Wdrażanie programu mentoringowego w organizacji – proces modelowy

Powrót

Wewnętrzne programy mentoringowe to cykliczne, ograniczone czasowo procesy, w których pary mentoringowe tworzone są pomiędzy pracownikami  danej organizacji. Ich wdrożenie w firmach rozwiązuje wiele problemów. Między innymi buduje relacje, daje poczucie przynależności do zespołu, nie mówiąc już oczywiście o rozwoju – i to zarówno Mentees jak i Mentorów.

Jednak aby mentoring działał poprawnie i realizował te cele, konieczne jest zadbanie o jego odpowiednią metodykę – jej wdrożenie i  ewaluację . Nie ma nic gorszego niż „pójście na żywioł”, danie uczestnikom swobody działania i później stwierdzenie, że mentoring nie działa.

Poniżej prezentujemy kluczowe elementy wdrożenia modelowego programu mentoringowego według metodyki, którą stosujemy w Mentiway. To między innymi dzięki zadbaniu o wszystkie aspekty z listy poniżej mentoring jest tak skuteczny w realizowaniu swoich założeń.

Etapy wdrażania programu mentoringowego w firmie

1. Wybór osoby zarządzającej programem
2. Określenie celów programu
3. Edukacja potencjalnych uczestników
4. Rekrutacja Mentorów i Mentee
5. Połączenie uczestników w pary mentoringowe
6. Szkolenia i warsztaty wdrożeniowe
7. Pierwsze spotkania
8. Sesje mentoringowe
9. Ewaluacja procesu
10. Zakończenie procesu mentoringu

Wybór osoby zarządzającej programem

Zanim zaczniemy wchodzić w szczegóły samego programu, konieczne jest określenie osoby, która będzie zarządzać całym procesem. Bardzo często jest to osoba odpowiedzialna za rozwój pracowników: pracownik działu HR, specjalista (-ka) ds. szkoleń i rozwoju a czasem manager (-ka) danego działu, w którym program jest wdrażany  

W przypadku wdrażania mentoringu poza obsługą dedykowanego narzędzia lider (-ka)  programu będzie mieć odpowiedzialność za komunikację, przyjmowanie wniosków Mentorów i Mentee, ich wdrażanie i późniejsze reagowanie na pytania i problemy. Ważnym obowiązkiem osoby zarządzającej jest też monitorowanie procesu i zebranie feedbacku od uczestników oraz na koniec programu jego podsumowanie.

Aplikacja Mentiway automatyzuje większość procesów, dostarcza wiedzę oraz sama zbiera potrzebne informacje. W takim wypadku rola osoby skupia się na  samej komunikacja z uczestnikami i rozwiązywania ich problemów, zdejmując ciężar organizowania całości procesu

Bywa też, że organizacje decydują się na współpracę z  zewnętrznymi konsultantami mającymi wiedzę ekspercką w tym zakresie,  do prowadzenia programu mentoringowego. W takiej sytuacji oprócz wyżej wymienionych zadań najczęściej pojawiają się też dedykowane szkolenia i warsztaty dla uczestników.

Określenie celów programu

Jeszcze przed uruchomieniem programu konieczne jest też określenie kilku jego parametrów. Najważniejszym z nich jest sam cel programu i grupa docelowa uczestników.

Co istotne cel powinien mieć miary realizacji a organizacja powinna zadać sobie pytanie po czym pozna, że program odniósł sukces.

Dodatkowo cel powinien być znany i szeroko zakomunikowany do całej grupy interesariuszy. Warto zwrócić uwagę na to, żeby cele indywidualne mentees wpisywały się w cele organizacyjne, tak aby korzyści czerpały obie zainteresowane strony.

Jest wiele różnych rodzajów mentoringu, a i wśród tych rodzajów konieczne jest wybranie tego na jakie obszary program będzie zwracał uwagę i jakie rozwijał.

