Parhaat välineet mentorointiohjelman järjestämiseen

Mentorointiohjelman järjestäminen, olipa kyse yrityksestä, yliopistosta tai muusta organisaatiosta, on prosessi, ja se edellyttää tiettyä prosessinomaista lähestymistapaa. Varsinkin kun kyseessä on osallistujien määrän kannalta suuri ohjelma, se voi olla hieman haastavaa. Tällaisissa tapauksissa kannattaa käyttää työkaluja, joilla prosessia voidaan alkaa optimoida. Sekä järjestäjien että osallistujien – mentoreiden ja mentoroitavien – kannalta.

Tässä artikkelissa esittelen joitakin välineitä, jotka voivat helpottaa mentorointiohjelman toteuttamista, hallinnointia ja arviointia ja jotka ovat jopa välttämättömiä, kun ohjelmia järjestetään suuremmassa mittakaavassa (jo yli 10 paria).

1. Mentiway – oma alusta mentorointiohjelman järjestämiseen 

Olen ensinnäkin ottanut mukaan työkalun, joka on tarkoitettu juuri tähän tarkoitukseen eli mentorointiohjelman järjestämiseen ja hallinnointiin.

Mentiway on esimerkki tämäntyyppisestä työkalusta, joka tarjoaa suurimmat mahdollisuudet ja aikasäästöt ja yksinkertaistaa samalla koko prosessia merkittävästi kokoamalla kaikki toiminnot ja tiedot yhteen paikkaan.”  

Mentiway -alusta sisältää jo kaikki alla luetellut työkalut ja muita:

• Ohjelman käynnistämiseen liittyvät valmiit toiminnallisuudet – tiedotussivu, rekrytointilomakkeet, mekanismit osallistujien yhdistämiseksi mentorointia varten.
• Laaja tietopohja ja erilaiset mekanismit, joiden avulla osallistujat voivat omaksua ajatuksen mentoroinnista ja toteuttaa prosessit standardien mukaisesti.
• Toiminnot, jotka tukevat osallistujia prosessin aikana ja helpottavat ja nopeuttavat kokousten järjestämistä – istuntokalenteri, aikataulutus, muistiinpanot, yhteenvedot, valmiit ehdotetut kohdat, jotka voidaan ottaa esille kussakin istunnossa.
• Kyky seurata prosesseja jatkuvasti ja tehdä yhteenveto koko ohjelmasta sen päättyessä.

Lisätietoja Mentiway-mentorointialustasta saat täältä. 

2 Google / Microsoft Forms – osallistujien rekrytointi 

Osallistujien näkökulmasta jokainen mentorointiohjelma alkaa tiedotusvaiheella ja mentoreiden ja mentoroitavien rekrytoinnilla. Kun kyseessä on muutama henkilö, hakemukset voidaan todennäköisesti kerätä sähköpostitse tai jopa henkilökohtaisesti, mutta kun kyseessä on kymmeniä tai useita kymmeniä potentiaalisia osallistujia, on tarpeen käyttää rekrytointia helpottavaa välinettä. Google Workspace- tai Office 365 -toimistojärjestelmiin sisältyvät ratkaisut voivat auttaa. Nämä ovat Google Forms ja Microsoft Forms.

Molemmat työkalut tarjoavat mahdollisuuden luoda kyselytutkimuksia, jotka sisältävät minkä tahansa kysymysluettelon, joka on jaoteltu sivuihin ja joissa otetaan huomioon erityyppiset vastaukset. Molemmat työkalut mahdollistavat myös rekrytoinnin jälkeisten tietojen viennin taulukoihin, mikä helpottaa hakemusten keräämistä ja analysointia;

Mentorointiohjelmaan rekrytoitaessa (joko lomakkeiden avulla tai ilman) kannattaa kysyä muun muassa seuraavaa:

• aiempi kokemus ohjelmasta – lisäkoulutuksesta voidaan päättää tämän perusteella,
• yrityksen osasto – tältä pohjalta voit yrittää yhdistää ihmisiä eri tiimeistä,
• aseman taso yrityksessä,
• alat, joita mentoroitavat voivat kehittää, ja alat, joiden osaamista mentorit voivat jakaa – molempien alojen luettelon pitäisi olla sama, ja niiden vertailu on tehokkain tapa ehdottaa automaattisesti mentorointipareja.

3. Excel – paritus 

Seuraava vaihe mentorointiohjelmassa on parityöskentely. Tässä vaiheessa voit joko käyttää mentoroitavien tekemiä mentorivalintoja (siitä hetken kuluttua) tai muodostaa pareja manuaalisesti täytettyjen lomakkeiden perusteella.

Toisessa vaihtoehdossa ainoa tehokas ratkaisu on luultavasti yksinkertaisesti Excel ja oman menetelmän kehittäminen osallistujien yhdistämiseksi. Tämä edellyttää luultavasti osallistujien suodattamista, heidän vertailuaan osaamisalueiden mukaan tai oman pisteytyksen laatimista. Valitettavasti suuremmassa mittakaavassa mahdollisten pariyhdistelmien määrä on niin suuri, että niiden yhdistäminen manuaalisesti jopa Excelin avulla on hyvin monimutkaista ja voi viedä pitkiä tunteja. Vaikka käytössä olisi vain 10 mentoria ja 10 mentoroitavaa, on mahdollista luoda jopa useita miljoonia parivaihtoehtoja.

