Hvordan planlægger man en introduktionsproces med mentorstøtte? 7 elementer i en effektiv introduktionsproces for nye medarbejdere
De første par uger på jobbet har stor betydning for, hvor hurtigt en nyansat falder til i organisationen. Det er i denne periode, at vedkommende lærer virksomhedskulturen at kende, opbygger de første relationer, lærer processerne at kende og begynder at forstå, hvad teamet forventer af vedkommende. En velplanlagt indkøring handler dog ikke kun om at udlevere dokumenter, afholde sundheds- og sikkerhedskurser eller holde en række præsentationer.
Flere og flere organisationer betragter onboarding som en udviklingsproces snarere end en administrativ proces. JEt af de redskaber, der i stigende grad anvendes til at støtte onboarding af nye medarbejdere, er mentoring. Takket være mentoring står en ny medarbejder ikke alene tilbage med en opgaveliste, men får en partner, der hjælper vedkommende med at finde fodfæste i organisationen, forstå, hvordan den fungerer, og blive selvstændig hurtigere.
I denne artikel vil vi gennemgå den trinvise proces for udformning af et onboarding-program, der omfatter mentoring, og vi vil forklare, hvilke elementer der gør denne proces mest effektiv.
I korte træk
- Mentoring supplerer onboarding ved at yde støtte til at lære om virksomhedens kultur, de uformelle regler for samarbejde og den måde, organisationen fungerer på.
- En effektiv proces kræver mentoruddannelse, passende matchning, klare mål og regelmæssige møder
- Overvågning, værktøjer og evaluering bidrager til at opretholde engagementet, håndtere udfordringer og forbedre fremtidige implementeringer.
- Mentiway-platformen hjælper med at strømline og skalere mentorbaseret onboarding gennem matchning, planlægning af møder, opfølgning på fremskridt og ressourcer til deltagerne. Kontakt os.
Hvorfor er traditionel onboarding ofte utilstrækkelig?
De fleste virksomheder har i dag tjeklister til introduktionsforløbet, uddannelsesprogrammer, vejledninger og introduktionsmateriale på plads. Dette er vigtige elementer i processen, men meget ofte besvarer de kun spørgsmålet »hvad?«, og langt sjældnere er de med til at besvare spørgsmålet »hvordan?«.
Nye medarbejdere lærer procedurerne at kende, bliver fortrolige med organisationsstrukturen og deres arbejdsopgaver, men de kan stadig have svært ved at forstå de uformelle regler for samarbejde, beslutningsprocesser eller organisationskulturen. Det er netop på disse områder, at mentorordninger tilfører mest værdi. Det erstatter ikke introduktionsforløbet – det supplerer det med et element, der ikke kan beskrives i en præsentation eller en manual.
Hvis du gerne vil vide mere om, hvorfor mentoring fremskynder indkøringsprocessen for nye medarbejdere, skal du læse vores artikel om sammenhængen mellem mentoring og onboarding.
Hvordan planlægger man onboarding med mentoring?
Et veludviklet mentorprogram starter ikke med det første møde mellem mentoren og menteen. I praksis er det en god idé at planlægge hele forløbet, inden den nye medarbejder tiltræder i organisationen.
1. Vælg de rigtige mentorer
Det er ikke alle erfarne medarbejdere, der automatisk er gode mentorer. Ud over faglig ekspertise er det også vigtigt at have gode kommunikationsevner, evnen til at lytte aktivt og viljen til at støtte andres udvikling.
Derfor uddanner stadig flere organisationer mentorerne, allerede inden programmet går i gang. Det sikrer, at de ved, hvordan man fører udviklingssamtaler, hvordan man undgår at påtage sig ansvaret for menteens beslutninger, og hvordan man støtter den nye mentees selvstændighed.
2. Tilpas mentorerne til de nye medarbejderes behov
Et af programmets vigtigste elementer er matchning. Et godt match øger deltagernes engagement og gør det lettere at opbygge et tillidsforhold.
Når man foretager et valg, er det vigtigt ikke kun at tage højde for stillingen eller afdelingen, men også for karrieremål, erfaring, kompetencer og foretrukken arbejdsstil. I større organisationer bliver det hurtigt meget vanskeligt at matche deltagerne manuelt, og derfor anvendes anbefalingsalgoritmer i stigende grad til at understøtte denne proces.
3. Sæt klare mål for onboarding
Onboarding-mentoring bør ikke bestå af en række tilfældige møder.
Allerede fra starten er det en god idé at besvare følgende spørgsmål:
- Hvad skal en ny medarbejder kunne efter 30 dage?
- Hvilke færdigheder ønsker han at udvikle?
- Hvordan vil en vellykket gennemførelse se ud?
Dette sikrer, at både mentoren og menteen ved, hvad de arbejder hen imod, og det gør det lettere for organisationen at evaluere programmets effektivitet på et senere tidspunkt.
4. Planlæg regelmæssige møder
Den største fejl er at overlade hyppigheden af møderne til tilfældighederne.
