ryzyko uzależnienie się Mentee od Mentora/Mentorki.  

W trakcie mentoringu Mentee może oczekiwać od Mentora(-ki) doradzanie w rozwiązywaniu konkretnych problemów. Doświadczony Mentor(-ka) powinien dążyć do tego, aby to Mentee w największym stopniu sam podejmował decyzję. Jednak istnieje ryzyko, że Mentor(-ka) będzie zbyt często doradzał Mentee i sugerował konkretne działania. To przy zbyt długiej relacji może spowodować uzależnienie się Mentee od tego wsparcia i niemożność podejmowania własnych decyzji. Warto o tym pamiętać zarówno pod kątem samego prowadzenia procesu, jak i jego trwania (im krótszy, tym ryzyko “uzależnienia” będzie mniejsze). 

Druga kwestia dotyczy dynamiki spotkań i poziomu zaangażowania obu stron, ale głównie Mentee, w proces. Zazwyczaj ta dynamika na samym początku relacji jest wysoka i bardzo szybko rośnie do poziomu maksymalnego. Po przełamaniu pierwszych barier Mentee zapewne będzie bardzo aktywny(-a), nie będzie mógł/mogła doczekać się kolejnych sesji. W trakcie trwania procesu ta dynamika i to zaangażowanie będzie z pewnością spadać. W niektórych przypadkach może to prowadzić do braku zamknięcia i podsumowania procesu. Warto więc dostosować czas trwania mentoringu również do dynamiki i zmian w aktywności, aby nie ciągnąć relacji niepotrzebnie przez zbyt długi czas. 

Czego można oczekiwać od Mentora/Mentorki? 

Mentees uczestniczący po raz pierwszy w procesie mentoringowym mogą zastanawiać się jaka jest rola Mentora(-ki) w procesie, jakiego wsparcia mogą od nich oczekiwać. 

W podobnym temacie przygotowaliśmy odrębny artykuł opisujący rolę Mentora(-ki) i kluczowe kompetencje. Zapraszam do zapoznania się z tym tekstem. Poznanie kompetencji i roli Mentora(-ki) pozwala na lepsze poznanie tego czego można od nich oczekiwać. 

W skrócie rolą Mentora/Mentorki jest: 

• towarzyszenie Mentee, 
• wspieranie, 
• aktywne słuchanie, 
• zadawanie pytań, 
• analizowanie i wyciąganie wniosków, 
• dzielenie się wnioskami z Mentee, 
• dzielenie się własną wiedzą i doświadczeniem. 

Zatem bazując na tych rolach czego Mentee może oczekiwać od Mentora(-ki)? 

Przede wszystkim, Mentee powinien oczekiwać od Mentora/Mentorki szczerej i bezpiecznej relacji, w ramach której będzie mieć przestrzeń do otwarcia się, swobodnej rozmowy na temat swoich wyzwań, swoich kompetencji, zasobów, do swobodnego komunikowania swoich emocji. 

Mentee ma też prawo oczekiwać od Mentora/Mentorki uważności, poświęcenia podczas sesji 100% uwagi, aktywnego słuchania tego czym dzieli się Mentee. Mentor(-ka) powinien/powinna zadawać wiele pytań, aktywizować Mentee do myślenia, do budowania samoświadomości. W tym celu pomocne mogą być tzw. pytania coachingowe oraz pogłębianie i precyzowanie odpowiedzi. 

Mentee powinien też oczekiwać od Mentora(-ki) szczerego feedbacku. Informacja zwrotna pełni istotną rolę w rozwoju – nie tylko podczas procesu mentoringowego. Feedback między innymi pomaga uczyć się i rozwijać, podnosi samoświadomość, pomaga lepiej zrozumieć siebie, angażuje w dalszą pracę i rozwój. Mentor(-ka) nie powinien/powinna bać się udzielania informacji zwrotnej. Ale z drugiej strony Mentee powinien też być otwarty na ten feedback przyjmując go nie jako ocena własnej osoby, ale jako narzędzie służące jego rozwojowi. 

I wreszcie na końcu Mentee może oczekiwać, poprosić Mentora(-kę) do podzielenia się własnym doświadczeniem, do pokazania tego jak Mentor(-ka) wcześniej radzili sobie z podobnymi wyzwaniami, jakie były efekty tych działań. Mentee ma też prawo oczekiwać dzielenia się zarówno sukcesami, jak i porażkami. A w ostateczności, na konkretną prośbę Mentee Mentor(-ka) może udzielić własnej rady, podzielić się własną opinią na temat danej sytuacji. 

