Performanceanalyse, KPI’er og evaluering af et mentorprogram
Alle indlæg på Mentiway-bloggen er skrevet af vores mentoringeksperter – af mennesker, ikke af AI. AI bruges udelukkende til oversættelser og generering af billeder.
I en tidligere artikel publicerede vi i Mentiway en guide til implementering af et mentorprogram. Et vigtigt element, som vi ser på i den, er definitionen af programmets mål og, meget vigtigt, den løbende overvågning af i hvilket omfang disse mål nås samt evalueringen af programmet til slut. I denne artikel vil jeg se nærmere på netop emnet analyser, overvågning og evaluering af et mentorprogram fra arrangørernes perspektiv.
Kort sagt
- Overvåg mentorforløbet under programmet: møder, kontraktunderskrivelse, målsætning og tilfredshed for at muliggøre tidlige indgreb.
- Evaluer resultaterne ved programmets afslutning ved hjælp af aggregerede KPI’er: målopfyldelse, antal sessioner, tilfredshed og brug af platformen til rapportering.
- Følg konkrete KPI’er som antal sessioner, sessionsevalueringer og kontraktgennemførelse for at opdage forpligtelsesproblemer tidligt.
- Use Mentiway Platform to automate reminders, collect session ratings and feedback, monitor meetings and contract status in real time, and produce aggregated reports that support evaluation and decision making. Kontakt Mentiway
Guide til implementering af et mentorprogram
Før du går videre, hvis du ikke allerede har gjort det, opfordrer jeg dig til at tage et kig på guide til implementering af et mentorprogram som jeg nævnte i indledningen.
Du kan også være interesseret i den særlige tjekliste, som i en kondenseret form skitserer de specifikke spørgsmål der skal tages hånd om fra mentorarrangørernes side.
Hvis du foretrækker at tilegne dig viden i form af en video/podcast, inviterer jeg dig til at se en video, hvor Tomasz Sąsiadek – Co-founder Mentiway taler om de vigtigste faser i mentorprogrammet:
Hvorfor overvåge processerne og evaluere hele mentorprogrammet?
Implementering og gennemførelse af et mentorprogram er til at blive betragtet som en forretningsproces. For at være effektiv som sådan er det nødvendigt at tage sig af processens grundlæggende parametre, såsom klart definerede grænser, orden, udvælgelse af interessenter og forankring i organisationen.
Men et væsentligt element i enhver forretningsproces er også det, at der leveres værdi til organisationen og de enkelte deltagere.
Et mentorprogram er en proces, der typisk involverer mange personer og medfører væsentlige omkostninger i form af tidsforbrug. Som sådan skal det levere en håndgribelig værdi, som arrangørerne bør kunne identificere.
I forbindelse med udarbejdelsen af denne artikel har jeg opdelt kriterierne for vurdering af værdien af et mentorprogram efter, hvornår de måles:
- verificeret løbende – i løbet af programmet
- og indsamlet og aggregeret ved programmets afslutning.
Løbende overvågning af mentorprocesserne
Mentorprogrammet er en langsigtet proces, fordelt over minimum 6 måneder. Derfor er det nødvendigt at overvåge dets grundlæggende parametre, mens det stadig er i gang. Det gør det muligt at registrere mulige mangler og giver samtidig mulighed for at foretage ændringer For eksempel, hvis det viser sig blandt deltagerne i mentorprogrammet, at de ikke har tilstrækkelig viden til at gennemføre processerne, kan sådan viden stilles til rådighed for dem i form af supplerende træning eller intervision.
Evaluering af mentorprogrammet ved afslutningen
På den anden side gør en samlet evaluering af processerne og en sammenfatning af hele programmet ved dets afslutning det muligt at vurdere mentorprogrammet som en hel proces, eller i det mindste én cyklus af det. Med den viden, der indsamles på denne måde, er det muligt at identificere erfaringer, som kan bruges i efterfølgende mentorcyklusser, men også at udarbejde et resumé til investorer – ejere af HR- eller afdelingsbudgetter, som har investeret nogle af deres midler i organiseringen af programmet og deltagelsen af Mentorer og Mentees.
