Mentorskap i företaget. Hur implementerar man ett mentorskapsprogram i en organisation?

Återkomst

Interna mentorprogram är cykliska, tidsbegränsade processer där mentorpar skapas mellan anställda i en organisation. Genom att införa sådana program i företag löser man många problem. Bland annat bygger det relationer, ger en känsla av att tillhöra ett team, för att inte tala om, naturligtvis, utveckling – och det för både Mentees och Mentors.

För att mentorskap i en organisation ska fungera på rätt sätt och för att uppnå dessa mål är det dock nödvändigt att se till att det har rätt metodik – dess genomförande och  utvärdering. Det finns inget värre än att ”gå på knäna”, att ge deltagarna frihet att agera och senare upptäcka att mentorskapet inte fungerar.

Följande är de viktigaste elementen för att implementera en modell för mentorskapsprogram i ett företag enligt den metodik vi använder på Mentiway. Det är bland annat genom att ta hand om alla aspekter i listan nedan som mentorskap är så effektivt för att uppnå sina mål.

Faser i implementeringen av ett mentorprogram i ett företag

1. Val av programansvarig
2. Definition av programmets mål
3. Utbildning av potentiella deltagare
4. Rekrytering av mentorer och adepter
5. Sammanföra deltagarna i mentorskapspar
6. Utbildning och workshops för implementering
7. Första mötena
8. Mentorskapssessioner
9. Utvärdering av processen
10. Slutförande av mentorskapsprocessen

Val av ansvarig för mentorskapsprogrammet i organisationen

Innan vi går in på detaljerna i själva programmet är det nödvändigt att identifiera den person som ska hantera hela mentorskapsprocessen i företaget. Ofta är detta den person som ansvarar för medarbetarnas utveckling: en HR-medarbetare, en utbildnings- och utvecklingsspecialist och ibland chefen för den avdelning där programmet genomförs.

När det gäller implementeringen av mentorskap i ett företag kommer programledaren, förutom att använda ett särskilt verktyg, att ansvara för kommunikationen, ta emot mentorernas och adepternas förfrågningar, genomföra dem och därefter svara på frågor och problem. En viktig uppgift för programledaren är också att övervaka processen och samla in feedback från deltagarna samt att sammanfatta den i slutet av programmet.

Applikationen Mentiway automatiserar de flesta processerna, tillhandahåller kunskapen och samlar själv in den nödvändiga informationen. I det här fallet fokuserar personens roll på att bara kommunicera med deltagarna och lösa deras problem, vilket tar bort bördan av att organisera hela processen.

Det förekommer också att organisationer väljer att samarbeta med externa konsulter med expertis inom området för att driva mentorprogrammet. I en sådan situation är det, utöver de ovan nämnda uppgifterna, vanligast med särskild utbildning och workshops för deltagarna.

Definiera målen för mentorskapsprogrammet

Redan innan mentorskap införs i en organisation är det också nödvändigt att definiera ett antal parametrar. Den viktigaste av dessa är själva syftet med programmet och målgruppen av deltagare.

Det är viktigt att det finns mått på måluppfyllelsen och att organisationen frågar sig hur den ska veta att programmet har varit framgångsrikt.

Dessutom bör syftet med mentorskapet vara känt och kommuniceras brett till hela intressentgruppen. Det är viktigt att se till att adepternas individuella mål stämmer överens med organisationens mål, så att båda intressenterna gynnas.

Det finns många olika typer av mentorskap, och även bland dessa måste man välja vilka områden som programmet ska lyfta fram och utveckla.

