Mentorointi yrityksessä. Miten mentorointiohjelma toteutetaan organisaatiossa?

Paluu

Sisäiset mentorointiohjelmat ovat syklisiä, ajallisesti rajoitettuja prosesseja, joissa organisaation työntekijöiden välille luodaan mentorointipareja. Niiden toteuttaminen yrityksissä ratkaisee monia ongelmia. Se muun muassa rakentaa suhteita, antaa tunnetta tiimiin kuulumisesta, puhumattakaan tietenkään kehittymisestä – sekä mentoroitavien että mentoreiden.

Mutta jotta mentorointi organisaatiossa toimisi kunnolla ja saavuttaisi nämä tavoitteet, on varmistettava, että sillä on oikeat menetelmät – sen toteuttaminen ja  arviointi . Ei ole mitään pahempaa kuin ”mennä rikki”, antaa osallistujille vapaus toimia ja huomata myöhemmin, että mentorointi ei toimi.

Seuraavat ovat keskeisiä elementtejä mentorointiohjelman mallin toteuttamisessa yrityksessä Mentiway:ssa käyttämämme menetelmän mukaisesti. Muun muassa huolehtimalla kaikista alla olevassa luettelossa mainituista seikoista mentorointi on niin tehokasta tavoitteidensa saavuttamisessa.

Vaiheet mentorointiohjelman toteuttamisessa yrityksessä

1. Ohjelman hallinnoijan valinta
2. Ohjelman tavoitteiden määrittely
3. Mahdollisten osallistujien koulutus
4. Mentoreiden ja mentoroitavien rekrytointi
5. Osallistujien saattaminen yhteen mentorointipareiksi.
6. Toteutuskoulutus ja työpajat
7. Ensimmäiset kokoukset
8. Mentorointi-istunnot
9. Prosessin arviointi
10. Mentorointiprosessin loppuun saattaminen

Mentorointiohjelman johtajan valinta organisaatioon.

Ennen kuin siirrytään itse ohjelman yksityiskohtiin, on määriteltävä henkilö, joka hallinnoi koko mentorointiprosessia yrityksessä. Hyvin usein kyseessä on henkilöstön kehittämisestä vastaava henkilö: henkilöstöhallinnon työntekijä, koulutus- ja kehitysasiantuntija ja joskus sen osaston johtaja, jossa ohjelma toteutetaan.

Toteutettaessa mentorointia yrityksessä, erityisen työkalun käytön lisäksi  ohjelman johtajalla on vastuu viestinnästä, mentoreiden ja mentoroitavien pyyntöjen vastaanottamisesta, niiden toteuttamisesta ja myöhemmin kysymyksiin ja ongelmiin vastaamisesta. Johtajan tärkeänä vastuualueena on myös seurata prosessia ja kerätä palautetta osallistujilta sekä ohjelman lopussa tehdä siitä yhteenveto.

Sovellus Mentiway automatisoi suurimman osan prosesseista, tarjoaa tietämyksen ja kerää itse tarvittavat tiedot. Tällöin henkilön rooli keskittyy  vain kommunikointiin osallistujien kanssa ja heidän ongelmiensa ratkaisemiseen, jolloin koko prosessin järjestämisen taakka jää pois.

Joskus organisaatiot myös päättävät käyttää mentorointiohjelman toteuttamiseen ulkopuolisia konsultteja, joilla on asiantuntemusta tällä alalla. Tällaisessa tilanteessa edellä mainittujen tehtävien lisäksi on tavallisinta järjestää osallistujille erityistä koulutusta ja työpajoja.

Mentorointiohjelman tavoitteiden määrittely

Jo ennen kuin mentorointi aloitetaan organisaatiossa, on myös määriteltävä tietyt sen parametrit. Tärkein näistä on ohjelman tarkoitus ja osallistujien kohderyhmä.

Tärkeää on, että tavoitteella on oltava mittarit, joilla sen saavuttamista voidaan mitata, ja organisaation on kysyttävä itseltään, mistä se tietää, että ohjelma on onnistunut.

