Mentorálás a vállalaton belül. Hogyan lehet egy mentorprogramot bevezetni egy szervezetben?

Visszatérés

Lengyelből lefordítva, köszönet a DeepL.

A belső mentorprogramok olyan ciklikus, időben korlátozott folyamatok, amelyek során egy szervezet alkalmazottai között mentorpárok jönnek létre. A vállalatoknál történő megvalósításuk számos problémát old meg. Többek között kapcsolatokat épít, összetartozás érzését adja egy csapatban, nem beszélve természetesen a fejlődésről – mind a Mentee-k, mind a Mentorok fejlődéséről.

Ahhoz azonban, hogy a mentorálás megfelelően működjön egy szervezetben és elérje ezeket a célokat, biztosítani kell, hogy megfelelő módszertannal rendelkezzen – a végrehajtás és az értékelés . Semmi sem rosszabb, mint „elszaladni”, a résztvevőknek cselekvési szabadságot adni, és aztán kiderül, hogy a mentorálás nem működik.

Az alábbiakban a Mentiway-nél alkalmazott módszertan szerint egy modell mentorprogram vállalaton belüli megvalósításának legfontosabb elemeit mutatjuk be. A mentorálás többek között az alábbi felsorolásban szereplő szempontok figyelembevételével érhető el olyan hatékonyan, hogy a mentorálás elérje a kitűzött célokat.

A mentorprogram megvalósításának lépései egy vállalatnál

1. A programvezető kiválasztása
2. A program célkitűzéseinek meghatározása
3. A potenciális résztvevők oktatása
4. Mentorok és mentoráltak toborzása
5. A résztvevők mentorpárokba tömörítése
6. Képzési és végrehajtási workshopok
7. Első találkozók
8. Mentorálási ülések
9. A folyamat értékelése
10. A mentorálási folyamat befejezése

A mentorprogram vezetőjének kiválasztása a szervezeten belül

Mielőtt belemennénk magának a programnak a részleteibe, meg kell határozni azt a személyt, aki az egész mentorálási folyamatot irányítani fogja a vállalaton belül. Nagyon gyakran ez a személy a munkatársak fejlesztéséért felelős személy: egy HR-alkalmazott, egy képzési és fejlesztési szakember, és néha annak az adott részlegnek a vezetője, ahol a programot végrehajtják.

A mentorálás vállalaton belüli megvalósítása esetén a program vezetőjének a dedikált eszköz működtetése mellett a kommunikációért, a mentorok és a mentoráltak kéréseinek fogadásáért, azok végrehajtásáért, valamint a későbbiekben a kérdésekre és problémákra való reagálásért kell felelnie. A vezető fontos feladata továbbá a folyamat nyomon követése és a résztvevők visszajelzéseinek összegyűjtése, valamint a program végén azok összegzése.

A Mentiway alkalmazás a folyamatok nagy részét automatizálja, biztosítja a tudást és maga gyűjti össze a szükséges információkat. Ebben az esetben a személy szerepe csak a résztvevőkkel való kommunikációra és a problémáik megoldására összpontosít, levéve a teljes folyamat megszervezésének terhét.

Előfordul az is, hogy a szervezetek úgy döntenek, hogy a mentorprogram lebonyolításához külső, e területen szakértelemmel rendelkező tanácsadókkal dolgoztatják ki a mentorprogramot. Ilyenkor a fent említett feladatokon túl a leggyakoribb a résztvevők számára szervezett speciális képzés és workshopok.

A mentorprogram célkitűzéseinek meghatározása

Még a szervezeten belüli mentorálás előtt is meg kell határozni annak számos paraméterét. Ezek közül a legfontosabb maga a program célja és a résztvevők célcsoportja.

Fontos, hogy a célnak rendelkeznie kell az elérés mérőszámaival, és a szervezetnek fel kell tennie magának a kérdést, hogy miből fogja tudni, hogy a program sikeres volt.

Ezen túlmenően a mentorálás célját ismerni kell, és azt széles körben kommunikálni kell az érdekeltek teljes csoportja felé. Érdemes odafigyelni arra, hogy a mentoráltak egyéni céljai illeszkedjenek a szervezeti célokhoz, hogy mindkét érdekelt fél számára előnyös legyen.

A mentorálásnak sokféle típusa létezik, és még ezek közül is ki kell választani, hogy a program mely területeket emeli ki és fejleszti.

