Do góry

Mentoring w firmie – jak wdrożyć program mentoringowy w organizacji?

Powrót Powrót

Wewnętrzne programy mentoringowe to cykliczne, ograniczone czasowo procesy, w których pary mentoringowe tworzone są pomiędzy pracownikami  danej organizacji. Ich wdrożenie w firmach rozwiązuje wiele problemów. Między innymi buduje relacje, daje poczucie przynależności do zespołu, nie mówiąc już oczywiście o rozwoju – i to zarówno Mentees jak i Mentorów.

Jednak aby mentoring w organizacji działał poprawnie i realizował te cele, konieczne jest zadbanie o jego odpowiednią metodykę – jej wdrożenie i  ewaluację . Nie ma nic gorszego niż „pójście na żywioł”, danie uczestnikom swobody działania i później stwierdzenie, że mentoring nie działa.

Przeczytaj też: Sformalizowany proces mentoringu a nieformalne relacje mentoringowe – zasady i korzyści

Poniżej prezentujemy kluczowe elementy wdrożenia modelowego programu mentoringowego w firmie według metodyki, którą stosujemy w Mentiway. To między innymi dzięki zadbaniu o wszystkie aspekty z listy poniżej mentoring jest tak skuteczny w realizowaniu swoich założeń.

Etapy wdrażania programu mentoringowego w firmie

  1. Wybór osoby zarządzającej programem
  2. Określenie celów programu
  3. Edukacja potencjalnych uczestników
  4. Rekrutacja Mentorów i Mentee
  5. Połączenie uczestników w pary mentoringowe
  6. Szkolenia i warsztaty wdrożeniowe
  7. Pierwsze spotkania
  8. Sesje mentoringowe
  9. Ewaluacja procesu
  10. Zakończenie procesu mentoringu
Zobacz też:

Wybór osoby zarządzającej programem mentoringowym w organizacji

Zanim zaczniemy wchodzić w szczegóły samego programu, konieczne jest określenie osoby, która będzie zarządzać całym procesem mentoringowym w firmie. Bardzo często jest to osoba odpowiedzialna za rozwój pracowników: pracownik działu HR, specjalista (-ka) ds. szkoleń i rozwoju a czasem manager (-ka) danego działu, w którym program jest wdrażany  

W przypadku wdrażania mentoringu w firmie poza obsługą dedykowanego narzędzia lider (-ka)  programu będzie mieć odpowiedzialność za komunikację, przyjmowanie wniosków Mentorów i Mentee, ich wdrażanie i późniejsze reagowanie na pytania i problemy. Ważnym obowiązkiem osoby zarządzającej jest też monitorowanie procesu i zebranie feedbacku od uczestników oraz na koniec programu jego podsumowanie.

Aplikacja Mentiway automatyzuje większość procesów, dostarcza wiedzę oraz sama zbiera potrzebne informacje. W takim wypadku rola osoby skupia się na  samej komunikacja z uczestnikami i rozwiązywania ich problemów, zdejmując ciężar organizowania całości procesu

Bywa też, że organizacje decydują się na współpracę z  zewnętrznymi konsultantami mającymi wiedzę ekspercką w tym zakresie,  do prowadzenia programu mentoringowego. W takiej sytuacji oprócz wyżej wymienionych zadań najczęściej pojawiają się też dedykowane szkolenia i warsztaty dla uczestników.

Określenie celów programu mentoringowego

Jeszcze przed mentoringu w organizacji konieczne jest też określenie kilku jego parametrów. Najważniejszym z nich jest sam cel programu i grupa docelowa uczestników.

Co istotne cel powinien mieć miary realizacji a organizacja powinna zadać sobie pytanie po czym pozna, że program odniósł sukces.

Dodatkowo cel mentoringu powinien być znany i szeroko zakomunikowany do całej grupy interesariuszy. Warto zwrócić uwagę na to, żeby cele indywidualne mentees wpisywały się w cele organizacyjne, tak aby korzyści czerpały obie zainteresowane strony.

Jest wiele różnych rodzajów mentoringu, a i wśród tych rodzajów konieczne jest wybranie tego na jakie obszary program będzie zwracał uwagę i jakie rozwijał.