Rodzaje programów mentoringowych:

• Klasyczny – w formie podstawowej celem mentoringu jest zbudowanie relacji i rozwój Mentee oraz Mentora głównie w zakresie umiejętności miękkich – związanych na przykład z budowaniem zespołu, czy kompetencjami dotyczącymi komunikacji, rozwiązywania problemów, itp.
• Specjalistyczny – czasem formę mentoringu wykorzystuje się też do rozwoju umiejętności specjalistycznych, z konkretnej dziedziny – związanej najczęściej z szerokim obszarem działania w organizacji. Przykładem może być rozwój umiejętności w danej technologii w firmach IT.
• Odwrócony – to dosyć świeża forma mentoringu, nakierowana zazwyczaj na rozwój kompetencji cyfrowych. W takim przypadku najczęściej to osoby z większym doświadczeniem ogólnym są Mentee, a osoby młodsze, mniej doświadczone są Mentorami. Zazwyczaj ta forma mentoringu pozwala rozwijać kompetencje nowe na rynku – na przykład działania w social media, związane z internetem i nowymi technologiami.
• Onboarding – bardzo często do wdrożenia nowych pracowników do pracy stosuję się stanowisko buddy-ego. Dobrze jest w takim wypadku sformalizować tego typu relację właśnie poprzez wdrożenie metodyk mentoringowych.
• Momboarding – to szczególna forma onboardingu, w której mentoring pomaga mamom powrót do pracy po urlopie macierzyńskim.

Wybór rodzaju mentoringu oparty jest oczywiście na grupie, do której będziemy taki mentoring kierować. Tu też istotne jest nakreślenie obszarów kompetencyjnych, w których dany program będzie operować. Polega to na wyborze kompetencji, które będą pożądane do rozwoju przez Mentee oraz w których doświadczenie mają Mentorzy. Przykładem może być zakres kompetencji managerskich, takich jak zarządzanie zespołem, rozwiązywanie konfliktów, motywacja, itp.

Edukacja potencjalnych uczestników

Po zaprojektowaniu programu mentoringowego powinniśmy zadbać o odpowiednie jego „rozreklamowanie” w firmie. Warto zadbać o to, aby wszyscy potencjalni uczestnicy wiedzieli o uruchomieniu programu oraz mogli zdecydować, czy chcą wziąć w nim udział.

Konieczne jest wyjaśnienie zespołowi czym jest mentoring, na czym polega taka relacja, przedstawienie korzyści udziału w procesie zarówno dla Mentorów, jak i dla Mentee. Przyda się tu też zestaw poradników dla obu grup uczestników, które pomogą im podjąć decyzję.

W Mentiway ten etap procesu realizowany jest przez dedykowane strony docelowe – landing page, które przedstawiają program mentoringowy, „reklamują” go wewnętrznie oraz odpowiadają na najczęściej zadawane  pytania dzięki sekcji FAQ. Strony te mogą być otwarte dla wszystkich lub mieć ograniczony dostęp – tylko dla pracowników organizacji. Tak zaprezentowany program jest bardziej przystępny i dzięki temu możliwe jest maksymalne szerokie dotarcie do niemalże wszystkich pracowników firmy.

Rekrutacja Mentorów i Mentee

Po przekazaniu wiedzy na temat programu można przystąpić do rekrutacji uczestników. Najczęściej etap ten realizowany jest przy użyciu formularzy online, które zbierają dane w jedno miejsce i pozwalają ustandaryzować zgłoszenia.

Formularze z założenia zawierają  inne pytania dla Mentorów i inne dla Mentee. Mentorów pytamy o ich doświadczenie, wiedzę, to czym mogą i chcą się podzielić z Mentee. Z kolei tych drugich należy zapytać o ich wyzwania i indywidualne cele rozwojowe. Pytania powinny umożliwić odpowiednie połączenie uczestników w pary, ale też dać podstawę pod przeprowadzenie pierwszych rozmów sprawdzających czy jest porozumienie pomiędzy Mentorem a Mentee.

Platforma Mentiway automatycznie generuje formularze zgłoszeniowe do programu i prezentuje je przy stronach informacyjnych online. Pytania mają swoją rekomendowaną formę, ale istnieje też możliwość dodania własnych pytań bądź skrócenia formularzy. Wszystkie odpowiedzi są później widoczne dla uczestników w postaci wizytówek Mentorów oraz Mentee, dostępnych w każdym momencie trwania procesu mentoringowego.

Łączenie uczestników w pary

Dobranie uczestników w pary to jeden z najważniejszych i jednocześnie najtrudniejszych  etapów programu mentoringowego. Mentorzy i Mentee w swoich parach będą pracować przez kolejne kilka miesięcy, dlatego warto poświęcić więcej czasu na opracowanie właściwego algorytmu doboru.