A vállalati mentorprogramok típusai:

• Klasszikus – alapvető formájában a mentorálás célja, hogy kapcsolatot építsen ki, és fejlessze a mentoráltat és a mentort elsősorban a puha készségek terén – például a csapatépítéssel vagy a kommunikációs, problémamegoldó stb. kompetenciákkal kapcsolatban.
• Speciális – néha a mentorálás egy formáját is alkalmazzák a speciális készségek fejlesztésére, egy adott területen – általában a szervezet valamely széles tevékenységi területéhez kapcsolódóan. Ilyen például az informatikai vállalatoknál egy adott technológiával kapcsolatos készségek fejlesztése.
• Flipped – a mentorálás egy viszonylag új keletű formája, amely általában a digitális kompetenciák fejlesztésére irányul. Ebben az esetben általában az általánosabb tapasztalattal rendelkező személyek a Mentee-k, a fiatalabb, kevésbé tapasztalt személyek pedig a Mentorok. A mentorálásnak ez a formája általában olyan kompetenciák fejlesztését teszi lehetővé, amelyek újak a piacon – például az internethez és az új technológiákhoz kapcsolódó tevékenységek a közösségi médiában. Lásd még a fordított mentorálásról – intramentorálás.
• Beépítés – nagyon gyakori, hogy az új alkalmazottak munkahelyi bevezetésére egy haver-egó pozíciót használnak. Ebben az esetben jó, ha ezt a fajta kapcsolatot pontosan a mentorálási módszerek bevezetésével formalizáljuk.
• Momboarding – a beszállás egy speciális formája, ahol a mentorálás segíti az anyákat abban, hogy a szülési szabadság után visszatérjenek a munkába.

A mentorálás típusának megválasztása egy szervezetben természetesen azon a csoporton alapul, amelyhez a mentorálás irányul. Itt is fontos felvázolni azokat a kompetenciaterületeket, amelyeken a program működni fog. Ez magában foglalja azoknak a kompetenciáknak a kiválasztását, amelyeket a mentoráltak fejleszteni kívánnak, és amelyekben a mentorok tapasztalattal rendelkeznek. Ilyen például a vezetői kompetenciák, mint például a csapatvezetés, konfliktuskezelés, motiváció stb.

A potenciális mentorálásban résztvevők oktatása

Miután a mentorprogramot megterveztük egy vállalatnál, gondoskodnunk kell arról, hogy azt megfelelően „meghirdessük” a vállalaton belül. Érdemes gondoskodni arról, hogy minden potenciális résztvevő tudjon a program elindításáról, és eldönthesse, hogy részt kíván-e venni benne.

El kell magyarázni a csapatnak, hogy mi a mentorálás, miből áll egy ilyen kapcsolat, és ismertetni kell a folyamatban való részvétel előnyeit mind a mentorok, mind a mentoráltak számára. Itt is hasznos lehet egy mindkét résztvevői csoportnak szóló útmutató, amely segít a döntésben.

A Mentiwaynél a folyamatnak ezt a szakaszát külön erre a célra létrehozott céloldalakon keresztül valósítják meg, amelyek bemutatják a mentorprogramot, „reklámozzák” azt a szervezeten belül, és egy GYIK részen keresztül válaszolnak a gyakran feltett kérdésekre. Ezek az oldalak lehetnek mindenki számára nyitottak vagy korlátozott hozzáféréssel – csak a szervezet alkalmazottai számára – rendelkezhetnek. Ilyen módon bemutatva a program könnyebben hozzáférhető, és így a lehető legszélesebb körben el lehet érni a vállalat szinte minden alkalmazottját.

Mentorok és mentoráltak toborzása a vállalatnál

A mentorprogramról való tudomásszerzést követően megkezdődhet a résztvevők toborzása. Ezt a szakaszt leggyakrabban online űrlapok segítségével végzik, amelyek egy helyen gyűjtik az adatokat, és lehetővé teszik a jelentkezések egységesítését.

Az űrlapok a kialakításuknál fogva más kérdéseket tartalmaznak a mentoroknak és más kérdéseket a mentoráltaknak. A mentorokat a tapasztalataikról, tudásukról kérdezik, arról, hogy mit tudnak és akarnak megosztani a mentoráltakkal. Utóbbiakat viszont a kihívásaikról és egyéni fejlődési céljaikról kell megkérdezni. A kérdéseknek lehetővé kell tenniük a résztvevők megfelelő párosítását, ugyanakkor alapot kell adniuk az első beszélgetésekhez is, hogy ellenőrizni lehessen, hogy a mentor és a mentorált között egyetértés van-e.

A Mentiway platform automatikusan generálja a mentorprogram jelentkezési lapjait, és az online információs oldalak mellett megjeleníti azokat. A kérdéseknek van egy ajánlott formája, de lehetőség van saját kérdések hozzáadására vagy az űrlapok lerövidítésére is. Minden válasz később a résztvevők számára láthatóvá válik a Mentor és a Mentee névjegykártyák formájában, amelyek a mentorálási folyamat során bármikor elérhetőek a szervezeten belül.

A résztvevők párosítása mentorálás céljából

A mentorprogram egyik legfontosabb és egyben legnehezebb szakasza a résztvevők mentorpárokba való beillesztése. A mentorok és a mentoráltak a párokban a következő néhány hónapban együtt fognak dolgozni, ezért érdemes több időt szánni a megfelelő párosítási algoritmus kidolgozására.

