Teljesítményelemzés, KPI-k és egy mentorprogram értékelése
A Mentiway blog minden cikkét mentorálási szakértőink írják – emberek, nem mesterséges intelligencia. A mesterséges intelligenciát kizárólag fordításra és képgenerálásra használjuk.
Egy korábbi cikkben a Mentiway-en közzétettünk egy útmutatót egy mentorprogram bevezetéséhez. Egy fontos elem, amivel foglalkozunk benne, a program céljainak meghatározása, és rendkívül fontos a folyamatos nyomon követés annak megítélésére, hogy ezek a célok milyen mértékben valósulnak meg, valamint a program lezárásakor végzett értékelés. Ebben a cikkben részletesebben azt a témát veszem górcső alá, hogyan zajlik a mentorprogram szervezői általi analitikája, nyomon követése és értékelése.
Röviden
- A mentorálási folyamat nyomon követése a program során: találkozók, szerződés aláírása, célkitűzés és elégedettség, hogy lehetővé váljanak a korai beavatkozások.
- Értékelje az eredményeket a program végén, aggregált KPI-ok alapján: a célok teljesülése, az ülések gyakorisága, az elégedettség és a platform használata a jelentésekhez.
- Kövessen konkrét KPI-okat, mint például az ülések gyakorisága, az ülések értékelése és a szerződés teljesítése, hogy időben felismerhetők legyenek az elköteleződési problémák.
- Használja Mentiway Platform a emlékeztetők automatizálására, az ülések értékeléseinek és visszajelzések gyűjtésére, a találkozók és a szerződés státuszának valós idejű nyomon követésére, valamint aggregált jelentések készítésére, amelyek támogatják az értékelést és a döntéshozatalt. Lépjen kapcsolatba a Mentiway-vel
Útmutató egy mentorprogram bevezetéséhez
Mielőtt továbbmennénk, ha még nem tette meg, javaslom, nézze meg a útmutatót a bevezetéshez egy mentorprogram amelyet a bevezetőben említettem.
Érdekelheti még a külön ellenőrzőlista is, amely tömören vázolja azokat a konkrét kérdéseket, amelyekről gondoskodni kell a mentorálást szervezők részéről.
És ha inkább videó/podcast formájában szereted elsajátítani a tudást, meghívlak megtekinteni azt a videót, amelyben Tomasz Sąsiadek – a Mentiway társalapítója beszél a mentorprogram kulcsfontosságú szakaszairól:
Miért érdemes nyomon követni a folyamatokat és értékelni az egész mentorprogramot?
Egy mentorprogram bevezetése és működtetése üzleti folyamatnak tekintendő Ahhoz, hogy hatékony legyen ilyen értelemben, gondoskodni kell a folyamat alapparamétereiről, mint például a világosan meghatározott határok, a rend, az érintettek kiválasztása és a szervezetben való beágyazás.
Azonban bármely üzleti folyamat egyik lényeges eleme továbbá a értékteremtés ténye a szervezet és az egyes résztvevők számára.
A mentorprogram általában sok embert érintő folyamat, amely jelentős órás ráfordítással jár. Ennek megfelelően kézzelfogható előnyt kell nyújtania, amelyet a szervezőknek képesnek kell azonosítaniuk.
Ennek a cikknek az elkészítése során a mentorprogram értékének értékelési kritériumait az alapján osztottam fel, hogy mikor mérik azokat:
- folyamatosan ellenőrzött – a program alatt
- és a program lezárásakor gyűjtött és összesített.
A mentorálási folyamatok folyamatos nyomon követése
A mentorprogram hosszú távú folyamat, amely legalább 6 hónapra nyúlik. Ezért szükséges az alapvető paramétereit nyomon követni, amíg az még folyamatban van. Ez lehetővé teszi, hogyészrevegyék a lehetséges hiányosságokat és lehetőséget ad arra, hogymódosításokat hajtsanak végre Például, ha a mentorprogram résztvevőiben azt tapasztalják, hogy nincs meg a megfelelő tudásuk a folyamatok végrehajtásához, ez a tudás további képzés vagy intervízió formájában biztosítható számukra.
A mentorprogram értékelése a végén
Másrészt a folyamatok összesített értékelése és a teljes program zárását követő összefoglaló lehetővé teszi a mentorprogram teljes folyamatként, vagy legalábbis egy ciklusaként történő értékelését. Az így összegyűjtött ismeretek alapján azonosítani lehet a következő mentorálási ciklusokban hasznosítható tanulságokat, de összeállítható egy összefoglaló az olyan befektetők számára is – az HR- vagy részlegek költségvetésének tulajdonosai számára -, akik erőforrásaik egy részét a program megszervezésébe és a mentorok, mentoráltak részvételébe fektették.
