Mentoring ve společnosti. Jak zavést mentoringový program v organizaci?

Návrat

Z polštiny přeložil DeepL.

Interní mentoringové programy jsou cyklické, časově omezené procesy, při nichž se vytvářejí mentoringové dvojice mezi zaměstnanci organizace. Jejich zavedení ve firmách řeší řadu problémů. Mimo jiné buduje vztahy, dává pocit sounáležitosti s týmem, nemluvě samozřejmě o rozvoji – a to jak mentees, tak mentorů.

Aby však mentoring v organizaci správně fungoval a dosáhl těchto cílů, je nutné zajistit, aby měl správnou metodiku – jeho provádění a hodnocení. Není nic horšího než „jít na věc“, dát účastníkům volnost v jednání a pak zjistit, že mentoring nefunguje.

Níže jsou uvedeny klíčové prvky zavedení modelového mentoringového programu ve firmě podle metodiky, kterou používáme v Mentiway. Právě díky péči o všechny aspekty uvedené v následujícím seznamu je mentoring mimo jiné tak účinný při dosahování svých cílů.

Kroky při zavádění mentoringového programu ve firmě

1. Výběr správce programu
2. Definice cílů programu
3. Vzdělávání potenciálních účastníků
4. Nábor mentorů a mentees
5. Sdružování účastníků v mentorských dvojicích
6. Školení a prováděcí semináře
7. První setkání
8. Mentorská sezení
9. Hodnocení procesu
10. Dokončení procesu mentoringu

Výběr manažera mentoringového programu v organizaci

Než se pustíme do podrobností samotného programu, je třeba určit osobu, která bude celý proces mentoringu ve firmě řídit. Velmi často se jedná o osobu odpovědnou za rozvoj zaměstnanců: pracovníka personálního oddělení, specialistu na vzdělávání a rozvoj nebo někdy vedoucího oddělení, kde se program realizuje.

V případě realizace mentoringu ve firmě bude mít vedoucí programu kromě obsluhy specializovaného nástroje na starosti také komunikaci, přijímání žádostí mentorů a mentee, jejich realizaci a následné zodpovídání dotazů a problémů. Důležitou odpovědností vedoucího je také monitorování procesu a shromažďování zpětné vazby od účastníků a na konci programu její shrnutí.

Aplikace Mentiway většinu procesů automatizuje, poskytuje znalosti a sama shromažďuje potřebné informace. V tomto případě se role osoby soustředí pouze na komunikaci s účastníky a řešení jejich problémů, čímž jí odpadá zátěž spojená s organizací celého procesu.

Někdy se také stává, že se organizace rozhodnou spolupracovat s externími konzultanty, kteří mají v této oblasti odborné znalosti, aby vedli mentoringový program. V takové situaci se kromě výše uvedených úkolů nejčastěji konají specializovaná školení a workshopy pro účastníky.

Definování cílů mentoringového programu

Ještě před zahájením mentoringu v organizaci je také nutné definovat řadu jeho parametrů. Nejdůležitějším z nich je samotný účel programu a cílová skupina účastníků.

Důležité je, že cíl by měl mít měřítka dosažení a organizace by si měla položit otázku, podle čeho pozná, že program byl úspěšný.

Kromě toho by měl být účel mentoringu znám a široce sdělen celé skupině zúčastněných stran. Je vhodné věnovat pozornost tomu, aby individuální cíle mentees byly v souladu s cíli organizace, aby z toho měly prospěch obě zúčastněné strany.

Existuje mnoho různých typů mentoringu a i mezi těmito typy je třeba vybrat, které oblasti bude program zdůrazňovat a rozvíjet.

