Wie plant man die Einarbeitung mithilfe von Mentoring? 7 Elemente eines effektiven Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter
Die ersten Wochen im neuen Job haben einen enormen Einfluss darauf, wie schnell sich ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen einlebt. In dieser Zeit lernen sie die Unternehmenskultur kennen, knüpfen erste Kontakte, machen sich mit den Abläufen vertraut und beginnen zu verstehen, was das Team von ihnen erwartet. Bei einem gut geplanten Onboarding geht es jedoch nicht nur darum, Unterlagen auszuhändigen, Schulungen zu Gesundheit und Sicherheit anzubieten oder eine Reihe von Präsentationen zu halten.
Immer mehr Unternehmen betrachten das Onboarding eher als Entwicklungsprozess denn als administrativen Vorgang. JEines der Instrumente, das zunehmend zur Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeiter eingesetzt wird, ist das Mentoring. Dank des Mentorings wird ein neuer Mitarbeiter nicht allein mit einer To-do-Liste zurückgelassen, sondern erhält einen Partner, der ihm hilft, sich in der Organisation zurechtzufinden, deren Funktionsweise zu verstehen und schneller selbstständig zu werden.
In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Konzeption eines Onboarding-Programms, das Mentoring einbezieht, und erläutern, welche Elemente diesen Prozess am effektivsten machen.
Auf einen Blick
- Mentoring ergänzt die Einarbeitung, indem es Unterstützung beim Kennenlernen der Unternehmenskultur, der informellen Regeln der Zusammenarbeit und der Funktionsweise der Organisation bietet.
- Ein effektiver Prozess erfordert eine Mentorenschulung, eine geeignete Zuordnung, klare Ziele und regelmäßige Treffen
- Überwachung, Tools und Auswertung tragen dazu bei, das Engagement aufrechtzuerhalten, Herausforderungen anzugehen und zukünftige Umsetzungen zu verbessern.
- Die Mentiway-Plattform hilft dabei, das mentoringbasierte Onboarding durch Matching, Terminplanung, Fortschrittsverfolgung und Ressourcen für die Teilnehmer zu optimieren und zu skalieren. Kontaktieren Sie uns.
Warum reicht das herkömmliche Onboarding oft nicht aus?
Die meisten Unternehmen verfügen heutzutage über Checklisten für die Einarbeitung, Schulungsprogramme, Anleitungen und Einarbeitungsunterlagen. Dies sind wichtige Elemente des Prozesses, doch sehr oft beantworten sie lediglich die Frage „Was?“ und tragen weitaus seltener dazu bei, die Frage „Wie?“ zu beantworten.
Neue Mitarbeiter lernen die Abläufe kennen, machen sich mit der Organisationsstruktur und ihren Aufgaben vertraut, haben aber möglicherweise dennoch Schwierigkeiten, die informellen Regeln der Zusammenarbeit, die Entscheidungsprozesse oder die Unternehmenskultur zu verstehen. Gerade in diesen Bereichen bietet Mentoring den größten Mehrwert. Es ersetzt das Onboarding nicht – es ergänzt es um eine Komponente, die sich nicht in einer Präsentation oder einem Handbuch beschreiben lässt.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum Mentoring den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter beschleunigt, lesen Sie unbedingt unseren Artikel über den Zusammenhang zwischen Mentoring und Onboarding.
Wie plant man die Einarbeitung mithilfe von Mentoring?
Ein gut konzipiertes Mentoring-Programm beginnt nicht erst mit dem ersten Treffen zwischen Mentor und Mentee. In der Praxis ist es ratsam, den gesamten Prozess bereits vor dem Eintritt des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen zu planen.
1. Wähle die richtigen Mentoren aus
Nicht jeder erfahrene Mitarbeiter ist automatisch ein guter Mentor. Neben Fachwissen sind auch Kommunikationsfähigkeiten, die Fähigkeit zum aktiven Zuhören und die Bereitschaft, die Entwicklung anderer zu fördern, wichtig.
