Mentoring i bedriften. Hvordan implementerer man et mentorprogram i en organisasjon?

Retur

Interne mentorprogrammer er sykliske, tidsbegrensede prosesser der det opprettes mentorpar mellom ansatte i en organisasjon. Implementering av slike programmer i bedrifter løser mange problemer. Blant annet bygger det relasjoner, gir en følelse av tilhørighet til et team, og ikke minst utvikling – både for Mentee og Mentor.

Men for at mentoring skal fungere skikkelig i en organisasjon og nå disse målene, er det nødvendig å sørge for at det finnes en skikkelig metodikk – gjennomføring og evaluering. Det finnes ikke noe verre enn å «ta sjansen», gi deltakerne frihet til å handle og så finne ut at mentoringen ikke fungerer.

Følgende er de viktigste elementene i implementeringen av et mentorprogram i en bedrift i henhold til den metodikken vi bruker i Mentiway. Det er blant annet ved å ta vare på alle aspektene i listen nedenfor at mentoring er så effektivt når det gjelder å nå sine mål.

Faser i implementeringen av et mentorprogram i en bedrift

1. Utvelgelse av programleder
2. Definisjon av programmets mål
3. Opplæring av potensielle deltakere
4. Rekruttering av mentorer og adepter
5. Samle deltakerne i mentorpar
6. Implementeringsopplæring og workshops
7. De første møtene
8. Mentorsamtaler
9. Evaluering av prosessen
10. Gjennomføring av mentorprosessen

Valg av en mentorprogramansvarlig i organisasjonen

Før vi går inn på detaljene i selve programmet, er det nødvendig å identifisere den personen som skal administrere hele mentorprosessen i bedriften. Svært ofte er dette den personen som er ansvarlig for medarbeiderutvikling: en HR-medarbeider, en opplærings- og utviklingsspesialist og noen ganger lederen for den avdelingen der programmet skal gjennomføres.

Ved implementering av mentoring i en bedrift vil programlederen, i tillegg til å bruke et dedikert verktøy, ha ansvar for kommunikasjon, motta forespørsler fra mentorer og mentees, implementere dem og deretter svare på spørsmål og problemer. Et viktig ansvarsområde for lederen er også å overvåke prosessen og samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne, samt å oppsummere dem ved programmets slutt.

Applikasjonen Mentiway automatiserer de fleste prosessene, leverer kunnskapen og samler selv inn den nødvendige informasjonen. I dette tilfellet fokuserer personens rolle på å kommunisere med deltakerne og løse problemene deres, og han/hun slipper å organisere hele prosessen

Det hender også at organisasjoner velger å samarbeide med eksterne konsulenter med ekspertise på dette området for å drive mentorprogrammet. I slike tilfeller er det vanlig at det i tillegg til de ovennevnte oppgavene også tilbys opplæring og workshops for deltakerne.

Definere målene for mentorprogrammet

Allerede før man begynner med mentorvirksomhet i en organisasjon, er det også nødvendig å definere en rekke parametere. Den viktigste av disse er selve formålet med programmet og målgruppen av deltakere.

Det er viktig at målet har mål for måloppnåelse, og organisasjonen bør spørre seg selv hva som skal til for å vite at programmet har vært vellykket.

I tillegg bør formålet med mentoringen være kjent og kommunisert bredt til hele interessentgruppen. Det er verdt å være oppmerksom på at adeptenes individuelle mål passer inn i organisasjonens mål, slik at begge interessenter drar nytte av det.

Det finnes mange ulike typer mentoring, og selv blant disse er det nødvendig å velge hvilke områder programmet skal fokusere på og utvikle.

