Mentorointi: monipuolinen työkalu, joka vastaa organisaatioiden tarpeisiin
All articles published on the Mentiway blog are written by human mentoring consultants. AI systems are used solely for translation and image generation.
Miksi organisaatio haluaa käynnistää mentorointiohjelman? Tämä kysymys kannattaa esittää jokaisen ohjelman suunnittelun lähtökohdaksi. Ei osallistujien määrä, tapaamisaikataulu tai alustavalinta, vaan tarve, johon mentoroinnilla halutaan vastata.
Tulevien johtajien kehittäminen, työntekijöiden valmistaminen uusiin rooleihin, osaajien sitouttaminen, tiedon siirtäminen tiimien välillä vai sukupolvien välisen yhteistyön parantaminen? Jokainen näistä tavoitteista voi olla peruste mentoroinnin käynnistämiselle. Kukin niistä kuitenkin edellyttää hieman erilaista lähestymistapaa.
Konferenssissa Mentoring Program Excellence nousi vahvasti esiin ajatus siitä, että mentoroinnista itsestään ei kannata laatia liiketoimintaperusteluja. Ne kannattaa laatia sille liiketoimintatavoitteelle, jota mentoroinnilla halutaan tukea. Tämä näkökulman muutos auttaa paitsi vakuuttamaan organisaation ohjelman käynnistämisen tarpeellisuudesta myös ennen kaikkea suunnittelemaan ohjelman niin, että se on osallistujille mielekäs ja tuottaa yritykselle arvoa.
Pähkinänkuoressa
- Aloita ongelmasta: suunnittele mentorointi konkreettisen organisaatiotavoitteen ympärille.
- Muodon ja osallistujien valinnan tulisi pohjautua tavoiteltuun muutokseen, ei trendiin.
- Arvioinnissa yhdistetään osallistujien kokemuksia koskevat tiedot liiketoiminnan tuloksiin.
- Mentiway-alusta tukee mentorointiohjelmien hallinnointia: rekrytointia, parien muodostamista, tapaamisten dokumentointia ja raportointia. Näin tuloksia on helpompi mitata ja prosessi pitää organisaation tavoitteiden mukaisena. Ota yhteyttä Mentiwayhin
- Lue myös aiheeseen liittyviä artikkeleita:
- Yrityksen mentorointiohjelma – miten se suunnitellaan, toteutetaan ja kehitetään? Käytännön opas HR-ammattilaisille
- Miten mentoroinnin vaikuttavuutta mitataan? KPI-mittarit, tunnusluvut ja todella merkityksellinen data
- Miten mentorin ja aktorin parinmuodostus todella toimii? Mentoroinnin parinmuodostus kulissien takana
Älä aloita ohjelmasta. Aloita ongelmasta
Mentorointia käytetään yhä enemmän henkilöstön kehittämisen ja osaajien johtamisen välineenä. On kuitenkin helppo sortua pitämään sitä itseisarvona. Organisaatio päättää käynnistää ohjelman, koska mentorointi on arvostettu kehittämismenetelmä, muut yritykset ovat jo ottaneet sen käyttöön tai työntekijät ovat ilmaisseet kiinnostuksensa tällaiseen hankkeeseen.
Se on hyvä lähtökohta keskustelulle, mutta ei riitä tehokkaan prosessin suunnitteluun.
Ennen ohjelman käynnistämistä kannattaa vastata muutamaan kysymykseen: Mikä on organisaatiolle tällä hetkellä haaste? Keitä se koskee? Mitä muutosta tarvitsemme? Miten mentorointi voi auttaa sen saavuttamisessa?
Ohjelman tavoitteiden määrittely ensimmäisenä vaiheena
Jos yritys haluaa kehittää tulevia johtajia, ei riitä, että ohjelmaan kutsutaan ryhmiä suuren potentiaalin omaavia työntekijöitä ja heidät yhdistetään kokeneempien työntekijöiden kanssa. On määriteltävä, mitä osaamista he tarvitsevat, millaisia haasteita heillä on edessään ja miten mentorointi voi tukea heidän valmistautumistaan uusiin vastuisiin.
Jos tavoitteena on tiedon siirtäminen, on puolestaan tärkeää löytää tarvittavan kokemuksen omaavat henkilöt ja luoda edellytykset sen siirtämiselle. Kun organisaatio haluaa parantaa sukupolvien välistä yhteistyötä, kannattaa pohtia, onko ratkaisuna perinteinen mentorointi, käänteismentorointi vai kenties näiden yhdistelmä.