Ebben az esetben alapvetően két cselekvési lehetőségünk van:

1. Ebben az esetben alapvetően két cselekvési lehetőségünk van:Top-down párosítás – a résztvevőkből a programvezetők által történő párosítást jelenti. Ez lehetővé teszi az összes résztvevő jobb menedzselését, és néha kompromisszumok révén az összes Mentee és a megfelelő Mentor megfelelő párosítását. Ez azonban nagyon időigényes folyamat, amely tele van a hiba és a programvezető szubjektív értékelésének kockázatával. Az ilyen megoldás a résztvevők elégedetlenségét eredményezheti.
2. A mentorok kiválasztása a mentoráltak által – ebben az esetben a mentoráltak választják ki a mentorokat a rendelkezésre álló személyek listájáról. Megnézik a kérdőívüket, és ennek alapján választják ki azokat az embereket, akikről úgy érzik, hogy a legjobban megfelelnek a fejlődési igényeiknek.

A Mentiway platform fejlesztése során sok időt töltöttünk a lehető legjobb algoritmus kifejlesztésével. Számos vállalat és szervezet tapasztalatai alapján olyan modellt hoztunk létre, amely lehetővé teszi a Mentee számára, hogy mentorokat válasszon, de a rendelkezésre álló személyek listáját egy fejlett, mesterséges intelligencia elemeit használó algoritmus alapján szűkíti és rendezi. Ez lehetővé teszi a Mentee számára, hogy a program toborzási szakaszában meghatározott igényeinek és céljainak leginkább megfelelő személyek közül válasszon.

Emellett a zéró találkozók ötlete is használható lehetőségként. A mentoráltaknak lehetőségük van arra, hogy néhány kiválasztott mentorral rövid, néhány perces találkozókat beszéljenek meg, amelyek során az általunk javasolt tanácsok alapján megismerkednek a mentorokkal, és ennek alapján végül meghozzák a választásukat.

Workshopok és képzések mentorok és mentoráltak számára

A puszta párválasztáson kívül a mentorprogram hatékonysága a mentorok és a mentoráltak elkötelezettségén és megfelelő megközelítésén is múlik. Ezért érdemes időt szánni arra, hogy a résztvevőket megfelelően megismertessük a mentorálásban rejlő elvekkel és módszertannal.

Erre a célra gyakran alkalmaznak speciális tanfolyamokat és műhelyeket. A résztvevőknek meg kell ismerniük a folyamat fázisait, az együttműködés alapelveit, valamint azokat az eszközöket és technikákat, amelyeket a szervezeten belüli mentorálás során használhatnak. Fontos továbbá, hogy megfelelően irányítsák a mentoráltakat a proaktivitásuk és kezdeményezőkészségük, a mentorokat pedig a megfelelő viselkedésmódok tekintetében, például ne ítéljék el a mentoráltak tevékenységét, kerüljék a közvetlen tanácsadást stb.

A Mentiway platformon minden résztvevő hozzáfér a tudásbázisunkhoz. Ebben több mint 50 képzési anyagot készítettünk – a feladatoktól, gyakorlatoktól és önreflexiós felmérésektől kezdve a szerintünk legjobb fejlesztési és coaching eszközökig és technikákig.

Ezenkívül a platformot egy saját fejlesztésű, automatikus tudásadagoló rendszerrel – Mentibot – láttuk el, amely automatikus kommunikációt folytat a résztvevőkkel, tippeket és eszközöket adva a folyamat során. Ily módon a mentorok és a mentoráltak fokozatosan ismerkednek a folyamattal, és bármelyik pillanatban megkapják a tudásnak azt a részét, amelyre éppen szükségük van.

Első találkozók – Mentee szerződés és fejlesztési célok

A mentoráltak már találkoztak a mentoraikkal, mindenki ismeri a program szabályait, így eljött az első találkozók ideje.

Az első két ülés különösen fontos, mivel ezek határozzák meg a további párkapcsolatot és együttműködést.

Az első találkozónak lehetővé kell tennie a résztvevők számára, hogy jobban megismerjék egymást. Ezután a mentee beszél a jelenlegi feladatairól, kihívásairól, fejlődési előzményeiről és a következő évre vagy több évre vonatkozó terveiről. A mentor viszont a saját tapasztalatairól és kompetenciaterületeiről beszél, különös hangsúlyt fektetve azokra a területekre, amelyekkel a mentoráltnak problémája van, vagy amelyeken fejlődni szeretne.

