Analiza performanței, KPI-uri și evaluarea unui program de mentorat

Toate articolele de pe blogul Mentiway sunt scrise de experții noștri în mentoring – de oameni, nu de AI. AI este utilizată exclusiv pentru traduceri și generarea de imagini.

Într-un articol anterior, am publicat în Mentiway a guide to implementing a mentoring program. Un element important pe care îl analizăm acolo este definirea obiectivelor programului și, foarte important, monitorizarea continuă a gradului în care aceste obiective sunt atinse, precum și evaluarea programului la final. În acest articol voi analiza mai atent tocmai tema analiticii, monitorizării și evaluării unui program de mentorat de către organizatorii săi. 

Pe scurt

• Monitorizați procesul de mentorat pe durata programului: întâlniri, semnarea contractului, stabilirea obiectivelor și satisfacția, pentru a permite intervenții timpurii.
• Evaluați rezultatele la finalul programului folosind KPI agregați: atingerea obiectivelor, frecvența sesiunilor, satisfacția și utilizarea platformei pentru raportare.
• Urmăriți KPI concreți, cum ar fi frecvența sesiunilor, evaluările sesiunilor și finalizarea contractului pentru a detecta timpuriu problemele de angajament.

---

• Folosiți Mentiway Platform pentru a automate reminders, collect session ratings and feedback, monitor meetings and contract status in real time, and produce aggregated reports that support evaluation and decision making. Contact Mentiway

---

• Citiți și aceste articole conexe:
  • Organizarea propriului program de mentorat
  • Program de mentorat în companie – cum să îl proiectați, implementați și dezvoltați? Un ghid practic pentru HR
  • Cum să pregătiți mentorii pentru un program de mentorat? Un ghid practic pentru organizația dvs.

Ghid pentru implementarea unui program de mentorat 

Înainte de a merge mai departe, dacă nu ați făcut-o deja, vă încurajez să aruncați o privire la ghid pentru implementarea unui program de mentorat pe care l-am menționat în introducere. 

Vă poate interesa și lista de verificare specială, care prezintă într-o formă condensată aspectele specifice to be taken care of din partea organizatorilor programului de mentorat. 

Dacă preferați să absorbiți cunoștințele sub forma unui video/podcast, vă invit să vizionați un material în care Tomasz Sąsiadek – Co-founder Mentiway vorbește despre etapele cheie ale programului de mentorat: 

De ce să monitorizăm procesele și să evaluăm întregul program de mentorat? 

Implementarea și derularea unui program de mentorat trebuie considerate un proces de afaceri Pentru a fi eficient ca atare, este necesar să se acorde atenție parametrilor de bază ai procesului, precum granițe clar definite, ordine, selecția părților interesate și integrarea în organizație.  

Dar un element esențial al oricărui proces de afaceri este și faptul de a aduce valoare organizației și participanților individuali.  

Un program de mentorat este un proces care implică, în general, multe persoane și presupune un cost semnificativ în termeni de timp angajat. Ca atare, trebuie să ofere un beneficiu concret pe care organizatorii să-l poată identifica. 

Pentru pregătirea acestui articol, am împărțit criteriile de evaluare a valorii unui program de mentorat în funcție de momentul în care sunt măsurate: 

• verificate în mod continuu – pe parcursul programului 
• și colectate și agregate la încheierea acestuia. 

Monitorizarea continuă a proceselor de mentorat 

Programul de mentorat este un proces pe termen lung, desfășurat pe minimum 6 luni. Prin urmare, este necesar să se monitorizeze parametrii săi de bază în timp ce este încă în desfășurare. Acest lucru vă permite observarea eventualelor lacune și oferă oportunitatea de a face modificări. De exemplu, dacă se constată că participanții la programul de mentorat nu dispun de cunoștințele necesare pentru a implementa procesele, aceste cunoștințe pot fi furnizate sub formă de training suplimentar sau intervision. 

Evaluarea programului de mentorat la încheiere 

Pe de altă parte, o evaluare agregată a proceselor și un rezumat al întregului program la încheierea acestuia permit evaluarea programului de mentorat ca un proces complet, sau cel puțin a unui ciclu al acestuia. Cu cunoștințele adunate în acest fel, este posibil să se identifice lecții care să fie folosite în ciclurile ulterioare de mentorat, dar și să se pregătească un rezumat pentru investitori – proprietarii bugetelor de HR sau departamentale care și-au investit o parte din resurse în organizarea programului și în participarea Mentorilor și a mentoraților. 