Yhtä kaikille sopivaa mentorointiohjelmaa, joka vastaisi yhtä hyvin kaikkiin näihin tarpeisiin, ei ole. Siksi ensin kannattaa määritellä tavoiteltu muutos ja valita vasta sen jälkeen mentoroinnin muoto, osallistujat ja prosessin toteutustapa.
Mihin organisaation haasteisiin mentorointi voi auttaa löytämään ratkaisun?
Mentorointi voi tukea organisaation toimintaa monilla osa-alueilla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että se olisi joka tilanteessa paras ratkaisu tai takaisi yksinään odotetut tulokset. Sen tehtävänä on tukea tiettyä kehitysprosessia.
- Tulevien johtajien kehittäminen ja seuraajasuunnittelu. Organisaatiot tarvitsevat ihmisiä, jotka ovat valmiita siirtymään uusiin tehtäviin, ottamaan vastuuta ja tekemään yhä monimutkaisempia päätöksiä. Pelkkä potentiaalisten työntekijöiden tunnistaminen ei vielä tarkoita, että he ovat valmiita etenemään urallaan. Mentorointi voi auttaa heitä ymmärtämään paremmin johtamisen haasteita, kehittämään johtamisosaamistaan ja tarkastelemaan päätöksiä kokeneempien kollegoiden näkökulmasta. Se tarjoaa myös tilaa keskustella tilanteista, joita ei voida harjoitella täysin koulutuksessa. Tällöin kannattaa mitata ohjelmaan tyytyväisyyden lisäksi valittujen osaamisalueiden kehittymistä, valmiutta ottaa uusia vastuita sekä osallistujien myöhempiä urapolkuja organisaatiossa. Kerromme aiheesta lisää artikkelissa, joka käsittelee osaajien kehittämistä yrityksen sisällä.
- Osaamisen ja kokemuksen siirtäminen. Organisaatiossa osaaminen ei aina löydy dokumenteista, toimintatavoista ja järjestelmistä. Osa kokemuksesta on vaikea pukea sanoiksi. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi epätavallisten ongelmien ratkaisukeinot, päätöksenteko epäselvissä tilanteissa ja yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa. Mentorointi voi helpottaa tällaisen osaamisen siirtymistä työntekijöiden, osastojen ja toimipaikkojen välillä. Se on erityisen arvokasta silloin, kun yritys haluaa pienentää tärkeän osaamisen menettämisen riskiä tai hyödyntää paremmin pitkään organisaatiossa työskennelleiden ihmisten kokemusta. Pelkkä kokeneen työntekijän ja oppimishaluisen henkilön yhdistäminen ei riitä. Tarvitaan selkeät tavoitteet, sopivat parit sekä olosuhteet, jotka kannustavat avoimeen keskusteluun. On myös hyvä muistaa, ettei osaamisen siirtämisen tarvitse tarkoittaa yksisuuntaista tiedon jakamista. Vähemmän kokeneet kollegat voivat tuoda mukanaan uusia näkökulmia ja osaamista.
- Osaajien pitäminen organisaatiossa ja kehittäminen. Arvokkaiden työntekijöiden pitäminen organisaatiossa ei ole pelkästään palkasta tai eduista kiinni. Tärkeitä ovat myös kehittymismahdollisuudet, palautteen saaminen ja tunne siitä, että organisaatiossa voi rakentaa omaa tulevaisuuttaan. Mentorointi voi auttaa työntekijöitä määrittämään kehityssuuntaansa, tunnistamaan vahvuutensa ja suunnittelemaan uransa seuraavia askeleita. Se voi myös auttaa organisaatiota ymmärtämään paremmin osallistujien tarpeita ja luomaan edellytyksiä heidän jatkokehitykselleen. Mentorointiin osallistumisen ei kuitenkaan pidä automaattisesti olettaa lisäävän henkilöstön pysyvyyttä. Jos yritys haluaa selvittää, onko sillä tällainen vaikutus, sen kannattaa analysoida työntekijöiden palvelusaikaa koskevia tietoja ja verrata niitä muihin tietoihin huomioiden ohjelmaan osallistuvien ja muiden työntekijöiden väliset erot.
