Aplicação de gestão do programa de tutoria

Jacek Tkaczuk , Co-founder Mentiway

A tutoria como método de desenvolvimento está a tornar-se cada vez mais popular. Todos os anos, mais empresas e universidades estão a implementar programas de tutoria nas suas estruturas. Cada vez mais trabalhadores pedem também esta forma de melhorar os seus conhecimentos e competências. Os programas estão a tornar-se cada vez mais frequentes, mas também mais numerosos.

Isto por sua vez, aumenta o tempo necessário para os gerir. Planear, implementar e gerir um programa de tutoria é um grande desafio. Requer tempo que as equipas de RH ou os gabinetes de carreiras não têm em abundância.

E é aqui que as aplicações dedicadas aos programas de tutoria – como Mentiway – vêm em socorro.

O que deve ter uma boa aplicação de mentoria?

Uma ferramenta para apoiar a gestão de programas de tutoria nas organizações deve, antes de mais, satisfazer as necessidades dos organizadores e dos participantes. Estas necessidades podem, evidentemente, ser muitas, dependendo da experiência dos organizadores e da própria ideia do programa de tutoria. Mas, na prática, elas limitam-se, na maioria das vezes, a

apoio organizacional para o lançamento do programa;
Ajudar na gestão do programa, orientando um grande número de participantes e assistentes;
introduzir pessoas na mentoria que têm pouca experiência em ser um Mentor ou um Mentee e até encorajar essas pessoas a participar no programa – apenas pela promessa de prestar este apoio;
Assegurar a alta qualidade dos processos de tutoria em todo o processo.

Esta lista representa as necessidades mais comuns dos organizadores de programas de tutoria. Como Mentiway, encontramo-las diariamente quando falamos com os organizadores de programas de tutoria. Cada uma delas está reflectida na nossa aplicação de tutoria.

Temos vindo a desenvolver a ferramenta Mentiway desde 2022. Atualmente, já contém dezenas de funcionalidades adaptadas às necessidades dos organizadores e dos participantes em programas de mentoria. As principais caraterísticas incluem:

uma página de informação específica do programa de tutoria sobre o programa,
Formulários de recrutamento modificáveis para Mentores e Mentees,
um sistema de aceitação e gestão das candidaturas dos participantes,
um mecanismo de emparelhamento dos participantes numa opção gerida pelos organizadores, efectuada pelos próprios participantes ou um híbrido,
Uma base de conhecimentos que contém dezenas de pílulas de conhecimentos e vídeos para ajudar a implementar a tutoria, mas que também abrange técnicas e ferramentas para utilizar durante as sessões de tutoria, mesmo para Tutores mais avançados,
uma estrutura pronta para sessões de tutoria com materiais preparatórios, agendas de reuniões sugeridas, lista de artigos a ler,

funcionalidades que apoiam a organização de processos de tutoria nos participantes, tais como contrato, definição de objectivos, calendário integrado, planeamento de reuniões e respectivos tópicos, partilha de materiais próprios, autorreflexão,&nbsp
mecanismos para manter o empenhamento, lembretes, dosagem de conhecimentos, elementos para avaliação do processo e debriefing,
painel administrativo avançado para a gestão do programa, gestão das inscrições, pares, comunicação com os participantes, possibilidade de carregar materiais próprios, etc;
Um sistema de acompanhamento do programa de mentoria que identifica os casais sem reuniões, sem contratos assinados, e que apresenta um resumo numérico do programa durante e no final;

Benefícios da utilização de uma ferramenta de tutoria para a organização

As funcionalidades acima mencionadas da aplicação Mentiway trazem benefícios tangíveis tanto para os organizadores de programas de tutoria como para os seus participantes;

Os organizadores recebem principalmente:

poupar tempo ao iniciar um programa de tutoria,
e durante a sua vida,
paz resultante da organização facilitada do programa,
oportunidade de envolver mais pessoas na tutoria,
Assegurar processos de mentoria de alta qualidade,
a possibilidade de monitorizar esta qualidade numa base contínua,
um resumo pronto dos efeitos do programa aquando da sua conclusão;

Vantagens da utilização de uma plataforma de tutoria para Mentores e Mentorandos

Para os participantes Mentores e Mentees, os principais benefícios da utilização do Mentiway incluem:

Fornecer uma introdução à tutoria para os principiantes – tanto para os mentorandos como para os mentores,
fornecendo inspiração pronta sobre como conduzir o processo e as sessões individuais,
processo ordenado – todos os materiais, conhecimentos, dados da reunião estão num único local,
fácil organização e marcação de reuniões, economia de tempo e arrumação,
sistematizar todo o processo de orientação,
e garantindo a sua alta qualidade,
A paz e confiança resultantes do cuidado com os participantes;

Mentiway comentários

A Mentiway, enquanto ferramenta, existe desde 2022. Desde então, já organizámos mais de 40 programas de mentoria e a aplicação foi utilizada por cerca de 1500 Mentores e Mentorados, realizando pouco menos de 3000 sessões de mentoria.

A própria ferramenta percorreu um longo caminho com centenas de pequenas e grandes melhorias. Ouvimos as opiniões dos nossos utilizadores numa base contínua, inspirando-nos nelas para desenvolver continuamente a plataforma;

Atualmente, a taxa de satisfação dos seus utilizadores com a ferramenta é de 91%. Tanto os mentores como os mentorandos e os organizadores apreciam a aplicação, destacando sobretudo as vantagens que enumerei acima.

