Jak vypadá mentoringové sezení? Jak dlouho trvá mentoringové sezení? Co můžete od mentora očekávat? Časté otázky účastníků mentoringových programů.

V předchozím článku na blogu jsem se dotkl nejčastějších otázek týkajících se mentoringu. Tentokrát jsem se rozhodl podívat se na několik vybraných otázek blíže a poskytnout na ně odpovědi v ucelenější podobě. 

Přejděte na vybrané vydání:

1. Jak dlouho trvá mentoring?.
2. Co můžete očekávat od mentora?.
3. Jak vypadá mentoringové sezení? .

Jak dlouho mentoring trvá? 

První otázkou, která se velmi často objevuje – jak u účastníků mentoringových programů, tak u jejich organizátorů – je délka trvání mentoringu. 

Pohled poskytovatele mentoringu

Z pohledu organizátora stojí za zmínku především to, že můžeme mít cyklické a stálé programy. 

Cyklické mentoringové programy se realizují podle předem stanoveného harmonogramu. Takový program má konkrétní datum zahájení a ukončení. Cyklický mentoringový program by měl navíc obsahovat i přesnější harmonogram, který rozčlení například datum náboru mentorů a mentees, datum ukončení tvorby dvojic, akce v průběhu (například supervize nebo workshopy) a ukončení programu s jeho vyhodnocením – a to jak na úrovni jednotlivých dvojic, tak na úrovni celého programu.

Probíhající („on-going“) programy mají podobu kontinuálního procesu, do kterého se účastníci mohou kdykoli zapojit. Mentees si po připojení vyberou mentory z aktuálně dostupných a zahájí mentoringový proces. V důsledku toho se jednotlivé dvojice nacházejí v různých fázích procesu. 

Naší doporučenou variantou jsou však cyklické programy, které jsou účinnější zejména u účastníků s menšími zkušenostmi s mentoringem. S páry v podobných fázích procesu je snazší plánovat workshopy a další akce. Je také snazší účastníky motivovat a monitorovat. 

U trvalých programů je doba trvání v zásadě neomezená. U cyklických programů doba trvání zohledňuje dobu samotných mentoringových procesů a dobu potřebnou na přípravu a dokončení. V rámci přípravy obvykle probíhá fáze komunikace, náboru a párování účastníků, která může trvat od jednoho měsíce až po 2-3 měsíce v závislosti na tom, kolik času chceme dát účastníkům na zapojení do programu. Samotné ukončení zahrnuje pouze formální uzavření programu a vyhodnocení, které by nemělo trvat déle než jeden až dva týdny. 

Viz také samostatný článek o fázích zavádění mentoringového programu ve firmě. 

Doba trvání procesu mentoringu 

Další otázkou je skutečná délka trvání samotných procesů párového mentoringu. Jak dlouho by měl takový proces trvat?  

Délka mentoringu závisí na několika faktorech a má své fáze, které je také třeba vzít v úvahu. Nicméně ve stručnosti se předpokládá, že proces mentoringu, má-li být účinný, by měl trvat 6 až 9 měsíců a zahrnovat 6 až 10 mentorských sezení.  

Fáze mentorského vztahu 

Délka mentoringu je mimo jiné ovlivněna různými fázemi vztahu a tím, jak rychle jimi mentee a mentor projdou. Samozřejmě se nejedná o závod a mnohem důležitější než rychlost je pohodlí a efektivita budování tohoto vztahu. 

Podle autorů knihy „Mentoring v akci. A Practical Guide“ můžeme rozlišit 5 fází procesu mentoringu: 

1. Navazování vztahů / navazování kontaktů – vzájemné poznávání a rozhodnutí o spolupráci. 

2. Discernment/Direction Setting – v této fázi strany stanoví dlouhodobé cíle mentee, cíle samotného procesu mentoringu a metriky a metody pro dosažení těchto cílů. 

3. Hledání řešení / rozvoj – jedná se o práci na dosažení stanovených cílů. 

4. Ukončení vztahu – čas na zhodnocení účinků procesu, míry splnění cílů a společné určení dalšího postupu pro mentee. 

5. Vztah přesahující mentoring – zde je čas na volitelné rozšíření vztahu mimo samotný proces mentoringu. 

Každou z těchto fází provázejí různé emoce a různá dynamika či míra zapojení. Je na účastnících, aby rozhodli, jak rychle každou z těchto fází dokončí. Může se například stát, že k určení směru stačí jedno sezení – když je Mentee přesvědčen o svých cílech. Proces však může trvat i 2-3 sezení s ohledem na identifikaci zdrojů Mentee a jeho aspirací a dlouhodobých cílů. 

