Mentoring im Unternehmen. Wie führt man ein Mentoring-Programm in einer Organisation ein?

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Übersetzt aus dem Polnischen dank DeepL.

Interne Mentoring-Programme sind zyklische, zeitlich begrenzte Prozesse, in denen Mentoring-Paare zwischen Mitarbeitern einer Organisation gebildet werden. Ihre Umsetzung in Unternehmen löst viele Probleme. Unter anderem baut es Beziehungen auf, vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team und fördert natürlich auch die Entwicklung – und zwar sowohl der Mentees als auch der Mentoren.

Damit das Mentoring in einer Organisation richtig funktioniert und diese Ziele erreicht werden können, muss jedoch sichergestellt werden, dass es über eine angemessene Methodik verfügt, d. h. dass es umgesetzt und evaluiert wird. Es gibt nichts Schlimmeres, als „alles auf eine Karte zu setzen“, den Teilnehmern Handlungsfreiheit zu geben und dann festzustellen, dass das Mentoring nicht funktioniert.

Nachfolgend finden Sie die Schlüsselelemente für die Umsetzung eines vorbildlichen Mentoring-Programms in einem Unternehmen nach der Methode, die wir bei Mentiway anwenden. Mentoring ist u. a. deshalb so effektiv, weil alle in der Liste aufgeführten Aspekte berücksichtigt werden.

Schritte zur Einführung eines Mentoring-Programms in einem Unternehmen

1. Auswahl des Programmleiters
2. Definition der Programmziele
3. Aufklärung der potenziellen Teilnehmer
4. Anwerbung von Mentoren und Mentees
5. Zusammenführung der Teilnehmer in Mentoring-Paaren
6. Schulungen und Workshops zur Umsetzung
7. Erste Treffen
8. Mentoring-Sitzungen
9. Bewertung des Prozesses
10. Abschluss des Mentoring-Prozesses

Auswahl eines Managers für das Mentoring-Programm in der Organisation

Bevor man sich mit den Einzelheiten des Programms selbst befasst, muss die Person bestimmt werden, die den gesamten Mentoring-Prozess im Unternehmen leitet. Sehr oft ist dies die Person, die für die Entwicklung der Mitarbeiter verantwortlich ist: ein Mitarbeiter der Personalabteilung, ein Spezialist für Ausbildung und Entwicklung oder manchmal der Leiter der Abteilung, in der das Programm durchgeführt wird

Bei der Einführung von Mentoring in einem Unternehmen ist/sind der/die Programmleiter nicht nur für den Einsatz eines speziellen Tools verantwortlich, sondern auch für die Kommunikation, die Entgegennahme der Anfragen von Mentoren und Mentee, deren Umsetzung und die anschließende Beantwortung von Fragen und Problemen. Eine wichtige Aufgabe des Managers ist es auch, den Prozess zu überwachen, Feedback von den Teilnehmern einzuholen und am Ende des Programms eine Zusammenfassung zu erstellen.

Die Mentiway-Anwendung automatisiert die meisten Prozesse, stellt das Wissen zur Verfügung und sammelt die notwendigen Informationen selbst. In diesem Fall konzentriert sich die Rolle der Person nur auf die Kommunikation mit den Teilnehmern und die Lösung ihrer Probleme, wodurch die Last der Organisation des gesamten Prozesses entfällt

Manchmal entscheiden sich Organisationen auch für die Zusammenarbeit mit externen Beratern, die über Fachwissen in diesem Bereich verfügen, um das Mentoring-Programm durchzuführen. In einer solchen Situation sind zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben spezielle Schulungen und Workshops für die Teilnehmer üblich.

Festlegung der Ziele des Mentoring-Programms

Noch bevor das Mentoring in einer Organisation eingeführt wird, müssen eine Reihe von Parametern festgelegt werden. Der wichtigste davon ist der eigentliche Zweck des Programms und die Zielgruppe der Teilnehmer.

Wichtig ist, dass das Ziel messbar ist, und die Organisation sollte sich fragen, woran sie erkennt, dass das Programm erfolgreich war.

