Mentoria interna numa empresa. Como implementar um programa de tutoria?

Os programas de tutoria interna são processos cíclicos, limitados no tempo, em que são criados pares de tutores entre os trabalhadores de uma organização. A sua implementação nas empresas resolve muitos problemas. Entre outras coisas, constrói relações, dá um sentimento de pertença a uma equipa, para não falar, claro, do desenvolvimento – tanto dos mentorandos como dos mentores.

No entanto, para que a tutoria funcione corretamente numa organização e atinja estes objectivos, é necessário garantir que dispõe de uma metodologia adequada – a sua implementação e avaliação. Não há nada pior do que “ir à falência”, dar liberdade de ação aos participantes e depois descobrir que a tutoria não funciona.

De seguida, apresentam-se os elementos chave para implementar um programa de mentoring modelo numa empresa, de acordo com a metodologia que utilizamos na Mentiway. É, entre outras coisas, ao cuidar de todos os aspectos da lista abaixo que o mentoring é tão eficaz na consecução dos seus objectivos.

Passos na implementação de um programa de tutoria numa empresa.

1. Seleção do gestor do programa
2. Definição dos objectivos do programa
3. Educação dos potenciais participantes
4. Recrutamento de Mentores e Mentees
5. Reunir os participantes em pares de mentores
6. Workshops de formação e implementação
7. Primeiras reuniões
8. Sessões de tutoria
9. Avaliação do processo
10. Conclusão do processo de tutoria

Seleção de um gestor do programa de tutoria na organização

Antes de entrar nos pormenores do programa propriamente dito, é necessário identificar a pessoa que irá gerir todo o processo de tutoria na empresa. Muitas vezes, trata-se da pessoa responsável pelo desenvolvimento dos trabalhadores: um funcionário dos RH, um especialista em formação e desenvolvimento e, por vezes, o diretor do departamento específico onde o programa está a ser implementado.

No caso da implementação da tutoria numa empresa, para além de utilizar uma ferramenta específica, o líder do programa será responsável pela comunicação, recebendo os pedidos dos mentores e dos mentorandos, implementando-os e respondendo posteriormente a questões e problemas. Uma responsabilidade importante do gestor é também a de monitorizar o processo e recolher o feedback dos participantes e, no final do programa, fazer um resumo do mesmo.

A aplicação Mentiway automatiza a maior parte dos processos, fornece os conhecimentos e recolhe ela própria as informações necessárias. Neste caso, o papel da pessoa centra-se apenas na comunicação com os participantes e na resolução dos seus problemas, eliminando o ónus da organização de todo o processo

Por vezes, as organizações optam por recorrer a consultores externos com experiência neste domínio para gerir o programa de tutoria. Nesse caso, para além das tarefas acima mencionadas, é muito comum a realização de acções de formação e workshops específicos para os participantes.

Definir os objectivos do programa de tutoria

Mesmo antes de se iniciar o mentoring numa organização, é necessário definir alguns dos seus parâmetros. O mais importante deles é o próprio objetivo do programa e o grupo-alvo dos participantes.

É importante que o objetivo tenha medidas de realização e que a organização se interrogue sobre a forma de saber se o programa foi bem sucedido.

Além disso, o objetivo da tutoria deve ser conhecido e amplamente comunicado a todo o grupo de partes interessadas. Vale a pena prestar atenção para garantir que os objectivos individuais dos mentorandos se enquadram nos objectivos organizacionais, de modo a que ambas as partes interessadas beneficiem.

Existem muitos tipos diferentes de tutoria e, mesmo entre estes tipos, é necessário escolher as áreas que o programa irá destacar e desenvolver.