Typer mentorprogrammer i bedrifter:

• Klassisk – i sin grunnleggende form er formålet med mentoring å bygge en relasjon og utvikle mentee og mentor, hovedsakelig innen myke ferdigheter – for eksempel knyttet til teambuilding eller kompetanse innen kommunikasjon, problemløsning osv.
• Spesialisert – noen ganger brukes også en form for mentorordning for å utvikle spesialiserte ferdigheter på et spesifikt område – vanligvis knyttet til et bredt aktivitetsområde i organisasjonen. Et eksempel kan være utvikling av ferdigheter innen en bestemt teknologi i IT-selskaper.
• Reverse – dette er en ganske ny form for mentoring, som vanligvis er rettet mot utvikling av digital kompetanse. I dette tilfellet er det vanligvis personer med mer generell erfaring som er Mentees, og yngre, mindre erfarne personer som er Mentors. Denne formen for mentorordning gjør det vanligvis mulig å utvikle kompetanse som er ny på markedet – for eksempel aktiviteter i sosiale medier, knyttet til Internett og ny teknologi.
• Onboarding – det er svært vanlig å bruke en buddy-ego-posisjon for å introdusere nyansatte til arbeidsplassen. I dette tilfellet er det lurt å formalisere denne typen forhold nettopp ved å implementere mentormetoder.
• Momboarding – er en spesiell form for onboarding der mentorer hjelper mødre tilbake i jobb etter fødselspermisjon.

Valget av type mentorordning i en organisasjon er selvsagt basert på hvilken gruppe mentorordningen skal rettes mot. Her er det også viktig å skissere hvilke kompetanseområder programmet skal operere innenfor. Dette innebærer å velge ut de kompetansene som menteen ønsker å utvikle, og som mentorene har erfaring med. Et eksempel kan være lederkompetanse som teamledelse, konfliktløsning, motivasjon osv.

Utdanning av potensielle mentordeltakere

Når mentorprogrammet er utformet i en bedrift, bør vi sørge for at det blir skikkelig «annonsert» i bedriften. Det er verdt å sørge for at alle potensielle deltakere vet om lanseringen av programmet og kan bestemme seg for om de ønsker å delta.

Det er nødvendig å forklare teamet hva mentoring er, hva en slik relasjon består av, og hvilke fordeler både mentor og mentee har av å delta i prosessen. Her kan det også være nyttig å utarbeide et sett med veiledninger for begge deltakergruppene.

I Mentiway gjennomføres denne fasen av prosessen gjennom dedikerte landingssider – landingssider som introduserer mentorprogrammet, «reklamerer» for det internt i organisasjonen og svarer på ofte stilte spørsmål gjennom en FAQ-seksjon. Disse sidene kan være åpne for alle eller ha begrenset tilgang – kun for ansatte i organisasjonen. Ved å presentere programmet på denne måten blir det mer tilgjengelig, og dermed er det mulig å nå ut til nesten alle ansatte i bedriften så bredt som mulig.

Rekruttering av mentorer og mentees i selskapet

Når mentorprogrammet er gjort kjent, kan rekrutteringen av deltakere begynne. Denne fasen gjennomføres som oftest ved hjelp av nettbaserte skjemaer som samler data på ett sted og gjør det mulig å standardisere søknadene.

Skjemaene er utformet slik at de inneholder forskjellige spørsmål for mentorer og andre for mentees. Mentorene blir spurt om sine erfaringer, kunnskaper og hva de kan og ønsker å dele med Mentee. Mentee, på sin side, bør bli spurt om sine utfordringer og individuelle utviklingsmål. Spørsmålene skal gjøre det mulig å sette deltakerne sammen på en hensiktsmessig måte, men også gi grunnlag for innledende samtaler for å sjekke at det er enighet mellom mentor og mentee.

Plattformen Mentiway genererer automatisk søknadsskjemaer for mentorprogrammet og presenterer dem ved siden av informasjonssidene på nettet. Spørsmålene har en anbefalt form, men det er også mulig å legge til egne spørsmål eller forkorte skjemaene. Alle svarene blir senere synlige for deltakerne i form av visittkort for mentor og mentee, som er tilgjengelige når som helst i løpet av mentorprosessen i organisasjonen.

Sammenkobling av deltakere for veiledning

Matching av deltakere til mentorpar er en av de viktigste og samtidig vanskeligste fasene i et mentorprogram. Mentorene og menteene i parene skal jobbe sammen de neste månedene, så det er verdt å bruke litt ekstra tid på å utvikle den riktige matchingsalgoritmen.