I begyndelsen af onboarding-processen bør kontakten helt klart være hyppigere end i traditionelle mentorprogrammer. Regelmæssige samtaler hjælper med at løse spørgsmål, når de opstår, og skaber en følelse af tryghed.
Med tiden kan møderne blive sjældnere, efterhånden som den nye medarbejder bliver mere og mere selvstændig.
5. Giv mentorerne de rette værktøjer
Selv de bedste mentorer bør ikke forberede alting på egen hånd.
Det er god praksis at give dem:
- forslag til dagsordenen for mødet,
- spørgsmål, der hjælper med at styre samtalen,
- undervisningsmateriale,
- teknikker til målsætning,
- steder, hvor man kan følge med i fremskridtene.
Dette gør mentorforløbet mere ensartet, og deltagerne behøver ikke at starte forfra hver gang.
6. Overvåg onboarding-processen
Det er ikke nødvendigvis en garanti for succes, blot fordi programmet lanceres.
Det er en god idé at tjekke, om møderne rent faktisk finder sted, om deltagerne når deres mål, og om forholdet udvikler sig som planlagt. På den måde kan du reagere hurtigt, hvis der opstår problemer, eller hvis nogle af parrene har brug for ekstra støtte.
7. Indsamle data og drage konklusioner
Hver efterfølgende onboarding-oplevelse kan blive bedre end den forrige.
Når processen er afsluttet, er det derfor en god idé at spørge deltagerne om deres oplevelser, deres tilfredshed og hvilke elementer i programmet, de fandt mest værdifulde. Disse oplysninger bidrager til løbende at forbedre onboarding-processen for nye medarbejdere.
Hvordan understøtter Mentiway indkøringen af nye medarbejdere?
Mentiway-platformen hjælper organisationer med at gennemføre mentorbaseret onboarding på en struktureret og skalerbar måde.
Programarrangørerne kan matche deltagere, følge med i mødernes forløb og overvåge engagementet blandt mentorer og mentees. Mentorerne modtager færdige materialer til at understøtte deres indledende samtaler, skemaer til forberedelse af møder, en mentorkontrakt samt en samling af teknikker, der kan hjælpe dem med at arbejde med udviklingsmålene.
Derfor slutter onboarding ikke efter den første uge på jobbet, men bliver en proces, der understøtter den nye medarbejders udvikling i de følgende måneder.
Resumé: Hvordan fungerer mentoring under onboarding?
En god introduktion handler ikke kun om at formidle information om virksomheden. Formålet er at hjælpe nye medarbejdere med at udvikle selvstændighed, selvtillid og en følelse af tilhørsforhold så hurtigt som muligt.
Mentoring bidrager til at nå alle disse mål, fordi det supplerer den formelle indkøringsproces med et forhold til en erfaren person, der støtter din udvikling, besvarer dine spørgsmål og hjælper dig med at finde fodfæste i organisationen.
Jo bedre hele processen er tilrettelagt – fra udvælgelse af mentorer over matchning til opfølgning på resultaterne – desto større er chancen for, at indkøringen vil føre til et langsigtet engagement blandt de nye medarbejdere.
Vil du gerne benytte dig af mentoring under introduktionsforløbet?
Hos Mentiway hjælper vi organisationer med at udforme mentorprogrammer, der skal støtte indkøringen af nye medarbejdere. Platformen gør det muligt at matche mentorer og mentees, overvåger programmets forløb og giver deltagerne brugsklare værktøjer til at gennemføre effektive mentorsessioner.
Hvis du gerne vil se, hvordan mentoring kan fremskynde indkøringsprocessen for nye medarbejdere i din organisation, så kontakt os for at aftale en præsentation af platformen.
FAQ – Mentoring som led i introduktionsforløbet
Kan mentoring være en del af onboarding-processen?
Ja. Flere og flere organisationer bruger mentorordninger som et supplement til indkøringsforløbet. Det hjælper nye medarbejdere med hurtigere at blive fortrolige med organisationskulturen, opbygge relationer og blive selvstændige.
Hvornår er det bedste tidspunkt at starte onboarding-mentorordningen?
Ideelt set bør dette ske i løbet af dine første par dage på jobbet. Ved at opbygge et forhold til din mentor allerede fra starten bliver det lettere at falde til, og det mindsker den stress, der er forbundet med at starte i en ny stilling.
Har alle nye medarbejdere brug for en mentor?
Det er ikke altid tilfældet, men mentoring er særligt effektivt, når man introducerer specialister, kvindelige og mandlige ledere samt personer, der skal påtage sig roller, hvor det er nødvendigt, at de hurtigt tilegner sig viden om organisationen.
Hvor længe bør mentorordningen i forbindelse med indkøring vare?
Oftest mellem en og tre måneder. Programmets varighed afhænger af stillingens kompleksitet og organisationens behov.
Hvordan adskiller onboarding-mentoring sig fra et buddy-program? En buddy hjælper primært med at finde fodfæste i virksomhedens daglige drift og besvarer dine daglige organisatoriske spørgsmål. En mentor støtter derimod udviklingen af dine kompetencer, hjælper dig med at nå dine mål og deler sin faglige erfaring, hvilket skaber et langsigtet udviklingsforhold.