W tym przypadku mamy w zasadzie dwie możliwości działania:

1. Parowanie „odgórne” – polega na tworzeniu z uczestników par przez osoby zarządzające programem. Pozwala to na lepsze zagospodarowanie wszystkich uczestników i niekiedy poprzez kompromisy odpowiednie dobranie wszystkich Mentee do właściwych Mentorów. Jest to jednak bardzo czasochłonny proces, obarczony ryzkiem błędu i subiektywnej oceny liderka (-ki) programu. takie rozwiązanie w rezultacie może powodować niezadowolenie uczestników.
2. Wybór Mentorów przez Mentee – w tym przypadku to Mentee wybierają swoich Mentorów z listy dostępnych osób. Widzą ich kwestionariusze i na tej podstawie dobierają osoby, które w ich mniemaniu będą najlepiej odpowiadały ich potrzebom rozwojowym.

Przy tworzeniu platformy Mentiway poświęciliśmy bardzo dużo czasu na opracowanie najlepszego możliwego algorytmu. Bazując na doświadczeniach wielu firm i organizacji stworzyliśmy model, który daje możliwość wyboru Mentorów przez Mentee, ale listę dostępnych osób zawęża i sortuje bazując na zaawansowanym algorytmie korzystającym z elementów sztucznej inteligencji. Dzięki temu Mentee może wybierać spośród osób najlepiej dopasowanych do jego (jej) potrzeb i celów określonych na etapie rekrutacji do programu.

Ponadto, jako opcję można wykorzystać ideę spotkań zerowych. Mentees mają możliwość umówienia się z kilkoma wybranymi Mentorami na krótkie, kilkunastominutowe spotkania, w których zgodnie z sugerowanymi przez nas poradami poznają Mentorów i na tej podstawie ostatecznie dokonują wyboru.

Warsztaty i szkolenia dla Mentorów i Mentee

Oprócz samego doboru par skuteczność programu mentoringowego zależy też od zaangażowania i właściwego podejścia zarówno Mentorów, jak i Mentee. Dlatego warto poświęcić czas na odpowiednie wdrożenie uczestników w zasady i metodykę właściwą dla mentoringu.

Często stosuje się w tym celu dedykowane szkolenia i warsztaty. Uczestnicy powinni poznać na nich fazy procesu, zasady współpracy, zdobyć wiedzę o narzędziach i technikach, które będą mogli wykorzystać podczas mentoringu. Istotne jest też aby odpowiednio nakierować Mentee pod kątem ich proaktywności i inicjatywy, a Mentorów pod kątem odpowiednich zachowań takich jak na przykład brak oceniania działań Mentee, unikanie dawania bezpośrednich rad, itp.

W platformie Mentiway każdy uczestnik otrzymuje dostęp do naszej bazy wiedzy. Przygotowaliśmy w niej ponad 50 materiałów szkoleniowych – począwszy od zadań, ćwiczeń i ankiet autorefleksji, skończywszy na najlepszych naszym zdaniem narzędziach i technikach rozwojowych oraz coachingowych.

Ponadto, zasililiśmy platformę autorskim systemem do automatycznego dawkowania wiedzy – Mentibotem – który prowadzi automatyczną komunikację z uczestnikami dając wskazówki i narzędzia w miarę podstępów procesu. Dzięki temu Mentorzy i Mentee stopniowo wdrażają się w proces i w każdym momencie otrzymują taką porcję wiedzy, która jest im akurat potrzebna.

Pierwsze spotkania – kontrakt i cele rozwojowe Mentee

Mentee poznali już swoich Mentorów, wszyscy znają zasady programu, czas więc na pierwsze spotkania.

Dwie pierwsze sesje są szczególnie istotne, ponieważ układają dalszą relację i współpracę w parze.

Pierwsze spotkanie powinno pozwolić na lepsze poznanie się uczestników. Mentee opowiada wtedy o swoich obecnych obowiązkach, wyzwaniach, o historii rozwoju oraz planach na najbliższy rok czy kilka lat. Z kolei Mentor mówi o swoich doświadczeniach i obszarach kompetencyjnych szczególny nacisk kładąc na te obszary, w których Mentee ma problem lub chce się rozwinąć.

Pierwsza sesja to też okazja do potwierdzenia zasad, które będą właściwe dla kolejnych spotkań, w tym bardzo ważnej zasady poufności. W tym celu stosuje się formułę kontraktu. Jest to zazwyczaj PDF ze spisanymi zasadami ogólnymi – takimi jak właśnie zasada poufności oraz innymi ustaleniami uczestników.