Typy mentoringových programů ve firmách:

• Klasický – v základní podobě je cílem mentoringu budování vztahu a rozvoj mentee a mentora především v oblasti měkkých dovedností – souvisejících například s budováním týmu nebo kompetencemi v oblasti komunikace, řešení problémů apod.
• Specializovaný – někdy se forma mentoringu používá také k rozvoji specializovaných dovedností v určité oblasti – obvykle související s širokou oblastí činnosti v organizaci. Příkladem může být rozvoj dovedností v určité technologii v IT společnostech.
• Převrácená forma mentoringu – je poměrně nová forma mentoringu, obvykle zaměřená na rozvoj digitálních kompetencí. V tomto případě jsou obvykle mentees lidé s obecnějšími zkušenostmi a mentory mladší, méně zkušení lidé. Obvykle tato forma mentoringu umožňuje rozvoj kompetencí, které jsou na trhu nové – například aktivity v oblasti sociálních médií, související s internetem a novými technologiemi. Více informací o obráceném mentoringu – intramentoringu.
• Onboarding – velmi časté je využití pozice buddy-ego pro uvedení nových zaměstnanců na pracoviště. V tomto případě je dobré tento typ vztahu formalizovat právě zavedením metodiky mentoringu.
• Momboarding – je speciální forma onboardingu, kdy mentoring pomáhá matkám při návratu do práce po mateřské dovolené.

Volba typu mentoringu v organizaci samozřejmě vychází ze skupiny, na kterou bude mentoring zaměřen. Zde je také důležité nastínit oblasti kompetencí, ve kterých bude program působit. To zahrnuje výběr kompetencí, které bude chtít mentee rozvíjet a ve kterých mají mentoři zkušenosti. Příkladem mohou být manažerské kompetence, jako je řízení týmu, řešení konfliktů, motivace atd.

Vzdělávání potenciálních účastníků mentoringu

Jakmile je mentoringový program ve firmě navržen, měli bychom zajistit, aby byl ve firmě řádně „propagován“. Je vhodné zajistit, aby všichni potenciální účastníci o zahájení programu věděli a mohli se rozhodnout, zda se ho chtějí zúčastnit.

Je třeba týmu vysvětlit, co je mentoring, v čem takový vztah spočívá, a nastínit výhody účasti v tomto procesu jak pro mentora, tak pro mentee. Zde je také užitečný soubor návodů pro obě skupiny účastníků, který jim pomůže při rozhodování.

Ve společnosti Mentiway je tato fáze procesu realizována prostřednictvím speciálních vstupních stránek – vstupních stránek, které představují mentoringový program, „propagují“ jej interně v rámci organizace a odpovídají na často kladené otázky prostřednictvím sekce FAQ. Tyto stránky mohou být přístupné všem nebo mohou mít omezený přístup – pouze pro zaměstnance organizace. Takto prezentovaný program je přístupnější, a je tak možné oslovit téměř všechny zaměstnance společnosti v co nejširším rozsahu.

Nábor mentorů a mentees ve společnosti

Po získání informací o mentoringovém programu lze zahájit nábor účastníků. Nejčastěji se tato fáze provádí pomocí online formulářů, které shromažďují údaje na jednom místě a umožňují standardizaci žádostí.

Formuláře obsahují různé otázky pro mentory a různé otázky pro mentees. Mentoři jsou dotazováni na své zkušenosti, znalosti, na to, co mohou a chtějí sdílet s Mentee. Ti by naopak měli být dotazováni na své výzvy a individuální rozvojové cíle. Otázky by měly umožnit vhodné spárování účastníků, ale také poskytnout základ pro první rozhovory, které ověří, zda mezi Mentorem a Mentee panuje shoda.

Platforma Mentiway automaticky generuje formuláře žádostí o mentoringový program a zobrazuje je vedle informačních stránek online. Otázky mají doporučenou podobu, ale je možné přidat i vlastní otázky nebo formuláře zkrátit. Všechny odpovědi jsou později účastníkům viditelné ve formě vizitek mentora a mentee, které jsou k dispozici kdykoli během mentoringového procesu v organizaci.

Párování účastníků pro mentoring

Rozdělení účastníků do mentorských dvojic je jednou z nejdůležitějších a zároveň nejobtížnějších fází mentoringového programu. Mentoři a mentee ve svých dvojicích budou pracovat několik následujících měsíců, proto se vyplatí věnovat více času vytvoření správného algoritmu párování.