Lisäksi mentoroinnin tarkoitus olisi tunnettava ja siitä olisi tiedotettava laajasti koko sidosryhmälle. On syytä kiinnittää huomiota siihen, että mentoroitavien yksilölliset tavoitteet sopivat yhteen organisaation tavoitteiden kanssa, jotta molemmat sidosryhmät hyötyvät.

Mentorointia on monenlaista, ja jopa näiden tyyppien joukosta on valittava, mitä osa-alueita ohjelmassa korostetaan ja kehitetään.

Yritysten mentorointiohjelmien tyypit:

• Klassinen – perusmuodossaan mentoroinnin tarkoituksena on rakentaa suhdetta ja kehittää mentoroitavaa ja mentoria pääasiassa pehmeissä taidoissa – jotka liittyvät esimerkiksi tiimin rakentamiseen tai viestintä- ja ongelmanratkaisutaitoihin jne.
• Erikoistuminen – Joskus mentorointia käytetään myös erikoistuneiden taitojen kehittämiseen tietyllä alalla, joka yleensä liittyy organisaation laajaan toiminta-alueeseen. Esimerkkinä voidaan mainita tietyn teknologian taitojen kehittäminen tietotekniikkayrityksissä.
• Reverse – tämä on melko uusi mentoroinnin muoto, joka on yleensä suunnattu digitaalisen osaamisen kehittämiseen. Tässä tapauksessa Mentee-oppilaita ovat yleensä henkilöt, joilla on enemmän yleistä kokemusta, ja mentoreita ovat nuoremmat, vähemmän kokeneet henkilöt. Yleensä tämä mentoroinnin muoto mahdollistaa markkinoilla uudenlaisen osaamisen kehittämisen – esimerkiksi sosiaaliseen mediaan liittyvän toiminnan, Internetin ja uusien teknologioiden kehittämisen.
• Osoittaminen – hyvin usein uusien työntekijöiden perehdyttämisessä työpaikkaan käytetään kaveri-ego -asemaa. Tällöin tämäntyyppinen suhde on hyvä virallistaa nimenomaan ottamalla käyttöön mentorointimenetelmiä.
• Momboarding – on erityinen perehdyttämisen muoto, jossa mentorointi auttaa äitejä palaamaan töihin äitiysloman jälkeen.

Mentoroinnin tyypin valinta organisaatiossa perustuu luonnollisesti siihen, mille ryhmälle mentorointi suunnataan. Tässä yhteydessä on myös tärkeää hahmotella ne osaamisalueet, joilla ohjelma toimii. Tällöin valitaan ne osaamisalueet, joita mentoroitava haluaa kehittää ja joista mentoreilla on kokemusta. Esimerkkinä voidaan mainita johtamisosaaminen, kuten tiimin johtaminen, konfliktien ratkaiseminen, motivointi jne.

Mahdollisten mentorointiin osallistuvien koulutus

Kun mentorointiohjelma on suunniteltu yrityksessä, on varmistettava, että sitä ”mainostetaan” yrityksessä asianmukaisesti. Kannattaa varmistaa, että kaikki potentiaaliset osallistujat tietävät ohjelman käynnistämisestä ja voivat päättää, haluavatko he osallistua.

Ryhmälle on selitettävä, mitä mentorointi on, mistä tällainen suhde koostuu ja mitä hyötyä prosessiin osallistumisesta on sekä mentorille että mentoroitavalle. Tässä yhteydessä on myös hyödyllistä laatia molemmille osallistujaryhmille suunnatut oppaat, jotka auttavat heitä tekemään päätöksiä.

Mentiwayssä Mentiwayssä tämä vaihe toteutetaan erityisten aloitussivujen avulla – aloitussivut, joilla esitellään mentorointiohjelma, ”mainostetaan” sitä organisaation sisällä ja vastataan usein kysyttyihin kysymyksiin UKK-osion avulla. Nämä sivut voivat olla kaikille avoimia tai niihin voi olla rajoitettu pääsy – vain organisaation työntekijöille. Näin esiteltynä ohjelma on helpommin lähestyttävä, ja näin voidaan tavoittaa lähes kaikki yrityksen työntekijät mahdollisimman laajasti.