Aus diesem Grund schulen immer mehr Organisationen ihre Mentoren bereits vor Beginn des Programms. So wird sichergestellt, dass sie wissen, wie man Entwicklungsgespräche führt, wie man es vermeidet, die Verantwortung für die Entscheidungen des Mentees zu übernehmen, und wie man die Selbstständigkeit des neuen Mentees fördert.
2. Mentoren auf die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter abstimmen
Eines der wichtigsten Elemente des Programms ist die Zuordnung. Eine gute Zuordnung steigert das Engagement der Teilnehmer und erleichtert den Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung.
Bei der Auswahl ist es wichtig, nicht nur die Position oder Abteilung zu berücksichtigen, sondern auch die Karriereziele, die Erfahrung, die Kompetenzen und den bevorzugten Arbeitsstil. In größeren Organisationen wird es schnell sehr schwierig, die Teilnehmer manuell abzugleichen, weshalb zunehmend Empfehlungsalgorithmen eingesetzt werden, um diesen Prozess zu unterstützen.
3. Klare Onboarding-Ziele festlegen
Das Onboarding-Mentoring sollte nicht aus einer Reihe von zufälligen Treffen bestehen.
Gleich zu Beginn lohnt es sich, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Was sollte ein neuer Mitarbeiter nach 30 Tagen können?
- Welche Fähigkeiten möchte er entwickeln?
- Wie wird der Erfolg des Umsetzungsprozesses aussehen?
Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl der Mentor als auch der Mentee wissen, worauf sie hinarbeiten, und es erleichtert der Organisation später die Bewertung der Wirksamkeit des Programms.
4. Regelmäßige Besprechungen ansetzen
Der größte Fehler ist es, die Häufigkeit der Treffen dem Zufall zu überlassen.
Zu Beginn des Onboarding-Prozesses sollte der Kontakt auf jeden Fall häufiger sein als bei herkömmlichen Mentoring-Programmen. Regelmäßige Gespräche tragen dazu bei, auftretende Fragen sofort zu klären und ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen.
Mit der Zeit werden die Treffen möglicherweise seltener, da die neue Person immer selbstständiger wird.
5. Stellen Sie Mentoren die richtigen Werkzeuge zur Verfügung
Selbst die besten Mentoren sollten nicht alles alleine vorbereiten.
Es hat sich bewährt, ihnen Folgendes zur Verfügung zu stellen:
- Vorschläge für die Tagesordnung der Sitzung,
- Fragen, die als Leitfaden für das Gespräch dienen,
- Lehrmaterialien,
- Techniken zur Zielsetzung,
- Orte, an denen man den Fortschritt verfolgen kann.
Dadurch wird der Mentoring-Prozess einheitlicher, und die Teilnehmer müssen den Prozess nicht jedes Mal von Grund auf neu entwickeln.
6. Den Onboarding-Prozess überwachen
Allein die Einführung des Programms bedeutet noch nicht zwangsläufig, dass es ein Erfolg wird.
Es ist ratsam zu überprüfen, ob die Treffen tatsächlich stattfinden, ob die Teilnehmer ihre Ziele erreichen und ob sich die Beziehung wie geplant entwickelt. So können Sie schnell reagieren, falls Schwierigkeiten auftreten oder eines der Paare zusätzliche Unterstützung benötigt.
7. Daten sammeln und Schlussfolgerungen ziehen
Jedes weitere Onboarding-Erlebnis kann besser sein als das vorherige.
Daher ist es ratsam, die Teilnehmer nach Abschluss des Prozesses zu ihren Erfahrungen, ihrer Zufriedenheit und den Programmelementen zu befragen, die sie als besonders wertvoll empfunden haben. Diese Informationen tragen dazu bei, den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern.
Wie unterstützt Mentiway die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Die Mentiway-Plattform unterstützt Unternehmen dabei, ein auf Mentoring basierendes Onboarding auf strukturierte und skalierbare Weise durchzuführen.