Darüber hinaus sollte der Zweck des Mentorings bekannt sein und der gesamten Interessengruppe umfassend vermittelt werden. Es lohnt sich, darauf zu achten, dass die individuellen Ziele der Mentees mit den Zielen der Organisation übereinstimmen, damit beide Interessengruppen davon profitieren.

Es gibt viele verschiedene Arten von Mentoring, und selbst unter diesen Arten ist es notwendig, die Bereiche auszuwählen, die das Programm hervorheben und entwickeln soll.

Arten von Mentoring-Programmen in Unternehmen:

• Klassisch – in seiner Grundform besteht das Ziel des Mentorings darin, eine Beziehung aufzubauen und den Mentee und den Mentor vor allem in Bezug auf Soft Skills weiterzuentwickeln, z. B. in Bezug auf Teambildung oder Kompetenzen in den Bereichen Kommunikation, Problemlösung usw.
• Spezialisiert – manchmal wird eine Form des Mentorings auch zur Entwicklung von Spezialkenntnissen in einem bestimmten Bereich eingesetzt, der in der Regel mit einem breiten Tätigkeitsbereich in der Organisation zusammenhängt. Ein Beispiel wäre die Entwicklung von Fähigkeiten in einer bestimmten Technologie in IT-Unternehmen.
• Flipped – ist eine relativ neue Form des Mentoring, die in der Regel auf die Entwicklung digitaler Kompetenzen abzielt. In diesem Fall sind in der Regel Personen mit mehr allgemeiner Erfahrung die Mentees und jüngere, weniger erfahrene Personen die Mentoren. In der Regel ermöglicht diese Form des Mentoring die Entwicklung von Kompetenzen, die neu auf dem Markt sind – zum Beispiel Aktivitäten in den sozialen Medien, im Zusammenhang mit dem Internet und neuen Technologien. Siehe mehr über Reverse Mentoring – Intramentoring.
• Onboarding – es ist sehr üblich, neue Mitarbeiter durch eine Buddy-Ego-Position an den Arbeitsplatz heranzuführen. In diesem Fall ist es sinnvoll, diese Art von Beziehung durch die Einführung von Mentoring-Methoden zu formalisieren.
• Momboarding – ist eine besondere Form des Onboarding, bei der Mütter nach dem Mutterschaftsurlaub durch Mentoren bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz unterstützt werden.

Die Wahl der Art des Mentorings in einer Organisation hängt natürlich von der Gruppe ab, an die sich das Mentoring richten soll. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, die Kompetenzbereiche zu umreißen, in denen das Programm eingesetzt werden soll. Dazu gehört die Auswahl der Kompetenzen, die vom Mentee entwickelt werden sollen und in denen die Mentoren Erfahrung haben. Ein Beispiel wären Führungskompetenzen wie Teammanagement, Konfliktlösung, Motivation usw.

Ausbildung potenzieller Mentoring-Teilnehmer

Sobald das Mentoring-Programm in einem Unternehmen konzipiert ist, sollten wir sicherstellen, dass es im Unternehmen richtig „beworben“ wird. Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass alle potenziellen Teilnehmer über den Start des Programms Bescheid wissen und entscheiden können, ob sie daran teilnehmen wollen.

Es ist notwendig, dem Team zu erklären, was Mentoring ist, worin eine solche Beziehung besteht und welche Vorteile die Teilnahme an dem Prozess sowohl für die Mentoren als auch für die Mentees hat. Eine Reihe von Leitfäden für beide Gruppen von Teilnehmern ist auch hier nützlich, um ihnen die Entscheidung zu erleichtern.

Bei Mentiway wird diese Phase des Prozesses durch spezielle Landing Pages umgesetzt – Landing Pages, die das Mentoring-Programm vorstellen, es intern innerhalb der Organisation „bewerben“ und häufig gestellte Fragen in einem FAQ-Bereich beantworten. Diese Seiten können für alle zugänglich sein oder einen eingeschränkten Zugang haben – nur für Mitarbeiter der Organisation. Auf diese Weise ist das Programm leichter zugänglich, und es ist möglich, fast alle Mitarbeiter des Unternehmens so weit wie möglich zu erreichen.

