Como planear a integração com mentoria? 7 elementos de um processo eficaz de integração de novos colaboradores
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As primeiras semanas no trabalho têm um enorme impacto na rapidez com que um novo colaborador se integra na organização. É nesse período que passam a conhecer a cultura da empresa, a criar as primeiras relações, a aprender os processos e a começar a compreender o que a equipa espera deles. No entanto, uma integração bem planeada não se resume a distribuir documentos, a ministrar formação de saúde e segurança ou a fazer uma série de apresentações.
Cada vez mais organizações encaram a integração como um processo de desenvolvimento em vez de um mero procedimento administrativo. JUma das ferramentas cada vez mais utilizadas para apoiar a integração de novos colaboradores é a mentoria.Graças à mentoria, o novo colaborador não fica sozinho com uma lista de tarefas; ganha um parceiro que o ajuda a encontrar o seu lugar na organização, a perceber como ela funciona e a tornar-se autónomo mais rapidamente.
Neste artigo, iremos guiá-lo pelo processo passo a passo de conceção de um programa de integração que incorpore mentoria, e explicaremos quais os elementos que tornam esse processo mais eficaz.
Visão geral
- A mentoria complementa a integraçãoao proporcionar apoio na aquisição de conhecimentos sobre a cultura da empresa, as regras informais de colaboração e o modo como a organização opera.
- Um processo eficaz requer formação de mentores, emparelhamento adequado, objetivos claros e reuniões regulares
- Monitorização, ferramentas e avaliaçãoajudam a manter o envolvimento, a resolver desafios e a melhorar implementações futuras.
- The Mentiway platformajuda a simplificar e a escalonar a integração baseada em mentoriaatravés do emparelhamento, do agendamento de reuniões, do acompanhamento do progresso e da disponibilização de recursos para os participantes. Contacte-nos.
Por que é que a integração tradicional é frequentemente insuficiente?
Hoje em dia, a maioria das empresas tem listas de verificação de integração, programas de formação, instruções e materiais de integração. São elementos importantes do processo, mas muitas vezes respondem apenas à pergunta “o quê?” e com muito menos frequência ajudam a responder à pergunta “como?”.
Os novos colaboradores aprendem procedimentos, familiarizam-se com a estrutura organizacional e com as suas responsabilidades laborais, mas podem ainda ter dificuldade em compreender as regras informais de colaboração, os processos de tomada de decisão ou a cultura organizacional. É precisamente nessas áreas que a mentoria acrescenta maior valor. Não substitui a integração — complementa-a com um elemento que não pode ser descrito numa apresentação ou num manual.
Se quiser saber mais sobre por que a mentoria acelera o processo de integração de novos colaboradores, não deixe de ler o nosso artigo sobre a correlação entre mentoria e integração.
Como planear a integração com mentoria?
Um programa de mentoria bem concebido não começa com a primeira reunião entre o mentor e o mentorado. Na prática, é aconselhável planear todo o processo antes da chegada da nova pessoa à organização.
1. Selecionar os mentores certos
Nem todo colaborador experiente fará automaticamente um bom mentor. Além da experiência na área, são também importantes competências de comunicação, a capacidade de ouvir ativamente e a disponibilidade para apoiar o desenvolvimento dos outros.
Por isso, cada vez mais organizações formam os mentores antes do início do programa. Isso garante que saibam como conduzir conversas de desenvolvimento, como evitar assumir a responsabilidade pelas decisões do mentorado e como apoiar a independência do novo mentorado.
2. Atribuir mentores às necessidades dos novos colaboradores
Um dos elementos mais importantes do programa é o emparelhamento. Um bom emparelhamento aumenta o envolvimento dos participantes e facilita a construção de uma relação baseada na confiança.
Ao fazer a seleção, é importante considerar não só a função ou o departamento, mas também os objetivos de carreira, a experiência, as competências e o estilo de trabalho preferido. Em organizações maiores, emparelhar os participantes manualmente torna-se rapidamente muito difícil, pelo que os algoritmos de recomendação são cada vez mais utilizados para apoiar esse processo.
3. Defina objetivos claros para a integração
A mentoria de integração não deve consistir numa série de reuniões aleatórias.
Desde o início, convém responder às seguintes perguntas:
- O que um novo colaborador deve ser capaz de fazer após 30 dias?
- Que competências pretende desenvolver?
- Como será o sucesso no processo de integração?
Isto garante que tanto o mentor como o mentorado saibam para o que estão a trabalhar e facilita que a organização avalie, mais tarde, a eficácia do programa.
4. Agende reuniões regulares
O maior erro é deixar a frequência das reuniões ao acaso.
No início do processo de integração, o contacto deve ser, sem dúvida, mais frequente do que nos programas de mentoria tradicionais. Conversas regulares ajudam a resolver dúvidas à medida que surgem e a criar uma sensação de segurança.