Mentiway-työkalussa luotamme omaan yhdistämismekanismiin, jossa käytetään pisteytystä ja satojen tuhansien simulaatioiden suorittamista etsiessämme sellaista osallistujien jakautumista, joka parhaiten yhdistää Menteesin tarpeet ja Mentoreiden valmiudet.  

4. Airtable – mentoreiden valinta mentoroitavaksi 

Vaihtoehto manuaaliselle yhdistämiselle on antaa osallistujille mahdollisuus valita omat parinsa. Yleisin lähestymistapa on, että mentorit valitaan mentoreiden kautta. 

Tällaisen prosessin mahdollistamiseksi on tarpeen antaa mentoreiden hakemustiedot mentoroitavien käyttöön. Tämä voidaan tehdä joko yrityksen sisäisen intranetin kautta tai käyttämällä työkaluja, jotka helpottavat tällaisten tietokokonaisuuksien hallintaa ja visualisointia.

Esimerkki on Airtable. Tässä on melko helppoa tuoda Mentoreiden tietoja ja näyttää ne esimerkiksi zoomattavina kortteina ja määrittää mikä tahansa toiminto – kuten sähköpostin lähettäminen tai mukautetun skriptin suorittaminen.

5. Kalenteri – kokousten seuranta 

Kokemuksesta tiedämme, että mentorointi edellyttää tietoisia osallistujia, joilla on korkea motivaatio ja halu kehittyä. Kuitenkin käy niin, että motivoituneillakin ihmisillä menee huonommin ja he tarvitsevat kontaktia ja lempeää motivaatiota. Mentorointiprosessin aikana sattuu myös ongelmia, joita pariskunnat eivät pysty yksin käsittelemään. Järjestäjien tulisikin jatkuvasti seurata mentorointiprosesseja ja reagoida, jos he huomaavat tällaisia haasteita. 

Tässä meillä on valittavana periaatteessa kahdenlaisia työkaluja. 

Ensimmäinen on kalenterointi ja seuranta, että mentorointikokoukset toteutetaan pareittain. On hyvä käytäntö mahdollisesti reagoida ja ottaa yhteyttä mentorointipariin, jos tapaamisten välillä on yli 30 päivää. 

Toinen väline on yksinkertaisesti ottaa yhteyttä jokaiseen ohjelmaan osallistujaan henkilökohtaisesti ja pyytää palautetta pidetyistä tapaamisista, arvioidusta sitoutumisen tasosta mentorointiohjelmaan ja tyytyväisyydestä istuntoihin. Tällaisia keskusteluja kannattaa käydä vähintään kaksi kertaa prosessin aikana.  

Mentiwayn palvelulomakkeessa järjestäjillä on live-näkymä mentorointiparien luettelosta, jossa on tiedot siitä, milloin edellinen tapaaminen on pidetty ja miten osallistujat arvioivat tyytyväisyytensä istuntoon. 

6. Google Drive / Dropbox – materiaalien jakaminen 

Mentorointiohjelmassa on myös hyödyllistä, että on olemassa väline tai paikka, jossa materiaalia voidaan jakaa. Nämä ovat yleensä koulutusten ja työpajojen esityksiä. Mielestäni ehdoton minimi tässä yhteydessä on tarjota mentorointipareille materiaalia, kuten: 

• sopimus mentorointiprosessissa,
• eettiset periaatteet ja oikeudenkäyntejä koskevat perusperiaatteet,
• esitys, jossa esitellään mentorointi ja selitetään, mitä mentorointi on, mentorin ja mentoroitavan tehtävät ja vastuut jne.

Usein mentorointiohjelman aikana järjestäjät kutsuvat osallistujat muihin koulutustilaisuuksiin, jotka liittyvät heidän tarpeisiinsa. Näiden tapaamisten materiaalit on hyvä laittaa helposti saataville myös osallistujille. 

7. Google / Microsoft Forms – kyselyt lopussa 

Lopuksi palaamme aiemmin mainittuihin Googlen tai Microsoftin lomakkeisiin, mutta tällä kertaa ne koskevat palautteen keräämistä ohjelmasta. Ennen kuin mentorointiohjelma virallisesti päättyy, on syytä tehdä kysely osallistujien keskuudessa ohjelman arvioimiseksi, sen yhteenvedon tekemiseksi ja oppien keräämiseksi tulevaisuutta varten.

Tällaisessa tutkimuksessa on hyödyllistä kysyä: 

• missä määrin ohjelman tavoitteet on saavutettu,
• mielipiteesi koko prosessista,
• mielipide siitä, miten tyytyväisiä järjestäjät ovat olleet prosessin valmisteluun,
• On myös syytä antaa tilaa huomautuksille mahdollisista parannuksista ohjelman tuleviin numeroihin.

Lopuksi 

Olen esitellyt artikkelissa joitakin ideoita työkaluista, joita voit käyttää apuna mentorointiohjelman järjestämisessä, erityisesti jos siihen kuuluu 10 tai useampia mentorointipareja. Toivon, että jotkut niistä innostavat sinua. 

Samalla kannustan sinua tutustumaan mentorointialusta Mentiway, joka, kuten alussa mainitsin, on omistettu mentorointiohjelman hallinnointiin ja täyttää kaikki edellä mainittujen työkalujen edellytykset. 

Kannustan sinua myös lataamaan mentorointiohjelman tarkistuslistan, josta löydät helposti ymmärrettävässä muodossa kaikki asiat, jotka sinun tulisi ottaa huomioon järjestäessäsi omaa mentorointiohjelmaasi.