Rodzaje programów mentoringowych w firmach:

  • Klasyczny – w formie podstawowej celem mentoringu jest zbudowanie relacji i rozwój Mentee oraz Mentora głównie w zakresie umiejętności miękkich – związanych na przykład z budowaniem zespołu, czy kompetencjami dotyczącymi komunikacji, rozwiązywania problemów, itp.
  • Specjalistyczny – czasem formę mentoringu wykorzystuje się też do rozwoju umiejętności specjalistycznych, z konkretnej dziedziny – związanej najczęściej z szerokim obszarem działania w organizacji. Przykładem może być rozwój umiejętności w danej technologii w firmach IT.
  • Odwrócony – to dosyć świeża forma mentoringu, nakierowana zazwyczaj na rozwój kompetencji cyfrowych. W takim przypadku najczęściej to osoby z większym doświadczeniem ogólnym są Mentee, a osoby młodsze, mniej doświadczone są Mentorami. Zazwyczaj ta forma mentoringu pozwala rozwijać kompetencje nowe na rynku – na przykład działania w social media, związane z internetem i nowymi technologiami.
  • Onboarding – bardzo często do wdrożenia nowych pracowników do pracy stosuję się stanowisko buddy-ego. Dobrze jest w takim wypadku sformalizować tego typu relację właśnie poprzez wdrożenie metodyk mentoringowych.
  • Momboarding – to szczególna forma onboardingu, w której mentoring pomaga mamom powrót do pracy po urlopie macierzyńskim.

Wybór rodzaju mentoringu w organizacji oparty jest oczywiście na grupie, do której będziemy taki mentoring kierować. Tu też istotne jest nakreślenie obszarów kompetencyjnych, w których dany program będzie operować. Polega to na wyborze kompetencji, które będą pożądane do rozwoju przez Mentee oraz w których doświadczenie mają Mentorzy. Przykładem może być zakres kompetencji managerskich, takich jak zarządzanie zespołem, rozwiązywanie konfliktów, motywacja, itp.

Edukacja potencjalnych uczestników mentoringu

Po zaprojektowaniu programu mentoringowego w firmie powinniśmy zadbać o odpowiednie jego „rozreklamowanie” w firmie. Warto zadbać o to, aby wszyscy potencjalni uczestnicy wiedzieli o uruchomieniu programu oraz mogli zdecydować, czy chcą wziąć w nim udział.

Konieczne jest wyjaśnienie zespołowi czym jest mentoring, na czym polega taka relacja, przedstawienie korzyści udziału w procesie zarówno dla Mentorów, jak i dla Mentee. Przyda się tu też zestaw poradników dla obu grup uczestników, które pomogą im podjąć decyzję.

W Mentiway ten etap procesu realizowany jest przez dedykowane strony docelowe – landing page, które przedstawiają program mentoringowy, „reklamują” go wewnętrznie w organizacji oraz odpowiadają na najczęściej zadawane  pytania dzięki sekcji FAQ. Strony te mogą być otwarte dla wszystkich lub mieć ograniczony dostęp – tylko dla pracowników organizacji. Tak zaprezentowany program jest bardziej przystępny i dzięki temu możliwe jest maksymalne szerokie dotarcie do niemalże wszystkich pracowników firmy.

Rekrutacja Mentorów i Mentee w firmie

Po przekazaniu wiedzy na temat programu mentoringowego można przystąpić do rekrutacji uczestników. Najczęściej etap ten realizowany jest przy użyciu formularzy online, które zbierają dane w jedno miejsce i pozwalają ustandaryzować zgłoszenia.

Formularze z założenia zawierają  inne pytania dla Mentorów i inne dla Mentee. Mentorów pytamy o ich doświadczenie, wiedzę, to czym mogą i chcą się podzielić z Mentee. Z kolei tych drugich należy zapytać o ich wyzwania i indywidualne cele rozwojowe. Pytania powinny umożliwić odpowiednie połączenie uczestników w pary, ale też dać podstawę pod przeprowadzenie pierwszych rozmów sprawdzających czy jest porozumienie pomiędzy Mentorem a Mentee.

Platforma Mentiway automatycznie generuje formularze zgłoszeniowe do programu mentoringowego i prezentuje je przy stronach informacyjnych online. Pytania mają swoją rekomendowaną formę, ale istnieje też możliwość dodania własnych pytań bądź skrócenia formularzy. Wszystkie odpowiedzi są później widoczne dla uczestników w postaci wizytówek Mentorów oraz Mentee, dostępnych w każdym momencie trwania procesu mentoringowego w organizacji.

Łączenie uczestników w pary mentoringowe

Dobranie uczestników w pary mentoringowe to jeden z najważniejszych i jednocześnie najtrudniejszych  etapów programu mentoringowego. Mentorzy i Mentee w swoich parach będą pracować przez kolejne kilka miesięcy, dlatego warto poświęcić więcej czasu na opracowanie właściwego algorytmu doboru.

