Mentorálás: univerzális eszköz a szervezeti igények kielégítésére

A Mentiway blog minden cikkét mentorálási szakértőink írják – emberek, nem mesterséges intelligencia. A mesterséges intelligenciát kizárólag fordításra és képgenerálásra használjuk.

Miért szeretne a szervezet mentorprogramot indítani? Ez az a kérdés, amellyel minden program megtervezését kezdeni kell. Nem a résztvevők számával, a találkozók ütemezésével vagy a platform kiválasztásával, hanem azzal az igénnyel, amelyre a mentorálásnak választ kell adnia.

A jövő vezetőinek fejlesztése, a munkatársak felkészítése új szerepkörökre, a tehetségek megtartása, a csapatok közötti tudásátadás vagy a generációk közötti együttműködés javítása? E célok mindegyike indokolhatja mentorprogram indítását. Mindegyikhez azonban kissé eltérő megközelítésre van szükség.

A Mentoring Program Excellence konferencián nagy visszhangra talált az a gondolat, hogy nem magát a mentorálást érdemes üzleti szempontból megindokolni. Annak az üzleti célnak az alátámasztása éri meg, amelyet a mentorálás támogatni hivatott. Ez a szemléletváltás nemcsak abban segít, hogy meggyőzzük a szervezetet a program elindításáról, hanem mindenekelőtt abban, hogy úgy alakítsuk ki, hogy az értelmes legyen a résztvevők számára, és értéket teremtsen a vállalatnak.

Röviden

• Induljon ki a problémából: a mentorprogramot konkrét szervezeti cél köré tervezze meg.
• A formátum és a résztvevők kiválasztása a várt változásból következzen, ne egy trendből.
• Az értékelés a résztvevők tapasztalataira vonatkozó adatokat az üzleti eredményekkel ötvözi.

---

• A Mentiway platform támogatja a mentorprogramok kezelését: a toborzást, az összepárosítást, a találkozók dokumentálását és a jelentéskészítést, ami segít mérni az eredményeket, és biztosítani, hogy a folyamat összhangban maradjon a szervezet céljával. Vegye fel a kapcsolatot a Mentiwayjel

---

• Kapcsolódó cikkek:
  • Vállalati mentorprogram – hogyan tervezzük meg, vezessük be és fejlesszük tovább? Gyakorlati útmutató HR-szakembereknek
  • Hogyan mérhető a mentorálás hatékonysága? KPI-k, mutatók és valóban fontos adatok
  • Hogyan történik valójában a mentorok és mentoráltak összepárosítása? A párosítás a mentorálásban a kulisszák mögött

Ne a programmal kezdje. A problémából induljon ki.

A mentorálást egyre gyakrabban alkalmazzák a munkavállalók fejlesztésének és a tehetséggondozásnak az eszközeként. Könnyű azonban abba a csapdába esni, hogy önmagáért való célnak tekintsük. Egy szervezet azért indít programot, mert értékes fejlesztési módszernek tartja a mentorálást, más vállalatok már bevezették, vagy a munkavállalók érdeklődnek egy ilyen kezdeményezés iránt.

Ez jó kiindulópont egy beszélgetéshez, de nem elegendő egy hatékony folyamat megtervezéséhez.

A program elindítása előtt érdemes megválaszolni néhány kérdést: Jelenleg mi jelent kihívást a szervezet számára? Kikre van hatással? Milyen változásra van szükségünk? És hogyan segíthet ennek elérésében a mentorálás?

A program céljainak meghatározása első lépésként

Ha egy vállalat jövőbeli vezetőket szeretne fejleszteni, nem elég meghívni a programba a nagy fejlődési potenciállal rendelkező munkavállalók csoportjait, és tapasztaltabb kollégákkal összepárosítani őket. Meg kell határozni, milyen kompetenciákra lesz szükségük, milyen kihívások várnak rájuk, és hogyan támogathatja a mentorálás az új feladatkörökre való felkészülésüket.

