Hvordan planlegge innføring med veiledning? 7 elementer i en effektiv innføringsprosess for nye medarbeidere
De første ukene på jobben har stor betydning for hvor raskt en nyansatt finner seg til rette i organisasjonen. Det er da de blir kjent med bedriftskulturen, knytter sine første relasjoner, lærer seg prosessene og begynner å forstå hva teamet forventer av dem. En godt planlagt innføring handler imidlertid ikke bare om å dele ut dokumenter, gi opplæring i helse og sikkerhet eller holde en rekke presentasjoner.
Stadig flere organisasjoner ser på innkjøring som en utviklingsprosess snarere enn en administrativ prosess. JEt av verktøyene som i økende grad brukes for å støtte innkjøringen av nye medarbeidere, er mentoring. Takket være mentoring blir en ny ansatt ikke overlatt til seg selv med en oppgaveliste, men får en partner som hjelper vedkommende med å finne fotfeste i organisasjonen, forstå hvordan den fungerer og bli selvstendig raskere.
I denne artikkelen vil vi gå gjennom den trinnvise prosessen for å utforme et introduksjonsprogram som inkluderer veiledning, og vi vil forklare hvilke elementer som gjør denne prosessen mest effektiv.
På et blunk
- Mentoring utfyller innkjøringen ved å gi støtte i å lære om bedriftskulturen, uformelle regler for samarbeid og hvordan organisasjonen fungerer.
- En effektiv prosess krever opplæring av mentorer, hensiktsmessig tilordning, klare mål og regelmessige møter
- Overvåking, verktøy og evaluering bidrar til å opprettholde engasjementet, håndtere utfordringer og forbedre fremtidige implementeringer.
- Mentiway-plattformen hjelper med å effektivisere og skalere mentorbasert innføring gjennom matchning, møteplanlegging, fremdriftsoppfølging og ressurser for deltakerne. Kontakt oss.
Hvorfor er tradisjonell innføring ofte utilstrekkelig?
De fleste bedrifter har i dag sjekklister for innføring, opplæringsprogrammer, instruksjoner og innføringsmateriell på plass. Dette er viktige elementer i prosessen, men svært ofte gir de bare svar på spørsmålet «hva?», mens de langt sjeldnere bidrar til å besvare spørsmålet «hvordan?».
Nye medarbeidere lærer seg prosedyrer, blir kjent med organisasjonsstrukturen og sine arbeidsoppgaver, men de kan likevel ha vanskeligheter med å forstå de uformelle reglene for samarbeid, beslutningsprosesser eller organisasjonskulturen. Det er nettopp på disse områdene at mentoring gir størst merverdi. Det erstatter ikke innkjøringen – det utfyller den med et element som ikke kan beskrives i en presentasjon eller en håndbok.
Hvis du vil vite mer om hvorfor mentoring fremskynder innkjøringsprosessen for nye ansatte, bør du lese artikkelen vår om sammenhengen mellom mentoring og innkjøring.
Hvordan planlegge innføring med veiledning?
Et godt utformet mentorprogram starter ikke med det første møtet mellom mentoren og menteen. I praksis er det lurt å planlegge hele prosessen før den nye medarbeideren begynner i organisasjonen.
1. Velg de riktige mentorene
Ikke alle erfarne medarbeidere blir automatisk gode mentorer. I tillegg til fagkunnskap er også kommunikasjonsevner, evnen til å lytte aktivt og viljen til å støtte andres utvikling viktige faktorer.
Det er derfor stadig flere organisasjoner gir mentorene opplæring allerede før programmet starter. Dette sikrer at de vet hvordan de skal gjennomføre utviklingssamtaler, hvordan de skal unngå å ta ansvar for menteens beslutninger, og hvordan de skal støtte den nye menteens selvstendighet.
2. Tilpass mentorene til de nyansattes behov
Et av de viktigste elementene i programmet er matchingen. En god match øker deltakernes engasjement og gjør det lettere å bygge et forhold basert på tillit.
Når man skal foreta et valg, er det viktig å ta hensyn ikke bare til stillingen eller avdelingen, men også til karrieremål, erfaring, kompetanse og foretrukket arbeidsstil. I større organisasjoner blir det raskt svært vanskelig å matche deltakere manuelt, og derfor brukes anbefalingsalgoritmer i stadig større grad for å støtte denne prosessen.
3. Sett klare mål for onboarding
Onboarding-veiledning bør ikke bestå av en rekke tilfeldige møter.
Allerede fra starten av er det lurt å svare på følgende spørsmål:
- Hva bør en nyansatt kunne gjøre etter 30 dager?
- Hvilke ferdigheter ønsker han å utvikle?
- Hvordan vil suksess se ut i gjennomføringsprosessen?
Dette sikrer at både mentoren og menteen vet hva de jobber mot, og det gjør det enklere for organisasjonen å vurdere programmets effektivitet senere.
4. Planlegg regelmessige møter
Den største feilen er å overlate hyppigheten av møtene til tilfeldighetene.