I dette tilfellet har vi i utgangspunktet to handlingsalternativer:

1. Sammenkobling «ovenfra og ned – innebærer at programlederne setter sammen par fra deltakerne. Dette gir bedre oversikt over alle deltakerne og, noen ganger gjennom kompromisser, mulighet til å matche alle Mentees med de riktige Mentorene. Dette er imidlertid en svært tidkrevende prosess, med risiko for feil og subjektiv vurdering fra programlederens side. En slik løsning kan føre til misnøye blant deltakerne.
2. Mentee velger mentorer – i dette tilfellet er det Mentee som velger sine mentorer fra en liste over tilgjengelige personer. De ser på spørreskjemaene og velger ut fra dette de personene de mener vil passe best til deres utviklingsbehov.

I utviklingen av Mentiway-plattformen har vi brukt mye tid på å utvikle en best mulig algoritme. Basert på erfaringene fra mange bedrifter og organisasjoner har vi laget en modell som gir Mentees muligheten til å velge mentorer, men som begrenser og sorterer listen over tilgjengelige personer basert på en avansert algoritme som bruker elementer av kunstig intelligens. Dette gjør det mulig for Mentee å velge blant dem som passer best til hans (hennes) behov og de målene som er definert i rekrutteringsfasen av programmet.

I tillegg kan ideen om nullmøter brukes som et alternativ. Mentees har mulighet til å gjøre avtaler med noen få utvalgte mentorer for korte møter på noen minutter der de, i henhold til rådene vi foreslår, blir kjent med mentorene og på grunnlag av dette til slutt gjør sitt valg.

Workshops og opplæring for mentorer og adepter

I tillegg til selve utvelgelsen av parene, avhenger mentorprogrammets effektivitet også av engasjementet og den rette tilnærmingen fra både mentorer og adepter. Det er derfor verdt å ta seg tid til å gi deltakerne en grundig innføring i prinsippene og metodene som ligger til grunn for mentoring.

Til dette formålet brukes ofte egne kurs og workshops. Deltakerne bør lære om fasene i prosessen, prinsippene for samarbeid, verktøyene og teknikkene de kan bruke når de er mentorer i organisasjonen. Det er også viktig å veilede mentorene i forhold til proaktivitet og initiativ, og mentorene i forhold til riktig atferd, som for eksempel å ikke dømme mentorens handlinger, unngå å gi direkte råd osv.

I Mentiway-plattformen får hver deltaker tilgang til kunnskapsbasen vår. Her har vi utarbeidet mer enn 80 opplæringsmateriell – fra oppgaver, øvelser og selvrefleksjonsundersøkelser til det vi mener er de beste utviklings- og coachingverktøyene og -teknikkene.

I tillegg har vi utstyrt plattformen med et egenutviklet system for automatisk kunnskapsdosering – Mentibot – som automatisk kommuniserer med deltakerne og gir dem tips og verktøy etter hvert som prosessen siver nedover. På denne måten blir mentorer og mentees gradvis introdusert til prosessen og får til enhver tid den delen av kunnskapen de akkurat trenger.

Første møte – Mentee-kontrakt og utviklingsmål

Menteene har allerede møtt mentorene sine, alle kjenner reglene for programmet, så det er tid for de første møtene.

De to første øktene er spesielt viktige fordi de legger grunnlaget for det videre forholdet og samarbeidet som par.

Det første møtet bør gi deltakerne mulighet til å bli bedre kjent med hverandre. Mentee forteller deretter om sine nåværende ansvarsområder, utfordringer, utviklingshistorie og planer for det neste året eller de neste årene. Mentoren forteller på sin side om sine erfaringer og kompetanseområder, med særlig vekt på de områdene der Mentee har et problem eller ønsker å utvikle seg.

Den første mentorsamtalen er også en anledning til å bekrefte de prinsippene som skal gjelde for de påfølgende møtene, inkludert det svært viktige prinsippet om konfidensialitet. Til dette formålet brukes en formularkontrakt. Dette er vanligvis en PDF-fil med nedskrevne generelle prinsipper – for eksempel bare prinsippet om konfidensialitet og andre avtaler mellom deltakerne.