Jak často se můžete setkávat? 

Délka mentorského procesu je ovlivněna jak počtem mentorských sezení (řešeno výše), tak četností setkání.  

Tuto frekvenci by měl pár zvolit tak, aby: 

1. zachovat dynamiku procesu a 

2. Dejte mentee čas na rozvoj mezi jednotlivými sezeními. 

To znamená, že na jedné straně by sezení neměla být příliš častá. Setkávání méně než jednou za měsíc může například vést k snížení angažovanosti, ztrátě „flow“, obtížnějšímu zapamatování si toho, co bylo na předchozích setkáních. 

Na druhou stranu by sezení neměla být příliš častá, aby měl mentee mezi jednotlivými sezeními čas na vypracování „domácích úkolů“, použití probíraných témat v praxi nebo na analýzu dopadů svého jednání. Mentoring, má-li být účinný, by měl probíhat nejen během sezení, ale i mezi nimi – v přirozeném pracovním prostředí Mentee. 

Závislost na mentorovi a dynamika procesu 

Na závěr je třeba zmínit ještě dva body. 

Prvním je potenciální riziko, že se mentee stane na mentorovi závislým.  

V průběhu mentoringu může mentee očekávat, že mu mentor poradí s konkrétními problémy. Zkušený mentor by měl usilovat o to, aby mentee většinu rozhodování dělal sám. Existuje však riziko, že Mentor bude Mentee příliš často radit a navrhovat konkrétní kroky. To může v případě příliš dlouhého vztahu vést k tomu, že Mentee se stane na této podpoře závislý a nebude schopen činit vlastní rozhodnutí. To je třeba mít na paměti, a to jak z hlediska samotného průběhu procesu, tak z hlediska jeho délky (čím kratší bude, tím nižší bude riziko „závislosti“). 

Druhá otázka se týká dynamiky schůzek a míry zapojení obou stran, především však mentee, do procesu. Obvykle je tato dynamika na samém počátku vztahu vysoká a velmi rychle se zvyšuje až na maximální úroveň. Po překonání prvních překážek bude Mentee pravděpodobně velmi aktivní a bude se těšit na další setkání. V průběhu procesu se tato dynamika a tato angažovanost jistě sníží. V některých případech to může vést k nedostatečnému uzavření a uzavření procesu. Proto je vhodné upravit délku mentoringu také podle dynamiky a změn aktivity, aby se vztah zbytečně neprotahoval příliš dlouho. 

Co můžete od mentora očekávat? 

Mentees, kteří se mentoringu účastní poprvé, se mohou zajímat o to, jaká je role mentora v tomto procesu a jakou podporu od něj mohou očekávat. 

Na podobné téma jsme připravili samostatný článek popisující roli mentora a klíčové kompetence. Zvu vás k přečtení tohoto textu. Seznámení s kompetencemi a rolí Mentora vám umožní lépe pochopit, co od něj můžete očekávat. 

Úkolem mentora je stručně řečeno: 

• Doprovod mentee, 
• podpora, 
• aktivní naslouchání, 
• kladení otázek, 
• analyzování a vyvozování závěrů, 
• sdílení získaných zkušeností s Mentee, 
• sdílení vlastních znalostí a zkušeností. 

Co tedy na základě těchto rolí může mentee od mentora očekávat? 

Mentee by měl především očekávat od mentora upřímný a bezpečný vztah, v rámci kterého bude mít prostor se otevřít, svobodně hovořit o svých problémech, kompetencích, zdrojích, svobodně sdělovat své emoce. 

Mentee má také právo očekávat, že Mentor bude být pozorný, věnovat během sezení 100% pozornost, aktivně naslouchat tomu, co Mentee sděluje. Mentor by měl pokládat spoustu otázek, aktivovat Mentee k přemýšlení, k budování sebeuvědomění. K tomu mohou být užitečné takzvané koučovací otázky a prohlubující a objasňující odpovědi. 

Mentee by měl také očekávat upřímnou zpětnou vazbu od Mentora. Zpětná vazba má důležitou roli v rozvoji – nejen během procesu mentorování. Zpětná vazba vám mimo jiné pomáhá učit se a rozvíjet, zvyšuje sebeuvědomění, pomáhá vám lépe porozumět sobě samým a zapojuje vás do další práce a rozvoje. Mentor by se neměl bát poskytovat zpětnou vazbu. Ale na druhou stranu Mentee by měl být této zpětné vazbě také otevřený a přijímat ji ne jako hodnocení sebe sama, ale jako nástroj svého rozvoje. 

