Hvordan ser en mentorsamtale ut? Hvor lenge varer en mentorsamtale? Hva kan du forvente av en mentor? Hyppige spørsmål fra deltakere i mentorprogrammer.

Jacek Tkaczuk , Co-founder Mentiway

I en tidligere bloggartikkel har jeg tatt for meg de vanligste spørsmålene om mentoring. Denne gangen har jeg valgt å se nærmere på noen utvalgte spørsmål ved å gi svar på en mer omfattende måte;

Gå til den utgaven du ønsker:

Hvor lenge varer mentoring?.
Hva kan du forvente av en mentor?.
Hvordan ser en mentorsamtale ut? .

Hvor lenge varer mentoringen?

Det første spørsmålet som ofte dukker opp – både for deltakerne i mentorprogrammer og for dem som organiserer dem – er varigheten av mentorprogrammet;

Mentorleverandørens perspektiv

Fra et arrangørperspektiv er det først og fremst verdt å merke seg at vi kan ha sykliske og permanente programmer;

Sykliske mentorprogrammer gjennomføres i henhold til en forhåndsbestemt tidsplan. Et slikt program har en spesifikk start- og sluttdato. I tillegg bør et syklisk mentorprogram også inneholde en mer presis tidsplan som for eksempel viser datoen for rekruttering av mentorer og mentees, datoen for når parene er dannet, hendelser underveis (for eksempel veiledning eller workshops) og avslutningen av programmet med evaluering – både på parnivå og på nivået for hele programmet.

Løpende («on-going») programmer har form av en løpende prosess der deltakerne kan bli med når som helst. Mentees velger mentorer fra en gruppe av de som er tilgjengelige for øyeblikket, og starter mentorprosessen. De enkelte parene befinner seg derfor på ulike stadier i prosessen;

Vår anbefaling er imidlertid sykliske programmer, som er mer effektive, særlig blant deltakere med mindre mentorerfaring. Med par som befinner seg på samme stadium i prosessen, er det lettere å planlegge workshops og andre arrangementer. Det er også lettere å motivere og følge opp deltakerne;

For permanente programmer er varigheten i prinsippet ubegrenset. For sykliske programmer tar varigheten hensyn til tiden for selve mentorprosessene og tiden som trengs til forberedelse og gjennomføring. I forberedelsene har vi vanligvis en fase med kommunikasjon, rekruttering og paring av deltakere, som kan vare fra en måned til 2-3 måneder, avhengig av hvor lang tid vi ønsker å gi deltakerne til å bli med i programmet. Selve avslutningen innebærer kun den formelle avslutningen av programmet og evalueringen, noe som ikke bør ta mer enn én til to uker;

Se også en egen artikkel om fasene i implementeringen av et mentorprogram i en bedrift;

Mentorprosessens varighet

Et annet spørsmål er den faktiske varigheten av selve parmentoringprosessene. Hvor lenge bør en slik prosess vare?

Mentoringens varighet avhenger av flere faktorer og har sine egne faser, som også må tas i betraktning. Kort oppsummert antas det likevel at mentorprosessen, for å være effektiv, bør vare fra 6 til 9 måneder og omfatte 6 til 10 mentorsamtaler.

Mentorforholdets faser

Varigheten av et mentorforhold påvirkes blant annet av de ulike fasene i relasjonen og hvor raskt mentee og mentor beveger seg gjennom dem. Dette er selvsagt ikke et kappløp, og langt viktigere enn hastighet er hvor behagelig og effektivt det er å bygge dette forholdet;

Ifølge forfatterne av boken «Mentoring in Action. A Practical Guide» kan vi skille mellom fem faser i mentorprosessen:

Etablere relasjoner/bygge kontakt – bli kjent med hverandre og bestemme seg for å jobbe sammen;

Diskusjon/fastsettelse av retning – i denne fasen fastsetter partene menteens langsiktige mål, målsettinger for selve mentorprosessen, samt måleparametere og metoder for å nå disse målene;

Løsningssøking/utvikling – dette er å jobbe mot de målene som er satt;

Slutt på relasjonen – et tidspunkt for å evaluere effekten av prosessen, i hvilken grad målene er nådd og i fellesskap bestemme veien videre for Mentee;

Relasjon utover mentorskapet – dette er et tidspunkt for en valgfri utvidelse av relasjonen utover selve mentorprosessen;

Hver av disse fasene er forbundet med ulike følelser og ulik dynamikk eller grad av involvering. Det er opp til deltakerne å avgjøre hvor raskt hver av disse fasene skal fullføres. Det kan for eksempel være at én økt er nok til å sette en retning – når menteen er overbevist om sine egne mål. Men prosessen kan også ta 2-3 økter, der man tar hensyn til identifiseringen av menteens ressurser og hans/hennes ambisjoner og langsiktige mål;

Hvor ofte kan dere møtes?