De første mentorsamtalene er også tidspunktet for å snakke om utviklingsmål. Dette er en svært viktig fase, og det som etableres her, vil være referanserammen for alle aktivitetene som gjennomføres som en del av programmet.

Mentiway foreslår hva en kontrakt bør inneholde, og gir også tips om hvordan man effektivt kan utarbeide mål.

Mentorsamtaler

Man kan si at det er selve delen av prosessen, mentorenes møte med adepten. Det er her det magiske skjer. I løpet av møtet setter parene sammen mål for de neste møtene, går gjennom menteens utfordringer og diskuterer situasjoner menteen har havnet i. Ofte brukes også oppgaver og hjemmelekser som menteen skal fullføre.

Plattformen Mentiway sørger for at møtene blir så produktive som mulig. Mentibot forsyner kontinuerlig deltakerne med kunnskap og verktøy, og selve appen tilbyr funksjonalitet for å planlegge møter, sette mål og registrere hjemmearbeid. På viktige tidspunkter gjør appen også deltakerne oppmerksomme på utvalgte elementer i prosessen, slik at de blir veiledet enda mer effektivt gjennom programmet. I de første øktene minner den for eksempel om Mentee-kontrakten og utviklingsmålene.

Vi har også utstyrt plattformen med en selvrefleksjonsmodul – både for mentorer og mentees. Egne observasjoner, skrevet ned etter møtene, gjør at man bedre kan tilegne seg kunnskap og erfaringer fra samlingene. Man kan også gå tilbake til sine egne notater senere i prosessen eller i etterkant. For mentorer er selvrefleksjon spesielt viktig, ettersom det muliggjør en bevisst utvikling i rollen som coach/mentor og gir grunnlag for å bygge videre på denne kompetansen – for eksempel gjennom akkreditering hos EMCC.

Evaluering av mentorprosessen i organisasjonen

Selv om mentoringen er en noe autonom prosess som gjennomføres uavhengig av mentorparet, er det likevel verdt å følge med på at den går som planlagt.

Virkemidlene som gjør dette mulig fra mentorenes side, er intervjuer og supervisjon – det vil si individuelle møter og gruppemøter som gjennomføres av akkrediterte veiledere. Under disse møtene diskuterer mentorene vanskeligheter i prosessen og løser problemer.

I tillegg til dette er kontakten med menteen på sett og vis også et evalueringsverktøy – enten påtvunget, der man ber om tilbakemelding, eller som følge av menteens behov, der man for eksempel signaliserer at det har oppstått problemer.

Mentiway tilbyr dessuten en rekke tilleggsverktøy og funksjonaliteter som muliggjør mer nøyaktig overvåking av mentorprosessen. Basert på løpende data fra plattformen, samt spørreundersøkelser og en tilfredshetsundersøkelse, gir vi programadministratorene informasjon om programmets fremgang, som for eksempel:

• Fremdrift i prosessen, leverte økter og deltakernes engasjement
• Grad av måloppnåelse for mentorens mål
• Mentorers og mentees tilfredshet med prosessen i individuelle samtaler
• Kvantitative parametere for den deklarative utviklingen av mentorer i løpet av prosessen

All denne informasjonen, i aggregert form, er synlig i et eget rapporteringspanel for lederen av mentorprogrammet.

Gjennomføring av mentorprosessen

På slutten av prosessen bør hvert mentorpar gjøre opp status over hva de har oppnådd så langt, blant annet ved å vurdere i hvilken grad målene er nådd, og ved å reflektere over og gi seg selv tilbakemelding på hele prosessen.

Programmet bør også oppsummeres av lederen. Dette er viktig ut fra et forretnings- og teamutviklingsperspektiv. Det er nødvendig å oppsummere hva det gjennomførte programmet har gitt organisasjonen, og om det er verdt å fortsette med det i fremtiden.

Mentiway samler inn tilbakemeldinger fra deltakerne på slutten av prosessen og utarbeider både individuelle oppsummeringer – for eksempel i form av en selvrefleksjonsdagbok fra mentorer og mentees – og en oppsummering av hele programmet som tar hensyn til i hvilken grad målene er nådd, deltakernes tilfredshet og en vurdering av deres utvikling.