I begynnelsen av innkjøringsprosessen bør kontakten absolutt være hyppigere enn i tradisjonelle mentorprogrammer. Regelmessige samtaler bidrar til å avklare spørsmål etter hvert som de dukker opp, og skaper en følelse av trygghet.
Etter hvert kan møtene bli sjeldnere etter hvert som den nye medarbeideren blir mer og mer selvstendig.
5. Gi mentorene de riktige verktøyene
Selv de beste mentorene bør ikke forberede alt på egen hånd.
Det er god praksis å gi dem:
- forslag til møteagenda,
- spørsmål som bidrar til å lede samtalen,
- undervisningsmateriell,
- teknikker for målsetting,
- steder hvor man kan følge med på fremdriften.
Dette gjør mentorprosessen mer ensartet, og deltakerne slipper å starte helt på nytt hver gang.
6. Følg med på innkjøringsprosessen
Bare det å starte programmet betyr ikke nødvendigvis at det blir en suksess.
Det er lurt å sjekke om møtene faktisk finner sted, om deltakerne når målene sine, og om forholdet utvikler seg som planlagt. På den måten kan du reagere raskt hvis det oppstår problemer eller hvis noen av parene trenger ekstra støtte.
7. Samle inn data og trekk konklusjoner
Hver påfølgende onboarding-opplevelse kan bli bedre enn den forrige.
Når prosessen er fullført, er det derfor lurt å spørre deltakerne om deres erfaringer, hvor fornøyde de er, og hvilke deler av programmet de syntes var mest verdifulle. Denne informasjonen bidrar til å kontinuerlig forbedre innkjøringsprosessen for nye medarbeidere.
Hvordan støtter Mentiway innkjøringen av nye medarbeidere?
Mentiway-plattformen hjelper organisasjoner med å gjennomføre mentorbasert innføring på en strukturert og skalerbar måte.
Programarrangørene kan koble sammen deltakere, følge med på fremdriften i møtene og måle engasjementet blant mentorer og mentees. Mentorene får ferdige materiell som kan brukes til å legge til rette for de første samtalene, skjemaer for møteforberedelse, en mentoravtale og en samling teknikker som hjelper dem å jobbe med utviklingsmålene.
Derfor slutter ikke innkjøringen etter den første uken på jobben, men blir en prosess som støtter den nye medarbeiderens utvikling i løpet av de påfølgende månedene.
Sammendrag: Hvordan fungerer veiledning under innkjøringen?
En god innføring handler ikke bare om å formidle informasjon om bedriften. Målet er å hjelpe nye medarbeidere med å utvikle selvstendighet, selvtillit og tilhørighetsfølelse så raskt som mulig.
Mentoring bidrar til å oppnå alle disse målene, fordi det utfyller den formelle innkjøringsprosessen med et forhold til en erfaren person som støtter din utvikling, svarer på spørsmålene dine og hjelper deg med å finne fotfeste i organisasjonen.
Jo bedre hele prosessen er utformet – fra valg av mentorer, via tilordning, til oppfølging av resultater – desto større er sjansen for at innkjøringen vil føre til langsiktig engasjement blant nye medarbeidere.
Ønsker du å benytte deg av veiledning under innkjøringen?
Hos Mentiway hjelper vi organisasjoner med å utforme mentorprogrammer som støtter innkjøringen av nye medarbeidere. Plattformen gjør det mulig å koble sammen mentorer og mentees, følger opp fremdriften i programmet og gir deltakerne ferdige verktøy for å gjennomføre effektive mentorsamtaler.
Hvis du vil se hvordan mentoring kan fremskynde innkjøringsprosessen for nyansatte i organisasjonen din, kan du kontakte oss for å avtale en presentasjon av plattformen.
FAQ – Mentoring som en del av innkjøringen
Kan veiledning være en del av innkjøringsprosessen?
Ja. Stadig flere organisasjoner bruker mentorordninger som et supplement til innkjøringsprosessen. Dette hjelper nye ansatte med å bli kjent med organisasjonskulturen raskere, knytte relasjoner og bli selvstendige.
Når er det best å starte mentoropplæringen?
Ideelt sett bør dette skje i løpet av de første dagene på jobben. Å etablere et forhold til mentoren din tidlig i prosessen gjør det lettere å tilpasse seg og reduserer stresset knyttet til å starte i en ny stilling.
Trenger alle nye ansatte en mentor?
Ikke alltid, men veiledning er spesielt effektivt når man skal introdusere spesialister, kvinnelige og mannlige ledere samt personer som skal tiltre stillinger der de raskt må tilegne seg kunnskap om organisasjonen.
Hvor lenge bør mentorprogrammet for nyansatte vare?
Vanligvis én til tre måneder. Programmets varighet avhenger av stillingens kompleksitet og organisasjonens behov.
Hvordan skiller mentorordningen for nyansatte seg fra et kompisprogram? En kompis hjelper deg først og fremst med å finne fotfeste i den daglige driften av selskapet og svarer på dine daglige spørsmål om organisasjonen. En mentor, derimot, støtter utviklingen av ferdigheter, hjelper deg med å nå målene dine og deler faglig erfaring, og bygger dermed et langsiktig utviklingsforhold.