Mentorprosessens varighet påvirkes både av antall mentorsamtaler (omtalt ovenfor) og hyppigheten av møtene;

Denne frekvensen bør velges av paret på en slik måte at:

opprettholde dynamikken i prosessen og

Gi menteen tid til å utvikle seg mellom samlingene;

På den ene siden bør møtene ikke være for sjeldne. Hvis man for eksempel møtes sjeldnere enn én gang i måneden, kan det føre til minsket engasjement, tap av «flyt» og større problemer med å huske hva man har snakket om på tidligere møter;

På den annen side bør ikke møtene være for hyppige, slik at adepten har tid mellom møtene til å gjøre «hjemmelekser», praktisere de temaene som diskuteres, eller analysere effekten av sine egne handlinger. For å være effektiv bør mentoringen ikke bare foregå i løpet av møtene, men også mellom møtene – i menteens naturlige arbeidsmiljø;

Mentoravhengighet og dynamikken i prosessen

Til slutt er det verdt å merke seg ytterligere to punkter;

Den første er den potensielle risikoen for at menteen blir avhengig av mentoren;

I løpet av mentorperioden kan menteen forvente at mentoren gir råd om spesifikke problemer. En erfaren mentor bør ha som mål at menteen skal ta de fleste beslutningene selv. Det er imidlertid en risiko for at mentoren for ofte gir råd til menteen og foreslår konkrete tiltak. Dette kan, hvis forholdet varer for lenge, føre til at Mentee blir avhengig av denne støtten og ute av stand til å ta egne beslutninger. Dette er verdt å huske på, både når det gjelder selve gjennomføringen av prosessen og dens varighet (jo kortere den er, desto lavere er risikoen for «avhengighet»);

Det andre spørsmålet dreier seg om dynamikken i møtene og graden av involvering fra begge parter, men først og fremst fra menteen, i prosessen. Vanligvis er denne dynamikken høy helt i begynnelsen av forholdet, og den øker raskt til et maksimumsnivå. Når de første hindringene er overvunnet, vil menteen sannsynligvis være svært aktiv og se frem til de neste møtene. I løpet av prosessen vil denne dynamikken og dette engasjementet helt sikkert avta. I noen tilfeller kan dette føre til at prosessen ikke blir avsluttet. Det er derfor verdt å justere varigheten av mentoringen i henhold til dynamikken og endringene i aktivitet, for å unngå at relasjonen trekker ut unødvendig lenge.

Hva kan du forvente av en mentor?

Mentees som deltar i en mentorprosess for første gang, kan lure på hvilken rolle mentoren har i prosessen, og hvilken støtte de kan forvente fra dem;

Vi har utarbeidet en egen artikkel som beskriver mentorens rolle og nøkkelkompetanser. Jeg inviterer deg til å lese denne teksten. Ved å lære om en mentors kompetanse og rolle kan du få en bedre forståelse av hva du kan forvente av dem;

Kort fortalt er mentorens rolle å:

Mentee-akkompagnement,
som støtter,
aktiv lytting,
og stiller spørsmål,
analysere og trekke konklusjoner,
dele erfaringer med Mentee,
dele sin egen kunnskap og erfaring;

Så hva kan en mentee forvente av en mentor basert på disse rollene?

Fremfor alt bør Mentee forvente en oppriktig og trygg relasjon fra Mentor, der de får rom til å åpne seg, til å snakke fritt om sine utfordringer, sin kompetanse, sine ressurser, til å kommunisere sine følelser fritt.

Mentee har også rett til å forvente at mentoren er oppmerksom, gir 100 % oppmerksomhet under samtalen, lytter aktivt til det Mentee deler. Mentoren bør stille mange spørsmål, aktivere menteen til å tenke og bygge opp selvinnsikt. Til dette formålet kan såkalte coachingspørsmål og utdypende og klargjørende svar være til hjelp;

Mentee bør også forvente oppriktige tilbakemeldinger fra mentor. Tilbakemeldinger har en viktig rolle i utviklingen – ikke bare i mentorprosessen. Tilbakemeldinger hjelper deg blant annet til å lære og utvikle deg, øker selvinnsikten, hjelper deg til å forstå deg selv bedre og engasjerer deg i videre arbeid og utvikling. En mentor bør ikke være redd for å gi tilbakemeldinger. Men på den annen side bør Mentee også være åpen for denne tilbakemeldingen og akseptere den ikke som en evaluering av seg selv, men som et verktøy for å utvikle seg selv;

