Mentoring vs. innføring av nye medarbeidere – hvordan få nyansatte raskt opp i fart

Anna Fiałkowska ,

De første ukene på jobben har stor betydning for hvordan en ansatt vil prestere i organisasjonen i de kommende månedene – og ofte til og med årene. Det er i denne perioden at de knytter sine første relasjoner, blir kjent med organisasjonskulturen, lærer seg prosessene og begynner å forstå hva organisasjonen forventer av dem.

Onboarding handler ofte om å gi nye ansatte prosedyrer, presentasjoner og en oppgaveliste. Nye ansatte får mye informasjon, men de har ikke alltid mulighet til å forstå sammenhengen, stille spørsmål eller ta opp sine bekymringer.

Stadig flere organisasjoner supplerer innkjøringen med veiledning. Dermed slutter ikke innkjøringen med kunnskapsoverføring, men blir en prosess basert på relasjoner, støtte og individuell utvikling. Erfaring viser at mentoring kan forkorte en ansattes tilvenningsperiode betydelig, øke engasjementet og bidra til at vedkommende raskere blir selvstendig i sin nye rolle.

Hvorfor er ikke innføring alltid nok?

Tradisjonell innføring er avgjørende. Den gir deg mulighet til å dele kunnskap om organisasjonen, prosedyrer, verktøy og arbeidsmetoder. Men selv den best forberedte innføringsprosessen har sine begrensninger. Nye medarbeidere står ofte overfor spørsmål som ikke blir dekket i presentasjoner eller håndbøker. Hvordan er den uformelle organisasjonskulturen? Hvordan bygger man relasjoner med teamet? Hvordan finner man fotfeste i et nytt miljø? Hvordan takler man usikkerheten og presset de første månedene?

Det er nettopp her mentoring kommer inn i bildet. En mentor erstatter ikke en leder eller personalavdelingen. I stedet hjelper en mentor en nyansatt med å forstå organisasjonen bedre, se utfordringene i riktig perspektiv og gradvis bygge opp selvtilliten.

Dette er spesielt viktig i dag, når mange organisasjoner opererer i et miljø i stadig endring, og de ansattes forventninger til utviklingsstøtte er mye høyere enn de var for bare noen få år siden.

Hvordan bidrar mentoring til å støtte nyansattes innkjøring?

Mentoring handler ikke om å gi ferdige svar. Den største verdien ligger i å skape et trygt rom for samtale og læring. En nyansatt får en person de kan henvende seg til med spørsmål, diskutere sine bekymringer med eller rådføre seg med om sine første utfordrende arbeidssituasjoner. Dette hjelper dem med å utvikle en følelse av tilhørighet til organisasjonen raskere og finne fotfeste i det nye miljøet lettere.

Fordelene ved mentorordning ved oppstart er tydelige på mange nivåer:

raskere innkjøring,
større selvtillit blant nye ansatte,
det er lettere å bygge relasjoner innenfor organisasjonen,
større engasjement og motivasjon,
en større sannsynlighet for at en ansatt vil bli i bedriften på lang sikt.

Det er viktig å merke seg at mentoring ikke trenger å være forbeholdt personer i lederstillinger. Det omfatter i stadig større grad spesialister, eksperter og personer som nettopp har startet karrieren sin rett etter universitetet.

Onboarding-mentoring er ikke det samme som et mentorprogram

Mange organisasjoner har allerede det som kalles et «buddy-program», der en ny ansatt får tildelt en mentor som skal hjelpe vedkommende med å bli kjent med selskapets daglige drift. Dette er en svært verdifull tilnærming, men mentoring går et skritt videre.

En «buddy» hjelper først og fremst med organisatoriske og driftsmessige spørsmål. En mentor, derimot, støtter en ansattes utvikling, hjelper vedkommende med å sette seg faglige mål, bygge selvtillit og se karriereveien sin i et bredere perspektiv. Det er derfor stadig flere organisasjoner velger å kombinere begge tilnærmingene. En buddy gir støtte de første ukene på jobben, mens mentoring bidrar til faglig utvikling i månedene som følger.

Hvor lenge bør veiledningen i innkjøringsfasen vare?

Det finnes ingen enkelt, universell modell. I noen organisasjoner varer mentorordningen for nyansatte i tre måneder og omfatter flere møter. I andre er den en del av et lengre utviklingsprogram som støtter den ansatte gjennom hele det første året i stillingen.

Det viktigste er imidlertid at prosessen er riktig strukturert.

Deltakerne bør vite følgende:

Hva er formålet med mentoring?

