De beste verktøyene for å organisere et mentorprogram

Organiseringen av et mentorprogram, enten det dreier seg om en bedrift, et universitet eller en hvilken som helst annen organisasjon, er en prosess og krever en viss prosesstilnærming. Spesielt når det er snakk om et stort antall deltakere, kan det være litt av en utfordring. I slike tilfeller er det verdt å bruke verktøy som kan bidra til å optimalisere prosessen. Både for arrangørene og for deltakerne – mentorer, adepter og mentorer.

I denne artikkelen vil jeg presentere noen verktøy som kan lette prosessen med å implementere, administrere og evaluere et mentorprogram, og som til og med er avgjørende når man organiserer programmer i større skala (allerede mer enn 10 par).

1. Mentiway – en dedikert plattform for organisering av et mentorprogram

For det første har jeg inkludert et verktøy i form av en plattform som er dedikert til nettopp dette formålet med å organisere og administrere et mentorprogram.

Mentiway er et eksempel på et slikt verktøy som gir de største mulighetene og tidsbesparelsene, samtidig som det forenkler hele prosessen betraktelig ved å samle all funksjonalitet og data på ett sted.

Plattformen Mentiway inneholder allerede alle verktøyene jeg lister opp nedenfor, blant dem er:

Ferdiglagde funksjoner knyttet til lanseringen av programmet – informasjonsside, rekrutteringsskjemaer, mekanismer for å sette sammen deltakere til mentorordninger.
En omfattende kunnskapsbase og en rekke mekanismer for å hjelpe deltakerne med å bli med på ideen om mentoring og gjennomføre prosesser i henhold til standarder.
Funksjonalitet som støtter deltakerne underveis i prosessen og gjør det enklere og raskere å organisere møter – møtekalender, planlegging, notater, sammendrag, ferdige forslag til punkter som kan tas opp på hvert møte.
Evne til å overvåke prosessene fortløpende og oppsummere hele programmet når det avsluttes.

For mer informasjon om Mentiways mentorplattform, klikk her.

2. Google / Microsoft Forms – rekruttering av deltakere

Et hvert mentorprogram, sett fra deltakernes ståsted, begynner med en informasjonsfase og rekruttering av mentorer, mentees og mentorees. Når det gjelder noen få personer, er det sannsynligvis mulig å samle inn søknader via e-post eller til og med personlig, men med et dusin eller flere potensielle deltakere er det nødvendig å bruke et verktøy for å lette rekrutteringen. Løsninger som inngår i kontorsystemene Google Workspace eller Office 365 kan være til hjelp, henholdsvis Google Forms og Microsoft Forms.

Begge verktøyene gir mulighet til å lage spørreundersøkelser med en hvilken som helst liste med spørsmål, inndelt i sider, med hensyn til de ulike typene svar som gis. Begge verktøyene gjør det også mulig å eksportere data etter rekrutteringen til regneark, noe som gjør det enklere å samle inn og analysere søknader.

Når du rekrutterer til et mentorprogram (enten det er gjennom skjemaer eller ikke), er det verdt å spørre om blant annet

tidligere erfaring i programmet – tilleggsopplæring kan besluttes på grunnlag av dette,
avdeling i selskapet – på dette grunnlaget kan du prøve å sette sammen personer fra ulike team,
stillingsnivå i selskapet,
områder som Mentee kan utvikle og områder som Mentor kan dele kunnskapen sin med – listen over begge områdene bør være den samme, og en sammenligning av dem er den mest effektive måten å automatisk foreslå mentorpar på.

Her kan du lese mer om stadiene i mentorprogrammet.

3. Excel – sammenkobling

Det neste trinnet i mentorprogrammet er paring. Her kan du enten bruke mentorenes valg av mentorer (mer om det om et øyeblikk) eller parre deltakerne manuelt basert på de utfylte skjemaene.

For det andre alternativet er sannsynligvis den eneste effektive løsningen å bruke Excel og utvikle din egen metode for å koble sammen deltakere. Dette vil sannsynligvis innebære å filtrere innsendingene, matche dem etter kompetanseområder eller lage din egen poengberegning. Dessverre er antallet mulige parkombinasjoner i større skala så stort at det er svært komplisert å kombinere dem manuelt, selv ved hjelp av Excel, og det kan ta mange timer. Selv med bare 10 mentorer og 10 mentees er det mulig å skape så mange som flere millioner parmuligheter.