Anwerbung von Mentoren und Mentees im Unternehmen

Sobald das Mentoring-Programm bekannt ist, kann die Rekrutierung der Teilnehmer beginnen. Meistens wird diese Phase mit Hilfe von Online-Formularen durchgeführt, die Daten an einer Stelle sammeln und eine Standardisierung der Bewerbungen ermöglichen.

Die Formulare enthalten unterschiedliche Fragen für die Mentoren und für die Mentees. Die Mentoren werden nach ihren Erfahrungen und Kenntnissen gefragt und danach, was sie mit den Mentees teilen können und wollen. Letztere hingegen sollten nach ihren Herausforderungen und individuellen Entwicklungszielen gefragt werden. Die Fragen sollen ein passendes Pairing der Teilnehmer ermöglichen, aber auch eine Grundlage für erste Gespräche bieten, um zu prüfen, ob zwischen Mentor und Mentee Übereinstimmung besteht.

Die Mentiway-Plattform generiert automatisch die Bewerbungsformulare für das Mentoring-Programm und präsentiert sie neben den Online-Informationsseiten. Die Fragen haben eine empfohlene Form, aber es ist auch möglich, eigene Fragen hinzuzufügen oder die Formulare zu kürzen. Alle Antworten sind später für die Teilnehmer in Form von Mentor- und Mentee-Visitenkarten sichtbar, die jederzeit während des Mentoring-Prozesses innerhalb der Organisation verfügbar sind.

Zusammenführung der Teilnehmer für das Mentoring

Die Zusammenstellung der Teilnehmer zu Mentoring-Paaren ist eine der wichtigsten und zugleich schwierigsten Phasen eines Mentoring-Programms. Die Mentoren und Mentee in ihren Paaren werden in den nächsten Monaten zusammenarbeiten, daher lohnt es sich, sich die zusätzliche Zeit zu nehmen, um den richtigen Matching-Algorithmus zu entwickeln.

In diesem Fall haben wir im Grunde zwei Handlungsoptionen:

1. Top-down“-Paarung – Bei der „Top-down“-Paarung werden die Paare von den Programmmanagern aus den Teilnehmern zusammengestellt. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung aller Teilnehmer und – manchmal durch Kompromisse – eine angemessene Zuordnung aller Mentees zu den richtigen Mentoren. Dies ist jedoch ein sehr zeitaufwändiger Prozess mit dem Risiko von Fehlern und einer subjektiven Beurteilung durch den/die Programmleiter. Eine solche Lösung kann zu Unzufriedenheit bei den Teilnehmern führen.
2. Auswahl der Mentoren durch den Mentee – in diesem Fall wählt der Mentee seine Mentoren aus einer Liste von verfügbaren Personen aus. Sie sehen ihre Fragebögen und wählen auf dieser Grundlage die Personen aus, die ihrer Meinung nach am besten zu ihren Entwicklungsbedürfnissen passen.

Bei der Entwicklung der Mentiway-Plattform haben wir viel Zeit in die Entwicklung des bestmöglichen Algorithmus investiert. Auf der Grundlage der Erfahrungen vieler Unternehmen und Organisationen haben wir ein Modell geschaffen, das es dem Mentee ermöglicht, Mentoren auszuwählen, aber die Liste der verfügbaren Personen auf der Grundlage eines fortschrittlichen Algorithmus, der Elemente der künstlichen Intelligenz nutzt, einzugrenzen und zu sortieren. Auf diese Weise kann der Mentee unter denjenigen auswählen, die am besten zu seinen (oder ihren) Bedürfnissen und den in der Einstellungsphase des Programms festgelegten Zielen passen.

Darüber hinaus kann die Idee der Nulltreffen als Option genutzt werden. Die Mentees haben die Möglichkeit, sich mit einigen ausgewählten Mentoren zu kurzen, mehrminütigen Treffen zu verabreden, bei denen sie die Mentoren gemäß der von uns vorgeschlagenen Beratung kennenlernen und auf dieser Grundlage schließlich ihre Wahl treffen.

Workshops und Schulungen für Mentoren und Mentees

Die Wirksamkeit des Mentoring-Programms hängt nicht nur von der Auswahl der Paare ab, sondern auch vom Engagement und der richtigen Herangehensweise von Mentor und Mentee. Es lohnt sich daher, sich die Zeit zu nehmen, um die Teilnehmer mit den Grundsätzen und der Methodik des Mentoring vertraut zu machen.