Hvor ofte avholdes møtene,

Hva er reglene for samarbeid,

hvordan resultatene av prosessen skal måles.

Mangelen på slike retningslinjer kan føre til at mentorforholdet gradvis ebber ut eller blir redusert til sporadiske samtaler uten en klar retning.

Hvordan måler man effekten av mentorordninger ved oppstart?

En av de største feilene er å betrakte mentoring utelukkende som et interessant tillegg til innkjøringen. Et godt utformet program bør overvåkes og evalueres. Dette gjør det mulig for organisasjonen å avgjøre om mentoring faktisk bidrar til innkjøringen av nye medarbeidere.

Det er blant annet verdt å analysere:

deltakernes tilfredshet,
oppnåelse av veiledningsmålene,
graden av involvering i prosessen,
å beholde ansatte etter at innkjøringsprosessen er fullført,
tiden det tar å bli selvstendig i en ny rolle.

Stadig flere organisasjoner ser også på mentoring som en investering i medarbeideropplevelsen. Jo bedre en ny medarbeiders første opplevelse av organisasjonen er, desto større er sjansen for at vedkommende vil forbli i stillingen på lang sikt.

Hvordan støtter Mentiway innkjøringen gjennom veiledning?

Å innføre mentorordning for nyansatte krever mer enn bare å sette to personer sammen. Du trenger de riktige verktøyene for å kunne styre hele prosessen, følge med på fremdriften og støtte deltakerne i alle faser av samarbeidet.

Med Mentiway kan organisasjoner:

matche mentorer og mentees ut fra deres erfaring, kompetanse og utviklingsbehov,

sørge for at deltakerne har tilgang til mentoravtalen og klare retningslinjer for samarbeidet,

bruk ferdige skjemaer til å forberede deg til det første møtet,

gi mentorer og mentees tilgang til en database med utviklingsteknikker og undervisningsmateriell,

overvåke deltakernes aktiviteter, oppnåelsen av målene og fremdriften i hele programmet.

Derfor er mentorordningen for nyansatte ikke et engangstiltak, men en strukturert prosess som kan skaleres til hele organisasjonen.

Onboarding er bare begynnelsen

En velgjennomført innkjøringsprosess slutter ikke etter den første uken på jobben, og den begrenser seg heller ikke til å forklare prosedyrer eller gi tilgang til systemer. Nye medarbeidere trenger også støtte til å bygge relasjoner, finne fotfeste i organisasjonskulturen og utvikle selvtillit. Mentoring tar nettopp for seg disse behovene.

Det er derfor stadig flere organisasjoner ser på mentoring ikke som et tilleggselement i innkjøringen, men som en av dens viktigste pilarer. Effektiv innkjøring av nye medarbeidere handler ikke bare om å overføre kunnskap. Det handler om å skape forhold der en nyansatt raskere kan bli en del av organisasjonen og forplikte seg fullt ut til å utvikle sitt potensial.

Vil du kombinere innføring og veiledning i organisasjonen din?

Hos Mentiway hjelper vi organisasjoner med å utforme og gjennomføre mentorprogrammer som støtter innkjøringen av nye medarbeidere.

Vi tilbyr:

smart tilpasning av mentorer og mentees,

ferdige møteskript og dagsordener,

mentoravtale og verktøy for målsetting,

en database med veiledningsteknikker,

å overvåke programmets deltakelse og resultater.

Dette gjør at innkjøringen blir mer personlig, engasjerende og effektiv.

FAQ: Mentoring vs. innføring av nye medarbeidere

Kan veiledning være en del av innkjøringen?

Ja. Stadig flere organisasjoner bruker mentoring som et supplement til tradisjonell innføring for å få nye ansatte raskt opp i fart og øke deres engasjement.

Hvor lenge bør mentorprogrammet for nyansatte vare?

Vanligvis mellom 3 og 12 måneder, avhengig av stillingen og organisasjonens behov.

Bør en mentor under innkjøringen være den ansattes nærmeste leder?

For det meste, nei. En mentor har en annen rolle enn en leder, og kan derfor skape et mer åpent rom for samtale.

Hvordan skiller mentoring seg fra et kompisprogram?

En mentor hjelper hovedsakelig til med organisatoriske spørsmål og den daglige driften, mens veiledning støtter en ansattes faglige utvikling og tilpasning på lang sikt.

Hvordan måler man effektiviteten av mentorordningen ved oppstart?

Det er blant annet verdt å analysere deltakernes tilfredshet, i hvilken grad målene nås, ansattes lojalitet og hvor lang tid det tar å bli selvstendig i en ny rolle.