Og til slutt kan Mentee forvente å be Mentor om å dele sine egne erfaringer, for å vise hvordan Mentor tidligere har håndtert lignende utfordringer, og hva resultatet av disse handlingene var. Mentee har også rett til å forvente at mentor deler både suksesser og fiaskoer. Og som en siste utvei kan mentoren, på spesifikk forespørsel fra menteen, gi sine egne råd og dele sin egen mening om en bestemt situasjon;

Hvordan ser en mentorsamtale ut, og hvor lenge varer den?

Mentorsamtaler er rett og slett parmøter. De kan gjennomføres på avstand eller offline;

Både varigheten og innholdet i selve mentorsamtalen avhenger 100 % av det individuelle opplegget i mentorparet. Det finnes imidlertid visse standarder eller rammebetingelser som er nødvendige for at en økt skal være effektiv;

Formålet med mentorsamtalen

Fremfor alt bør mentorparet huske at hver påfølgende økt har et mål, og at dette målet bidrar til målet for hele mentorprosessen (og at prosessmålet i sin tur påvirker menteens langsiktige mål, som du kan lese mer om i artikkel om formålet med mentoring). Det er en god idé å sette seg mål før økten starter – for eksempel under det forrige møtet;

Parvis møtetid

Sesjonene kan variere i varighet avhengig av det fastsatte målet. For eksempel kan de innledende øktene – knyttet til kontraktsinngåelse og målsetting for hele prosessen – kreve mer tid enn de videre utviklingsøktene;

Vår erfaring er at varigheten på et slikt enkeltmøte kan variere fra 45 minutter til så mye som to timer, avhengig av formålet med den spesifikke økten;

Viktige elementer i enhver mentorsamtale

Det er også verdt å huske på å ta med noen «administrative» spørsmål i økten, for eksempel:

Åpning, oppvarming – dette kan ta form av et hei, en uformell «prat» om hva som har skjedd siden forrige møte. Hensikten med denne fasen er ikke bare å varme opp, men også å gradvis bygge opp relasjonen i mentorparet;
Bekreftelse av formålet med et bestemt møte – enighet om hva som skal diskuteres i løpet av møtet;
Diskusjon av eventuelle hjemmeoppgaver. Her vil jeg igjen understreke viktigheten av å fullføre mentoroppgavene også mellom møtene. Dette er en viktig del av mentorens utvikling;
Til slutt er det nyttig å planlegge arbeidet som skal gjøres før neste møte. Det er også lurt å sette seg et mål for neste økt – og igjen, sørg for at det sammenfaller med målene for hele mentorprosessen;
Det er forresten også nyttig å planlegge en dato for neste møte her. Det er enklere å gjøre dette live – under en samtale – enn på avstand mellom møtene;
Og helt til slutt er det også fint å oppsummere møtet ved å gi hverandre gjensidig tilbakemelding – hva hver av partene sitter igjen med, hva de setter spesielt pris på, og hva det er verdt å gjøre annerledes neste gang;
En viktig fase etter møtet er også autorefleksjon – det vil si at vi allerede nå reflekterer hver for oss over hva som skjedde under møtet, hvordan vi følte det, hvilke tanker vi gjorde oss i ulike faser av møtet osv.

«Spesielle» økter;

Til slutt er det likevel verdt å merke seg at noen økter vil avvike fra andre.

Dette gjelder først og fremst de innledende samtalene – den første, den andre og noen ganger flere, der paret bør jobbe med kontrakten (inkludert å bli enige om personvern og diskutere forutsetningene for samarbeidet) og målene for mentorprosessen. Du kan lese mer om målene i denne artikkelen;

Omtrent halvveis i prosessen er det også verdt å se på målene på nytt og diskutere om prosessen som er gjennomført så langt, er på vei mot realiseringen av disse målene, om målene fortsatt er relevante og hva som eventuelt bør gjøres for å komme videre mot realiseringen av dem;

Den siste samtalen er også spesiell og bør handle om å oppsummere og avslutte mentorprosessen. I løpet av denne samtalen er det nyttig å oppsummere hva som har skjedd i løpet av prosessen, vurdere i hvilken grad de individuelle målene har blitt nådd, gi tilbakemelding og diskutere menteens videre utviklingsplaner. Den siste samtalen er også en anledning til å avgjøre om og på hvilket grunnlag paret skal fortsette å ha kontakt og/eller møtes;