Zu diesem Zweck werden häufig spezielle Schulungen und Workshops durchgeführt. Die Teilnehmer sollten die Phasen des Prozesses, die Grundsätze der Zusammenarbeit sowie die Instrumente und Techniken kennenlernen, die sie beim Mentoring in der Organisation einsetzen können. Es ist auch wichtig, die Mentees in Bezug auf ihre Proaktivität und Initiative und die Mentoren in Bezug auf angemessene Verhaltensweisen anzuleiten, z. B. die Handlungen der Mentees nicht zu beurteilen, keine direkten Ratschläge zu erteilen usw.

Auf der Mentiway-Plattform erhält jeder Teilnehmer Zugang zu unserer Wissensdatenbank. Darin haben wir mehr als 50 Schulungsmaterialien vorbereitet – von Aufgaben, Übungen und Umfragen zur Selbstreflexion bis hin zu den unserer Meinung nach besten Entwicklungs- und Coaching-Tools und -Techniken.

Darüber hinaus haben wir die Plattform mit einem proprietären System für die automatische Wissensdosierung – Mentibot – ausgestattet, das automatisch mit den Teilnehmern kommuniziert und ihnen im Laufe des Prozesses Tipps und Tools gibt. Auf diese Weise werden Mentoren und Mentees schrittweise in den Prozess eingeführt und erhalten zu jedem Zeitpunkt die Portion Wissen, die sie gerade brauchen.

Erste Treffen – Mentee-Vertrag und Entwicklungsziele

Die Mentees haben ihre Mentoren bereits kennengelernt, alle kennen die Regeln des Programms und es ist Zeit für die ersten Treffen.

Die ersten beiden Sitzungen sind besonders wichtig, da sie den Grundstein für die weitere Beziehung und Zusammenarbeit als Paar legen.

Das erste Treffen sollte den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich gegenseitig besser kennenzulernen. Der Mentee spricht dann über seine aktuellen Aufgaben, Herausforderungen, seine Entwicklungsgeschichte und Pläne für das kommende Jahr oder mehrere Jahre. Der Mentor wiederum spricht über seine Erfahrungen und Kompetenzbereiche, wobei er besonders auf die Bereiche eingeht, in denen der Mentee ein Problem hat oder sich weiterentwickeln möchte.

Die erste Mentorensitzung ist auch eine Gelegenheit, die Grundsätze zu bestätigen, die für die folgenden Sitzungen gelten sollen, einschließlich des sehr wichtigen Grundsatzes der Vertraulichkeit. Zu diesem Zweck wird eine Vertragsformel verwendet. Dabei handelt es sich in der Regel um ein PDF-Dokument, in dem die allgemeinen Grundsätze – wie z. B. der Grundsatz der Vertraulichkeit und andere Vereinbarungen der Teilnehmer – niedergeschrieben sind.

Die ersten Mentorentreffen sind auch der Zeitpunkt, um über die Entwicklungsziele zu sprechen. Dies ist eine äußerst wichtige Phase, und was hier festgelegt wird, bildet den Bezugsrahmen für alle Aktivitäten, die im Rahmen des Programms durchgeführt werden.

Mentiway schlägt vor, was ein Vertrag enthalten sollte, und gibt auch Tipps, wie man Ziele effektiv ausarbeitet.

Mentoring-Sitzungen

Man könnte sagen, dass dies der eigentliche Teil des Prozesses ist, das Treffen des Mentors mit dem Mentee. Hier geschieht die Magie. Im Rahmen der Sitzung legen die Paare gemeinsam Ziele für jedes weitere Treffen fest, arbeiten die Herausforderungen des Mentees durch und erörtern Situationen, in denen sich der Mentee befunden hat. Häufig werden auch Aufgaben und Hausaufgaben gestellt, die der Mentee zu erledigen hat.

