Como emparelhar mentores e mentorados? Guia passo a passo para o emparelhamento em programas de mentoria

Um dos aspetos mais importantes de qualquer programa de mentoria é a correspondência entre mentores e mentorados. A satisfação posterior dos participantes, a regularidade dos encontros e os resultados efetivos da mentoria dependem, em grande medida, da qualidade deste processo. Isto é confirmado por estudos que pode consultar no último relatório que elaborámos.

Pode contar com mentores altamente qualificados, uma comunicação bem desenvolvida em torno do programa e uma extensa biblioteca de recursos. No entanto, se a dupla de mentoria não for uma boa combinação, mesmo o programa mais bem concebido poderá não produzir os resultados esperados. Não é por acaso que as organizações se questionam cada vez mais não só: Como lançamos um programa de mentoria?, mas também: Como combinamos as pessoas de forma eficaz?

Por que é que a correspondência é tão importante?

Uma relação de mentoria baseia-se principalmente na confiança, na abertura e na compreensão mútua. Um mentor não é um formador, e um mentorado não é um recetor passivo de conhecimento. Ambos devem sentir que a sua colaboração é significativa e proporciona uma oportunidade para uma conversa sincera.

Uma boa combinação não significa encontrar duas pessoas com perfis idênticos.

Na prática, os seguintes aspetos revelam-se mais importantes:

• áreas de desenvolvimento do mentorado,
• a experiência do mentor,
• objetivos de mentoria,
• estilo de trabalho e estilo de comunicação,
• expectativas relativamente ao processo,
• o tempo e a disponibilidade dos participantes.

Só combinando estes elementos é que podemos construir uma relação que se mantenha ao longo dos próximos meses. Na Mentiway, temos constatado repetidamente que a escolha cuidadosa dos pares é um dos fatores mais importantes para o sucesso de um programa de mentoria.

O que acontece quando a correspondência não é bem planeada?

Muitas organizações começam por emparelhar manualmente os participantes. À primeira vista, isto parece ser uma boa solução. O departamento de RH conhece os participantes, fala com eles e tenta encontrar os melhores emparelhamentos. O problema surge, no entanto, quando o programa começa a crescer. Com cerca de uma dúzia de pares, isto ainda é possível. Com várias dezenas ou várias centenas, torna-se muito difícil. Na prática, surgem então problemas típicos.

Algumas pessoas são selecionadas com uma frequência excepcional, enquanto outros mentores não são utilizados. Algumas decisões são tomadas intuitivamente. É também mais difícil garantir que os participantes sintam que todo o processo é transparente. Consequentemente, a organização não pode ter a certeza de que criou, de facto, os melhores pares de mentoria possíveis.

Os três modelos mais populares para a correspondência entre mentores e mentorados

Não existe um método único e universal de correspondência. Dependendo da cultura organizacional e da natureza do programa, podem ser utilizadas diferentes abordagens.

1. Recomendações para os orientandos

Este modelo consegue um equilíbrio muito bom entre a autonomia dos participantes e o controlo da organização. Com base em dados relativos à experiência, às competências e aos objetivos de desenvolvimento, o sistema sugere ao mentorado vários mentores que melhor se adequam a ele. O participante seleciona então a pessoa com quem gostaria de ter uma reunião introdutória. Isto dá ao mentorado uma sensação de controlo sobre o processo, ao mesmo tempo que lhe poupa a necessidade de analisar dezenas de perfis por conta própria.

Esta abordagem aumenta o envolvimento dos participantes logo desde a primeira fase do programa.

2. Diretório de Mentores

Neste modelo, o mentorado tem acesso a uma lista completa de mentores e escolhe de forma independente a pessoa com quem pretende trabalhar. A vantagem reside no elevado grau de autonomia dos participantes. No entanto, surge um desafio quando alguns mentores se tornam muito populares, enquanto outros não recebem quaisquer pedidos. Além disso, os participantes baseiam frequentemente as suas decisões na primeira impressão ou na posição do mentor, em vez de terem em conta até que ponto o mentor se adequa realmente às suas necessidades de desenvolvimento.

3. Correspondência do lado da organização

Esta solução é particularmente popular em programas de mentoria de grande dimensão. O algoritmo analisa os dados dos participantes e sugere o conjunto ideal de pares, podendo o organizador do programa aprovar ou alterar as recomendações.

Esta abordagem permite-nos ter uma visão global do programa e garantir não só que sejam estabelecidas correspondências individuais, mas também que a carga de trabalho entre os mentores seja equilibrada e que a qualidade de todo o processo seja mantida.

O que é que realmente faz com que algo se adapte bem?

Ainda há poucos anos, a correspondência baseava-se frequentemente, sobretudo, no cargo ou no departamento em que os participantes trabalhavam. Hoje sabemos que isso não é, de forma alguma, suficiente.