KPI-uri posibile și modalități de a măsura eficacitatea unui program de mentorat 

Deci deja știm de ce   merită să monitorizăm și să evaluăm un program de mentorat. Întrebarea acum este cum să facem asta 

Iată câțiva KPI posibili, câteva idei despre cum să analizați programul în mod continuu și să îi evaluați eficacitatea la final. Majoritatea metricilor menționate aici sunt aplicate și în Mentiway app și organizatorii programelor de mentorat bazate pe platforma noastră le folosesc în mod curent. 

Desigur, acestea sunt doar câteva exemple și lista nu este, în niciun caz, exhaustivă. Totuși, sper că veți găsi inspirație pentru programul dumneavoastră de mentorat în ele. 

Primele întâlniri ale perechilor de mentorat 

Monitorizarea programului de mentorat poate începe chiar din etapa de recrutare a participanților. Aici apar primele întrebări care trebuie colectate și abordate. Tot aici apar și primii KPI potențiali – de exemplu, numărul de participanți și echilibrul dintre mentori și mentorați. În practică, însă, aceste metrici sunt foarte evidente și sunt monitorizate în mod natural în proces, așa că nu le-am inclus mai jos. 

Un parametru posibil care poate fi mai puțin evident este potrivirea domeniilor de competență Am tratat acest subiect într-un articol separat.  

Programarea primei întâlniri 

Programarea unei sesiuni de mentorat este prima oportunitate pentru mentorați de a-și folosi inițiativa. Contrar intuiției, pot exista deja probleme legate de implicare în această etapă. Este o idee bună să verificați la câteva zile după începerea oficială a programului dacă toate perechile și-au programat deja prima sesiune de mentorat. 

Semnarea contractului 

Un alt aspect de verificat poate fi faptul că prima sesiune a fost realizată și efectul acesteia, adică semnarea contractului de mentorat de către ambele persoane din pereche. 

Nesemnarea unui contract poate fi primul semn că procesul nu a început corespunzător. Acest lucru poate fi cauzat de lipsa unui acord asupra regulilor relației de mentorat, deși mai des semnalează o posibilă lipsă de angajament din partea membrilor perechii pentru menținerea structurilor și regulilor. Merită monitorizată semnarea contractului și acordată atenție substanței acestei activități, care, în practică, dă început procesului de mentorat în ceea ce privește definirea corectă a mentoratului. 

Platforma Mentiway le reamintește automat participanților să semneze contractul. În plus, organizatorii au, de asemenea, o vedere în timp real asupra progresului proceselor de mentorat, incluzând datele întâlnirilor perechilor și faptul că contractul a fost semnat. Acest lucru permite reacționarea în timp real la orice abateri de la proces. 

Stabilirea obiectivelor în procesele de mentorat 

Următorul criteriu, stabilirea obiectivelor pentru proces, se aplică practic deja în a doua sau chiar a treia sesiune, dar este legat de începutul procesului, de aceea apare în această secțiune. 

În programele de mentorat implementate cu sprijinul Mentiway, recomandăm să se înceapă lucrul la obiective chiar din prima sesiune (la completarea contractului), dar este un proces care consumă timp și de multe ori durează mai mult. Știm din experiență că stabilirea obiectivelor pentru persoana mentorată este în sine un rezultat foarte important al procesului de mentorat. Perechea lucrează împreună la obiective folosind o varietate de tehnici și instrumente, adesea în mai mult de o sesiune. 

Tot aici apar uneori și probleme semnificative în cadrul perechii. Uneori din cauza lipsei resurselor Mentorului pentru a sprijini persoana mentorată în atingerea obiectivelor stabilite. Alteori din cauza unei înțelegeri greșite a procesului sau a immaturității persoanei mentorate. Prin urmare, este necesar să se monitorizeze stabilirea obiectivelor și să se intervină dacă procesul se prelungește dincolo de a treia sesiune.  

Este important de menționat aici că, deși în Mentiway organizatorii pot vedea dacă perechile și-au stabilit obiectivele pentru proces și numărul acelor obiective, ei nu au acces la constatările detaliate ale acelor obiective sau la indicatorii lor de succes. Aceste date sunt confidențiale și ar trebui să rămână astfel având în vedere securitatea procesului de mentorat. 