W tym przypadku mamy w zasadzie dwie możliwości działania:

  1. Parowanie „odgórne” – polega na tworzeniu z uczestników par przez osoby zarządzające programem. Pozwala to na lepsze zagospodarowanie wszystkich uczestników i niekiedy poprzez kompromisy odpowiednie dobranie wszystkich Mentee do właściwych Mentorów. Jest to jednak bardzo czasochłonny proces, obarczony ryzkiem błędu i subiektywnej oceny liderka (-ki) programu. takie rozwiązanie w rezultacie może powodować niezadowolenie uczestników.
  2. Wybór Mentorów przez Mentee – w tym przypadku to Mentee wybierają swoich Mentorów z listy dostępnych osób. Widzą ich kwestionariusze i na tej podstawie dobierają osoby, które w ich mniemaniu będą najlepiej odpowiadały ich potrzebom rozwojowym.

Przy tworzeniu platformy Mentiway poświęciliśmy bardzo dużo czasu na opracowanie najlepszego możliwego algorytmu. Bazując na doświadczeniach wielu firm i organizacji stworzyliśmy model, który daje możliwość wyboru Mentorów przez Mentee, ale listę dostępnych osób zawęża i sortuje bazując na zaawansowanym algorytmie korzystającym z elementów sztucznej inteligencji. Dzięki temu Mentee może wybierać spośród osób najlepiej dopasowanych do jego (jej) potrzeb i celów określonych na etapie rekrutacji do programu.

Ponadto, jako opcję można wykorzystać ideę spotkań zerowych. Mentees mają możliwość umówienia się z kilkoma wybranymi Mentorami na krótkie, kilkunastominutowe spotkania, w których zgodnie z sugerowanymi przez nas poradami poznają Mentorów i na tej podstawie ostatecznie dokonują wyboru.

Warsztaty i szkolenia dla Mentorów i Mentee

Oprócz samego doboru par skuteczność programu mentoringowego zależy też od zaangażowania i właściwego podejścia zarówno Mentorów, jak i Mentee. Dlatego warto poświęcić czas na odpowiednie wdrożenie uczestników w zasady i metodykę właściwą dla mentoringu.

Często stosuje się w tym celu dedykowane szkolenia i warsztaty. Uczestnicy powinni poznać na nich fazy procesu, zasady współpracy, zdobyć wiedzę o narzędziach i technikach, które będą mogli wykorzystać podczas mentoringu w organizacji. Istotne jest też aby odpowiednio nakierować Mentee pod kątem ich proaktywności i inicjatywy, a Mentorów pod kątem odpowiednich zachowań takich jak na przykład brak oceniania działań Mentee, unikanie dawania bezpośrednich rad, itp.

W platformie Mentiway każdy uczestnik otrzymuje dostęp do naszej bazy wiedzy. Przygotowaliśmy w niej ponad 50 materiałów szkoleniowych – począwszy od zadań, ćwiczeń i ankiet autorefleksji, skończywszy na najlepszych naszym zdaniem narzędziach i technikach rozwojowych oraz coachingowych.

Ponadto, zasililiśmy platformę autorskim systemem do automatycznego dawkowania wiedzy – Mentibotem – który prowadzi automatyczną komunikację z uczestnikami dając wskazówki i narzędzia w miarę podstępów procesu. Dzięki temu Mentorzy i Mentee stopniowo wdrażają się w proces i w każdym momencie otrzymują taką porcję wiedzy, która jest im akurat potrzebna.

Pierwsze spotkania – kontrakt i cele rozwojowe Mentee

Mentee poznali już swoich Mentorów, wszyscy znają zasady programu, czas więc na pierwsze spotkania.

Dwie pierwsze sesje są szczególnie istotne, ponieważ układają dalszą relację i współpracę w parze.

Pierwsze spotkanie powinno pozwolić na lepsze poznanie się uczestników. Mentee opowiada wtedy o swoich obecnych obowiązkach, wyzwaniach, o historii rozwoju oraz planach na najbliższy rok czy kilka lat. Z kolei Mentor mówi o swoich doświadczeniach i obszarach kompetencyjnych szczególny nacisk kładąc na te obszary, w których Mentee ma problem lub chce się rozwinąć.

Pierwsza sesja mentoringowa to też okazja do potwierdzenia zasad, które będą właściwe dla kolejnych spotkań, w tym bardzo ważnej zasady poufności. W tym celu stosuje się formułę kontraktu. Jest to zazwyczaj PDF ze spisanymi zasadami ogólnymi – takimi jak właśnie zasada poufności oraz innymi ustaleniami uczestników.