Lehetséges KPI-k és a mentorprogram hatékonyságának mérési módjai
Tehát már tudjuk, miért érdemes egy mentorprogramot nyomon követni és értékelni. A kérdés most az, hogyan kell ezt megtenni.
Íme néhány lehetséges KPI, ötlet arra, hogyan elemezze a programot folyamatosan, és hogyan értékelje annak hatékonyságát a végén. A fent említett mutatók többségét a Mentiway app is alkalmazza, és a platformunkon alapuló mentorprogramok szervezői is folyamatosan használják őket.
Természetesen ezek csak néhány példa, és a lista egyértelműen nem teljes. Remélem azonban, hogy talál benne inspirációt a mentorprogramjához.
Első találkozók mentor–mentorált párokban
A mentorprogram nyomon követése már a résztvevők toborzásának szakaszában elkezdődhet. Ilyenkor merülnek fel az első begyűjtendő és kezelendő kérdések. Ez az a pont, amikor az első potenciális KPI-k megjelennek – például a résztvevők száma és a mentorok és mentoráltak közötti arány. A gyakorlatban azonban ezek a mutatók nagyon nyilvánvalóak, és természetes módon a folyamat részeként követik őket, ezért ezeket alább nem soroltam fel.
Egy kevésbé nyilvánvaló lehetséges paraméter lehet a megfeleltetés kompetenciaterületek. Erről a témáról külön cikkben írtam.
Az első találkozó megszervezése
Egy mentorálási alkalom ütemezése az első lehetőség a mentoráltak számára, hogy kezdeményezzenek. Ellentmondásnak tűnően már ebben a szakaszban felmerülhetnek elköteleződési problémák. Érdemes néhány nappal a hivatalos kezdés után ellenőrizni, hogy az összes pár már ütemezte-e az első mentorálási találkozóját.
Szerződés aláírása
Egy másik ellenőrzési szempont lehet annak megállapítása, hogy az első ülés megtörtént-e, és annak eredménye, azaz a mentorálási szerződés aláírása mindkét páros résztvevő által.
A szerződés aláírásának elmulasztása első jele lehet annak, hogy a folyamat nem indult el megfelelően. Ennek oka lehet a mentorálási kapcsolat szabályaival való egyetértés hiánya, bár gyakrabban a páros tagjainak a struktúrák és szabályok fenntartására irányuló elköteleződésének hiányát jelzi. Érdemes nyomon követni a szerződés aláírását és figyelmet fordítani ennek az aktivitásnak a tartalmára, amely a gyakorlatban a mentorálási folyamatot a mentorálás helyes meghatározása szempontjából elindítja.
A Mentiway platform automatikusan emlékezteti a résztvevőket a szerződés aláírására. Emellett a szervezők valós időben is láthatják a mentorálási folyamatok előrehaladását, beleértve a páros találkozók időpontjait és azt, hogy a szerződést aláírták-e. Ez lehetővé teszi, hogy valós időben reagáljanak a folyamat bármilyen eltérésére.
Célkitűzés a mentorálási folyamatokban
A következő kritérium, a folyamat célkitűzése alapvetően már a második, sőt akár a harmadik ülésre is vonatkozik, de kapcsolódik a folyamat kezdetéhez, ezért található meg ebben a fejezetben.
A Mentiway támogatásával megvalósuló mentorálási programokban azt javasoljuk, hogy a célokon már az első ülés során (a szerződés kitöltésekor) kezdjenek el dolgozni, de ez időigényes folyamat, és gyakran több időt vesz igénybe. Tapasztalataink szerint az is igaz, hogy a mentorált számára történő célkitűzés önmagában is a mentorálási folyamat nagyon fontos eredménye. A pár többféle javasolt technikát és eszközt használva dolgozik együtt a célokon, gyakran több ülésen keresztül.
Itt is gyakran jelentkeznek jelentős problémák a párosnál. Néha azért, mert a mentor nem rendelkezik elegendő erőforrással ahhoz, hogy támogassa a mentoráltat a kitűzött célok elérésében. Néha a folyamat félreértéséből vagy a mentorált éretlenségéből adódnak. Ezért szükséges nyomon követni, hogy a célok meg vannak-e határozva, és reagálni, ha a folyamat a 3. ülést követően elhúzódik.
Érdemes megjegyezni, hogy bár a Mentiwayben a szervezők láthatják, hogy a párok meghatározták-e a folyamatra vonatkozó céljaikat és ezek számát, nincs hozzáférésük ezen célok részletes megállapításaihoz vagy sikerességi mérőszámaihoz. Ezek az adatok bizalmasak, és a mentorálási folyamat biztonságát figyelembe véve annak is kell maradniuk.