- Sukupolvien välinen yhteistyö ja uusien taitojen kehittäminen. Teknologian muutokset, uudet työskentelytavat ja työntekijöiden moninaiset kokemukset tarkoittavat, että organisaatioissa tarvitaan tiedon jakamista moneen suuntaan. Yksi tapa vastata tähän tarpeeseen voi olla käänteismentorointi eli mentorointi toisin päin. Tässä mallissa vähemmän aikaa organisaatiossa työskennellyt tai tietyssä tehtävässä vähemmän kokemusta omaava henkilö voi jakaa tietoa kokeneemmalle kollegalle esimerkiksi uusista teknologioista, digitaalisista työkaluista tai nuorempien sukupolvien näkökulmista. Kyse ei ole vain vaihtoehtoisesta ohjelmamuodosta. Se voi auttaa vastaamaan tiettyyn organisaation haasteeseen: miten kehittää digitaalisia taitoja, ymmärtää paremmin eri työntekijäryhmien tarpeita ja luoda tilaa vastavuoroiselle oppimiselle. Onnistuminen edellyttää molempien osapuolten avoimuutta ja tietoista suhtautumista suhteeseen. Käänteismentorointi edellyttää osallistujien yhteensovittamisen lisäksi valmiutta oppia asemasta tai palvelusajasta riippumatta. Kirjoitimme lisää käänteismentoroinnista tässä asiantuntija-artikkelissa.
Miten organisaation tarve muutetaan konkreettiseksi mentorointiohjelmaksi?
Kun organisaatio tietää, minkä ongelman se haluaa ratkaista, se voi siirtyä ohjelman suunnitteluun. Tässä vaiheessa kannattaa yhdistää liiketoiminnan näkökulma osallistujien tarpeisiin. Organisaation tavoite määrittää suunnan, mutta yksittäisten aktorien tavoitteet vaikuttavat merkittävästi kunkin parin työskentelyyn.
Käytännössä kannattaa käydä läpi kolme vaihetta.
Ensimmäiseksi: määrittele, mitä muutosta tavoitellaan. Yleisen ”henkilöstön kehittämisen” sijaan kannattaa täsmentää, minkä konkreettisen asian halutaan muuttuvan. Tavoitteena voi olla esimerkiksi esihenkilöosaamisen kehittäminen, parempi valmistautuminen ylennykseen, muiden osastojen toiminnan tuntemuksen lisääminen tai uusien työntekijöiden perehdytyksen tehostaminen.
Toiseksi: sovita ohjelma tavoitteeseen. Tuleville johtajille suunnattu ohjelma edellyttää erilaista osallistujaryhmää, sopivia valintakriteerejä ja työskentelytapoja kuin tiedonsiirtoon tai digitaalisten taitojen kehittämiseen keskittyvä aloite. On myös tärkeää valmentaa mentoreita, määritellä prosessin selkeät pelisäännöt ja luoda edellytykset turvallisen suhteen rakentumiselle.
Kolmanneksi: päätä, miten ohjelman tuottama arvo tunnistetaan. Mittareiden tulisi perustua tavoitteeseen, eikä niitä pidä valita vasta ohjelman päätyttyä. Jos organisaatio haluaa kehittää johtajia, tarvitaan erilaisia mittareita kuin perehdytyksen tai tiedonsiirron mittaamiseen.
On myös tärkeää, ettei mentorointia käsitellä muista HR-toiminnoista irrallisena hankkeena. Siitä on eniten hyötyä, kun se täydentää laajempaa kehittämisen kokonaisuutta, kuten talent-ohjelmia, urapolkuja, seuraajasuunnittelua, perehdytystä tai osaamisen kehittämistä.
Lisää käytännön vinkkejä löydät oppaastamme: ”Mentorointiohjelma yrityksessä – miten suunnitella, toteuttaa ja kehittää sitä?”.
Miten mitata tuloksia sekoittamatta toimintaa vaikutuksiin?
Osallistujien ja toteutuneiden tapaamisten määrä tai loppuun vietyjen ohjelmakierrosten määrä kertoo ohjelman laajuudesta ja prosessin etenemisestä. Se ei kuitenkaan vastaa tärkeimpään kysymykseen: auttoiko mentorointi saavuttamaan tavoitteen, jota varten se käynnistettiin?
Vaikutuksia kannattaa tarkastella usealla tasolla. Ensimmäinen taso koskee ohjelman toteutusta: parien aktiivisuutta, tapaamisten säännöllisyyttä, eri vaiheiden läpivientiä ja osallistujien sitoutumista.