Jak wygląda i ile trwa sesja mentoringowa? 

Sesje mentoringowe to po prostu spotkania w parze. Realizowane zdalnie lub offline. 

Zarówno czas trwania, jak i sama zawartość sesji mentoringowej zależy w 100% od indywidualnych ustaleń w parze mentoringowej. Jednak istnieją pewne standardy lub bardziej warunki brzegowe, które są konieczne, aby sesja była skuteczna. 

Cel sesji mentoringowej 

Przede wszystkim, para mentoringowa powinna pamiętać o tym, żeby każda kolejna sesja miała swój cel oraz aby ten cel kontrybuował do celu całego procesu mentoringowego (a z kolei, aby cel procesu wpływał na cele długoterminowe Mentee, o tym przeczytasz więcej w artykule na temat celu mentoringu). Dobrze jest ustalać cele przed rozpoczęciem sesji – na przykład podczas poprzedniego spotkania. 

Czas trwania spotkania w parze 

Sesje mogą mieć różny czas trwania w zależności od tego ustalonego celu. Na przykład, sesje początkowe – związane z kontraktowaniem i ustalaniem celów na cały proces mogą wymagać więcej czasu niż dalsze sesje związane z rozwojem. 

Z naszego doświadczenia wynika, że czas trwania takiego jednego spotkania może wynosić od 45 minut do nawet dwóch godzin właśnie w zależności od przeznaczenia konkretnej sesji. 

Podstawowe elementy każdej sesji mentoringowej 

Warto też pamiętać o uwzględnieniu w sesji kilku kwestii “administracyjnych”, takich jak: 

• Otwarcie, rozgrzewka – może mieć to formę przywitania, luźnej “pogaduszki” o tym co wydarzyło się w czasie od ostatniego spotkania. Celem tego etapu jest nie tylko rozgrzewka, ale też stopniowe budowanie relacji w parze mentoringowej. 
• Potwierdzenie celu danej sesji – zgoda odnośnie tego co będzie omawiane podczas spotkania. 
• Omówienie pracy domowej, jeżeli była. Tu znów chciałbym podkreślić wagę realizacji zadań mentoringowych również między spotkaniami. Jest to istotny element rozwoju Mentee. 
• Na koniec warto zaplanować pracę do wykonania przed kolejną sesją. Dobrze jest też ustalić cel tej kolejnej sesji – znów pamiętając o tym, aby był on zbieżny z celami całego procesu mentorigowego. 
• Przy okazji warto tu też zaplanować termin kolejnego spotkania. Łatwiej to zrobić na żywo – podczas rozmowy, niż zdalnie między spotkaniami. 
• I na sam koniec dobrze jest też podsumować spotkanie dając sobie wzajemnie feedback – z czym każda strona opuszcza spotkanie, co szczególnie docenia, a co warto zrobić następnym razem inaczej. 
• Po zakończeniu spotkania istotnym etapem jest też autorefleksja – czyli już indywidualne zastanowienie się nad tym co wydarzyło się podczas spotkania, jak się czuliśmy, jakie mieliśmy myśli w różnych jego etapach, itp. Więcej o autorefleksji przeczytasz tu. 

Sesje “szczególne” 

Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę na fakt, że niektóre sesje będą różniły się od innych.  

Przede wszystkim dotyczy to sesji otwierających – pierwszej, drugiej, czasem też kilku kolejnych, podczas których para powinna popracować nad kontraktem (między innymi zgodzić się na prywatność, omówić założenia współpracy) oraz nad celami na proces mentoringowy. O celach przeczytasz więcej w tym artykule. 

Mniej więcej w połowie procesu warto też wrócić do celów i omówić to, czy proces zrealizowany do tej pory kieruje się w stronę realizacji tych celów, czy te cele są jeszcze aktualne i ewentualnie co zrobić, aby dalej iść w kierunku ich realizacji. 

Szczególna jest też sesja ostatnia, która powinna dotyczyć już podsumowania i zamknięcia procesu mentoringowego. Podczas tej sesji warto podsumować to co wydarzyło się podczas procesu, ocenić stopień realizacji poszczególnych celów, dać sobie feedback i porozmawiać odnośnie dalszych planów Mentee w kierunku rozwoju. Ostatnia sesja to też okazja do ustalenia czy i na jakiej zasadzie para będzie dalej się kontaktowała i/lub spotykała.