Mentoring i virksomheden. Hvordan implementerer man et mentorprogram i en organisation?

Vend tilbage

Interne mentorprogrammer er cykliske, tidsbegrænsede processer, hvor der dannes mentorpar mellem medarbejdere i en organisation. Implementeringen af dem i virksomheder løser mange problemer. Det opbygger blandt andet relationer, giver en følelse af at høre til i et team, for ikke at tale om udvikling – og det gælder både Mentees og Mentors.

For at mentoring i en organisation kan fungere ordentligt og nå disse mål, er det imidlertid nødvendigt at sikre, at den har den rigtige metode – dens implementering og evaluering. Der er ikke noget værre end at “gå på røven”, at give deltagerne frihed til at handle og senere finde ud af, at mentoring ikke virker. Der er ikke noget værre end at “gå på røven”, at give deltagerne frihed til at handle og senere finde ud af, at mentoring ikke virker.

Det følgende er de vigtigste elementer i implementeringen af et modelmentorprogram i en virksomhed i henhold til den metode, vi bruger hos Mentiway. Det er blandt andet ved at tage sig af alle aspekterne på listen nedenfor, at mentoring er så effektiv i forhold til at nå sine mål.

Faser i implementeringen af et mentorprogram i en virksomhed

1. Udvælgelse af programlederen
2. Definition af programmets mål
3. Uddannelse af potentielle deltagere
4. Rekruttering af mentorer og mentees
5. At bringe deltagerne sammen i mentorpar
6. Implementeringstræning og workshops
7. De første møder
8. Mentor-sessioner
9. Evaluering af processen
10. Afslutning af mentorprocessen

Udvælgelse af en mentorprogramleder i organisationen

Før man går i detaljer med selve programmet, er det nødvendigt at identificere den person, der skal styre hele mentorprocessen i virksomheden. Meget ofte er det den person, der er ansvarlig for medarbejderudvikling: en HR-medarbejder, en uddannelses- og udviklingsspecialist og nogle gange lederen af den særlige afdeling, hvor programmet implementeres.

I tilfælde af implementering af mentoring i en virksomhed vil programlederen ud over at drive et dedikeret værktøj have ansvar for kommunikation, modtage mentorers og mentees anmodninger, implementere dem og efterfølgende svare på spørgsmål og problemer. Et vigtigt ansvar for lederen er også at overvåge processen og indsamle feedback fra deltagerne og ved afslutningen af programmet at opsummere den.

Applikationen Mentiway automatiserer de fleste processer, stiller viden til rådighed og indsamler selv de nødvendige oplysninger. I dette tilfælde fokuserer personens rolle på blot at kommunikere med deltagerne og løse deres problemer, hvilket fjerner byrden ved at organisere hele processen

Det sker også, at organisationer vælger at samarbejde med eksterne konsulenter med ekspertise inden for dette område til at køre mentorprogrammet. I en sådan situation er det ud over de ovennævnte opgaver mest almindeligt med dedikeret træning og workshops for deltagerne.

At definere målene for mentorprogrammet

Allerede inden man starter et mentorprogram i en organisation, er det også nødvendigt at definere en række parametre. Den vigtigste af disse er selve formålet med programmet og målgruppen af deltagere.

Det er vigtigt, at målet kan måles, og organisationen bør spørge sig selv, hvordan den vil vide, at programmet har været en succes.

Desuden skal formålet med mentorskabet være kendt og kommunikeret bredt ud til hele interessentgruppen. Det er værd at være opmærksom på at sikre, at mentees’ individuelle mål passer til de organisatoriske mål, så begge interessenter får gavn af det.

Der findes mange forskellige typer af mentoring, og selv blandt disse typer er det nødvendigt at vælge, hvilke områder programmet skal fremhæve og udvikle.