Toinen taso liittyy mentoroitavien ja mentoreiden kokemuksiin ja kehittymiseen. Esimerkkejä ovat tyytyväisyys, henkilökohtaisten tavoitteiden saavuttaminen ja tiettyjen osaamisalueiden kehittyminen.
Kolmas taso liittyy organisaation tavoitteeseen, kuten sisäiseen liikkuvuuteen, uusiin tehtäviin valmistautumiseen, henkilöstön pysyvyyteen tai tiedonsiirtoon.
Teknologian mahdollistamat mentoroinnin tulokset ja arviointi
Kaikissa ohjelmissa ei tarvita samoja mittareita. Lisäksi jos organisaatiossa havaitaan ylennysten lisääntyvän tai henkilöstön pysyvyyden paranevan, se ei automaattisesti tarkoita, että mentorointi olisi yksin tämän ansiota. Tuloksiin vaikuttavat myös muut HR-toiminnot, markkinatilanne, organisaatiomuutokset ja työntekijöiden henkilökohtaiset päätökset.
Hyvin suunnitellun arvioinnin avulla voidaan siis paitsi osoittaa myönteisiä tuloksia myös ymmärtää paremmin, mikä toimi, mitä on kehitettävä ja miten ohjelman tulevia toteutuskertoja voidaan kehittää.
Mentiwayn tutkimuksessa ”Mentorointikokemus organisaatioissa” keräsimme 613 kyselyvastausta 43 mentorointiohjelmasta. Tulokset osoittavat, että osallistujat kokevat mentoroinnin tuovan monenlaisia hyötyjä, kuten laajemman näkökulman, paremman itsetuntemuksen ja uusia ihmissuhteita. Tämä antaa arvokasta tietoa prosessin merkityksestä, mutta osallistujien myönteinen palaute yksinään ei korvaa liiketoimintatulosten mittaamista. Molempia tietotyyppejä tulisi analysoida yhdessä. Lue lisää tästä lähestymistavasta artikkelista, joka käsittelee mentoroinnin vaikuttavuuden, KPI-mittareiden, mittareiden ja datan mittaamista.
Teknologinen tuki vastauksena organisaation haasteisiin
Jotta mentorointi vastaisi organisaation erityistarpeisiin, sen toteuttamisen on oltava myös sujuvaa ja tehokasta. Tämä on erityisen tärkeää suurissa yrityksissä, joissa ohjelma kattaa useita osastoja ja toimipaikkoja sekä kymmeniä tai jopa satoja mentorointipareja.
Teknologia voi tukea prosessin organisointia aina osallistujien rekrytoinnista ja yhteensovittamisesta tavoitteiden työstämiseen ja edistymisen seurantaan sekä tietojen keräämiseen ja raporttien laatimiseen. Näin ohjelman koordinaattorit voivat käyttää vähemmän aikaa manuaalisten tehtävien hallintaan ja havaita helpommin huomiota vaativat osa-alueet.
Pelkkä alusta ei korvaa selkeästi määriteltyä tavoitetta, osallistujien asianmukaista valmistautumista tai mentorointisuhteen laatua. Se ei myöskään automaattisesti tee ohjelmasta vaikuttavaa. Se on työkalu, joka tukee huolellisesti suunniteltua prosessia.
Juuri tällaisesta lähestymistavasta Mentiwayn toiminta lähtee. Tuemme organisaatioita mentorointiohjelmien toteuttamisessa. Tähän kuuluvat osallistujien rekrytointi, parien muodostaminen, osallistujien aktivointi, prosessin seuranta ja tulosten mittaaminen. Mentiway auttaa järjestämään mentorointia laajassa mittakaavassa, mutta lähtökohtana tulee silti olla organisaation ja ohjelmaan osallistuvien ihmisten tarpeet.
Mentoroinnissa on järkeä, kun sen tavoite on selkeä
Kaikki organisaatiot eivät tarvitse samanlaista mentorointiohjelmaa. Yksi haluaa kehittää tulevia johtajia, toinen varmistaa tiedon siirtymisen ja kolmas tukea perehdyttämistä tai sukupolvien välistä yhteistyötä. Mentorointi voi olla arvokas keino kaikissa näissä tapauksissa, mutta sen vaikuttavuus riippuu siitä, kuinka hyvin ohjelma räätälöidään tavoitteeseen sopivaksi.