Olika typer av mentorprogram i företag:

• Klassiskt – i sin grundläggande form är syftet med mentorskap att bygga en relation och utveckla Mentee och Mentor främst inom mjuka färdigheter – relaterade till exempelvis teambuilding, eller kompetenser inom kommunikation, problemlösning, etc.
• Specialiserad – ibland används också en form av mentorskap för att utveckla specialiserade färdigheter inom ett specifikt område – vanligtvis relaterat till ett brett verksamhetsområde inom en organisation. Ett exempel skulle kunna vara kompetensutveckling inom en viss teknik i IT-företag.
• Reverse – detta är en ganska ny form av mentorskap, vanligtvis inriktad på utveckling av digital kompetens. I det här fallet är det vanligtvis personer med mer allmän erfarenhet som är adepter och yngre, mindre erfarna personer som är mentorer. Vanligtvis möjliggör denna form av mentorskap utveckling av kompetenser som är nya på marknaden – till exempel aktiviteter i sociala medier, relaterade till Internet och ny teknik.
• Onboarding – ofta används en ”buddy-ego”-position för att introducera nya medarbetare på arbetsplatsen. I det här fallet är det bra att formalisera den här typen av relation genom att implementera mentorskapsmetoder.
• Momboarding – är en särskild form av onboarding där mentorskap hjälper mammor att komma tillbaka till jobbet efter mammaledighet.

Valet av typ av mentorskap i en organisation baseras naturligtvis på den grupp som mentorskapet ska riktas till. Här är det också viktigt att beskriva de kompetensområden inom vilka programmet kommer att verka. Detta innebär att man väljer ut de kompetenser som adepten vill utveckla och som mentorerna har erfarenhet av. Ett exempel skulle kunna vara ledarskapskompetens såsom teamledning, konfliktlösning, motivation etc.

Utbildning av potentiella deltagare i mentorskap

När mentorprogrammet har utformats i ett företag bör vi se till att det ”annonseras” ordentligt inom företaget. Det är värt att se till att alla potentiella deltagare känner till att programmet har lanserats och kan bestämma om de vill delta.

Det är nödvändigt att förklara för teamet vad mentorskap är, vad en sådan relation består av och beskriva fördelarna med att delta i processen för både mentorer och adepter. En uppsättning guider för båda deltagargrupperna är också användbar här för att hjälpa dem att fatta beslut.

I Mentiway genomförs detta steg i processen genom dedikerade landningssidor – landningssidor som introducerar mentorprogrammet, ”annonserar” det internt inom organisationen och svarar på vanliga frågor genom ett FAQ-avsnitt. Dessa sidor kan vara öppna för alla eller ha begränsad åtkomst – endast för anställda i organisationen. Genom att presentera programmet på detta sätt blir det mer lättillgängligt och därmed är det möjligt att nå nästan alla anställda i företaget i så stor utsträckning som möjligt.

Rekrytering av mentorer och adepter i företaget

Efter att kunskapen om mentorprogrammet har kommunicerats kan rekryteringen av deltagare fortsätta. Oftast genomförs detta steg med hjälp av onlineformulär, som samlar data på ett ställe och möjliggör standardiserade ansökningar.

Forms by design inkluderar  olika frågor för mentorer och andra för adepter. Mentorer tillfrågas om sin erfarenhet, kunskap, vad de kan och vill dela med sig av till Mentee. Den senare, å andra sidan, bör tillfrågas om sina utmaningar och individuella utvecklingsmål. Frågorna ska göra det möjligt att para ihop deltagarna på rätt sätt, men också ge en grund för inledande samtal för att kontrollera att det finns en överenskommelse mellan Mentor och Mentee.

Plattformen Mentiway genererar automatiskt ansökningsformulär för mentorprogrammet och presenterar dem bredvid informationssidorna online. Frågorna har ett rekommenderat formulär, men det är också möjligt att lägga till egna frågor eller förkorta formulären. Alla svar är senare synliga för deltagarna i form av visitkort för mentorn och adepten, som är tillgängliga när som helst under mentorprocessen inom organisationen.

Para ihop deltagare för mentorskap

Att matcha deltagare till mentorpar är ett av de viktigaste och samtidigt svåraste stegen i ett mentorprogram. Mentorer och adepter i sina par kommer att arbeta under de närmaste månaderna, så det är värt att ta extra tid på sig för att utveckla rätt matchningsalgoritm.

