Mentoring online – mentoringsprosesser gjennomført eksternt
Alle innlegg på Mentiway-bloggen er skrevet av våre mentoreksperter – av mennesker, ikke av KI. KI brukes utelukkende til oversettelser og bildegenerering.
Fjernarbeid har for alvor etablert seg i næringslivet. Nettmøter overrasker ingen i dag, tvert imot – de er hverdagen for mange kontoransatte. Kan mentorprosesser gjennomføres på samme måte? Hva må til for at nettbasert mentoring skal være effektivt? Dette er temaene jeg tar opp i denne artikkelen.
Kort fortalt
- Oppstart og avslutning av programmet i fysisk form oraz wdrożenie uczestników i monitoring zwiększają skuteczność mentoringu online.
- For par anbefalesÅ slå på kamera under møtene, å avklare formatet og et sted for arkivering av materiell for kontinuitet i prosessen.
- Løpende overvåking av mentorprosessene og organisering av intervisjon for mentorer hjelper med å reagere raskt på manglende engasjement.
- Mentiway-plattformen sentraliserer verktøy for rekruttering, planlegging og dokumentasjon av sesjoner og tilbyr Pokój Sesji, noe som forenkler fjernarbeid — sentralisering av verktøy og overvåking av aktivitet støtter kontinuiteten i prosessen. Kontakt Mentiway
Kontakt online er hverdagskost i dag
Under pandemien og nedstengningene måtte bedrifter endre sitt `modus operandi`, og ansatte, særlig kontoransatte, endret vaner og arbeidsmåte. I dag er 100 % fjernarbeid klart mindre populært, flere selskaper velger en hybridløsning, og stadig flere ansatte vender permanent tilbake til kontorene. Ifølge badania pracuj.pl oppga 28% av arbeidstakerne i 2023 at de arbeidet fjern- eller hybridt, noe som var 6 prosentpoeng lavere enn året før.
Det som derimot har blitt stående hos oss er aksepten, eller rett og slett vanen for fjernmøter. Selv om ansatte har kommet tilbake til kontoret, godtar de oftere muligheten for å avholde møter online. Dette gjelder både interne møter og forretningsmøter – gjennomført mellom ulike organisasjoner.
Og hvordan ser det ut når det gjelder mentorprogrammer og mentorprosesser?
Mentoring på nett – i fullstendig fjernform
I mentoring har muligheten til å gjennomføre prosesser fjernbasert også blitt en del av hverdagen.
På den ene siden har vi åpne mentorprogrammer – gjennomført innenfor en bestemt nisje (se også katalogen åpne programmer). De har som regel nasjonal rekkevidde. De er tilgjengelige for personer fra mange ulike byer over hele landet. Naturligvis gir de mulighet for å delta eksternt.
I noen tilfeller anbefales eller kreves fysisk tilstedeværelse ved åpning og avslutning av et slikt program. Arrangørene inviterer deltakerne til åpnings- eller avslutningsgallaer, til nettverksbygging, til å møte sine par og personer med lignende interesser. Men uansett kan selve mentorsesjonene som oftest foregå eksternt.
I tilfelle av bedriftsmentoringavhenger gjennomføringsformen av hvordan arbeidsformen er i den aktuelle organisasjonen. Men også her vet vi av erfaring at møter svært ofte holdes eksternt. Særlig fordi de mest effektive mentorprosessene er de der parene settes sammen av personer fra ulike avdelinger, filialer eller globale lokasjoner. Da er utvekslingen av kunnskap og erfaring størst. Og da er fjernformat faktisk påkrevd.
Hva bør man gjøre for at mentoring i online-format skal være effektivt?
Når man organiserer et mentorprogram i fjernform er det nødvendig å være oppmerksom på noen forhold. Nedenfor presenterer vi noen anbefalinger fra både arrangørenes og deltakernes perspektiv.
Arrangørenes perspektiv
Åpning og avslutning av programmet i stasjonær form
Først og fremst, når man organiserer et mentorprogram online, er det likevel verdt å arrangere en åpning, og kanskje også en offisiell avslutning, i stasjonær form. Dette er en utmerket anledning til å etablere relasjoner i parene mellom mentorer og mentees. I tillegg gir det mulighet til å bygge relasjoner i et bredere nettverk – mellom mentorene seg imellom og mellom mentees. En fordel med slike møter er også å styrke merkevaren til mentorprogrammet, og å profilere arrangørene eller personer og selskaper som deltar i organiseringen av det.
Innføring av deltakerne i programmet
En viktig del av nettmentorering er også en hensiktsmessig innføring av deltakerne – som oftest allerede i form av nettbaserte workshops og opplæring. Både mentorer og mentees bør bli kjent med programmets forutsetninger, men også med selve mentorrollen. De bør få vite hvilke roller de har og hva de bør gjøre, og hva de ikke bør gjøre. Det er også verdt å engasjere deltakerne mer under slike møter, for eksempel ved å organisere gruppearbeid (i virtuelle rom), noe som utgjør en god anledning til nettverksbygging, men også gjør workshopene mer engasjerende.
