Cele mai bune instrumente pentru organizarea unui program de mentorat

Organizarea unui program de mentorat, fie că vorbim despre o companie, o universitate sau orice altă organizație, este un proces și necesită o anumită abordare a procesului. Mai ales la scară largă în ceea ce privește numărul de participanți, poate fi o mică provocare. În astfel de cazuri, merită să folosiți instrumente care pot începe să optimizeze procesul. Atât pentru organizatori, cât și pentru participanți – Mentori și Mentee. 

În acest articol, voi prezenta câteva instrumente care pot facilita procesul de implementare, gestionare și evaluare a unui program de mentorat și care sunt chiar esențiale atunci când se organizează programe la o scară mai mare (deja mai mult de 10 cupluri).

1. Mentiway – o platformă dedicată organizării unui program de mentorat 

În primul rând, am inclus un instrument sub forma unei platforme dedicate tocmai acestui scop de organizare și gestionare a unui program de mentorat.

Mentiway, ca exemplu al acestui tip de instrument, oferă cele mai mari oportunități și economii de timp, simplificând în mod semnificativ întregul proces prin colectarea tuturor funcționalităților și datelor într-un singur loc. 

Platforma Mentiway include deja toate instrumentele enumerate mai jos, printre altele:

• Funcționalități gata făcute legate de lansarea programului – pagină de informații, formulare de recrutare, mecanisme de împerechere a participanților pentru mentorat.
• O bază extinsă de cunoștințe și o serie de mecanisme pentru a ajuta participanții să accepte ideea de mentorat și să desfășoare procesele în conformitate cu standardele.
• Funcționalitate pentru a sprijini participanții în timpul procesului, facilitând și accelerând organizarea reuniunilor – calendar al sesiunilor, programare, note, rezumate, sugestii gata făcute pentru a fi ridicate în cadrul fiecărei sesiuni.
• Capacitatea de a monitoriza procesele în mod continuu și de a rezuma întregul program la încheierea acestuia.

Aflați mai multe despre platforma de mentorat Mentiway aici. 

2 Google / Microsoft Forms – recrutarea participanților 

Din punctul de vedere al participanților, orice program de mentorat începe cu o fază de informare și de recrutare a mentorilor și a persoanelor îndrumate. În cazul câtorva persoane, este probabil posibilă colectarea cererilor prin e-mail sau chiar personal, dar în cazul unei duzini sau mai multor duzini de potențiali participanți, este necesar să se utilizeze un instrument care să faciliteze recrutarea. Soluțiile incluse în sistemele office Google Workspace sau Office 365 pot fi de ajutor. Acestea sunt Google Forms și respectiv Microsoft Forms.

Ambele instrumente oferă posibilitatea de a crea sondaje cu orice listă de întrebări, defalcate în pagini, luând în considerare diferitele tipuri de răspunsuri oferite. Ambele instrumente permit, de asemenea, exportarea datelor post-recrutare în foi de calcul, facilitând colectarea și analiza aplicațiilor. 

Atunci când recrutați pentru un program de mentorat (fie prin intermediul formularelor sau nu), merită să întrebați, printre altele:

• experiența anterioară în cadrul programului – formarea suplimentară poate fi decisă pe această bază,
• departamentul din cadrul companiei – pe această bază puteți încerca să asociați persoane din echipe diferite,
• nivelul poziției în cadrul companiei,
• domeniile care trebuie dezvoltate pentru persoanele îndrumate și cele ale căror cunoștințe pot fi împărtășite de către mentori – lista ambelor seturi de domenii ar trebui să fie aceeași, iar compararea lor este cea mai eficientă modalitate de a sugera automat perechi de mentori.

Aici puteți citi mai multe despre etapele programului de mentorat. 

3. Excel – împerechere 

Următorul pas în programul de mentorat este împerecherea. Aici, puteți fie să utilizați selecția mentorilor de către persoanele îndrumate (despre aceasta vom vorbi imediat), fie să asociați manual participanții pe baza formularelor completate.

Pentru a doua opțiune, probabil că singura soluție eficientă este pur și simplu Excel și dezvoltarea propriei metode de conectare a participanților. Aceasta ar implica, probabil, filtrarea propunerilor, potrivirea acestora în funcție de domeniile de competență sau crearea propriului punctaj. Din păcate, la o scară mai mare, numărul de combinații de perechi posibile este atât de mare încât combinarea lor manuală, chiar și folosind Excel, este foarte complicată și poate dura ore bune. Chiar și cu doar 10 mentori și 10 mentorați, este posibil să se creeze până la câteva milioane de posibilități de perechi.