Mulige KPI’er og måder at måle effektiviteten af et mentorprogram på
Så vi ved allerede, hvorfor det er værd at overvåge og evaluere et mentorprogram. Spørgsmålet nu er, hvordan man gør det
Her er nogle mulige KPI’er, nogle idéer til, hvordan man løbende kan analysere programmet og vurdere dets effektivitet ved afslutningen. De fleste af de nævnte målinger anvendes også i Mentiway app, og arrangører af mentorprogrammer baseret på vores platform bruger dem løbende.
Selvfølgelig er dette kun nogle få eksempler, og listen er bestemt ikke udtømmende. Jeg håber dog, at I vil finde inspiration til jeres mentorprogram i dem.
Første møder i mentorpar
Overvågning af mentorprogrammet kan begynde allerede på rekrutteringsstadiet. Det er her, de første spørgsmål til indsamling og håndtering opstår. Det er også her, de første potentielle KPI’er dukker op – for eksempel antallet af deltagere og deres balance mellem Mentorer og Mentees. I praksis er disse målinger dog meget indlysende og naturligt overvåget i processen, så jeg har ikke inkluderet dem nedenfor.
Et muligt parameter, som kan være mindre indlysende, er matching kompetenceområder. Jeg har behandlet dette emne i en separat artikel.
At arrangere det første møde
Planlægning af en mentor-session er den første mulighed for Mentees for at bruge deres initiativ. Modsat hvad man måske forventer kan der allerede være forpligtelsesproblemer på dette stadie. Det er en god idé at tjekke nogle dage efter programmets officielle start for at se, om alle par allerede har planlagt deres første mentorsession.
Underskrivelse af kontrakt
En anden ting at verificere kan være, at den første session er blevet gennemført og dens effekt, dvs. underskrivelsen af mentoraftale af begge personer i parret.
Undladelse af at underskrive en kontrakt kan være det første tegn på, at processen ikke er startet ordentligt Dette kan skyldes mangel på enighed om reglerne for mentorforholdet, selvom det oftere signalerer en potentiel manglende forpligtelse fra dem i parret til at opretholde strukturerne og reglerne. Det er værd at overvåge underskrivelsen af kontrakten og være opmærksom på indholdet af denne aktivitet, som i praksis indleder mentorprocessen i form af en korrekt definition af mentorskab.
Den Mentiway-platform minder automatisk deltagerne om at underskrive kontrakten. Derudover har arrangørerne selv også et realtidsoverblik over fremdriften i mentorforløbene, herunder datoer for parrets møder og det faktum, at kontrakten er underskrevet. Det gør det muligt at reagere i realtid på eventuelle afvigelser fra processen.
Målsætning i mentorprocesser
Det næste kriterium, målsætning for forløbet, gælder i princippet allerede for anden eller endda tredje session, men relaterer sig til begyndelsen af processen, derfor er det med i denne sektion.
I mentorprogrammer, der gennemføres med støtte fra Mentiway, anbefaler vi at begynde arbejdet med mål allerede under den første session (når kontrakten færdiggøres), men det er en tidskrævende proces og tager ofte længere tid. Vi ved også af erfaring, at målsætning for menteen i sig selv er et meget vigtigt resultat af mentorprocessen. Parret arbejder sammen om målene ved hjælp af en række foreslåede teknikker og værktøjer, ofte i mere end én session.
Her opstår der også nogle gange betydelige problemer i parret. Nogle gange skyldes det mentorens manglende ressourcer til at støtte menteen i de tiltænkte mål. Nogle gange skyldes det en misforståelse af processen eller menteens umodenhed. Derfor er det nødvendigt at overvåge, at der bliver sat mål, og at reagere, hvis processen trækker ud ud over 3. session.
Det er værd at bemærke her, at selvom arrangører i Mentiway kan se, om par har sat deres mål for processen og antallet af disse mål, har de ikke adgang til de detaljerede resultater af disse mål eller deres succeskriterier. Disse data er fortrolige og bør forblive det i lyset af mentorprocessens sikkerhed.