Typer af mentorprogrammer i virksomheder:

• Klassisk – i sin grundlæggende form er formålet med mentoring at opbygge et forhold og udvikle Mentee og Mentor hovedsageligt inden for bløde færdigheder – f.eks. relateret til teambuilding eller kompetencer inden for kommunikation, problemløsning osv.
• Specialiseret – nogle gange bruges en form for mentoring også til at udvikle specialiserede færdigheder inden for et specifikt område – normalt relateret til et bredt aktivitetsområde i en organisation. Et eksempel kunne være udvikling af færdigheder inden for en bestemt teknologi i IT-virksomheder.
• Reverse – dette er en ret ny form for mentoring, som normalt er rettet mod udvikling af digitale kompetencer. I dette tilfælde er det normalt folk med mere generel erfaring, der er Mentees, og yngre, mindre erfarne folk, der er Mentors. Normalt giver denne form for mentoring mulighed for at udvikle kompetencer, der er nye på markedet – for eksempel aktiviteter på sociale medier, relateret til internettet og nye teknologier.
• Onboarding – meget ofte bruges en buddy-ego-position til at introducere nye medarbejdere til arbejdspladsen. I dette tilfælde er det godt at formalisere denne type forhold netop ved at implementere mentormetoder.
• Momboarding – er en særlig form for onboarding, hvor mentorer hjælper mødre med at vende tilbage til arbejdet efter barselsorlov.

Valget af mentortype i en organisation er naturligvis baseret på den gruppe, som mentoren skal henvende sig til. Her er det også vigtigt at skitsere de kompetenceområder, som programmet skal operere inden for. Det indebærer, at man udvælger de kompetencer, som Mentee ønsker at udvikle, og som mentorerne har erfaring med. Et eksempel kunne være ledelseskompetencer som teamledelse, konfliktløsning, motivation osv.

Uddannelse af potentielle mentordeltagere

Når mentorprogrammet er blevet designet i en virksomhed, bør vi sikre, at det bliver ordentligt “annonceret” i virksomheden. Det er værd at sikre, at alle potentielle deltagere kender til lanceringen af programmet og kan beslutte, om de vil deltage.

Det er nødvendigt at forklare teamet, hvad mentoring er, hvad et sådant forhold består af, og at skitsere fordelene ved at deltage i processen for både mentorer og mentees. Et sæt vejledninger til begge grupper af deltagere er også nyttigt her for at hjælpe dem med at beslutte sig.

I Mentiway gennemføres denne fase af processen gennem dedikerede landingssider – landingssider, der introducerer mentorprogrammet, ‘reklamerer’ for det internt i organisationen og besvarer ofte stillede spørgsmål gennem en FAQ-sektion. Disse sider kan være åbne for alle eller have begrænset adgang – kun for organisationens medarbejdere. Præsenteret på denne måde er programmet mere tilgængeligt, og dermed er det muligt at nå ud til næsten alle medarbejdere i virksomheden så bredt som muligt.

Rekruttering af mentorer og mentees i virksomheden

Når kendskabet til mentorprogrammet er blevet formidlet, kan rekrutteringen af deltagere fortsætte. Oftest udføres denne fase ved hjælp af onlineformularer, som indsamler data ét sted og giver mulighed for standardiserede ansøgninger.

Skemaerne er designet med forskellige spørgsmål til mentorer og andre til mentees. Mentorer bliver spurgt om deres erfaring, viden, hvad de kan og vil dele med Mentee. Sidstnævnte skal på den anden side spørges om deres udfordringer og individuelle udviklingsmål. Spørgsmålene skal gøre det muligt for deltagerne at blive parret korrekt, men også give et grundlag for indledende samtaler for at kontrollere, at der er enighed mellem mentor og mentee.

Platformen Mentiway genererer automatisk ansøgningsskemaer til mentorprogrammet og præsenterer dem ved siden af de online informationssider. Spørgsmålene har en anbefalet form, men det er også muligt at tilføje dine egne spørgsmål eller forkorte formularerne. Alle svar er senere synlige for deltagerne i form af mentor- og mentee-visitkort, som er tilgængelige når som helst i løbet af mentorprocessen i organisationen.

Parring af deltagere til mentoring

At matche deltagere til mentorpar er en af de vigtigste og også sværeste faser i et mentorprogram. Mentorer og Mentee i deres par skal arbejde sammen de næste par måneder, så det er værd at bruge ekstra tid på at udvikle den rigtige matchningsalgoritme.