V tomto případě máme v podstatě dvě možnosti, jak postupovat:

1. Párování „shora dolů – zahrnuje vytvoření dvojic z účastníků vedoucími programu. To umožňuje lepší řízení všech účastníků a někdy i díky kompromisům vhodné přiřazení všech Mentees ke správným Mentorům. Jedná se však o časově velmi náročný proces s rizikem chyby a subjektivního hodnocení ze strany vedoucího (vedoucích) programu. Takové řešení může vést k nespokojenosti účastníků.
2. Výběr mentorů ze strany mentee – v tomto případě je to mentee, kdo si vybírá své mentory ze seznamu dostupných osob. Prohlédne si jejich dotazníky a na jejich základě si vybere osoby, které podle něj budou nejlépe vyhovovat jeho rozvojovým potřebám.

Při vývoji platformy Mentiway jsme věnovali mnoho času vývoji nejlepšího možného algoritmu. Na základě zkušeností mnoha firem a organizací jsme vytvořili model, který umožňuje Mentee vybírat si Mentory, ale zužuje a třídí seznam dostupných osob na základě pokročilého algoritmu využívajícího prvky umělé inteligence. Díky tomu si Mentee může vybrat z těch, kteří nejlépe odpovídají jeho (jejím) potřebám a cílům definovaným ve fázi náboru do programu.

Kromě toho lze jako možnost využít myšlenku nulových schůzek. Mentees mají možnost domluvit si schůzku s několika vybranými mentory na krátké několikaminutové setkání, na kterém se podle námi navržených rad seznámí s mentory a na základě toho se nakonec rozhodnou.

Semináře a školení pro mentory a mentees

Kromě samotného výběru dvojic závisí účinnost mentoringového programu také na odhodlání a správném přístupu mentorů i mentee. Proto stojí za to věnovat čas řádnému seznámení účastníků s principy a metodikou, které jsou mentoringu vlastní.

K tomuto účelu se často využívají specializovaná školení a semináře. Účastníci by se měli seznámit s fázemi procesu, principy spolupráce, nástroji a technikami, které mohou při mentoringu v organizaci využít. Důležité je také správné vedení Mentees z hlediska jejich proaktivity a iniciativy a Mentorů z hlediska vhodného chování, jako je například neodsuzování jednání Mentee, vyhýbání se poskytování přímých rad atd.

V platformě Mentiway získá každý účastník přístup k naší znalostní databázi. V ní jsme pro vás připravili více než 50 školicích materiálů – od úkolů, cvičení a dotazníků sebereflexe až po podle nás nejlepší rozvojové a koučovací nástroje a techniky.

Kromě toho jsme platformu vybavili vlastním systémem pro automatické dávkování znalostí – Mentibotem – který s účastníky automaticky komunikuje a poskytuje jim tipy a nástroje, jak se proces postupně rozšiřuje. Tímto způsobem jsou Mentoři a Mentees postupně seznamováni s procesem a v každém okamžiku dostanou tu porci znalostí, kterou právě potřebují.

První schůzky – smlouva s mentee a rozvojové cíle

Mentees se již seznámili se svými mentory, všichni znají pravidla programu, a tak je čas na první schůzky.

První dvě sezení jsou obzvláště důležitá, protože určují další vztahy a spolupráci v páru.

První setkání by mělo účastníkům umožnit, aby se navzájem lépe poznali. Mentee pak hovoří o svých současných povinnostech, výzvách, historii rozvoje a plánech na příští rok nebo několik let. Mentor zase hovoří o svých zkušenostech a oblastech kompetencí, přičemž klade zvláštní důraz na ty oblasti, kde má Mentee problém nebo se chce rozvíjet.

První mentoringové setkání je také příležitostí k potvrzení pravidel, která budou platit při dalších setkáních, včetně velmi důležité zásady důvěrnosti. K tomuto účelu se používá vzor smlouvy. Obvykle se jedná o PDF se sepsanými obecnými zásadami – například právě zásadou mlčenlivosti a dalšími dohodami účastníků.