Ha a cél a tudásátadás, akkor fontos megtalálni azokat, akik rendelkeznek a szükséges tapasztalattal, és megteremteni annak feltételeit, hogy ezt továbbadhassák. Ha pedig egy szervezet a generációk közötti együttműködést szeretné javítani, érdemes mérlegelni, hogy a hagyományos mentorálás, a fordított mentorálás vagy esetleg a két forma kombinációja jelenti-e a megoldást.

Nincs olyan univerzális mentorprogram, amely egyformán jól megfelelne mindezeknek az igényeknek. Ezért először a kívánt változást kell meghatározni, és csak utána kiválasztani a mentorálás formáját, a résztvevőket és a folyamat lebonyolításának módját.

Milyen szervezeti problémák megoldásában segíthet a mentorálás?

A mentorálás a szervezet működésének számos területét támogathatja. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden esetben ez lenne a legjobb megoldás, vagy hogy önmagában garantálná a várt eredményeket. A szerepe egy konkrét fejlesztési folyamat támogatása.

1. Jövőbeli vezetők fejlesztése és utódlás. A szervezeteknek olyan munkatársakra van szükségük, akik készen állnak arra, hogy új szerepköröket vállaljanak, felelősséget vegyenek át, és egyre összetettebb döntéseket hozzanak. Azon munkatársak azonosítása, akikben megvan a potenciál, még nem jelenti azt, hogy készen állnak az előléptetésre. A mentorálás segíthet nekik jobban megérteni a vezetői munka kihívásait, fejleszteni vezetői kompetenciáikat, és tapasztaltabb kollégáik szemszögéből megvizsgálni a döntéseket. Emellett teret ad olyan helyzetek megbeszélésére is, amelyeket a képzések során nem lehet teljes mértékben gyakorolni. Ilyen esetben érdemes nemcsak a programmal való elégedettséget mérni, hanem a kiválasztott kompetenciák fejlődését, az új felelősségi körök vállalására való felkészültséget, valamint a résztvevők szervezeten belüli későbbi pályafutását is. Erről bővebben írtunk a vállalaton belüli tehetségek fejlesztéséről szóló cikkünkben.
2. Tudás- és tapasztalatátadás. Egy szervezetben a tudás nem mindig dokumentumokban, eljárásokban és rendszerekben található meg. Bizonyos tapasztalatokat nehéz szavakba önteni. Ilyen például a nem szokványos problémák megoldása, a döntéshozatal bizonytalan helyzetekben, illetve az együttműködés különböző érdekelt felekkel. A mentorálás megkönnyítheti az ilyen tudás átadását a munkatársak, részlegek és telephelyek között. Különösen értékes lehet ott, ahol a vállalat csökkenteni szeretné a fontos szakmai tudás elvesztésének kockázatát, vagy jobban ki szeretné használni a szervezetben hosszú évek óta dolgozó munkatársak tapasztalatát. Önmagában nem elég, ha egy tapasztalt munkatársat összepárosítanak valakivel, aki tanulni szeretne. Világos célokra, megfelelő párosításra és a nyílt beszélgetést ösztönző feltételekre van szükség. Azt is érdemes szem előtt tartani, hogy a tudásátadásnak nem kell egyirányú információközlést jelentenie. A kevésbé tapasztalt kollégák is új nézőpontokat és kompetenciákat hozhatnak.
3. A tehetségek megtartása és fejlesztése. Az értékes munkatársak megtartása nem csupán a fizetés vagy a juttatások kérdése. Fontosak a fejlődési lehetőségek, a visszajelzéshez való hozzáférés, valamint az az érzés is, hogy az ember a szervezeten belül építheti a jövőjét. A mentorálás támogathatja a munkatársakat fejlődési irányuk meghatározásában, erősségeik felismerésében és következő karrierlépéseik megtervezésében. Emellett segíthet a szervezetnek abban is, hogy jobban megértse a résztvevők igényeit, és megteremtse a további fejlődésük feltételeit. Nem szabad azonban automatikusan feltételezni, hogy a mentorálásban való részvétel nagyobb munkaerő-megtartást eredményez. Ha egy vállalat szeretné ellenőrizni, hogy van-e ilyen hatás, elemeznie kell a munkatársak szervezetnél eltöltött idejére vonatkozó adatokat, és össze kell vetnie azokat más információkkal, figyelembe véve a program résztvevői és a többi munkatárs közötti különbségeket.
4. Generációk közötti együttműködés és új készségek fejlesztése. A technológiai változások, az új munkavégzési módok és a munkatársak sokféle tapasztalata miatt a szervezeteknek több irányban is szükségük van tudásmegosztásra. Erre adhat választ a fordított mentorálás. Ebben a modellben egy rövidebb ideje a szervezetnél dolgozó vagy az adott szerepkörben kevesebb tapasztalattal rendelkező személy oszthatja meg tudását egy tapasztaltabb kollégával, például az új technológiákról, digitális eszközökről vagy a fiatalabb generációk nézőpontjáról. Ez nem csupán egy alternatív programforma. Választ jelenthet egy konkrét szervezeti kihívásra: hogyan fejlesszük a digitális készségeket, értsük meg jobban a munkatársi csoportok eltérő igényeit, és teremtsünk teret a kölcsönös tanulásnak. A sikerhez mindkét fél nyitottságára és a kapcsolat tudatos alakítására van szükség. A fordított mentoráláshoz nem elég a résztvevők párosítása: arra is késznek kell lenniük, hogy beosztástól és a szervezetnél eltöltött időtől függetlenül tanuljanak egymástól. A fordított mentorálásról bővebben ebben a szakértői cikkben írtunk.