I det här fallet har vi i princip två handlingsalternativ:

1. Parbildning ”uppifrån och ner – innebär att programledarna skapar par utifrån deltagarna. Detta möjliggör bättre hantering av alla deltagare och, ibland genom kompromisser, lämplig matchning av alla Mentees med rätt Mentorer. Detta är dock en mycket tidskrävande process, med risk för fel och subjektiv bedömning från programledarens sida. En sådan lösning kan leda till missnöje hos deltagarna.
2. Mentees val av mentorer – i det här fallet är det Mentee som väljer sina mentorer från en lista över tillgängliga personer. De ser sina frågeformulär och väljer utifrån detta de personer som de anser bäst passar deras utvecklingsbehov.

Vid utvecklingen av plattformen Mentiway har vi ägnat mycket tid åt att utveckla bästa möjliga algoritm. Baserat på erfarenheter från många företag och organisationer har vi skapat en modell som ger Mentees möjlighet att välja Mentorer, men som begränsar och sorterar listan över tillgängliga personer baserat på en avancerad algoritm med inslag av artificiell intelligens. Detta gör det möjligt för Mentee att välja bland dem som bäst passar hans (hennes) behov och de mål som definierats i rekryteringsfasen av programmet.

Också idén om noll möten kan användas som ett alternativ. Mentees har möjlighet att boka tid med några utvalda mentorer för korta möten på några minuter där de, enligt de råd vi föreslår, lär känna mentorerna och slutligen gör sitt val på grundval av detta.

Workshops och utbildning för mentorer och adepter

Förutom själva urvalet av par beror mentorskapsprogrammets effektivitet också på engagemanget och rätt inställning hos både mentorer och adepter. Det är därför värt att ta sig tid att ordentligt introducera deltagarna till de principer och metoder som ligger till grund för mentorskapet.

Dedikerade utbildningar och workshops används ofta för detta ändamål. Deltagarna bör lära sig om processens faser, principerna för samarbete och få kunskap om verktyg och tekniker som de kan använda när de arbetar med mentorskap i organisationen. Det är också viktigt att vägleda adepterna när det gäller deras proaktivitet och initiativförmåga, och mentorerna när det gäller lämpligt beteende, t.ex. att inte döma adepternas handlingar, undvika att ge direkta råd etc.

I plattformen Mentiway får varje deltagare tillgång till vår kunskapsbas. I den har vi förberett mer än 80 utbildningsmaterial – från uppgifter, övningar och självreflektionsundersökningar till vad vi anser är de bästa utvecklings- och coachningsverktygen och teknikerna.

Dessutom har vi försett plattformen med ett egenutvecklat system för automatisk kunskapsdosering – Mentibot – som automatiskt kommunicerar med deltagarna och ger dem tips och verktyg allteftersom processen fortskrider. På så sätt introduceras mentorer och adepter gradvis till processen och får vid varje givet tillfälle den del av kunskapen som de just behöver.

Första mötet – Mentee-kontrakt och utvecklingsmål

Mentees har redan träffat sina mentorer, alla känner till reglerna för programmet, så det är dags för de första mötena.

De två första sessionerna är särskilt viktiga eftersom de lägger grunden för den fortsatta relationen och samarbetet som ett par.

Det första mötet bör ge deltagarna möjlighet att lära känna varandra bättre. Mentee berättar sedan om sina nuvarande ansvarsområden, utmaningar, utvecklingshistoria och planer för det närmaste året eller flera år. Mentorn berättar i sin tur om sina erfarenheter och kompetensområden, med särskild tonvikt på de områden där Mentee har problem eller vill utvecklas.

Den första mentorsessionen är också ett tillfälle att bekräfta de principer som kommer att vara lämpliga för efterföljande möten, inklusive den mycket viktiga principen om konfidentialitet. Ett formulakontrakt används för detta ändamål. Detta är vanligtvis en PDF med skriftliga allmänna principer – till exempel bara principen om konfidentialitet och andra avtal mellan deltagarna.