Mentoreiden ja mentoreiden rekrytointi yrityksessä

Kun tieto mentorointiohjelmasta on välitetty, osallistujien rekrytointia voidaan jatkaa. Useimmiten tässä vaiheessa käytetään online-lomakkeita, jotka keräävät tiedot yhteen paikkaan ja mahdollistavat standardoidut hakemukset.

Lomakkeisiin sisältyy  eri kysymyksiä mentoreille ja toisia mentoroitaville. Mentoreilta kysytään heidän kokemuksistaan, tiedoistaan, mitä he voivat ja haluavat jakaa Menteen kanssa. Jälkimmäisiltä puolestaan tulisi kysyä heidän haasteistaan ja yksilöllisistä kehitystavoitteistaan. Kysymysten pitäisi mahdollistaa osallistujien sopiva paritus, mutta antaa myös pohja alustaville keskusteluille, joilla tarkistetaan, että mentorin ja menteen välillä vallitsee yhteisymmärrys.

Alusta Mentiway luo automaattisesti hakemuslomakkeet mentorointiohjelmaa varten ja esittää ne verkkotietosivujen vieressä. Kysymyksillä on suositeltu muoto, mutta on myös mahdollista lisätä omia kysymyksiä tai lyhentää lomakkeita. Kaikki vastaukset ovat myöhemmin osallistujien nähtävillä mentorin ja mentoroitavan käyntikortteina, jotka ovat käytettävissä milloin tahansa mentorointiprosessin aikana organisaatiossa.

Osallistujien muodostaminen pareiksi mentorointia varten

Osallistujien yhdistäminen mentorointipareiksi on yksi mentorointiohjelman tärkeimmistä ja samalla vaikeimmista vaiheista. Mentorit ja mentoroitavat työskentelevät pareissaan seuraavat kuukaudet, joten kannattaa käyttää ylimääräistä aikaa oikean yhteensovitusalgoritmin kehittämiseen.

Tässä tapauksessa meillä on periaatteessa kaksi toimintavaihtoehtoa:

1. Top-down” -paritus – Ohjelman hallinnoijat luovat parit osallistujista. Tämä mahdollistaa kaikkien osallistujien paremman hallinnoinnin ja joskus kompromissien kautta kaikkien mentoroitavien ja oikeiden mentoreiden sopivan yhdistämisen. Tämä on kuitenkin hyvin aikaa vievä prosessi, johon liittyy virheriski ja ohjelman johtajan subjektiivinen arviointi. Tällainen ratkaisu voi johtaa osallistujien tyytymättömyyteen.
2. Mentoreiden valinta – tässä tapauksessa mentoroitava valitsee mentorinsa käytettävissä olevien henkilöiden luettelosta. He näkevät kyselylomakkeensa ja valitsevat sen perusteella henkilöt, jotka heidän mielestään sopivat parhaiten heidän kehitystarpeisiinsa.

Kehittäessämme Mentiway -alustaa käytimme paljon aikaa parhaan mahdollisen algoritmin kehittämiseen. Monien yritysten ja organisaatioiden kokemusten perusteella olemme luoneet mallin, joka antaa Menteesille mahdollisuuden valita Mentorit, mutta kaventaa ja lajittelee käytettävissä olevien henkilöiden luetteloa kehittyneen algoritmin perusteella, jossa käytetään tekoälyn elementtejä. Näin Mentee voi valita mentoroitavansa niiden joukosta, jotka sopivat parhaiten hänen tarpeisiinsa ja ohjelman rekrytointivaiheessa määriteltyihin tavoitteisiin.

Vaihtoehtona voidaan käyttää myös ajatusta nollakokouksista. Menteesillä on mahdollisuus sopia muutaman valitun mentorin kanssa lyhyistä, muutaman minuutin mittaisista tapaamisista, joissa he tutustuvat mentoreihin ehdottamiemme neuvojen mukaisesti ja tekevät lopulta valintansa sen perusteella.