I dette tilfælde har vi grundlæggende to muligheder for at handle:

1. Top-down” pardannelse – indebærer, at programlederne danner par ud fra deltagerne. Det giver mulighed for bedre styring af alle deltagere og, nogle gange gennem kompromiser, passende matchning af alle Mentees med de rigtige Mentorer. Det er dog en meget tidskrævende proces med risiko for fejl og subjektiv vurdering fra programlederens side. En sådan løsning kan resultere i utilfredshed hos deltagerne.
2. Mentees valg af mentorer – i dette tilfælde er det Mentee, der vælger sine mentorer fra en liste over tilgængelige personer. De ser deres spørgeskemaer og vælger på den baggrund de personer, som de mener passer bedst til deres udviklingsbehov.

I udviklingen af Mentiway-platformen har vi brugt meget tid på at udvikle den bedst mulige algoritme. Baseret på erfaringerne fra mange virksomheder og organisationer har vi skabt en model, der giver Mentees mulighed for at vælge mentorer, men indsnævrer og sorterer listen over tilgængelige personer baseret på en avanceret algoritme, der bruger elementer af kunstig intelligens. Det giver Mentee mulighed for at vælge blandt dem, der passer bedst til hans (hendes) behov og de mål, der er defineret i rekrutteringsfasen af programmet.

Også ideen om nulmøder kan bruges som en mulighed. Mentees har mulighed for at lave aftaler med nogle få udvalgte mentorer om korte møder på nogle få minutter, hvor de ved at følge de råd, vi foreslår, lærer mentorerne at kende og i sidste ende træffer deres valg på det grundlag.

Workshops og træning for mentorer og mentees

Ud over selve udvælgelsen af par afhænger mentorprogrammets effektivitet også af engagementet og den rette tilgang hos både mentorer og mentees. Det er derfor værd at tage sig tid til at introducere deltagerne til de principper og metoder, der ligger i mentoring.

Dedikeret træning og workshops bruges ofte til dette formål. Deltagerne skal lære om processens faser, principperne for samarbejde og få viden om værktøjer og teknikker, som de kan bruge, når de er mentorer i organisationen. Det er også vigtigt at vejlede mentees i forhold til deres proaktivitet og initiativ, og mentorer i forhold til passende adfærd som f.eks. ikke at dømme mentees handlinger, undgå at give direkte råd osv.

I Mentiway-platformen får hver deltager adgang til vores vidensbase. I den har vi udarbejdet mere end 80 træningsmaterialer – fra opgaver, øvelser og selvrefleksionsundersøgelser til det, vi mener er de bedste udviklings- og coachingværktøjer og -teknikker.

Derudover har vi forsynet platformen med et proprietært system til automatisk videndosering – Mentibot – som fører automatisk kommunikation med deltagerne og giver tips og værktøjer, efterhånden som processen skrider frem. På den måde bliver mentorer og mentees gradvist introduceret til processen og får til enhver tid den portion viden, de lige har brug for.

Første møde – Mentee-kontrakt og udviklingsmål

Mentees har allerede mødt deres mentorer, alle kender reglerne for programmet, så det er tid til de første møder.

De to første sessioner er særligt vigtige, da de lægger grunden til det videre forhold og samarbejde som par.

Det første møde skal give deltagerne mulighed for at lære hinanden bedre at kende. Mentee fortæller derefter om sine nuværende ansvarsområder, udfordringer, udviklingshistorie og planer for det næste år eller flere år. Mentoren fortæller til gengæld om sine erfaringer og kompetenceområder og lægger særlig vægt på de områder, hvor Mentee har et problem eller ønsker at udvikle sig.

Den første mentorsession er også en mulighed for at bekræfte de principper, der vil være passende for efterfølgende møder, herunder det meget vigtige princip om fortrolighed. En formelkontrakt bruges til dette formål. Det er normalt en PDF med nedskrevne generelle principper – som f.eks. princippet om fortrolighed og andre aftaler mellem deltagerne.