A nakonec může Mentee očekávat, že na závěr požádá Mentora, aby se podělil o své vlastní zkušenosti, aby ukázal, jak Mentor dříve řešil podobné problémy, jaké byly výsledky těchto akcí. Mentee má rovněž právo očekávat sdílení úspěchů i neúspěchů. A v krajním případě, na konkrétní žádost Mentee, může Mentor poskytnout vlastní radu, podělit se o vlastní názor na konkrétní situaci. 

Jak vypadá mentoringové sezení a jak dlouho trvá? 

Mentoringová setkání jsou jednoduše setkání ve dvojicích. Probíhají na dálku nebo offline. 

Délka i samotný obsah mentorského sezení závisí stoprocentně na individuální dohodě v mentorské dvojici. Existují však určité standardy nebo více okrajových podmínek, které jsou nezbytné pro to, aby bylo sezení účinné. 

Účel mentorského sezení 

Mentorská dvojice by především měla mít na paměti, že každé následující sezení má svůj cíl a že tento cíl přispívá k cíli celého procesu mentorování (a že cíl procesu naopak ovlivňuje dlouhodobé cíle mentee, o nichž se můžete více dočíst v článek o cíli mentoringu). Cíle je dobré stanovit ještě před začátkem sezení – například během předchozího setkání. 

Čas setkání ve dvojici 

Sezení mohou trvat různě dlouho v závislosti na tomto stanoveném cíli. Například úvodní sezení – související s uzavíráním smluv a stanovením cílů celého procesu – mohou vyžadovat více času než sezení zaměřená na další rozvoj. 

Podle našich zkušeností se délka takové jedné schůzky může pohybovat od 45 minut až po dvě hodiny právě v závislosti na účelu konkrétního jednání. 

Základní prvky každého mentorského sezení 

Je také vhodné pamatovat na to, abyste do zasedání zahrnuli některé „administrativní“ záležitosti, jako například: 

• Opening, warm-up – může mít podobu pozdravu, nezávazného „pokecu“ o tom, co se stalo od poslední schůzky. Účelem této fáze je nejen zahřátí, ale také postupné budování vztahu v rámci mentorské dvojice. 
• Potvrzení účelu konkrétního zasedání – dohoda o tom, o čem se bude na zasedání jednat. 
• Diskuse o domácích úkolech, pokud nějaké byly. Zde bych opět rád zdůraznil důležitost plnění mentorských úkolů i mezi schůzkami. Jedná se o důležitou součást rozvoje mentee. 
• Nakonec je užitečné naplánovat práci, kterou je třeba udělat před dalším zasedáním. Je také dobré stanovit cíl pro toto příští sezení – opět se ujistěte, že se shoduje s cíli celého procesu mentoringu. 
• Mimochodem, zde je také užitečné naplánovat termín příští schůzky. Je snazší to udělat naživo – během hovoru – než na dálku mezi schůzkami. 
• A na samém konci je také dobré schůzku shrnout tím, že si navzájem poskytnete vzájemnou zpětnou vazbu – s čím každá strana ze schůzky odchází, co obzvlášť oceňuje a co by stálo za to udělat příště jinak. 
• Po schůzce je důležitou fází také autoreflexe – tedy již individuální reflexe toho, co se během schůzky stalo, jak jsme se cítili, jaké myšlenky jsme měli v různých fázích schůzky atd. Více informací o autoreflexi si můžete přečíst zde. 

„Speciální“&nbsp. zasedání;

Nakonec je třeba ještě poznamenat, že některé relace se budou od ostatních lišit.  

Především to platí pro úvodní sezení – první, druhé, někdy i několik dalších, během nichž by dvojice měla pracovat na smlouvě (včetně dohody o soukromí, diskuse o předpokladech spolupráce) a cílech mentorského procesu. Více se o cílech můžete dočíst v tomto článku. 

Zhruba v polovině procesu je také vhodné se k cílům vrátit a prodiskutovat, zda dosud provedený proces směřuje k jejich naplnění, zda jsou tyto cíle stále aktuální a co případně udělat pro jejich další naplnění. 

Poslední sezení je také speciální a mělo by se již týkat shrnutí a uzavření procesu mentoringu. Během tohoto sezení je vhodné shrnout, co se během procesu stalo, zhodnotit, do jaké míry byly splněny jednotlivé cíle, poskytnout zpětnou vazbu a probrat další plány rozvoje menteeho. Poslední sezení je také příležitostí určit, zda a na jakém základě se bude dvojice nadále kontaktovat a/nebo setkávat.