Tipos de programas de tutoria nas empresas:

• Clássico – na sua forma básica, o objetivo da tutoria é construir uma relação e desenvolver o mentor e o mentorando principalmente em competências transversais – relacionadas, por exemplo, com a formação de equipas ou competências em comunicação, resolução de problemas, etc.
• Especializada – por vezes, uma forma de tutoria é também utilizada para desenvolver competências especializadas, numa área específica – normalmente relacionada com uma área de atividade alargada na organização. Um exemplo seria o desenvolvimento de competências numa determinada tecnologia em empresas de TI.
• Reversed – é uma forma bastante recente de tutoria, normalmente destinada a desenvolver competências digitais. Neste caso, são normalmente pessoas com mais experiência geral que são Mentees e pessoas mais jovens e menos experientes que são Mentors. Normalmente, esta forma de mentoria permite o desenvolvimento de competências que são novas no mercado – por exemplo, actividades nas redes sociais, relacionadas com a Internet e as novas tecnologias. Ver mais sobre mentoria inversa – intramentoring.
• Onboarding – é muito comum utilizar uma posição de buddy-ego para introduzir novos funcionários no local de trabalho. Neste caso, é bom formalizar este tipo de relação precisamente através da implementação de metodologias de mentoring.
• Momboarding – é uma forma especial de integração em que o mentor ajuda as mães a regressar ao trabalho após a licença de maternidade.

A escolha do tipo de tutoria numa organização baseia-se, naturalmente, no grupo a quem essa tutoria será dirigida. Aqui também é importante delinear as áreas de competência em que o programa irá funcionar. Isto implica selecionar as competências que o mentorando pretende desenvolver e nas quais os mentores têm experiência. Um exemplo seriam as competências de gestão, como a gestão de equipas, a resolução de conflitos, a motivação, etc.

Formação de potenciais participantes na tutoria

Depois de o programa de tutoria ter sido concebido numa empresa, devemos assegurar que é devidamente “publicitado” na empresa. Vale a pena garantir que todos os potenciais participantes tenham conhecimento do lançamento do programa e possam decidir se querem participar.

É necessário explicar à equipa o que é a tutoria e em que consiste essa relação, descrevendo os benefícios da participação no processo, tanto para o mentor como para o mentorando. Um conjunto de guias para ambos os grupos de participantes também é útil para os ajudar a decidir.

Na Mentiway, esta fase do processo é implementada através de páginas de destino dedicadas – páginas de destino que introduzem o programa de mentoria, “publicitam-no” internamente na organização e respondem a perguntas frequentes através de uma secção de FAQ. Estas páginas podem estar abertas a todos ou ter acesso restrito – apenas para os funcionários da organização. Apresentado desta forma, o programa é mais acessível e, assim, é possível chegar a quase todos os funcionários da empresa o mais amplamente possível.

Recrutamento de Mentores e Mentees na empresa

Uma vez que o conhecimento do programa de tutoria tenha sido fornecido, o recrutamento de participantes pode começar. Na maioria das vezes, esta fase é realizada através de formulários online que recolhem dados num único local e permitem a normalização das candidaturas.

Na sua conceção, os formulários contêm perguntas diferentes para os Mentores e perguntas diferentes para os Mentorandos. Os mentores são questionados sobre a sua experiência, conhecimentos, o que podem e querem partilhar com o mentorando. Estes últimos, por seu lado, devem ser questionados sobre os seus desafios e objectivos de desenvolvimento individual. As perguntas devem permitir um emparelhamento adequado dos participantes, mas também fornecer uma base para as primeiras conversas, a fim de verificar se existe acordo entre o mentor e o mentorando.

A plataforma Mentiway gera automaticamente os formulários de candidatura ao programa de tutoria e apresenta-os junto das páginas de informação em linha. As perguntas têm um formulário recomendado, mas também é possível acrescentar as suas próprias perguntas ou encurtar os formulários. Todas as respostas são posteriormente visíveis para os participantes sob a forma de cartões de visita do Mentor e do Mentee, disponíveis em qualquer altura durante o processo de mentoria na organização.

Criar pares de mentores

A correspondência dos participantes em pares de mentores é uma das fases mais importantes e também mais difíceis de um programa de mentores. Os mentores e os mentorandos nos seus pares irão trabalhar durante os próximos meses, pelo que vale a pena dedicar mais tempo a desenvolver o algoritmo de correspondência correto.