De første mentormøder er også tidspunktet, hvor man taler om udviklingsmål. Det er en meget vigtig fase, og det, der fastlægges her, vil være referencerammen for alle de aktiviteter, der gennemføres som led i programmet.

Mentiway foreslår, hvad en kontrakt bør indeholde, og giver også tips til, hvordan man effektivt udarbejder mål.

Mentor-sessioner

Man kan sige, at det er den egentlige del af processen, mentorernes møde med Mentee. Det er her, magien sker. Som en del af sessionen arbejder parrene sammen om at sætte mål for hvert efterfølgende møde, arbejde sig igennem Mentees udfordringer og diskutere situationer, som Mentee har befundet sig i. Opgaver og hjemmearbejde, som Mentee skal udføre, bruges også ofte.

Platformen Mentiway sikrer, at møderne bliver så produktive som muligt. Mentibot fodrer løbende deltagerne med viden og værktøjer, og selve appen giver mulighed for at planlægge møder, sætte mål og registrere hjemmearbejde. På vigtige tidspunkter henleder appen også opmærksomheden på udvalgte elementer i processen og guider deltagerne endnu mere effektivt gennem programmet. For eksempel minder den i de første sessioner om Mentees kontrakt og udviklingsmål.

Vi har også udstyret platformen med et selvrefleksionsmodul – både for mentorer og mentees. Dine egne observationer, som du skriver ned efter møderne, giver dig mulighed for bedre at assimilere viden og erfaring fra sessionerne. Man kan også vende tilbage til sine egne noter senere i forløbet eller bagefter. For mentorer er selvrefleksion særlig vigtig, da den muliggør en bevidst udvikling i rollen som coach/mentor og danner grundlag for yderligere opbygning af disse kompetencer – f.eks. gennem akkreditering hos EMCC.

Evaluering af mentorprocessen i organisationen

Selv om mentoring er en ret autonom proces, der udføres uafhængigt af mentorparret, er det stadig værd at overvåge for at sikre, at det går efter hensigten.

De værktøjer, der gør dette muligt fra mentorernes side, er interviews og supervisioner – det vil sige individuelle møder og gruppemøder, der gennemføres af akkrediterede supervisorer. Under disse møder diskuterer mentorerne vanskeligheder i processen og løser problemerne.

Derudover er kontakten med Mentee på en måde også et evalueringsværktøj – enten påtvunget – hvor man beder om feedback, eller som følge af Mentees behov, hvor man f.eks. signalerer, at der opstår problemer.

Mentiway giver desuden en række yderligere værktøjer og funktioner, der muliggør mere præcis overvågning af mentorprocessen. Baseret på aktuelle data fra platformen, samt undersøgelser og en tilfredshedsundersøgelse, giver vi programadministratorer information om programmets fremskridt, såsom:

• Procesfremskridt, leverede sessioner og deltagerengagement
• Graden af opfyldelse af Mentees mål
• Tilfredshed hos mentorer og mentees med processen i individuelle sessioner
• Kvantitative parametre for den deklarative udvikling af mentorer i løbet af processen

Alle disse oplysninger er i samlet form synlige i et særligt rapporteringsdashboard for lederen af mentorprogrammet.

Afslutning af mentorprocessen

Ved afslutningen af processen bør hvert mentorpar gøre status over, hvad de har opnået indtil nu, bl.a. ved at vurdere, i hvor høj grad målene er blevet opfyldt, samt deres egen refleksion og give sig selv feedback på hele processen.

Programmet bør også opsummeres af lederen. Det er vigtigt ud fra et forretnings- og teamudviklingsperspektiv. Det er nødvendigt at opsummere, hvad det gennemførte program har givet organisationen, og om det er værd at fortsætte med i fremtiden.

Mentiway indsamler feedback fra deltagerne i slutningen af forløbet og udarbejder både individuelle sammenfatninger – for eksempel i form af en selvrefleksionsdagbog fra mentorer og mentees – og en sammenfatning af hele programmet, hvor der tages højde for, i hvor høj grad målene er blevet opfyldt, deltagernes tilfredshed og en vurdering af deres udvikling.