Analyse des performances, KPIs et évaluation d’un programme de mentorat
Tous les articles du blog Mentiway sont rédigés par nos experts en mentorat – par des humains, et non par une IA. L’IA est utilisée exclusivement pour les traductions et la génération d’images.
Dans un article précédent, nous avons publié sur Mentiway un guide de mise en œuvre d’un programme de mentorat. Un élément important que nous y abordons est la définition des objectifs du programme et, fait essentiel, le suivi continu du degré de réalisation de ces objectifs ainsi que l’évaluation finale du programme. Dans cet article, j’examinerai de plus près précisément le sujet de l’analyse, du suivi et de l’évaluation d’un programme de mentorat par ses organisateurs.
En bref
- Surveillez le processus de mentorat pendant le programme: réunions, signature du contrat, définition des objectifs et satisfaction pour permettre des interventions précoces.
- Évaluez les résultats à la fin du programme en utilisant des indicateurs clés agrégés : atteinte des objectifs, la fréquence des sessions, la satisfaction et l’utilisation de la plateforme pour le reporting.
- Suivez des KPI concrets tels que la fréquence des sessions, les évaluations des sessions et l’achèvement des contrats pour repérer rapidement les problèmes d’engagement.
- Utilisez Mentiway Platform pour automatiser les rappels, recueillir les évaluations des sessions et les retours, suivre les réunions et l’état des contrats en temps réel, et produire des rapports agrégés qui facilitent l’évaluation et la prise de décision. Contactez Mentiway
Guide de mise en œuvre d’un programme de mentorat
Avant d’aller plus loin, si ce n’est déjà fait, je vous encourage à consulter le guide de mise en œuvre d’un programme de mentorat que j’ai mentionné dans l’introduction.
Vous pouvez également être intéressé par la liste de contrôle spéciale, qui présente de manière condensée les points spécifiques à prendre en charge du côté des organisateurs de mentorat.
Et si vous préférez assimiler des connaissances sous forme de vidéo/podcast, je vous invite à regarder une vidéo dans laquelle Tomasz Sąsiadek – Co-fondateur de Mentiway parle des étapes clés du programme de mentorat :
Pourquoi surveiller les processus et évaluer l’ensemble du programme de mentorat ?
La mise en œuvre et la gestion d’un programme de mentorat doivent être considérées comme un processus métier Pour être efficace en tant que tel, il est nécessaire de veiller aux paramètres de base du processus, tels que des limites clairement définies, l’ordre, la sélection des parties prenantes et l’ancrage dans l’organisation.
Mais un élément essentiel de tout processus métier est également le fait d’apporter de la valeur à l’organisation et aux participants individuellement.
Un programme de mentorat est un processus qui implique généralement de nombreuses personnes et entraîne un coût significatif en termes d’engagement horaire. En tant que tel, il doit apporter un bénéfice tangible que les organisateurs doivent pouvoir identifier.
Pour la rédaction de cet article, j’ai réparti les critères d’évaluation de la valeur d’un programme de mentorat selon le moment où ils sont mesurés :
- vérifiés de façon continue – pendant le programme
- et recueillis et agrégés à son terme.
Suivi continu des processus de mentorat
Le programme de mentorat est un processus de longue haleine, réparti sur au minimum 6 mois. Par conséquent, il est nécessaire de surveiller ses paramètres de base tant qu’il est en cours. Cela permet de repérer d’éventuelles lacunes et offre la possibilité de procéder à des modifications. Par exemple, si parmi les participants au programme de mentorat on constate qu’ils ne disposent pas des connaissances suffisantes pour mettre en œuvre les processus, ces connaissances peuvent leur être fournies sous forme de formations complémentaires ou d’intervision.
Évaluation du programme de mentorat à la fin
En revanche, une évaluation globale des processus et un résumé de l’ensemble du programme à son terme permettent d’évaluer le programme de mentorat comme un processus complet, ou du moins comme un de ses cycles. Avec les connaissances ainsi recueillies, il est possible d’identifier des enseignements à réutiliser lors des cycles de mentorat suivants, mais aussi de préparer un résumé pour les investisseurs – détenteurs de budgets RH ou départementaux qui ont consacré une partie de leurs ressources à l’organisation du programme et à la participation des mentors et des mentorés.