Die Programmorganisatoren können Teilnehmer zusammenbringen, den Verlauf der Treffen überwachen und das Engagement von Mentoren und Mentees nachverfolgen. Die Mentoren erhalten gebrauchsfertige Materialien zur Unterstützung ihrer ersten Gespräche, Formulare zur Vorbereitung der Treffen, einen Mentoring-Vertrag sowie eine Sammlung von Methoden, die ihnen bei der Arbeit an den Entwicklungszielen helfen.
Daher endet das Onboarding nicht nach der ersten Arbeitswoche, sondern wird zu einem Prozess, der die Entwicklung des neuen Mitarbeiters in den folgenden Monaten begleitet.
Zusammenfassung: Wie funktioniert Mentoring während der Einarbeitungsphase?
Bei einer guten Einarbeitung geht es nicht nur darum, Informationen über das Unternehmen zu vermitteln. Ihr Ziel ist es, neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, so schnell wie möglich Selbstständigkeit, Selbstvertrauen und ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln.
Mentoring trägt zur Erreichung all dieser Ziele bei, da es den formellen Einarbeitungsprozess durch eine Beziehung zu einer erfahrenen Person ergänzt, die Ihre Entwicklung unterstützt, Ihre Fragen beantwortet und Ihnen hilft, sich in der Organisation zurechtzufinden.
Je besser der gesamte Prozess gestaltet ist – von der Auswahl der Mentoren über die Zuordnung bis hin zur Überwachung der Ergebnisse –, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Einarbeitung zu einem langfristigen Engagement der neuen Mitarbeiter führt.
Möchten Sie während der Einarbeitungsphase ein Mentoring in Anspruch nehmen?
Bei Mentiway unterstützen wir Unternehmen bei der Konzeption von Mentoring-Programmen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die Plattform ermöglicht die Zuordnung von Mentoren und Mentees, überwacht den Fortschritt des Programms und stellt den Teilnehmern sofort einsatzbereite Tools für die Durchführung effektiver Mentoring-Sitzungen zur Verfügung.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Mentoring den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschleunigen kann, kontaktieren Sie uns, um einen Termin für eine Präsentation der Plattform zu vereinbaren.
FAQ – Mentoring als Teil des Onboardings
Kann Mentoring Teil des Onboarding-Prozesses sein?
Ja. Immer mehr Unternehmen setzen Mentoring ein, um den Einarbeitungsprozess zu ergänzen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, sich schneller mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen, Beziehungen aufzubauen und selbstständig zu werden.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um mit dem Onboarding-Mentoring zu beginnen?
Idealerweise sollte dies in den ersten Tagen Ihrer neuen Stelle geschehen. Wenn Sie frühzeitig eine Beziehung zu Ihrem Mentor aufbauen, fällt Ihnen die Eingewöhnung leichter und der mit dem Antritt einer neuen Stelle verbundene Stress wird verringert.
Braucht jeder neue Mitarbeiter einen Mentor?
Nicht immer, aber Mentoring ist besonders effektiv bei der Einarbeitung von Fachkräften, weiblichen und männlichen Führungskräften sowie Personen, die Positionen übernehmen, in denen sie sich schnell organisatorisches Wissen aneignen müssen.
Wie lange sollte das Onboarding-Mentoring dauern?
Meistens ein bis drei Monate. Die Dauer des Programms hängt von der Komplexität der Position und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Wie unterscheidet sich das Onboarding-Mentoring von einem Buddy-Programm? Ein Buddy hilft dir in erster Linie dabei, dich im Tagesgeschäft des Unternehmens zurechtzufinden, und beantwortet deine alltäglichen organisatorischen Fragen. Ein Mentor hingegen unterstützt die Entwicklung von Fähigkeiten, hilft dir dabei, deine Ziele zu erreichen, teilt seine beruflichen Erfahrungen mit dir und baut so eine langfristige, entwicklungsorientierte Beziehung auf.