Eis o que os utilizadores dizem sobre o Mentiway:

Uma ferramenta muito útil para apoiar o processo de tutoria. Apreciei particularmente os materiais de apoio e as notas de sessão.

Magdalena, Mentor

A aplicação é muito fácil de ler. Os materiais incluídos permitem-lhe preparar-se adequadamente para a sessão. A dica sobre como deve decorrer a próxima sessão e que ferramentas podem ser utilizadas é um sucesso 🎯

Hanna, Mentor

Uma ferramenta útil, sistematizando o processo, as ferramentas que utilizei, as minhas reflexões após as sessões. Ter um par de processos é muito útil. Recomendo trabalhar com a Mentiway.

Beata, Mentor

Adoro utilizar o Mentiway como mentor! Esta ferramenta é incrivelmente útil. Não só oferece informações sobre as ferramentas a utilizar, como também oferece uma biblioteca de conhecimentos, extremamente útil para as sessões de orientação. A plataforma é de fácil utilização, permitindo-lhe definir facilmente objectivos, acompanhar o progresso, agendar sessões de acompanhamento e dar feedback. A Mentiway capacita tanto os mentores como os mentorandos, tornando o processo verdadeiramente desenvolvimentista.

Justina, Mentor

A aplicação Mentiway ajuda a organizar todo o processo de tutoria. Uma ferramenta muito valiosa é a possibilidade de introduzir marcações de sessões, onde se especifica imediatamente a data e o tópico da sessão. O mais interessante é que essa notificação é imediatamente enviada ao mentor e ao mentorando e pode ser automaticamente guardada no seu calendário. A ferramenta é simples, intuitiva e fácil de ler, o que torna a sua utilização rápida e eficiente.

Justina, Mentee

A aplicação Mentiway ajudou-me a gerir o processo de tutoria, no qual participei pela primeira vez. O elemento mais importante para mim foi o contrato e os objectivos, bem como os materiais e o espaço para a autorreflexão. Tudo o que é importante num só lugar.

Catherine, Mentee

Cada processo é diferente e depende da forma como o mentorando aborda os seus objectivos, se os persegue com toda a paixão com que os escreveu ou se se distrai, ou se outros temas que não o desenvolvimento pessoal se sobrepõem aos objectivos do programa. Uma óptima ferramenta, útil, uma visão organizadora, uma base de conhecimentos, só tem de estar sempre a lembrar ao seu mentor que tem este recurso à mão

Mentora, Mónica

O processo de trabalho com a Edith foi uma experiência muito valiosa para mim. Obrigado por partilhar a sua perspetiva muito valiosa. A ferramenta Mentiway ajuda muito a estruturar o processo, o que, especialmente para quem se está a iniciar na tutoria, é um apoio valioso.

Margarida, Mentor

Foi com muito orgulho que me tornei mentora no programa Top Woman in Real Estate, que é apoiado pela aplicação Mentiway. A ferramenta ajudou imenso na mentoria, estruturou cada passo, a automatização da mensurabilidade dos resultados apoia os resultados de forma espetacular. Sem dúvida, a aplicação poupa tempo e apoia ambas as partes, deixando muito espaço para conversa e desenvolvimento;

Marta, Sodexo Polónia, Mentor

Graças à Mentiway, tenho a tranquilidade de saber que posso lidar com a situação. Sinto-me bem e tranquila. A aplicação é intuitiva, fácil de utilizar, mas ao mesmo tempo substantiva e útil. É uma ferramenta muito interessante para aprender a prática da tutoria e para estruturar os meus conhecimentos.

Alicia, Mentor

Considero que o Mentiway simplifica significativamente o processo de tutoria, introduzindo caraterísticas que são importantes do ponto de vista das pessoas envolvidas. Permite a preparação factual da reunião com o mentee (mentor), bem como a supervisão das reuniões já realizadas e o progresso do processo de mentoria.

Carolina, Mentor

Foi uma grande ajuda para definir os meus novos objectivos profissionais, para avaliar de forma realista as minhas capacidades, os meus defeitos e os meus pontos fortes, aprendendo a desenvolver a minha autoconfiança. Recomendo-o com grande convicção!

Sylvia, Mentee

A aplicação apoia todo o processo de forma maravilhosa!

Paulina, Mentee

Acima de tudo, Mentiway é um paraíso para o investigador e para a pessoa que gosta de ordem e estruturação do trabalho. A plataforma dá-me uma boa sensação de segurança enquanto mentorando, graças às expectativas claramente indicadas, a um quadro de ação (modificável, mas mesmo assim!) ou à localização de informações importantes com dois ou três cliques no rato. Sei o que vai acontecer na próxima semana, sei quais são as minhas expectativas (e quais são as do mentor) e tenho a possibilidade de criar a minha base de conhecimentos, que descarregarei e carregarei após o processo. Conveniente. Admito que não esperava que esta apresentação do Mentoring tivesse um impacto tão forte na sua receção. Este não é o primeiro processo de mentoria em que estive envolvido como mentorado, mas é sem dúvida um dos mais transparentes e previsíveis.

Daniel, Mentee