I Mentiway-verktøyet benytter vi en egenutviklet sammenslåingsmekanisme som bruker poengberegning og kjører hundretusener av simuleringer for å finne den fordelingen av deltakere som best kombinerer menteenes behov med mentorenes evner.

4. Airtable – Mentorene velger mentorer etter Mentees

Et alternativ til manuell matching er å gi deltakerne muligheten til å velge sine egne par. Det vanligste er at mentorene selv velger mentorer.

For å muliggjøre en slik prosess er det nødvendig å gjøre mentorens søknadsdata tilgjengelig for menteene. Dette kan gjøres enten via bedriftens interne intranett eller ved hjelp av verktøy som gjør det enklere å administrere og visualisere slike datasett.

Et eksempel er Airtable. Her er det ganske enkelt å importere Mentors data og vise dem, for eksempel som zoombare kort og tilordne en hvilken som helst aktivitet – for eksempel å sende en e-post eller kjøre et tilpasset skript.

5. Kalender – oppfølging av møter

Vi vet av erfaring at mentoring krever bevisste deltakere med høy motivasjon og et ønske om å utvikle seg. Det hender imidlertid at selv motiverte mennesker har det vanskeligere og trenger kontakt og skånsom motivasjon. Det hender også at det oppstår problemer i løpet av mentorprosessen som parene ikke klarer å håndtere på egen hånd. Arrangørene bør derfor hele tiden følge med på mentorprosessene og reagere hvis de oppdager slike utfordringer.

Her har vi i utgangspunktet to typer verktøy å velge mellom.

Den første er å planlegge og følge opp at mentormøtene gjennomføres i par. Det er god praksis å eventuelt reagere og kontakte mentorparet hvis det går mer enn 30 dager mellom møtene.

Det andre verktøyet er ganske enkelt å kontakte hver enkelt deltaker i programmet ansikt til ansikt og få tilbakemelding på møtene som er avholdt, den anslåtte graden av engasjement i mentorprogrammet og tilfredsheten med møtene. Slike diskusjoner bør gjennomføres minst to ganger per prosess.

I Mentiway-paletten har arrangørene en direkte oversikt over listen over mentorpar med informasjon om når det siste møtet fant sted, og hvordan deltakerne vurderer hvor fornøyde de er med møtet.

6. Google Disk / Dropbox – deling av innhold

Et mentorprogram vil også ha nytte av å ha et verktøy eller et sted der man kan dele materiell. Dette er vanligvis presentasjoner fra kurs og workshops. Jeg tror det absolutte minimumet her er å lage materiale som f.eks:

kontrakt i mentorprosessen,
etiske prinsipper og grunnleggende prinsipper for gjennomføring av rettssaker,
en presentasjon som gir en introduksjon til mentorskap, forklarer hva mentorskap er, hvilke roller og ansvarsområder mentor/mentee har osv.

I løpet av mentorprogrammet vil arrangørene ofte invitere deltakerne til andre opplæringsmøter som er relatert til deres behov. Det er en god idé å plassere materialet fra disse møtene på et lett tilgjengelig sted også for deltakerne.

7. Google / Microsoft Forms – spørreundersøkelser på slutten

Til slutt vender vi tilbake til de tidligere nevnte skjemaene fra Google eller Microsoft, men denne gangen gjelder det innhenting av tilbakemeldinger på programmet. Før mentorprogrammet offisielt avsluttes, er det verdt å gjennomføre en spørreundersøkelse blant deltakerne for å evaluere programmet, oppsummere det og samle inn erfaringer for fremtiden.

I en slik undersøkelse er det nyttig å spørre om:

i hvilken grad målene i programmet er oppnådd,
mening om hele prosessen,
mening om graden av tilfredshet med arrangørenes forberedelser til prosessen,
Det er også verdt å gi plass til kommentarer om mulige forbedringer til fremtidige utgaver av programmet.

Avslutningsvis

I artikkelen har jeg presentert noen ideer til verktøy du kan bruke for å organisere et mentorprogram, spesielt hvis det omfatter 10 eller flere mentorpar. Jeg håper noen av disse vil inspirere deg.

Samtidig vil jeg oppfordre deg til å ta en titt på mentoringplattformen Mentiway, som, som jeg nevnte innledningsvis, er dedikert til ledelse av mentorprogrammer og oppfyller alle forutsetningene for de nevnte verktøyene.

Jeg vil også oppfordre deg til å laste ned vår sjekkliste for mentorprogram, der du i et lettfattelig format finner alle punktene du bør ta hensyn til når du organiserer ditt eget mentorprogram.