KPIs possibles et façons de mesurer l’efficacité d’un programme de mentorat
Nous savons donc déjà pourquoi il est utile de suivre et d’évaluer un programme de mentorat. La question est maintenant de savoir comment le faire
Voici quelques KPIs possibles, des idées sur la façon d’analyser le programme de manière continue et d’évaluer son efficacité en fin de cycle. La plupart des métriques mentionnées ici sont également appliquées dans l’Mentiway app et les organisateurs de programmes de mentorat fondés sur notre plateforme les utilisent de façon continue.
Bien sûr, il ne s’agit là que de quelques exemples et la liste n’est certainement pas exhaustive. J’espère toutefois que vous y trouverez de l’inspiration pour votre programme de mentorat.
Premières rencontres des binômes de mentorat
Le suivi du programme de mentorat peut commencer dès la phase de recrutement des participants. C’est à ce moment-là que surgissent les premières questions à collecter et à traiter. C’est aussi à ce stade que se manifestent les premiers KPI potentiels — par exemple, le nombre de participants et leur répartition entre mentors et mentorés. En pratique, toutefois, ces métriques sont très évidentes et sont naturellement suivies dans le processus, c’est pourquoi je ne les ai pas incluses ci‑dessous.
Un paramètre possible, qui peut être moins évident, est l’appariement des domaines de compétence. J’ai abordé ce sujet dans un article séparé.
Organisation de la première rencontre
Planifier une séance de mentorat est la première occasion pour les mentorés de montrer de l’initiative. Contre-intuitivement, des problèmes d’engagement peuvent déjà apparaître à ce stade. Il est judicieux de vérifier quelques jours après le démarrage officiel si toutes les paires ont déjà planifié leur première séance de mentorat.
Signature du contrat
Un autre élément à vérifier peut être le fait que la première séance a eu lieu et son effet, c’est-à-dire la signature du contrat de mentorat par les deux personnes du binôme.
Le fait de ne pas signer un contrat peut être le premier signe que le processus n’a pas correctement démarré. Cela peut être dû à un manque d’accord sur les règles de la relation de mentorat, bien que le plus souvent cela signale un manque potentiel d’engagement de la part des personnes du binôme à maintenir les structures et les règles. Il convient de suivre la signature du contrat et de prêter attention à la substance de cette activité, qui, en pratique, marque le début du processus de mentorat en termes de définition appropriée du mentorat.
La plateforme Mentiway rappelle automatiquement aux participants de signer le contrat. De plus, les organisateurs ont eux-mêmes une vue en temps réel de l’avancement des processus de mentorat, y compris les dates des rencontres du binôme et le fait que le contrat ait été signé. Cela permet de réagir en temps réel à tout écart par rapport au processus.
Fixation des objectifs dans les processus de mentorat
Le critère suivant, la définition des objectifs pour le processus, s’applique en fait déjà à la deuxième voire à la troisième séance, mais il est lié au démarrage du processus, d’où sa présence dans cette section.
Dans les programmes de mentorat mis en œuvre avec le soutien de Mentiway, nous recommandons de commencer à travailler sur les objectifs dès la première séance (lors de la rédaction du contrat), mais c’est un processus chronophage qui prend souvent plus de temps. Nous savons aussi par expérience que la définition des objectifs pour le mentoré est en elle-même un résultat très important du processus de mentorat. Le binôme travaille ensemble sur les objectifs en utilisant diverses techniques et outils, souvent sur plus d’une séance.
C’est aussi à ce stade que surgissent parfois des problèmes importants au sein du binôme. Parfois causés par le manque de ressources du mentor pour soutenir le mentoré dans les objectifs visés. Parfois causés par une incompréhension du processus ou par l’immaturité du mentoré. Il est donc nécessaire de vérifier que des objectifs sont fixés et de réagir si le processus se prolonge au-delà de la troisième séance.
Il convient de noter ici que, bien que dans Mentiway les organisateurs puissent voir si les binômes ont fixé leurs objectifs pour le processus et le nombre de ces objectifs, ils n’ont pas accès aux résultats détaillés de ces objectifs ni à leurs indicateurs de réussite. Ces données sont confidentielles et doivent le rester compte tenu de la sensibilité du processus de mentorat.