První mentoringová setkání jsou také příležitostí k rozhovoru o rozvojových cílech. Tato fáze je nesmírně důležitá a to, co se zde stanoví, bude referenčním rámcem pro všechny činnosti prováděné v rámci programu.

Mentiway navrhuje, co by měla smlouva obsahovat, a také dává tipy, jak efektivně vypracovat cíle.

Mentorská sezení

Dalo by se říci, že je to vlastní část procesu, setkání mentora s mentee. Zde se odehrává kouzlo. V rámci sezení dvojice společně stanovují cíle pro každé další setkání, řeší problémy Mentee, diskutují o situacích, ve kterých se Mentee ocitl. Často se také používají úkoly a domácí úkoly, které má Mentee splnit.

Platforma Mentiway zajišťuje, aby schůzky byly co nejproduktivnější. Mentibot průběžně zásobuje účastníky znalostmi a nástroji, které mohou využívat, a samotná aplikace poskytuje funkce pro plánování schůzek, stanovení jejich cílů a zaznamenávání domácích úkolů. V důležitých okamžicích aplikace také upozorňuje na vybrané prvky procesu, čímž účastníky ještě efektivněji provází programem. Například na prvních sezeních připomíná smlouvu a rozvojové cíle Mentee.

Platformu jsme také vybavili modulem pro sebereflexi – jak pro mentory, tak pro mentees. Vaše vlastní postřehy, které si po setkáních zapíšete, vám umožní lépe si osvojit znalosti a zkušenosti ze setkání. K vlastním poznámkám se lze vrátit i později v průběhu procesu nebo po něm. Pro Mentory jsou sebereflexe obzvláště důležité, protože umožňují vědomý rozvoj v roli kouče/mentora a poskytují základ pro další budování těchto kompetencí – například prostřednictvím akreditace u EMCC.

Hodnocení procesu mentoringu v organizaci

Ačkoli je mentoring do jisté míry autonomní proces, který mentorská dvojice vykonává nezávisle na sobě, přesto stojí za to sledovat, zda probíhá tak, jak má.

Nástrojem, který to ze strany mentorů umožňuje, jsou intervize a supervize – tj. individuální a skupinová setkání vedená akreditovanými supervizory. Během těchto setkání Mentoři diskutují o obtížích při vedení procesu a řeší problémy.

Kromě toho je kontakt s mentee svým způsobem také nástrojem hodnocení – buď vynuceným – s žádostí o zpětnou vazbu, nebo vyplývajícím z potřeb mentee, signalizujícím například výskyt problémů.

Mentiway dále poskytuje řadu dalších nástrojů a funkcí pro podrobnější sledování procesu mentoringu. Na základě aktuálních údajů z platformy, jakož i dotazníků a průzkumu spokojenosti poskytujeme správcům programu informace o průběhu programu, jako např:

• Průběh procesu, uskutečněná sezení a zapojení účastníků
• Stupeň dosažení cílů menteeho
• Spokojenost mentorů a mentees s průběhem jednotlivých sezení
• Kvantitativní parametry deklarativního vývoje mentorů v průběhu procesu

Všechny tyto informace jsou v agregované podobě viditelné ve speciálním přehledu pro manažera mentoringového programu.

Dokončení procesu mentoringu

Na konci procesu by každá mentorská dvojice měla zhodnotit, čeho doposud dosáhla, včetně posouzení míry, do jaké byly splněny cíle, a také vlastní reflexe a zpětné vazby na celý proces.

Program by měl shrnout také vedoucí pracovník. To je důležité z hlediska rozvoje podniku a týmu. Je třeba shrnout, co realizovaný program organizaci dal a zda má smysl v něm pokračovat i v budoucnu.

Společnost Mentiway shromažďuje zpětnou vazbu od účastníků na konci procesu a připravuje jak individuální shrnutí – například ve formě deníku sebereflexe pro mentory a mentees -, tak shrnutí celého programu, které zohledňuje míru splnění cílů, spokojenost účastníků a hodnocení jejich rozvoje.