Online mentoring – mentoringprocesser gennemført på afstand
Alle indlæg på Mentiway-bloggen er skrevet af vores mentoringeksperter – af mennesker, ikke af AI. AI bruges udelukkende til oversættelser og generering af billeder.
Fjernarbejde har for alvor gjort sit indtog i erhvervslivet. Online-møder overrasker ikke længere nogen; tværtimod er de hverdag for mange kontoransatte. Kan mentorprocesser gennemføres på samme måde? Hvad skal der til for, at online-mentoring er effektiv? Det er emner, jeg vil tage op i denne artikel.
Kort fortalt
- Åbning og afslutning af programmet som tilstedeværelsesarrangement samt introduktion af deltagerne og monitorering øger effektiviteten af online-mentoring.
- Det anbefales, at parene at have kameraet tændt under møder, aftale form og et sted til arkivering af materialer for at sikre kontinuiteten i processen.
- Løbende monitorering af mentorprocesserne og organisering af intervision for mentorer hjælper med hurtigt at reagere på manglende engagement.
- Platformen Mentiway centraliserer værktøjer til rekruttering, planlægning og dokumentation af sessioner og stiller Pokój Sesji til rådighed, hvilket gør fjernarbejde lettere — centralizacja narzędzi i monitorowanie aktywności understøtter proceskontinuiteten. Skontaktuj się z Mentiway
Onlinekontakt er i dag en del af hverdagen
Under pandemien og lockdowns måtte virksomheder ændre deres `modus operandi`, og medarbejderne, især kontoransatte, måtte ændre deres vaner og arbejdsform. I dag er 100% fjernarbejde væsentligt mindre udbredt; flere virksomheder vælger en hybridmodel, og flere medarbejdere vender permanent tilbage til kontorerne. Ifølge badania pracuj.pl angav 28% af medarbejderne i 2023, at de arbejdede fjern- eller hybridt, hvilket udgjorde en forskel på 6 procentpoint i forhold til året før.
Det, der dog er blevet hos os på lang sigt, er accepten eller ligefrem vane for fjernmøder. Selv hvis medarbejderne er vendt tilbage til kontoret, accepterer de oftere muligheden for at gennemføre møder online. Det gælder både interne møder og forretningsmøder – afholdt mellem forskellige organisationer.
Og hvordan ser det ud for mentorprogrammer og mentorprocesser?
Mentoring online – i fuldstændigt fjernformat
I mentoring er muligheden for at gennemføre processer i fjernform i dag også en del af hverdagen.
På den ene side har vi åbne mentorprogrammer – gennemført inden for en given niche (se også katalog over åbne programmer). De er som regel landsdækkende. De er tilgængelige for personer fra mange forskellige byer i hele landet. Derfor tager de naturligt højde for muligheden for at deltage på afstand.
I nogle tilfælde anbefales eller er fysisk tilstedeværelse obligatorisk ved åbningen og afslutningen af et sådant program. Arrangørerne inviterer deltagerne til åbnings- eller afslutningsgallaer, til netværk, og til at møde deres par og andre med lignende interesser. Men uanset hvad kan selve mentorsessionerne som regel afholdes på afstand.
I tilfælde af virksomhedsmentoringafhænger programmets gennemførelsesform af arbejdsmåden i den pågældende organisation. Men også her ved vi af erfaring, at møder meget ofte er afholdt på afstand. Især fordi de mest effektive mentoringforløb er dem, hvor parrene sammensættes af personer fra forskellige afdelinger, filialer eller globale lokationer. Så er udvekslingen af viden og erfaring størst. I sådanne tilfælde er fjernformatet endda påkrævet.
Hvad skal der til, for at mentoring i onlineformat er effektivt?
Når man organiserer et mentorprogram som fjernforløb, er det dog nødvendigt at være opmærksom på flere forhold. Nedenfor præsenterer vi nogle anbefalinger fra både arrangørernes og deltagerens perspektiv.
Arrangørernes perspektiv
Åbning og afslutning af programmet som fysisk arrangement
Først og fremmest, når man organiserer et online mentorprogram, er det dog værd at arrangere dets åbning og eventuelt også en officiel afslutning som et fysisk arrangement. Det er en fremragende mulighed for at skabe relationer i par mellem mentorer og mentees. Derudover er det også en mulighed for at opbygge relationer i bredere forstand – som netværk mellem mentorerne og mellem mentees. En fordel ved den slags møder er også at styrke brandet for det pågældende mentorprogram samt at promovere arrangørerne eller de personer eller virksomheder, der deltager i dets organisering.
Introduktion af deltagerne til programmet
Et vigtigt element i online-mentoring er også en passende onboarding af deltagerne – oftest allerede i form af online-workshops og -kurser. Både mentorer og mentees bør kende programmets forudsætninger, men også grundprincipperne i mentoring som sådan. De bør vide, hvilke roller de har, hvad de bør gøre, og hvad de bør undlade. Det er også værd at engagere deltagerne mere under den slags møder, for eksempel ved organisere gruppearbejde (i virtuelle rum), hvilket udgør en god mulighed for netværk, men også for at gøre workshops mere engagerende.