Työpajat ja koulutus mentoreille ja mentoroitaville oppilaille

Pelkän parivalinnan lisäksi mentorointiohjelman tehokkuus riippuu sekä mentorin että mentoroitavan sitoutumisesta ja oikeasta lähestymistavasta. Siksi kannattaa käyttää aikaa siihen, että osallistujat perehdytetään asianmukaisesti mentorointiin liittyviin periaatteisiin ja menetelmiin.

Tarkoitukseen käytetään usein erityistä koulutusta ja työpajoja. Osallistujien tulisi oppia prosessin vaiheista, yhteistyön periaatteista, saada tietoa työkaluista ja tekniikoista, joita he voivat käyttää mentoroinnissa organisaatiossa. On myös tärkeää ohjata mentoroitavia heidän proaktiivisuuteensa ja aloitteellisuuteensa ja mentoreita asianmukaiseen käyttäytymiseen, kuten siihen, ettei tuomita mentoroitavan toimia, vältetään suorien neuvojen antamista jne.

Kaikki osallistujat saavat Mentiway-alustalla pääsyn tietopohjaamme. Siihen olemme laatineet yli 80 koulutusmateriaalia – tehtävistä, harjoituksista ja itsereflektiokyselyistä aina parhaiksi katsomiimme kehittämis- ja valmennustyökaluihin ja -tekniikoihin.

Lisäksi olemme varustaneet alustan automaattiseen tiedon annosteluun tarkoitetulla Mentibot-järjestelmällä, joka viestii automaattisesti osallistujien kanssa ja antaa vinkkejä ja työkaluja prosessin edetessä. Näin mentorit ja mentoroitavat tutustuvat prosessiin vähitellen ja saavat milloin tahansa juuri tarvitsemansa tiedon.

Ensimmäiset tapaamiset – Mentee-sopimus ja kehitystavoitteet

Menteet ovat jo tavanneet mentorinsa, ja kaikki tuntevat ohjelman säännöt, joten nyt on ensimmäisten tapaamisten aika.

Kaksi ensimmäistä istuntoa ovat erityisen tärkeitä, sillä niissä luodaan pohjaa parisuhteen ja yhteistyön jatkamiselle.

Ensimmäisessä kokouksessa osallistujien olisi voitava tutustua toisiinsa paremmin. Tämän jälkeen Mentee kertoo nykyisistä vastuualueistaan, haasteistaan, kehityshistoriastaan ja suunnitelmistaan seuraavalle vuodelle tai useammalle vuodelle. Mentori puolestaan puhuu kokemuksistaan ja osaamisalueistaan painottaen erityisesti niitä alueita, joilla Menteellä on ongelmia tai joilla hän haluaa kehittyä.

Ensimmäisellä mentorointitapaamisella on myös tilaisuus vahvistaa periaatteet, jotka soveltuvat seuraaviin tapaamisiin, mukaan lukien erittäin tärkeä luottamuksellisuuden periaate. Tähän tarkoitukseen käytetään kaavasopimusta. Se on yleensä PDF-tiedosto, johon on kirjattu yleiset periaatteet – kuten juuri luottamuksellisuusperiaate ja muut osallistujien sopimukset.

Ensimmäisissä mentorointitapaamisissa puhutaan myös kehitystavoitteista. Tämä on erittäin tärkeä vaihe, ja se, mitä siellä sovitaan, on viitekehys kaikille ohjelman puitteissa toteutettaville toimille.

Mentiway ehdottaa, mitä sopimuksen tulisi sisältää, ja antaa myös vinkkejä siitä, miten tavoitteista voidaan sopia tehokkaasti.

Mentorointi-istunnot

Voisi sanoa, että se on prosessin varsinainen osa, mentorin ja mentoroitavan tapaaminen. Tässä tapahtuu taikaa. Osana istuntoa parit työskentelevät yhdessä asettaakseen tavoitteita kutakin seuraavaa tapaamista varten, käyvät läpi mentoroitavan haasteita ja keskustelevat tilanteista, joihin mentoroitava on joutunut. Usein käytetään myös tehtäviä ja kotitehtäviä, jotka Mentee saa suorittaa.