Intervisjoner for mentorer
Vi anbefaler også å organisere intervisjoner for mentorer. Intervisjoner bør gjennomføres uavhengig av mentorprogrammets form. Men i tilfelle nettbaserte programmer er dette enda viktigere på grunn av begrensede muligheter for naturlige samtaler mellom mentorene. Intervisjoner er møter i mentorgrupper hvor de får anledning til å dele sine erfaringer fra prosessen (selvfølgelig med taushetsplikt), gi hverandre råd og dele gode praksiser. Og igjen, utover det opplæringsmessige aspektet, fungerer slike møter også som nettverksbygging.
Løpende overvåking av mentoringprosesser
Organisatorer, uavhengig av form for mentoring, bør ha grunnleggende innsikt i hva som skjer i hele programmet for å kunne reagere fortløpende. Mentoring er effektivt bare når begge parter – mentor og mentee – engasjerer seg i prosessen, og i prinsippet bør prosessen reguleres nedenfra, automatisk. Likevel vet vi fra erfaring at for at et mentorprogram skal være effektivt, kan det noen ganger være nyttig å forsiktig dytte deltakerne til handling, eller ved tydelig mangel på engasjement avslutte den aktuelle prosessen.
Det er derfor bra når organizatorene har innsikt i i det minste de grunnleggende parameterne for forløpet av mentorprogrammet – om parene møtes, om de har signert kontrakt, og hvilket stadium i prosessen de er på. De bør også reagere når det er tydelig at det er problemer i et par – for eksempel mangel på møter i mer enn 30 dager. Spesielt i en fjernbasert form, hvor online-kontakt fortsatt kan være en barriere for noen.
Å rette oppmerksomheten mot formell avslutning av prosessen og oppsummering
Det siste rådet til arrangører av nettbaserte mentorprogrammer er å tydelig kommunisere til deltakerne behovet for formell avslutning av prosessen og oppsummering. For at mentorprosessen skal være effektiv, er det på den ene siden nødvendig å strebe mot målet (definert under de første sesjonene), men det er like viktig å faktisk nå det eller å ta en avgjørelse på et tidspunkt om at målet ikke kan nås. Mentorprosessen bør ha en avsluttet form, med refleksjon, oppsummering og avklaring av neste steg.
Perspektivene til mentorer og mentees
Nedenfor noen forslag til hva deltakere i nettbaserte mentorprogrammer kan gjøre for at prosessene deres skal være så effektive som mulig.
Enighet om møteform
For det første bør mentorparet i den første økten bli enige om hvordan de skal møtes – om online eller fysisk, hvor ofte, om fysiske møter også er aktuelle, i så fall når, og hvilke verktøy de vil bruke til å organisere møtene. Dette er teoretisk sett banalt, men en svært viktig del som definerer rammene for videre samarbeid. Takket være dette kan man unngå senere misforståelser som i nettbasert form ofte først kommer til syne etter en tid.
Å ha kamera på under møtene
Det andre rådet gjelder selve møtene og nødvendigheten av å ha kamera på under dem. Visuell kontakt er en viktig del av mellommenneskelig kommunikasjon. Når deltakerne ser hverandre, kan de lettere lese hverandres følelser, se engasjement og oppmerksomhet, og blir mer motiverte til å delta aktivt i møtet.
100 % oppmerksomhet
Det er også veldig viktig å bevisst opprettholde full oppmerksomhet under møtet. Under en samtale på nett er risikoen for å bli distrahert og for begrenset deltakelse mye større enn ved et fysisk møte. Det er lurt å slå av alle varsler på datamaskinen, lukke unødvendige faner, legge telefonen et stykke unna og delta 100 % i møtet.
Et sted for kunnskapsdeling
Til slutt en teknisk anbefaling – det er nyttig å avtale et sted for kunnskapsdeling og ‘arkivering’ av prosessen. Det kan for eksempel være Google Disk, et åpent dokument som redigeres av begge parter, eller et dedikert verktøy, slik som Mentiway. Poenget er å ha ett sted hvor paret lagrer materiale knyttet til sesjonene, eller mer generelt gjennomføringen av et utviklingsmål, hvor de noterer hjemmearbeid, møtedatoer og felles notater. Dette gjør prosessen mer effektiv og ryddig, og etter hvert kan begge parter gå tilbake til prosessen og trekke egne konklusjoner.
Nettbasert mentoring takket være Mentiway
Til slutt noen ord om hvordan Mentiway støtter mentoringprosesser på nett.
Mentiway er en plattform utviklet med tanke på mentoring, også i fjernformat. Den er ett verktøy som integrerer mesteparten av de ovennevnte områdene. Takket være sine funksjoner støtter den mentorprosesser — også online — både for arrangører og for mentorer og mentees.
Blant annet takket være:
- tilgjengeliggjøring av et online sted for informasjon om programmet og rekruttering av deltakere,
- løpende kontroll av prosessen for arrangører takket være status for møter i par, informasjon om signerte kontrakter, utfylte evalueringsskjemaer,
- kommunikasjonsmoduler mellom arrangører og deltakere, samt mellom deltakerne i mentorpar,
- planlegging av møter, integrasjon med kalendere, organisering av prosessen,
- tilgjengeliggjøring av et sted for deling av kunnskap – både fra arrangørenes side og privat – innenfor par, eller med tilgang kun for forfatterne av de publiserte materialene,
- generering av et sammendrag av mentorprosessen i form av en PDF-rapport.
Alt dette på ett sted – tilgjengelig kontinuerlig online fra hvor som helst i verden og fra hvilken som helst enhet.