Intervisioner for mentorer
Vi anbefaler også at organisere intervisioner for mentorer. Intervisioner bør afholdes uafhængigt af mentoringens form. Men i tilfælde af online-programmer er det endnu vigtigere på grund af de begrænsede muligheder for naturlig samtale mellem mentorerne. Intervisioner er møder blandt mentorer, hvor de får mulighed dele deres erfaringer fra processen (naturligvis under fortrolighed), give hinanden råd og gode praksisser. Og igen, ud over det uddannelsesmæssige aspekt fungerer sådanne møder også som netværk.
Løbende monitorering af mentoringprocesserne
Arrangørerne, uanset mentoringens form, bør have grundlæggende indsigt i, hvad der sker i hele programmet, så de løbende kan reagere. Mentoring er kun effektiv, når begge parter – mentor og mentee – engagerer sig i processen, og som proces bør den i princippet regulere sig nedefra, automatisk. Ikke desto mindre ved vi af erfaring, at for at et mentorprogram skal være effektivt, kan det nogle gange være nyttigt at give deltagerne et lille skub til handling eller, ved tydeligt manglende engagement, afslutte den pågældende proces.
Det er derfor godt, når arrangørerne har indblik i mindst de grundlæggende parametre for forløbet af mentorprogrammet – om parrene mødes, om de har underskrevet kontrakt, og på hvilket trin i processen de er. De bør også reagere, når det ses, at der er problemer i et par – for eksempel manglende møder i over 30 dage. Især i en fjernmødestruktur, hvor onlinekontakt for nogle stadig kan være en barriere.
Opmærksomhed på formel afslutning af processen og opsummering
Det sidste råd til arrangører af online mentorprogrammer er at klart kommunikere til deltagerne nødvendigheden af en formel afslutning af processen og en opsummering. For at mentoringprocessen skal være effektiv er det på den ene side nødvendigt at stræbe efter målet (fastlagt under de første sessioner), men lige så vigtigt er selve målopnåelsen eller beslutningen på et tidspunkt om, at målet ikke kan nås. Mentorprocessen bør have en lukket form, med refleksion, opsummering og aftale om næste skridt.
Perspektiv fra mentorer og mentees
Nedenfor nogle forslag til, hvad deltagere i online mentorprogrammer kan gøre for at gøre deres forløb så effektive som muligt.
Enighed om mødeformen
Først og fremmest bør mentorparret på den første session aftale, hvordan de vil mødes – om online eller fysisk, med hvilken hyppighed, om offline-møder også er mulige, og i så fald hvornår, samt hvilke værktøjer de vil bruge til at organisere møderne. Det er teoretisk set banalt, men et meget vigtigt element, der fastlægger rammerne for det videre samarbejde. Takket være det kan man undgå senere misforståelser, som i onlineformat ofte først dukker op efter et stykke tid.
At have kameraet tændt under møder
Det andet råd vedrører selve møderne og nødvendigheden af at have kameraet tændt under dem. Synet er et væsentligt element i menneskelig kommunikation. Når deltagerne kan se hinanden, kan de bedre aflæse hinandens følelser, se engagement og opmærksomhed, og de er mere motiverede til aktivt at deltage i mødet.
100% opmærksomhed
Det er også meget vigtigt bevidst at opretholde fuld opmærksomhed under mødet. Ved online-samtaler er risikoen for distraktion og begrænset deltagelse langt større end ved fysiske møder. Det er en god idé at slå alle notifikationer fra på computeren, lukke unødvendige faner, lægge telefonen væk et sted og deltage 100% i mødet.
Et sted til videndeling
Denne tekniske anbefaling til sidst – det er værd at aftale et sted til videndeling og ‘arkivering’ af processen. Det kan for eksempel være en Google-disk, et åbent dokument, der redigeres af begge parter, eller et dedikeret værktøj som Mentiway. Formålet er at have ét sted, hvor parret opbevarer materialer vedrørende sessionerne eller mere bredt gennemførelsen af et givet udviklingsmål, hvor de noterer lektier, mødedatoer og fælles noter. Det gør processen mere effektiv og organiseret, og efterfølgende vil begge personer kunne vende tilbage til forløbet og drage deres egne konklusioner.
Online-mentoring med Mentiway
Til sidst et par ord om, hvordan Mentiway understøtter online mentorprocesser.
Mentiway er en platform designet med mentoring for øje, også i fjernform. Den udgør et enkelt værktøj, der integrerer størstedelen af de ovennævnte elementer. Med sine funktioner understøtter den mentorprocesser – også dem online – både for arrangører og for mentorer og mentees.
Blandt andet takket være:
- gøre et onlineområde tilgængeligt til information om programmet og rekruttering af deltagere,
- løbende kontrol med processen for arrangørerne via status på par-møder, oplysninger om underskrevne kontrakter og udfyldte evalueringsskemaer,
- kommunikationsmoduler mellem arrangører og deltagere samt mellem deltagerne i mentoringpar,
- planlægning af møder, integration med kalendere, organisering af processen,
- tilgængeliggørelse af et område til vidensdeling – både fra arrangørernes side og privat inden for et mentorpar, eller med adgang kun for forfatterne af de tilføjede materialer,
- generering af en opsummering af mentorforløbet i form af en PDF-rapport.
Alt dette ét sted – tilgængeligt online til enhver tid fra ethvert sted i verden og fra enhver enhed.