Pierwsze spotkania to także czas na rozmowę o celach rozwojowych. To niezwykle istotny etap i to co zostanie w nim ustalone będzie ramą odniesienia wszystkich podejmowanych w ramach programu działań.

Mentiway podpowiada co powinien zawierać kontrakt a także daje wskazówki jak efektywnie wypracować cele.

Sesje mentoringowe

Można powiedzieć, że to ta właściwa część procesu, czyli spotkania Mentorów z Mentee. To tu dzieje się magia. W ramach sesji pary wspólnie ustalają cele każdego kolejnego spotkania, pracują nad wyzwaniami Mentee, omawiają sytuacje, w których Mentee się znalazł. Często stosuje się też zadania i prace domowe do wykonania przez Mentee.

Platforma Mentiway dba o to, aby spotkania były jak najbardziej owocne. Mentibot na bieżąco zasila uczestników wiedzą i narzędziami do wykorzystania, a sama aplikacja dostarcza funkcjonalności planowania spotkań, ustalania ich celów, zapisywania prac domowych. W istotnych momentach aplikacja zwraca też uwagę na wybrane elementy procesu jeszcze skuteczniej przeprowadzając uczestników przez cały program. Na przykład, na pierwszych sesjach przypomina o kontrakcie i celach rozwojowych Mentee.

Wyposażyliśmy też platformę w moduł do autorefleksji – zarówno dla Mentorów, jak i dla Mentee. Własne spostrzeżenia, zapisywane po spotkaniach pozwalają lepiej przyswoić wiedzę i doświadczenie z sesji. Do własnych notatek można też wracać w dalszym etapie procesu czy po nim. Dla Mentorów autorefleksje są szczególnie istotne, gdyż umożliwiają świadomy rozwój w roli coacha/mentora i stanowią podstawę do dalszego budowania tych kompetencji – na przykład poprzez akredytację w EMCC.

Ewaluacja procesu

Mimo że mentoring jest procesem poniekąd autonomicznym, który jest realizowany samodzielnie przez parę mentoringową, to jednak warto go monitorować by mieć pewność, że przebiega zgodnie z założeniami.

Narzędziem, który to umożliwia od strony Mentorów są interwizje i superwizje – czyli indywidualne i grupowe spotkania prowadzone przez akredytowanych superwizorów. Podczas tych spotkań Mentorzy omawiają trudności w prowadzeniu procesu i rozwiązują problemy.

Oprócz tego w pewien sposób narzędziem do ewaluacji jest też kontakt z Mentee – albo wymuszony – z prośbą o feedback, albo wynikający z potrzeb Mentee, sygnalizujący na przykład wystąpienie problemów.

Mentiway ponadto dostarcza szereg dodatkowych narzędzi i funkcjonalności, które pozwalają dokładniej monitorować proces. Bazując na bieżących danych z platformy, jak również na ankietach i badaniu satysfakcji, dostarczamy administratorom programu informacji o jego przebiegu, między innymi takich jak:

• Postępy procesów, zrealizowane sesje i zaangażowanie uczestników
• Stopień realizacji celów Mentee
• Zadowolenie Mentorów i Mentee z procesu w ramach poszczególnych sesji
• Parametry ilościowe deklaratywnego rozwoju Mentorów przy okazji procesu

Wszystkie te informacje, w formie zagregowanej są widoczne w specjalnym panelu raportującym dla osoby zarządzającej programem mentoringowym.

Zakończenie procesu

Na koniec procesu każda para mentoringowa powinna podsumować swoje dotychczasowe osiągnięcia, między innymi poprzez oszacowanie stopnia zrealizowania celów oraz własną refleksję i udzielenie sobie feedbacku odnośnie całego procesu.

Program powinien też zostać podsumowany przez osobę zarządzającą. Jest to ważne z perspektywy biznesu i rozwoju zespołu. Konieczne jest podsumowanie tego co wdrożony program dał organizacji i czy warto go realizować w przyszłości.

Mentiway na zakończenie procesu zbiera informację zwrotną od uczestników i przygotowuje zarówno indywidualne podsumowania – na przykład w postaci dziennika autorefleksji Mentorów i Mentee, jak i podsumowanie całego programu uwzględniające stopień realizacji celów, zadowolenie uczestników i ocenę ich rozwoju.