În timpul  proceselor de mentorat

Primele feedbackuri privind programul de mentorat 

După faza de contractare și stabilire a obiectivelor, când procesele încep deja să avanseze pe deplin, merită realizată prima evaluare inițială a programului de mentorat bazată pe evaluările participanților.

Platforma Mentiway trimite sondaje automate de feedback după a treia ședință, în care participanților li se cere să evalueze pregătirea lor pentru program, selecția perechilor și satisfacția față de proces până în prezent. Mentorii și mentee-ii au oportunitatea de a-și împărtăși perspectivele, ceea ce, la rândul său, le permite organizatorilor să răspundă posibil la cele mai frecvent identificate probleme.  

Evaluările întâlnirilor 

Un rol similar, deși oarecum mai restrâns, îl au evaluările de satisfacție pentru sesiunile individuale de mentorat. Începând cu prima întâlnire, participanții din Mentiway au posibilitatea să evalueze gradul lor de satisfacție față de sesiuni pe o scară de la 1 la 5. Organizatorii, la rândul lor, au acces la aceste evaluări și ar trebui să răspundă contactând participanții dacă aceste valori deviază de la nivelul dorit. 

Frecvența întâlnirilor 

Ultimul parametru de monitorizat în timpul procesului este menținerea unei frecvențe adecvate a întâlnirilor. Ideea este de a identifica posibile probleme legate de anulările sesiunilor și de intervale prea mari între întâlniri. 

La Mentiway, organizatorii urmăresc datele întâlnirilor și sunt notificați atunci când perechile nu se întâlnesc mai mult de 30 de zile Acesta poate fi un semnal al scăderii motivației, ceea ce, în cele din urmă, poate duce la destrămarea relației de mentorat.  

Este clar că mentoratul necesită angajament din ambele părți și proactivitate, în special din partea mentee-ilor. Dar unii au nevoie uneori de un impuls blând, de motivare sau de un memento privind procesele. Pe de altă parte, merită, de asemenea, să se încheie conștient acele relații de mentorat în care angajamentul a scăzut sub un nivel semnificativ sau în care perechea nu a găsit o potrivire suficientă. 

Încheierea programului 

Evaluarea gradului în care obiectivele 

Ultimul element al proceselor de mentorat ar trebui să fie evaluarea și feedback-ul oferite reciproc în cadrul fiecărei perechi. Elemente din această evaluare ar trebui utilizate și pentru a evalua întregul program de mentorat. Ce am în vedere aici este în primul rând gradul în care obiectivele au fost atinse – atât la nivelul fiecărei perechi individuale, cât și agregat la nivelul întregului program. 

Chestionarele de la final reprezintă, de asemenea, o oportunitate de a face un bilanț final al satisfacției perechilor față de programul de mentorat în ansamblu și un loc din care se pot obține perspective pentru optimizarea și îmbunătățirea edițiilor viitoare ale programului. 

La Mentiway, încheierea proceselor are loc la două niveluri. În primul rând, Mentorul completează un raport care rezumă colaborarea cu Mentee-ul și recomandă dezvoltarea ulterioară a acestuia. Acest raport este pus la dispoziția Mentee-ului și doar a lui/ei. În al doilea rând, perechea, împreună, în timpul ultimei sesiuni de mentoring, completează un chestionar cu o evaluare a progresului programului, unde, printre altele, pe o scară de la 1 la 10, evaluează gradul de realizare a fiecăruia dintre obiectivele stabilite, pe baza criteriilor stabilite anterior. 

Rezumatul programului 

În cele din urmă, organizatorii care utilizează metricile menționate mai sus pot pregăti un rezumat al întregului program de mentorat, inclusiv evaluări medii ale satisfacției față de sesiuni, feedback asupra programului, numărul și frecvența întâlnirilor și, în cele din urmă, gradul în care obiectivele de mentorat au fost atinse. Un astfel de rezumat oferă un răspuns cuprinzător la întrebarea privind eficacitatea întregului program de mentorat și facilitează luarea deciziilor referitoare la următoarea ediție. 

La Mentiway, completăm adesea raportul sumar cu statistici agregate privind utilizarea platformei. De exemplu, sintetizăm cele mai citite materiale din baza de cunoștințe sau frecvența utilizării anumitor funcționalități.