Hogyan alakíthatjuk át a szervezet igényét konkrét mentorprogrammá?

Ha a szervezet már tudja, melyik problémát szeretné megoldani, továbbléphet a program megtervezésére. Ebben a szakaszban érdemes összehangolni az üzleti szempontokat a résztvevők igényeivel. A szervezeti cél kijelöli az irányt, de az egyes mentoráltak céljai nagyrészt meghatározzák majd az egyes párok munkáját.

A gyakorlatban érdemes három lépést végigvenni.

Elsőként: határozzuk meg a várt változást. Az általános „munkavállalói fejlődés” cél helyett érdemes pontosítani, minek kell konkrétan változnia. Ez jelentheti például a vezetői kompetenciák fejlesztését, az előléptetésre való jobb felkészítést, a más szervezeti egységekkel kapcsolatos ismeretek bővítését vagy az új munkatársak hatékonyabb beillesztését.

Másodszor: igazítsuk a programot a célhoz. A jövőbeli vezetőknek szóló programhoz más résztvevői körre, megfelelő kiválasztási szempontokra és munkamódszerekre van szükség, mint egy tudásátadásra vagy a digitális készségek fejlesztésére összpontosító kezdeményezés esetében. Fontos továbbá a mentorok felkészítése, az egyértelmű folyamatszabályok kialakítása és a biztonságos kapcsolat építéséhez szükséges feltételek megteremtése.

Harmadszor: határozzuk meg, miből tudjuk majd, hogy a program értéket teremt. A mutatókat a célból kell levezetni, nem pedig csak a program lezárása után kiválasztani. Ha a szervezet vezetőket szeretne fejleszteni, más mérőszámokra lesz szüksége, mint a beillesztés vagy a tudásátadás esetében.

Fontos az is, hogy a mentorálást ne a többi HR-tevékenység mellett futó kezdeményezésként kezeljük. Akkor a leghasznosabb, ha egy átfogóbb fejlesztési rendszer részeként egészíti ki a tehetségprogramokat, a karrierutakat, az utódlástervezést, a beillesztést vagy a készségfejlesztést.

További gyakorlati tippeket talál útmutatónkban: „Mentorprogram a vállalatnál – hogyan tervezzük meg, vezessük be és fejlesszük tovább?”.

Hogyan mérjük az eredményeket úgy, hogy ne keverjük össze a tevékenységet a hatással?

A résztvevők és a megtartott alkalmak száma, illetve a lezárult programciklusok megmutatják a program méretét és a folyamat alakulását. A legfontosabb kérdésre azonban nem adnak választ: segített-e a mentorálás elérni azt a célt, amelynek érdekében elindították?