Alusta Mentiway varmistaa, että kokoukset ovat mahdollisimman tuottavia. Mentibot syöttää osallistujille jatkuvasti tietoa ja työkaluja käytettäväksi, ja itse sovellus tarjoaa toimintoja kokousten aikatauluttamiseen, tavoitteiden asettamiseen ja kotitehtävien kirjaamiseen. Tärkeinä hetkinä sovellus myös kiinnittää huomiota valittuihin prosessin elementteihin ja ohjaa osallistujia entistä tehokkaammin ohjelman läpi. Esimerkiksi ensimmäisissä istunnoissa se muistuttaa Menteen sopimuksesta ja kehitystavoitteista.

Olemme myös varustaneet alustan itsereflektiomoduulilla – sekä mentoreille että mentoroitaville. Tapaamisten jälkeen ylös kirjoitetut omat havainnot antavat mahdollisuuden omaksua paremmin istunnoista saatuja tietoja ja kokemuksia. Omiin muistiinpanoihin voi palata myös myöhemmin prosessin aikana tai sen jälkeen. Mentoreille itsereflektiot ovat erityisen tärkeitä, koska ne mahdollistavat tietoisen kehittymisen valmentajan/mentorin roolissa ja tarjoavat pohjan näiden taitojen edelleen kehittämiselle – esimerkiksi EMCC:n akkreditoinnin kautta.

Organisaation mentorointiprosessin arviointi

Vaikka mentorointi on jokseenkin itsenäinen prosessi, jonka mentorointipari toteuttaa itsenäisesti, sitä kannattaa silti seurata, jotta voidaan varmistaa, että se sujuu tarkoituksenmukaisesti.

Työkaluja, jotka mahdollistavat tämän mentoreiden puolelta, ovat haastattelut ja valvontatapaamiset eli akkreditoitujen valvojien pitämät yksilö- ja ryhmätapaamiset. Näissä tapaamisissa mentorit keskustelevat prosessin vaikeuksista ja ratkaisevat ongelmia.

Tämän lisäksi yhteydenpito Menteeseen on tavallaan myös arviointiväline – joko pakotettu – palautteen pyytäminen tai Menteen tarpeista johtuva, esimerkiksi ongelmien ilmaiseminen.

Mentiway tarjoaa lisäksi useita lisätyökaluja ja -toimintoja, jotka mahdollistavat mentorointiprosessin tarkemman seurannan. Alustan nykyisten tietojen sekä kyselyjen ja tyytyväisyyskyselyn perusteella annamme ohjelman ylläpitäjille tietoa ohjelman edistymisestä, kuten:

• Prosessin eteneminen, pidetyt istunnot ja osallistujien sitoutuminen
• Menteen tavoitteiden saavuttamisen aste.
• Mentoreiden ja mentoroitavien tyytyväisyys prosessiin yksittäisissä istunnoissa.
• Kvantitatiiviset parametrit mentoreiden deklaratiiviselle kehitykselle prosessin aikana

Kaikki nämä tiedot näkyvät yhdistetyssä muodossa erityisellä raportointinäytöllä, joka on tarkoitettu mentorointiohjelman johtajalle.

Mentorointiprosessin loppuun saattaminen

Prosessin lopussa kunkin mentorointiparin olisi arvioitava, mitä he ovat tähän mennessä saavuttaneet, muun muassa arvioimalla, missä määrin tavoitteet on saavutettu, sekä pohtimalla ja antamalla itselleen palautetta koko prosessista.

Päällikön olisi myös tehtävä yhteenveto ohjelmasta. Tämä on tärkeää liiketoiminnan ja tiimin kehittämisen kannalta. On tarpeen tehdä yhteenveto siitä, mitä toteutettu ohjelma on antanut organisaatiolle ja kannattaako sitä jatkaa tulevaisuudessa.

Mentiway kerää osallistujilta palautetta prosessin lopussa ja laatii sekä yksilöllisiä yhteenvetoja – esimerkiksi mentoreiden ja mentoroitavien itsereflektiopäiväkirjan muodossa – että koko ohjelmaa koskevan yhteenvedon, jossa otetaan huomioon tavoitteiden saavuttamisen aste, osallistujien tyytyväisyys ja arvio heidän kehityksestään.