Uma boa correspondência tem em conta vários fatores em simultâneo. Em primeiro lugar, são analisados os objetivos da mentoria e as áreas de desenvolvimento do mentorado. A experiência, as competências e a área de especialização do mentor também são importantes. O estilo de comunicação e as preferências em matéria de colaboração desempenham igualmente um papel cada vez mais importante. Duas pessoas podem ter excelentes competências, mas estilos completamente diferentes de conduzir conversas e de trabalhar no desenvolvimento.

Os programas de mentoria modernos também recorrem à inteligência artificial e a algoritmos avançados de pontuação que analisam as respostas dos participantes e as suas descrições qualitativas. Consequentemente, o processo de emparelhamento não se baseia exclusivamente na intuição.

Como funciona o processo de correspondência na Mentiway?

Na Mentiway, consideramos que a correspondência entre mentores e mentorados é uma das etapas mais importantes de todo o programa de mentoria. O processo tem início logo na fase de recrutamento dos participantes.

Cada pessoa fornece informações relativas a:

• experiência profissional,
• competências,
• áreas de especialização,
• objetivos de desenvolvimento,
• interesses,
• preferências em matéria de cooperação.

O algoritmo analisa então todos os dados e gera sugestões para os pares mais compatíveis.

Dependendo do modelo do programa, uma organização pode:

• aprovar o jogo por conta própria,
• permitir que os mentorados escolham entre os mentores recomendados,
• tornar disponível o diretório mentor,
• combinar vários métodos ao mesmo tempo.

É importante referir que o sistema não se limita a otimizar os emparelhamentos individuais. Tem em conta todo o calendário, tornando o processo de emparelhamento mais justo e eficaz.

A correspondência é mais do que apenas tecnologia

Mesmo o melhor algoritmo não consegue substituir um processo de mentoria bem concebido. Por isso, uma correspondência eficaz deve ser apoiada por:

• objetivos do programa claramente definidos,
• mentores bem formados,
• um processo de integração bem planeado para os participantes,
• acompanhamento da atividade dos pares,
• avaliação regular dos resultados do programa.

É precisamente esta combinação de tecnologia e da metodologia adequada que torna a mentoria simultaneamente escalável e altamente personalizada. Saiba mais sobre isto em como medir a eficácia da mentoria, neste artigo.

Resumo: Uma boa orientação começa com uma boa correspondência

Pode dizer-se que a correspondência é o momento em que um programa de mentoria começa realmente. É ela que determina se os participantes vão querer encontrar-se regularmente, se vão construir uma relação baseada na confiança e se vão atingir os seus objetivos de desenvolvimento. É por isso que vale a pena afastar-se de emparelhamentos aleatórios ou puramente intuitivos entre os participantes.

A mentoria moderna baseia-se em dados, regras transparentes e num processo que tem em conta as necessidades de ambas as partes envolvidas na relação. Uma correspondência bem concebida é um dos melhores investimentos para o sucesso de todo o programa.

Quer ver como funciona a correspondência na prática?

Preparámos uma apresentação que mostra:

• Os 3 modelos mais populares para o emparelhamento de mentores e mentorados,
• as vantagens e limitações de cada uma,
• um exemplo de processo de correspondência,
• formas de utilizar a IA e a pontuação em programas de mentoria,
• Soluções utilizadas pelas organizações que utilizam o Mentiway.

Marque uma demonstração ou contacte-nos — vamos mostrar-lhe como escolher o modelo de emparelhamento mais adequado para o seu programa de mentoria.

Perguntas frequentes – Emparelhamento de mentores e mentorados

Como emparelhar um mentor com um mentorado?

É aconselhável ter em conta os objetivos de desenvolvimento dos participantes, bem como a experiência, as competências, o estilo de trabalho e as preferências do mentor. Quanto mais dados forem considerados no processo de emparelhamento, maior será a probabilidade de uma relação de mentoria bem-sucedida.

O mentorado deve ter uma palavra a dizer na escolha do mentor?

Sim. Muitas organizações utilizam um modelo de recomendação em que o mentorado escolhe, de entre vários mentores, aquele que melhor se adequa às suas necessidades. Isto aumenta o envolvimento e a sensação de influência sobre o processo.

É possível efetuar a correspondência manualmente?

Sim, mas à medida que o número de participantes aumenta, isso torna-se cada vez mais difícil. É por isso que muitas organizações recorrem a plataformas de mentoria para apoiar o processo de emparelhamento.

Que dados devem ser tidos em conta durante a correspondência?

Em primeiro lugar, objetivos de carreira, experiência profissional, competências, áreas de especialização, interesses e preferências em matéria de colaboração.

A IA pode ajudar a emparelhar mentores com mentorados?

Sim. Os algoritmos podem analisar tanto dados numéricos como descrições qualitativas dos participantes, tornando o processo de correspondência mais preciso e objetivo.