Siksi ennen ohjelman käynnistämistä kannattaa ottaa askel taaksepäin ja kysyä paitsi ”miten mentorointi järjestetään?”, myös ennen kaikkea ”mitä haluamme sen avulla muuttaa?”.
Vasta sitten voidaan valita osallistujat harkitusti, suunnitella prosessi, laatia säännöt ja määritellä onnistumisen mittarit. Näin mentorointi lakkaa olemasta vain yksi kohta HR-kalenterissa ja siitä tulee osa laajempaa organisaation kehittämissuunnitelmaa.
Haluatko suunnitella organisaatiosi tarpeisiin sopivan mentorointiohjelman? Keskustele kanssamme siitä, mitä tavoitteita mentoroinnilla voidaan tukea ja miten ne voidaan muuttaa hyvin suunnitelluksi prosessiksi.
Usein kysytyt kysymykset: mentorointiohjelman tavoitteet
Voiko mentoroinnilla ratkaista kaikki organisaation ongelmat?
Ei. Mentorointi toimii parhaiten osaamisen kehittämisessä, tiedon ja kokemusten jakamisessa, suhteiden rakentamisessa ja työntekijöiden valmentamisessa uusiin tehtäviin. Se ei korvaa esimerkiksi prosessimuutoksia, riittäviä resursseja tai organisaatiokulttuurista johtuvien ongelmien ratkaisuja. Siksi ennen ohjelman käynnistämistä kannattaa varmistaa, vastaako mentorointi todella tunnistettuun tarpeeseen.
Miten mentorointiohjelman tavoite määritellään yrityksessä?
Kannattaa aloittaa organisaation kohtaamasta haasteesta. Tavoitteena voi olla tulevien johtajien kehittäminen, tiedon siirtäminen, perehdyttämisen tukeminen, osaajien kehittäminen tai tiimien välisen yhteistyön parantaminen. Määrittele seuraavaksi, millaista muutosta tavoittelet, keitä ohjelmaan tulisi osallistua ja miten tiedät sen olleen tehokas.
Mitä liiketoiminnan tavoitteita mentorointi voi tukea?
Mentorointi voi tukea muun muassa johtamisosaamisen kehittämistä, ylennykseen valmistautumista, seuraajasuunnittelua, osaajien kehittämistä, tiedonsiirtoa, perehdytystä ja sukupolvien välistä yhteistyötä. Tavoitteiden tulisi perustua organisaation tarpeisiin, ei oletukseen siitä, että jokaisen mentorointiohjelman pitäisi tuottaa samat tulokset.
Miten mentorointiohjelman vaikuttavuutta mitataan?
Mittareiden tulisi vastata ohjelman tavoitteita. Voit arvioida kehitystavoitteiden saavuttamista, tiettyjen osaamisalueiden kehittymistä, osallistujien tyytyväisyyttä, tapaamisten säännöllisyyttä, parien yhteensopivuutta tai valmiutta ottaa vastaan uusia tehtäviä. Jos ohjelman tarkoituksena on tukea liiketoiminnan tavoitteita, kuten henkilöstön pysyvyyttä tai sisäistä liikkuvuutta, myös organisaation kannalta olennaisia tietoja kannattaa seurata. Muista kuitenkin, etteivät muutokset näissä mittareissa välttämättä johdu yksinomaan mentoroinnista.
Pitäisikö mentoroinnin olla osa HR-strategiaa?
Kyllä, jos sillä halutaan tukea organisaation pitkän aikavälin tavoitteita. Mentorointiohjelma voi täydentää osaamisen johtamiseen, seuraajasuunnitteluun, johtamisen kehittämiseen, perehdytykseen tai urapolkujen suunnitteluun liittyviä toimia. Kun mentorointi sisällytetään laajempaan strategiaan, on helpompi asettaa painopisteitä, saada oikeat ihmiset mukaan ja arvioida tuloksia.
Riittääkö mentorointialusta tekemään ohjelmasta vaikuttavan?
Ei. Alusta voi sujuvoittaa osallistujien rekrytointia, mentorien ja mentoroitavien yhdistämistä, tapaamisten järjestämistä, edistymisen seurantaa ja raportointia. Se ei kuitenkaan korvaa selkeästi määriteltyä tavoitetta, osallistujien asianmukaista valmistelua eikä mentorointisuhteen laatua. Teknologia tukee prosessia, mutta sen arvo riippuu myös ohjelman suunnittelusta ja toteutuksesta.