Az első mentorálási ülés egyben lehetőség a későbbi találkozókra vonatkozó szabályok megerősítésére is, beleértve a titoktartás nagyon fontos elvét. Erre a célra egy szerződéses formulát használnak. Ez általában egy PDF formátumú dokumentum, amelyben le vannak írva az általános elvek – például csak a titoktartás elve és a résztvevők egyéb megállapodásai.

Az első mentori találkozókon a fejlesztési célok megbeszélésére is sor kerül. Ez egy rendkívül fontos szakasz, és az itt megállapítottak képezik majd a program keretében végzett valamennyi tevékenység hivatkozási keretét.

Mentiway javaslatot tesz arra, hogy mit kell tartalmaznia egy szerződésnek, és tippeket ad a célok hatékony kidolgozásához is.

Mentorálási ülések

Úgy is mondhatnánk, hogy ez a folyamat tényleges része, a mentorok találkozása a mentoráltakkal. Itt történik a varázslat. Az ülés részeként a párok együtt dolgoznak, hogy célokat tűzzék ki az egyes következő találkozókra, feldolgozzák a Mentee kihívásait, megbeszélik a Mentee által megélt helyzeteket. Gyakran használnak feladatokat és házi feladatokat is, amelyeket a Mentee-nek kell teljesítenie.

A Mentiway platform biztosítja, hogy a megbeszélések a lehető legtermékenyebbek legyenek. A Mentibot folyamatosan táplálja a résztvevőket a használható tudással és eszközökkel, maga az alkalmazás pedig funkciókat biztosít az értekezletek megtervezéséhez, céljaik meghatározásához, a házi feladatok rögzítéséhez. Fontos pillanatokban az alkalmazás a folyamat kiválasztott elemeire is felhívja a figyelmet, így még hatékonyabban vezeti végig a résztvevőket a programon. Az első üléseken például emlékeztet a Mentee szerződésére és fejlesztési céljaira.

A platformot önreflexiós modullal is felszereltük – mind a mentorok, mind a mentoráltak számára. A találkozók után leírt saját megfigyelései lehetővé teszik, hogy jobban elsajátítsa a foglalkozásokon szerzett ismereteket és tapasztalatokat. A saját jegyzetekhez a folyamat későbbi szakaszában vagy utólag is vissza lehet térni. A mentorok számára az önreflexió különösen fontos, mivel lehetővé teszi a tudatos fejlődést a coach/mentor szerepében, és alapot biztosít e kompetenciák további fejlesztéséhez – például az EMCC akkreditációjával.

A szervezeten belüli mentorálási folyamat értékelése

Bár a mentorálás némileg autonóm folyamat, amelyet a mentorpár önállóan végez, mégis érdemes figyelemmel kísérni, hogy a mentorálás a szándékoknak megfelelően haladjon.

A mentorok részéről ezt a látogatások és a szupervíziók – azaz az akkreditált szupervizorok által tartott egyéni és csoportos találkozók – teszik lehetővé. Ezeken a találkozókon a mentorok megbeszélik a folyamat lebonyolításával kapcsolatos nehézségeket és megoldják a problémákat.

Ezen túlmenően a Mentee-vel való kapcsolattartás bizonyos értelemben egyfajta értékelési eszköz is – akár kikényszerített – visszajelzést kérve, akár a Mentee igényeiből fakadóan, jelezve például a problémák felmerülését.

A Mentiway továbbá számos további eszközt és funkciót biztosít a mentorálási folyamat szorosabb nyomon követéséhez. A platform aktuális adatai, valamint a felmérések és egy elégedettségi felmérés alapján a program adminisztrátorai számára olyan információkat nyújtunk a program előrehaladásáról, mint például:

• A folyamat előrehaladása, a megtartott ülések és a résztvevők elkötelezettsége
• A Mentee által kitűzött célok elérésének mértéke
• A mentorok és a mentoráltak elégedettsége a folyamattal az egyéni üléseken.
• A mentorok deklaratív fejlődésének mennyiségi paraméterei a folyamat során

Mindezek az információk összesített formában a mentorprogram vezetője számára egy speciális jelentési műszerfalon láthatók.

A mentorálási folyamat befejezése

A folyamat végén minden mentorpárnak számba kell vennie, hogy mit értek el eddig, többek között a célok elérésének mértékét, valamint saját reflexiójukat, és visszajelzést kell adnia magának az egész folyamatról.

A programot a vezetőnek is össze kell foglalnia. Ez üzleti és csapatfejlesztési szempontból fontos. Össze kell foglalni, hogy a megvalósított program mit adott a szervezetnek, és hogy érdemes-e folytatni a jövőben.

A Mentiway a folyamat végén összegyűjti a résztvevők visszajelzéseit, és egyéni összefoglalókat készít – például önreflexiós napló formájában a mentorok és a mentoráltak számára -, valamint a teljes programról szóló összefoglalót, amely figyelembe veszi a célok elérésének mértékét, a résztvevők elégedettségét és fejlődésük értékelését.