Pierwsze spotkania mentoringowe to także czas na rozmowę o celach rozwojowych. To niezwykle istotny etap i to co zostanie w nim ustalone będzie ramą odniesienia wszystkich podejmowanych w ramach programu działań.

Mentiway podpowiada co powinien zawierać kontrakt a także daje wskazówki jak efektywnie wypracować cele.

Sesje mentoringowe

Można powiedzieć, że to ta właściwa część procesu, czyli spotkania Mentorów z Mentee. To tu dzieje się magia. W ramach sesji pary wspólnie ustalają cele każdego kolejnego spotkania, pracują nad wyzwaniami Mentee, omawiają sytuacje, w których Mentee się znalazł. Często stosuje się też zadania i prace domowe do wykonania przez Mentee.

Platforma Mentiway dba o to, aby spotkania były jak najbardziej owocne. Mentibot na bieżąco zasila uczestników wiedzą i narzędziami do wykorzystania, a sama aplikacja dostarcza funkcjonalności planowania spotkań, ustalania ich celów, zapisywania prac domowych. W istotnych momentach aplikacja zwraca też uwagę na wybrane elementy procesu jeszcze skuteczniej przeprowadzając uczestników przez cały program. Na przykład, na pierwszych sesjach przypomina o kontrakcie i celach rozwojowych Mentee.

Wyposażyliśmy też platformę w moduł do autorefleksji – zarówno dla Mentorów, jak i dla Mentee. Własne spostrzeżenia, zapisywane po spotkaniach pozwalają lepiej przyswoić wiedzę i doświadczenie z sesji. Do własnych notatek można też wracać w dalszym etapie procesu czy po nim. Dla Mentorów autorefleksje są szczególnie istotne, gdyż umożliwiają świadomy rozwój w roli coacha/mentora i stanowią podstawę do dalszego budowania tych kompetencji – na przykład poprzez akredytację w EMCC.

Ewaluacja procesu mentoringu w organizacji

Mimo że mentoring jest procesem poniekąd autonomicznym, który jest realizowany samodzielnie przez parę mentoringową, to jednak warto go monitorować by mieć pewność, że przebiega zgodnie z założeniami.

Narzędziem, który to umożliwia od strony Mentorów są interwizje i superwizje – czyli indywidualne i grupowe spotkania prowadzone przez akredytowanych superwizorów. Podczas tych spotkań Mentorzy omawiają trudności w prowadzeniu procesu i rozwiązują problemy.

Oprócz tego w pewien sposób narzędziem do ewaluacji jest też kontakt z Mentee – albo wymuszony – z prośbą o feedback, albo wynikający z potrzeb Mentee, sygnalizujący na przykład wystąpienie problemów.

Mentiway ponadto dostarcza szereg dodatkowych narzędzi i funkcjonalności, które pozwalają dokładniej monitorować proces mentoringu. Bazując na bieżących danych z platformy, jak również na ankietach i badaniu satysfakcji, dostarczamy administratorom programu informacji o jego przebiegu, między innymi takich jak:

  • Postępy procesów, zrealizowane sesje i zaangażowanie uczestników
  • Stopień realizacji celów Mentee
  • Zadowolenie Mentorów i Mentee z procesu w ramach poszczególnych sesji
  • Parametry ilościowe deklaratywnego rozwoju Mentorów przy okazji procesu

Wszystkie te informacje, w formie zagregowanej są widoczne w specjalnym panelu raportującym dla osoby zarządzającej programem mentoringowym.

Zobacz też:

Zakończenie procesu mentoringowego

Na koniec procesu każda para mentoringowa powinna podsumować swoje dotychczasowe osiągnięcia, między innymi poprzez oszacowanie stopnia zrealizowania celów oraz własną refleksję i udzielenie sobie feedbacku odnośnie całego procesu.

Program powinien też zostać podsumowany przez osobę zarządzającą. Jest to ważne z perspektywy biznesu i rozwoju zespołu. Konieczne jest podsumowanie tego co wdrożony program dał organizacji i czy warto go realizować w przyszłości.

Mentiway na zakończenie procesu zbiera informację zwrotną od uczestników i przygotowuje zarówno indywidualne podsumowania – na przykład w postaci dziennika autorefleksji Mentorów i Mentee, jak i podsumowanie całego programu uwzględniające stopień realizacji celów, zadowolenie uczestników i ocenę ich rozwoju.

Znajdź artykuły o podobnej tematyce