Neste caso, temos basicamente duas opções de ação:

1. Emparelhamento “descendente” – envolve a criação de pares a partir dos participantes pelos gestores do programa. Isto permite uma melhor gestão de todos os participantes e, por vezes através de compromissos, uma correspondência adequada de todos os mentorandos com os mentores certos. No entanto, trata-se de um processo muito moroso, com risco de erro e de avaliação subjectiva por parte do responsável pelo programa. Esta solução pode resultar em insatisfação entre os participantes.
2. Seleção de mentores pelo mentorando – neste caso, é o mentorando que seleciona os seus mentores a partir de uma lista de pessoas disponíveis. O mentor vê os seus questionários e, com base neles, seleciona as pessoas que considera mais adequadas às suas necessidades de desenvolvimento.

Ao desenvolver a plataforma Mentiway, dedicámos muito tempo a desenvolver o melhor algoritmo possível. Com base na experiência de muitas empresas e organizações, criámos um modelo que permite ao mentorando escolher os mentores, mas restringe e ordena a lista de pessoas disponíveis com base num algoritmo avançado que utiliza elementos de inteligência artificial. Isto permite que o mentorando escolha entre as pessoas mais adequadas às suas necessidades e objectivos definidos na fase de recrutamento do programa.

Para além disso, a ideia de reuniões zero pode ser utilizada como uma opção. Os mentorandos têm a oportunidade de marcar encontros com alguns Mentores selecionados para reuniões curtas de alguns minutos, nas quais, de acordo com os conselhos que sugerimos, ficam a conhecer os Mentores e, com base nisso, fazem finalmente a sua escolha.

Workshops e formação para Mentores e Mentees

Para além da mera seleção de pares, a eficácia do programa de tutoria depende também do empenho e da abordagem correta tanto dos mentores como dos mentorandos. Por conseguinte, vale a pena dedicar algum tempo a apresentar corretamente aos participantes os princípios e a metodologia inerentes à tutoria.

Cursos de formação e workshops dedicados são frequentemente utilizados para este fim. Os participantes devem aprender sobre as fases do processo, os princípios da colaboração, as ferramentas e técnicas que podem utilizar na orientação na organização. Também é importante orientar adequadamente os mentorandos em termos da sua proactividade e iniciativa, e os mentores em termos de comportamento apropriado, como, por exemplo, não julgar as acções do mentorando, evitar dar conselhos diretos, etc.

Na plataforma Mentiway, cada participante tem acesso à nossa base de conhecimentos. Nela, preparámos mais de 50 materiais de formação – desde tarefas, exercícios e inquéritos de autorreflexão até ao que acreditamos serem as melhores ferramentas e técnicas de desenvolvimento e coaching.

Para além disso, alimentámos a plataforma com um sistema próprio de dosagem automática de conhecimentos – Mentibot – que comunica automaticamente com os participantes, dando dicas e ferramentas à medida que o processo avança. Desta forma, os Mentores e os Mentees são gradualmente introduzidos no processo e, a qualquer momento, recebem a porção de conhecimento de que necessitam.

Primeiras reuniões – Contrato com o mentorando e objectivos de desenvolvimento

Os mentorados já conheceram os seus mentores, todos conhecem as regras do programa, pelo que chegou o momento das primeiras reuniões.

As duas primeiras sessões são particularmente importantes, uma vez que estabelecem a futura relação e colaboração como casal.

A primeira reunião deve permitir que os participantes se conheçam melhor. O mentorando fala então das suas responsabilidades actuais, dos seus desafios, da sua história de desenvolvimento e dos seus planos para o ano seguinte ou para vários anos. O Mentor, por sua vez, fala sobre as suas experiências e áreas de competência, dando especial ênfase às áreas em que o Mentee tem um problema ou pretende desenvolver-se.

A primeira sessão de tutoria é também uma oportunidade para confirmar as regras que serão apropriadas para as reuniões subsequentes, incluindo o princípio muito importante da confidencialidade. Para o efeito, é utilizada uma fórmula de contrato. Trata-se normalmente de um PDF com princípios gerais escritos – como o princípio da confidencialidade e outros acordos dos participantes.