Die Mentiway-Plattform sorgt dafür, dass Meetings so produktiv wie möglich sind. Mentibot versorgt die Teilnehmer kontinuierlich mit Wissen und Werkzeugen, die sie nutzen können, und die App selbst bietet Funktionen für die Planung von Sitzungen, die Festlegung ihrer Ziele und die Aufzeichnung von Hausaufgaben. In wichtigen Momenten macht die App auch auf ausgewählte Elemente des Prozesses aufmerksam und führt die Teilnehmer noch effektiver durch das Programm. Zum Beispiel erinnert sie in den ersten Sitzungen an den Vertrag und die Entwicklungsziele des Mentee.

Wir haben die Plattform auch mit einem Modul zur Selbstreflexion ausgestattet – sowohl für Mentoren als auch für Mentees. Ihre eigenen Beobachtungen, die Sie nach den Sitzungen aufschreiben, ermöglichen es Ihnen, das Wissen und die Erfahrungen aus den Sitzungen besser zu verarbeiten. Man kann auch später im Prozess oder im Nachhinein auf die eigenen Notizen zurückgreifen. Für Mentorinnen und Mentoren ist die Selbstreflexion besonders wichtig, da sie eine bewusste Entwicklung in der Rolle als Coach/Mentorin/Mentor ermöglicht und eine Grundlage für den weiteren Ausbau dieser Kompetenzen bietet – zum Beispiel durch eine Akkreditierung bei EMCC.

Bewertung des Mentoring-Prozesses in der Organisation

Obwohl es sich beim Mentoring um einen relativ autonomen Prozess handelt, der vom Mentoring-Paar selbständig durchgeführt wird, lohnt es sich, ihn zu überwachen, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen verläuft.

Das Instrument, das dies auf Seiten der Mentoren ermöglicht, sind die Zwischenbesuche und Supervisionen, d. h. Einzel- und Gruppensitzungen, die von akkreditierten Supervisoren durchgeführt werden. Bei diesen Treffen besprechen die Mentoren Schwierigkeiten bei der Durchführung des Prozesses und lösen Probleme.

Darüber hinaus ist der Kontakt mit dem Mentee in gewisser Weise auch ein Evaluierungsinstrument – entweder erzwungenermaßen, indem er um Feedback gebeten wird, oder aufgrund der Bedürfnisse des Mentee, indem er beispielsweise das Auftreten von Problemen signalisiert.

Mentiway bietet darüber hinaus eine Reihe von zusätzlichen Tools und Funktionen, um den Mentoring-Prozess genauer zu überwachen. Auf der Grundlage aktueller Daten aus der Plattform sowie Umfragen und einer Zufriedenheitsumfrage stellen wir den Programmadministratoren Informationen über den Fortschritt des Programms zur Verfügung, wie z. B.:

• Prozessfortschritt, durchgeführte Sitzungen und Engagement der Teilnehmer
• Grad der Verwirklichung der Ziele des Mentee
• Zufriedenheit der Mentoren und Mentees mit dem Prozess in Einzelsitzungen
• Quantitative Parameter für die deklarative Entwicklung der Mentoren während des Prozesses

All diese Informationen werden in aggregierter Form in einem speziellen Berichts-Dashboard für den Mentoring-Programmmanager angezeigt.

Abschluss des Mentoring-Prozesses

Am Ende des Prozesses sollte jedes Mentoring-Paar eine Bestandsaufnahme des bisher Erreichten vornehmen, indem es u. a. bewertet, inwieweit die Ziele erreicht wurden, und sich selbst eine Rückmeldung über den gesamten Prozess gibt.

Das Programm sollte auch von der Führungskraft zusammengefasst werden. Dies ist aus Sicht der Unternehmens- und Teamentwicklung wichtig. Es ist notwendig, zusammenzufassen, was das durchgeführte Programm der Organisation gebracht hat und ob es sich lohnt, es in Zukunft fortzusetzen.

Mentiway sammelt die Rückmeldungen der Teilnehmer am Ende des Prozesses und erstellt sowohl individuelle Zusammenfassungen – zum Beispiel in Form eines Selbstreflexionstagebuchs für Mentoren und Mentees – als auch eine Zusammenfassung des gesamten Programms, die den Grad der Zielerreichung, die Zufriedenheit der Teilnehmer und eine Bewertung ihrer Entwicklung berücksichtigt.