Under mentor forløbene
Første feedback på mentorprogrammet
Efter kontrakt- og målsætningsfasen, når forløbene allerede er ved at komme op i omdrejninger, er det værd at gennemføre den første evaluering af mentorprogrammet baseret på deltagernes vurderinger.
Mentiway-platformen sender automatiserede feedbackundersøgelser efter den tredje session, hvor deltagerne bliver bedt om at vurdere deres forberedelse til programmet, udvælgelsen af par og deres tilfredshed med processen indtil nu. Mentorer og mentees har mulighed for at dele deres indtryk, hvilket igen giver arrangørerne mulighed for eventuelt at reagere på de mest almindeligt identificerede problemer.
Evalueringer af møder
En lignende, omend noget mere begrænset, rolle spiller tilfredshedsvurderinger for enkelte mentorsessioner. Fra det første møde har deltagerne på Mentiway mulighed for at bedømme deres tilfredshed med sessionerne på en skala fra 1 til 5. Arrangørerne har til gengæld indsigt i disse vurderinger og bør reagere ved at kontakte deltagerne, hvis disse værdier afviger fra det ønskede niveau.
Mødehyppighed
Det sidste parameter, der skal overvåges under forløbet, er at opretholde den rette mødefrekvens. Hensigten er at identificere mulige problemer relateret til aflysninger af sessioner og for lang tid mellem møderne.
Hos Mentiway holder arrangørerne styr på mødedatoerne ogbliver underrettet, når par undlader at mødes i mere end 30 dage Dette kan være et tegn på faldende motivation, hvilket i sidste ende kan føre til, at mentorforholdet opløses.
Det er klart, at mentoring kræver engagement fra begge parter og proaktivitet, især fra mentees’ side. Men nogle gange har de brug for et mildt skub, motivation eller en påmindelse om processen. Omvendt kan det også være hensigtsmæssigt at afslutte de mentorforhold, hvor engagementet er faldet under et meningsfuldt niveau, eller hvor parret ikke har fundet tilstrækkelig match.
Afslutning af programmet
Evaluering af i hvilken grad målene
Det afsluttende element i mentorforløbet bør være evalueringen og den gensidige feedback, som gives parvis. Elementer fra denne evaluering bør også anvendes til at vurdere hele mentorprogrammet. Hvad jeg tænker på her, er primært i hvilken grad målene blev opfyldt – både på niveauet for de enkelte par og opsummeret på tværs af hele programmet.
Spørgeskemaundersøgelser ved afslutningen er også en mulighed for at gøre endelig status over parrenes tilfredshed med mentorprogrammet som helhed og et sted til at få indsigt til optimering og forbedringer til fremtidige udgaver af programmet.
Hos Mentiway foregår afslutningen af forløbet på to niveauer. For det første udfylder mentoren en rapport, der opsummerer samarbejdet med menteen og anbefaler dennes videre udvikling. Denne rapport gøres tilgængelig for menteen og kun for vedkommende. For det andet udfylder parret sammen, under den sidste mentorsession, et spørgeskema med en vurdering af programmets forløb, hvor de blandt andet på en skala fra 1 til 10 angiver graden af målopfyldelse for hvert af de fastsatte mål, baseret på de tidligere fastsatte kriterier.
Sammenfatning af programmet
I sidste ende kan arrangører, der anvender de ovennævnte målepunkter, udarbejde en sammenfatning af hele mentorprogrammet, inklusive gennemsnitlige tilfredshedsvurderinger af sessionerne, feedback på programmet, antal og hyppighed af møder og i sidste ende graden af målopfyldelse. En sådan sammenfatning giver et samlet svar på spørgsmålet om effektiviteten af hele mentorprogrammet og letter beslutninger vedrørende næste udgave.
I Mentiway supplerer vi ofte sammenfattende rapporten med aggregerede statistikker om platformens brug. For eksempel opsummerer vi de hyppigst læste materialer fra vidensbasen eller hyppigheden af brugen af bestemte funktionaliteter.