As primeiras reuniões de tutoria são também o momento para falar sobre os objectivos de desenvolvimento. Esta é uma fase extremamente importante e o que for estabelecido aí será o quadro de referência para todas as actividades realizadas no âmbito do programa.

Mentiway sugere o conteúdo de um contrato e dá dicas sobre como estabelecer objectivos de forma eficaz.

Sessões de tutoria

Pode dizer-se que é a parte real do processo, o encontro dos Mentores com o Mentee. É aqui que a magia acontece. Como parte da sessão, os pares trabalham em conjunto para definir objectivos para cada reunião subsequente, analisar os desafios do mentorando, discutir situações em que o mentorando se encontra. Também se recorre frequentemente a tarefas e trabalhos de casa para o mentorando realizar.

A plataforma Mentiway garante que as reuniões são tão produtivas quanto possível. O Mentibot alimenta continuamente os participantes com conhecimentos e ferramentas a utilizar, e a própria aplicação fornece funcionalidades para planear reuniões, definir os seus objectivos e registar os trabalhos de casa. Em momentos importantes, a aplicação também chama a atenção para elementos selecionados do processo, orientando os participantes de forma ainda mais eficaz ao longo do programa. Por exemplo, nas primeiras sessões, recorda o contrato e os objectivos de desenvolvimento do mentorando.

Também equipámos a plataforma com um módulo de autorreflexão – tanto para Mentores como para Mentorados. As suas próprias observações, escritas após as reuniões, permitem-lhe assimilar melhor os conhecimentos e a experiência das sessões. Também é possível voltar às suas próprias notas mais tarde no processo ou posteriormente. Para os Mentores, a autorreflexão é particularmente importante, uma vez que permite o desenvolvimento consciente do papel de treinador/mentor e fornece uma base para o desenvolvimento futuro destas competências – por exemplo, através da acreditação no EMCC.

Avaliação do processo de tutoria na organização

Embora a tutoria seja um processo algo autónomo que é levado a cabo de forma independente pelo par de tutores, vale a pena monitorizá-lo para garantir que está a correr como pretendido.

A ferramenta que torna isto possível do lado dos Mentores são as intervisões e supervisões – ou seja, reuniões individuais e de grupo conduzidas por supervisores acreditados. Durante estas reuniões, os Mentores discutem as dificuldades na condução do processo e resolvem problemas.

Além disso, de certa forma, o contacto com o mentorando é também uma ferramenta de avaliação – quer imposta – pedindo feedback, quer resultante das necessidades do mentorando, assinalando, por exemplo, a ocorrência de problemas.

Mentiway fornece, além disso, uma série de ferramentas e funcionalidades adicionais para monitorizar o processo de tutoria mais de perto. Com base nos dados actuais da plataforma, bem como em inquéritos e num inquérito de satisfação, fornecemos aos administradores do programa informações sobre o progresso do programa, tais como:

• Evolução do processo, sessões realizadas e envolvimento dos participantes
• Grau de realização dos objectivos do mentorando
• Satisfação dos mentores e dos mentorandos com o processo nas sessões individuais
• Parâmetros quantitativos para o desenvolvimento declarativo dos Mentores durante o processo

Toda esta informação, de forma agregada, é visível num painel de controlo especial para o gestor do programa de tutoria.

Conclusão do processo de tutoria

No final do processo, cada par de mentores deve fazer um balanço do que alcançou até ao momento, nomeadamente avaliando o grau de cumprimento dos objectivos, bem como a sua própria reflexão e dando a si próprio um feedback sobre todo o processo.

O programa deve também ser resumido pelo gestor. Isto é importante do ponto de vista do desenvolvimento da empresa e da equipa. É necessário resumir o que o programa implementado proporcionou à organização e se vale a pena prosseguir no futuro.

Mentiway recolhe o feedback dos participantes no final do processo e prepara resumos individuais – por exemplo, sob a forma de um diário de autorreflexão para Mentores e Mentees – e um resumo de todo o programa, tendo em conta o grau de cumprimento dos objectivos, a satisfação dos participantes e uma avaliação do seu desenvolvimento.