Com o tempo, as reuniões podem tornar-se menos frequentes à medida que o novo colaborador se torna cada vez mais independente.
5. Forneça aos mentores as ferramentas adequadas
Mesmo os melhores mentores não devem preparar tudo sozinhos.
É boa prática fornecer-lhes:
- propostas para a agenda da reunião,
- questões que ajudam a orientar a conversa,
- materiais de formação,
- técnicas de definição de objetivos,
- locais para acompanhar o progresso.
Isto torna o processo de mentoria mais consistente, e os participantes não têm de reinventar o processo do zero todas as vezes.
6. Acompanhe o processo de integração
O simples lançamento do programa não garante que será um sucesso.
É uma boa ideia verificar se as reuniões estão de facto a ocorrer, se os participantes estão a atingir os seus objetivos e se a relação está a evoluir conforme planeado. Isto permite responder rapidamente caso surjam dificuldades ou se algum dos pares necessitar de apoio adicional.
7. Recolher dados e tirar conclusões
Cada experiência de integração subsequente pode ser melhor do que a anterior.
Por isso, uma vez concluído o processo, é recomendável perguntar aos participantes sobre as suas experiências, o nível de satisfação e quais os elementos do programa que consideraram mais valiosos. Esta informação ajuda a melhorar continuamente o processo de integração de novos colaboradores.
Como é que a Mentiway apoia a integração de novos colaboradores?
A plataforma Mentiway ajuda as organizações a realizar a integração baseada em mentoria de forma estruturada e escalável.
Os organizadores do programa podem emparelhar participantes, monitorizar o progresso das reuniões e acompanhar o nível de envolvimento entre mentores e mentorados. Os mentores recebem materiais prontos a usar para apoiar as conversas iniciais, formulários de preparação de reuniões, um contrato de mentoria e um conjunto de técnicas para os ajudar a trabalhar os objetivos de desenvolvimento.
Como resultado, a integração não termina após a primeira semana de trabalho, mas torna-se um processo que apoia o desenvolvimento do novo colaborador ao longo dos meses seguintes.
Resumo: Como funciona a mentoria durante a integração?
Uma boa integração não se limita a partilhar informação sobre a empresa. O seu objetivo é ajudar os novos colaboradores a desenvolver independência, autoconfiança e um sentido de pertença o mais rapidamente possível.
A mentoria ajuda a alcançar todos estes objetivos porque complementa o processo formal de integração com uma relação com uma pessoa experiente que apoia o seu desenvolvimento, responde às suas perguntas e o ajuda a encontrar o seu lugar na organização.
Quanto melhor for concebido todo o processo — desde a seleção de mentores, passando pelo emparelhamento, até ao acompanhamento dos resultados — maior a probabilidade de a integração conduzir a um envolvimento a longo prazo por parte dos novos colaboradores.
Gostaria de utilizar a mentoria durante a integração?
Na Mentiway, ajudamos as organizações a desenhar programas de mentoria para apoiar a integração de novos colaboradores. A plataforma permite o emparelhamento de mentores e mentorados, monitoriza o progresso do programa e fornece aos participantes ferramentas prontas a usar para conduzir sessões de mentoria eficazes.
Se quiser ver como a mentoria pode acelerar o processo de integração dos novos colaboradores na sua organização, contacte-nos para agendar uma apresentação da plataforma.
FAQ – Mentoria como parte da integração
A mentoria pode fazer parte do processo de integração?
Sim. Cada vez mais organizações estão a usar a mentoria para complementar o processo de integração. Isto ajuda os novos colaboradores a familiarizarem-se mais rapidamente com a cultura organizacional, a criar relações e a tornarem-se autónomos.
Qual é o melhor momento para começar a mentoria de integração?
Idealmente, isto deve acontecer durante os primeiros dias no novo emprego. Estabelecer uma relação com o seu mentor desde cedo facilita a adaptação e reduz o stress associado ao início de uma nova função.
Todos os novos colaboradores precisam de um mentor?
Nem sempre, mas a mentoria é particularmente eficaz durante a integração de especialistas, de líderes (tanto mulheres como homens) e de pessoas que assumem funções que exigem a rápida aquisição de conhecimentos sobre a organização.
Quanto tempo deve durar a mentoria de integração?
Na maioria dos casos, de um a três meses. A duração do programa depende da complexidade da função e das necessidades da organização.
Como difere a mentoria de integração de um programa de buddy? Um buddy ajuda sobretudo a ambientar-se nas operações diárias da empresa e responde às suas perguntas organizacionais do dia a dia. Um mentor, por outro lado, apoia o desenvolvimento de competências, ajuda a atingir os seus objetivos e partilha a sua experiência profissional, estabelecendo uma relação de desenvolvimento de longo prazo.