Érdemes több szinten vizsgálni az eredményeket. Az első a program megvalósulására vonatkozik: a mentor–mentorált párok aktivitására, a találkozók rendszerességére, az egyes szakaszok teljesítésére és a résztvevők elkötelezettségére.

A második a mentoráltak és a mentorok tapasztalatait és fejlődését érinti, például az elégedettséget, az egyéni célok elérését vagy egyes kompetenciák fejlődését.

A harmadik a szervezeti célhoz kapcsolódik, például a belső mobilitáshoz, az új szerepkörökre való felkészítéshez, a munkatársak megtartásához vagy a tudásátadáshoz.

A technológia által támogatott mentoringeredmények és -értékelés

Nem minden programhoz ugyanazokra a mutatókra van szükség. Ráadásul ha egy szervezetnél nő az előléptetések száma vagy javul a munkatársak megtartása, az nem jelenti automatikusan azt, hogy kizárólag a mentoring felelős ezért. Az eredményeket más HR-tevékenységek, a piaci körülmények, a szervezeti változások és az egyéni munkavállalói döntések is befolyásolják.

A jól megtervezett értékelés tehát nemcsak a pozitív eredmények bemutatását teszi lehetővé, hanem abban is segít, hogy jobban megértsük, mi működött, min kell javítani, és hogyan fejleszthetők tovább a program jövőbeli kiadásai.

A Mentiway „A mentoring tapasztalata a szervezetekben” című kutatásában 43 mentoringprogram résztvevőitől összesen 613 kérdőívet gyűjtöttünk össze. Az eredmények szerint a résztvevők a mentoring számos előnyét érzékelik, többek között a szélesebb perspektívát, a nagyobb önismeretet és új kapcsolatok kialakítását. Ez értékes betekintést nyújt a folyamat hasznosságába, de a résztvevők pozitív visszajelzése önmagában nem helyettesíti az üzleti eredmények mérését. A kétféle adatot együtt kell elemezni. A megközelítésről bővebben a mentoring hatékonyságának, KPI-jainak, mérőszámainak és adatainak méréséről szóló cikkben.

Technológiai támogatás a szervezeti kihívások kezeléséhez

Ahhoz, hogy a mentoring egy szervezet konkrét igényeire reagáljon, a hatékony megvalósításának is kivitelezhetőnek kell lennie. Ez különösen fontos a nagyobb vállalatoknál, ahol a program több részleget és telephelyet, valamint több tucat vagy akár több száz mentor-mentorált párost fog át.

A technológia támogathatja a folyamat szervezését: a toborzástól és a résztvevők párosításától kezdve a célokon való munkán és az előrehaladás nyomon követésén át egészen az adatgyűjtésig és a jelentések elkészítéséig. Így a programkoordinátorok kevesebb időt töltenek a manuális feladatkezeléssel, és könnyebben felismerik, mely területek igényelnek figyelmet.

A platform önmagában nem helyettesíti a világosan meghatározott célokat, a résztvevők megfelelő felkészítését vagy a mentoringkapcsolat minőségét. A programot sem teszi automatikusan hatékonnyá. Olyan eszköz, amely egy átgondoltan megtervezendő folyamatot támogat.

Ez pontosan az a megközelítés, amely a Mentiway működését meghatározza. Támogatjuk a szervezeteket a mentorprogramok lebonyolításában, a résztvevők toborzásától és párosításától kezdve a résztvevői tevékenységeken és a folyamat nyomon követésén át az eredmények méréséig. A Mentiway segít nagyobb léptékben megszervezni a mentorálást, a kiindulópontnak azonban továbbra is a szervezet és a programban részt vevő emberek igényeinek kell lennie.

A mentorálásnak akkor van értelme, ha világos, mit szeretnénk elérni vele

Nem minden szervezetnek van szüksége ugyanolyan mentorprogramra. Az egyik a jövő vezetőit szeretné fejleszteni, a másik a tudásátadást biztosítaná, egy harmadik pedig a beilleszkedést vagy a generációk közötti együttműködést támogatná. A mentorálás mindegyik esetben értékes eszköz lehet, hatékonysága azonban attól függ, mennyire igazodik a kitűzött célhoz.