În cadrul instrumentului Mentiway, ne bazăm pe un mecanism proprietar de punere în comun care utilizează punctajul și rularea a sute de mii de simulări în căutarea distribuției participanților care combină cel mai bine nevoile celor îndrumați cu capacitățile mentorilor.  

4 Airtable – selectarea Mentorilor de către Mentee 

O alternativă la potrivirea manuală este de a oferi participanților posibilitatea de a-și selecta propriile perechi. Cea mai comună abordare este ca persoanele îndrumate să selecteze mentorii. 

Pentru a permite un astfel de proces, este necesar ca datele privind aplicațiile mentorilor să fie puse la dispoziția mentorilor. Acest lucru poate fi realizat fie prin intermediul intranetului intern al întreprinderii, fie prin utilizarea unor instrumente care facilitează gestionarea și vizualizarea unor astfel de seturi de date.

Un exemplu este Airtable. Aici, este destul de ușor să importați datele Mentorilor și să le afișați, de exemplu, sub formă de carduri cu zoom și să atribuiți orice activitate – cum ar fi trimiterea unui e-mail sau rularea unui script personalizat.

5. Calendar – monitorizarea întâlnirilor 

Știm din experiență că mentoratul necesită participanți conștienți, cu un nivel ridicat de motivație și dorința de a se dezvolta. Cu toate acestea, se întâmplă ca și persoanele motivate să o ducă mai rău și să aibă nevoie de contact și de o motivație blândă. De asemenea, se întâmplă ca în timpul proceselor de mentorat să apară probleme pe care cuplurile nu sunt capabile să le rezolve singure. Prin urmare, organizatorii ar trebui să monitorizeze constant procesele de mentorat și să reacționeze dacă observă astfel de provocări. 

Aici avem de ales între practic două tipuri de instrumente. 

Primul este calendarul și monitorizarea faptului că întâlnirile de mentorat sunt implementate în perechi. Este o bună practică să reacționați eventual și să contactați perechea de mentori dacă există mai mult de 30 de zile între întâlniri. 

Al doilea instrument constă pur și simplu în contactarea față în față a fiecărui participant la program și obținerea de feedback cu privire la întâlnirile organizate, nivelul estimat de angajament față de programul de mentorat și satisfacția față de sesiuni. Astfel de discuții merită să aibă loc de cel puțin două ori pe proces. 

În platforma Mentiway, organizatorii au o vizualizare live a listei perechilor de mentori, cu informații despre data ultimei întâlniri și despre modul în care participanții își evaluează satisfacția față de sesiune. 

6 Google Drive / Dropbox – partajarea materialelor 

Un program de mentorat va considera, de asemenea, util să dispună de un instrument sau de un loc de partajare a materialelor. Acestea sunt, de obicei, prezentări de la cursuri de formare și ateliere. Cred că minimul absolut aici este să oferiți perechilor de mentorat materiale precum: 

• contract în procesul de mentorat,
• principiile etice și principiile de bază ale conduitei procesuale,
• o prezentare care să ofere o introducere în mentorat, să explice ce este mentoratul, rolurile și responsabilitățile mentorului/mentoratului etc.

Adesea, pe parcursul programului de mentorat, organizatorii vor invita participanții la alte sesiuni de formare legate de nevoile lor. Este o idee bună să puneți materialele de la aceste întâlniri într-un loc ușor accesibil și pentru participanți. 

7 Google / Microsoft Forms – sondaje la sfârșit 

În cele din urmă, revenim la formularele menționate anterior de la Google sau Microsoft, dar de data aceasta cu privire la colectarea de feedback privind programul. Înainte de încheierea oficială a programului de mentorat, este util să se efectueze un sondaj în rândul participanților pentru a evalua programul, a-l rezuma și a aduna învățăminte pentru viitor.

Într-un astfel de sondaj, este util să se pună întrebări despre: 

• măsura în care obiectivele programului au fost atinse,
• cu privire la întregul proces,
• opinia privind gradul de satisfacție cu privire la pregătirea organizatorilor pentru proces,
• De asemenea, merită să acordați spațiu pentru comentarii cu privire la posibile îmbunătățiri pentru edițiile viitoare ale programului.

În concluzie 

În articol, am prezentat câteva idei privind instrumentele pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta să organizați un program de mentorat, în special dacă acesta include 10 sau mai multe perechi de mentori. Sper că unele dintre acestea vă vor inspira. 

În același timp, vă încurajez să verificați platforma de mentorat Mentiway, care, așa cum am menționat la început, este dedicată gestionării unui program de mentorat și îndeplinește toate condițiile pentru instrumentele menționate mai sus.