Under de första mentorsmötena är det också dags att prata om utvecklingsmål. Detta är ett oerhört viktigt steg och det som fastställs där kommer att utgöra referensramen för alla aktiviteter som genomförs inom ramen för programmet.

Mentiway föreslår vad ett kontrakt bör innehålla och ger också tips om hur man effektivt kan arbeta fram mål.

Mentorskapssessioner

Man skulle kunna säga att det är den faktiska delen av processen, mentorns möte med adepten. Det är här det magiska händer. Som en del av sessionen arbetar paren tillsammans för att sätta upp mål för varje efterföljande möte, arbeta igenom Mentees utmaningar och diskutera situationer som Mentee har hamnat i. Uppdrag och hemläxor som Mentee ska slutföra används också ofta.

Plattformen Mentiway ser till att mötena blir så produktiva som möjligt. Mentibot förser kontinuerligt deltagarna med kunskap och verktyg som de kan använda, och själva appen tillhandahåller funktioner för att schemalägga möten, sätta upp mål och registrera hemuppgifter. Vid viktiga tillfällen uppmärksammar appen också utvalda delar av processen och guidar deltagarna ännu mer effektivt genom programmet. Under de första sessionerna påminner den till exempel om Mentees kontrakt och utvecklingsmål.

Vi har också utrustat plattformen med en självreflekterande modul – för både Mentorer och Mentees. Genom egna observationer, nedskrivna efter mötena, kan man bättre tillgodogöra sig kunskap och erfarenhet från sessionerna. Man kan också gå tillbaka till sina egna anteckningar senare i processen eller efteråt. För mentorer är självreflektionerna särskilt viktiga eftersom de möjliggör en medveten utveckling i rollen som coach/mentor och ger en grund för att ytterligare bygga upp dessa kompetenser – till exempel genom ackreditering med EMCC.

Utvärdering av mentorskapsprocessen i organisationen

Även om mentorskap är en ganska självständig process som genomförs oberoende av mentorparet, är det ändå värt att följa upp för att se till att det går som det är tänkt.

De verktyg som gör detta möjligt från Mentors sida är intervjuer och supervisioner – det vill säga individuella och gruppmöten som genomförs av ackrediterade handledare. Under dessa möten diskuterar mentorerna svårigheter i processen och löser problem.

Utöver detta är kontakten med Mentee på sätt och vis också ett utvärderingsverktyg – antingen påtvingat – då man ber om feedback – eller som ett resultat av Mentees behov, då man till exempel signalerar att problem har uppstått.

Mentiway tillhandahåller dessutom ett antal ytterligare verktyg och funktioner som möjliggör mer noggrann övervakning av mentorskapsprocessen. Baserat på aktuell data från plattformen, samt enkäter och en nöjdhetsundersökning, förser vi programadministratörer med information om programmets framsteg, till exempel:

• Processens framsteg, levererade sessioner och deltagarnas engagemang
• Graden av uppfyllelse av adeptens mål
• Mentorernas och adepternas tillfredsställelse med processen under de individuella sessionerna
• Kvantitativa parametrar för den deklarativa utvecklingen av mentorer under processen

All denna information, i aggregerad form, är synlig i en särskild rapporteringspanel för chefen för mentorprogrammet.

Slutförande av mentorskapsprocessen

I slutet av processen bör varje mentorpar utvärdera vad de har uppnått hittills, bland annat genom att bedöma i vilken utsträckning målen har uppfyllts, samt sin egen reflektion och ge sig själva feedback på hela processen.

Programmet bör också sammanfattas av chefen. Detta är viktigt ur ett verksamhets- och teamutvecklingsperspektiv. Det är nödvändigt att sammanfatta vad det genomförda programmet har gett organisationen och om det är värt att fortsätta med i framtiden.

Mentiway samlar in feedback från deltagarna i slutet av processen och förbereder både individuella sammanfattningar – till exempel i form av en självreflektionsdagbok från mentorer och adepter – och en sammanfattning av hela programmet med hänsyn till i vilken utsträckning målen har uppfyllts, deltagarnas tillfredsställelse och en bedömning av deras utveckling.