A mentorálás folyamatai
Első visszajelzés a mentorprogramról
A szerződéskötési és célkitűzési szakasz után, amikor a folyamatok már teljes gőzzel indulnak, érdemes elvégezni a mentorprogram első, kezdeti értékelését a résztvevők értékelései alapján.
A Mentiway platform automatikus visszajelző kérdőíveket küld a harmadik ülés után, amelyben a résztvevőket arra kérik, hogy értékeljék felkészültségüket a programra, a párok kiválasztását és eddigi elégedettségüket a folyamattal kapcsolatban. A mentoroknak és mentoráltaknak lehetőségük van megosztani észrevételeiket, ami viszont lehetővé teszi a szervezők számára, hogy esetleg reagáljanak a leggyakrabban azonosított problémákra.
Találkozók értékelése
Hasonló, bár valamelyest korlátozottabb szerepet töltenek be az egyes mentorálási ülésekre vonatkozó elégedettségi besorolások. Az első találkozótól kezdve a Mentiway résztvevői lehetőséget kapnak arra, hogy 1-től 5-ig terjedő skálán értékeljék elégedettségük mértékét az ülésekkel kapcsolatban. A szervezőknek pedig rálátásuk van ezekre az értékelésekre, és fel kell venniük a kapcsolatot a résztvevőkkel, ha ezek az értékek eltérnek a kívánt szinttől.
Találkozók gyakorisága
A folyamat során figyelemmel kísért utolsó paraméter a találkozók megfelelő gyakoriságának fenntartása. A cél itt azonosítani azokat a lehetséges problémákat, amelyek az ülések lemondásához vagy a találkozók közötti túl nagy időközhöz kapcsolódnak.
A Mentiwaynél a szervezők nyomon követik a találkozók időpontjait és értesítést kapnak, ha a párok több mint 30 napon át nem találkoznak Ez a csökkenő motiváció jele lehet, ami végül a mentorálási kapcsolat megszakadásához vezethet.
Nyilvánvaló, hogy a mentorálás elkötelezettséget követel meg mindkét féltől, és különösen a mentoráltaktól proaktivitást. Ugyanakkor néha szükségük van egy finom lökésre, motivációra vagy a folyamatokra emlékeztető jelzésre. Másrészt érdemes tudatosan lezárni azokat a mentorálási kapcsolatokat is, ahol az elköteleződés egy jelentős szint alá süllyedt, vagy ahol a pár nem talált megfelelő összhangot.
A program lezárása
A célok teljesülésének mértékének értékelése
A mentorálási folyamatok utolsó eleme a párok közötti kölcsönös értékelés és visszajelzés kell, hogy legyen. Ennek az értékelésnek az elemeit a teljes mentorálási program értékeléséhez is fel kell használni. Elsősorban arra gondolok itt, hogy milyen mértékben teljesültek a célok — mind az egyes párok szintjén, mind az egész programra aggregálva.
A záró felmérések lehetőséget adnak arra is, hogy végleges képet kapjunk a párok elégedettségéről a mentorprogram egészével kapcsolatban, valamint hogy betekintést nyerjünk a program következő kiadásainak optimalizálásához és fejlesztéséhez.
A Mentiwaynél a folyamatok lezárása két szinten történik. Először a mentor elkészít egy beszámolót, amely összegzi a mentoráltal való együttműködést, és javaslatot tesz a mentorált további fejlesztésére. Ezt a jelentést a mentorált számára, kizárólag neki teszik elérhetővé. Másodszor a pár a záró mentorálási ülésen közösen kitölt egy kérdőívet a program előrehaladásának értékelésére, ahol többek között 1–10-es skálán értékelik az egyes kitűzött célok elérésének mértékét a korábban meghatározott kritériumok alapján.
A program összegzése
Végső soron a fent említett mutatókat használó szervezők képesek elkészíteni az egész mentorálási program összefoglalóját, amely tartalmazza többek között az ülésekkel kapcsolatos elégedettségi átlagokat, a programra vonatkozó visszajelzéseket, a találkozók számát és gyakoriságát, valamint végső soron azt, hogy milyen mértékben teljesültek a mentorálási célok. Egy ilyen összefoglaló átfogó választ ad a program egészének hatékonyságát firtató kérdésre, és megkönnyíti a döntéshozatalt a következő kiadással kapcsolatban.
A Mentiway, gyakran kiegészítjük az összefoglaló jelentést a platform használatára vonatkozó összesített statisztikákkal. Például összesítjük a tudásbázisból legtöbbet olvasott anyagokat, vagy az egyes funkciók használati gyakoriságát.