Pendant le mentorat processus
Premiers retours sur le programme de mentorat
Après la phase de contractualisation et de définition des objectifs, lorsque les processus commencent déjà à être pleinement lancés, il vaut la peine de procéder à la première évaluation initiale du programme de mentorat sur la base des évaluations des participants.
La plateforme Mentiway envoie des enquêtes de retour automatisées après la troisième séance, dans lesquelles les participants sont invités à évaluer leur préparation au programme, la sélection des binômes et leur satisfaction vis‑à‑vis du processus jusqu’à présent. Mentors et mentorés ont l’occasion de partager leurs impressions, ce qui permet aux organisateurs de répondre éventuellement aux problèmes les plus fréquemment identifiés.
Évaluations des séances
Un rôle similaire, bien que quelque peu plus limité, est joué par les évaluations de satisfaction des séances de mentorat individuelles. Dès la première rencontre, les participants sur Mentiway ont la possibilité d’évaluer leur degré de satisfaction vis‑à‑vis des séances sur une échelle de 1 à 5. Les organisateurs, à leur tour, ont accès à ces notes et doivent réagir en contactant les participants si ces valeurs s’écartent du niveau souhaité.
Fréquence des rencontres
Le dernier paramètre à surveiller pendant le processus est le maintien d’une fréquence adéquate des rencontres. L’objectif est d’identifier d’éventuels problèmes liés aux annulations de séances et à des délais trop longs entre les rencontres.
Chez Mentiway, les organisateurs suivent les dates des rencontres et sont alertés lorsque des binômes ne se rencontrent pas pendant plus de 30 jours Cela peut être un signe d’une baisse de motivation, qui peut finalement entraîner la rupture de la relation de mentorat.
Il est évident que le mentorat exige un engagement des deux parties et de la proactivité, en particulier de la part des mentorés. Mais certains ont parfois besoin d’un léger coup de pouce, d’une motivation ou d’un rappel concernant les modalités. En revanche, il convient aussi de mettre un terme de manière réfléchie aux relations de mentorat où l’engagement est tombé en dessous d’un niveau significatif ou où le binôme n’a pas trouvé un ajustement suffisant.
Clôture du programme
Évaluation du degré d’atteinte des objectifs
L’élément final des processus de mentorat devrait être l’évaluation et les retours mutuels au sein des binômes. Des éléments issus de cette évaluation devraient également servir à évaluer l’ensemble du programme de mentorat. Ce que j’entends ici, c’est principalement le degré d’atteinte des objectifs — tant au niveau des binômes individuels qu’agrégé au niveau de l’ensemble du programme.
Les enquêtes en fin de programme sont également l’occasion de faire un bilan final de la satisfaction des binômes à l’égard du programme de mentorat dans son ensemble et de recueillir des pistes d’optimisation et d’amélioration pour les éditions futures du programme.
Chez Mentiway, la clôture des processus s’effectue à deux niveaux. D’une part, le Mentor rédige un rapport résumant la coopération avec le Mentee et recommandant le développement ultérieur de son Mentee. Ce rapport est mis à la disposition du Mentee et uniquement à lui/elle. D’autre part, le binôme remplit ensemble, lors de la dernière séance de mentorat, un questionnaire évaluant la progression du programme où, entre autres, sur une échelle de 1 à 10, ils notent le degré d’atteinte de chacun des objectifs établis, en se basant sur les critères préalablement définis.
Synthèse du programme
En fin de compte, les organisateurs qui utilisent les indicateurs mentionnés ci-dessus sont en mesure de préparer une synthèse de l’ensemble du programme de mentorat, incluant les notes moyennes de satisfaction concernant les séances, les retours sur le programme, le nombre et la fréquence des rencontres et, enfin, le degré d’atteinte des objectifs de mentorat. Une telle synthèse fournit une réponse globale à la question de l’efficacité de l’ensemble du programme de mentorat et facilite la prise de décision pour l’édition suivante.
Chez Mentiway, nous complétons souvent le rapport de synthèse par des statistiques agrégées sur l’utilisation de la plateforme. Par exemple, nous récapitulons les documents les plus consultés de la base de connaissances, ou la fréquence d’utilisation de certaines fonctionnalités.