Ezért a program elindítása előtt érdemes egy lépést hátralépni, és nemcsak azt megkérdezni, hogy „hogyan szervezzük meg a mentorálást?”, hanem mindenekelőtt azt, hogy „mit szeretnénk megváltoztatni általa?”.

Csak ezután lehet tudatosan kiválasztani a résztvevőket, megtervezni a folyamatot, meghatározni a szabályokat és kijelölni a siker mérésének módját. Így a mentorálás nem csupán egy újabb programpont lesz a HR-naptárban, hanem a szervezetfejlesztési terv szerves részévé válik.

Szeretne a szervezete igényeire szabott mentorprogramot tervezni? Beszélgessünk arról, hogy a mentorálás milyen célok elérését támogathatja, és hogyan ültethetők át ezek egy jól megtervezett folyamatba.

GYIK: a mentorprogram céljai

Megoldhatja a mentorálás a szervezet minden problémáját?

Nem. A mentorálás elsősorban a készségfejlesztés, a tudás- és tapasztalatmegosztás, a kapcsolatépítés, valamint az új szerepkörökre való felkészítés területén működik jól. Nem helyettesíti például a folyamatok átalakítását, a megfelelő erőforrások biztosítását vagy a szervezeti kultúrából fakadó problémák megoldását. Ezért a program elindítása előtt érdemes megvizsgálni, hogy a mentorálás valóban választ ad-e a feltárt igényre.

Hogyan határozható meg egy vállalati mentorprogram célja?

A legjobb, ha abból a kihívásból indulunk ki, amellyel a szervezet szembenéz. Ilyen lehet a jövő vezetőinek fejlesztése, a tudásátadás, a beilleszkedés támogatása, a tehetségek fejlesztése vagy a csapatok közötti együttműködés javítása. Ezután határozzuk meg, milyen változást várunk, kiket vonjon be a program, és honnan fogjuk tudni, hogy eredményes volt.

Milyen üzleti célok elérését támogathatja a mentorálás?

A mentorálás többek között támogathatja a vezetői kompetenciák fejlesztését, az előléptetésre való felkészülést, az utódlástervezést, a tehetséggondozást, a tudásátadást, a beilleszkedést és a generációk közötti együttműködést. A konkrét céloknak a szervezet igényeiből kell kiindulniuk, nem pedig abból a feltételezésből, hogy minden mentorprogramnak ugyanazokat az eredményeket kell hoznia.

Hogyan mérhető egy mentorprogram hatékonysága?

A mutatókat a program céljához kell igazítani. Értékelheti a fejlődési célok elérését, az egyes kompetenciák fejlődését, a résztvevők elégedettségét, a találkozók rendszerességét, a párosítások minőségét vagy az új szerepkörök betöltésére való felkészültséget. Ha a program olyan üzleti célok elérését hivatott támogatni, mint a munkatársak megtartása vagy a szervezeten belüli mobilitás, érdemes a kapcsolódó szervezeti adatokat is nyomon követni. Ne feledje azonban, hogy ezeket a mutatókat nem feltétlenül kizárólag a mentorálás befolyásolja.

A HR-stratégia részét kell képeznie a mentorálásnak?

Igen, ha a szervezet hosszú távú céljainak támogatására szolgál. A mentorprogram kiegészítheti a tehetséggondozással, az utódlástervezéssel, a vezetőfejlesztéssel, a beilleszkedéssel vagy a karrierutak tervezésével kapcsolatos tevékenységeket. Ha egy átfogóbb stratégia részeként működik, könnyebb meghatározni a prioritásokat, bevonni a megfelelő embereket és értékelni az eredményeket.

Elegendő egy mentorplatform ahhoz, hogy hatékony legyen a program?

Nem. Egy platform egyszerűbbé teheti a toborzást, a mentorok és mentoráltak párosítását, a találkozók szervezését, az előrehaladás nyomon követését és a jelentéstételt. Ugyanakkor nem helyettesíti a világosan meghatározott célt, a résztvevők megfelelő felkészítését vagy a mentorálási kapcsolat minőségét. A technológia támogatja a folyamatot, de az értéke attól is függ, hogyan tervezik meg és valósítják meg a programot.