Resultatanalys, KPI:er och utvärdering av ett mentorsprogram
Alla inlägg på Mentiway-bloggen är skrivna av våra mentoringexperter – av människor, inte av AI. AI används uteslutande för översättningar och bildgenerering.
I en tidigare artikel publicerade vi i Mentiway en guide för att genomföra ett mentorprogram. Ett viktigt inslag som vi tar upp där är att definiera programmets mål och — ytterst viktigt — den löpande uppföljningen av i vilken utsträckning dessa mål uppnås samt utvärderingen av programmet i slutet. I den här artikeln ska jag granska just ämnet analys, övervakning och utvärdering av ett mentorprogram från arrangörernas perspektiv.
Kort sagt
- Följ upp mentorprocessen under programmets gång: möten, kontraktsskrivning, målsättning och nöjdhet för att möjliggöra tidiga insatser.
- Utvärdera resultat i slutet av programmet med hjälp av aggregerade KPI:er: måluppfyllelse, antal sessioner, nöjdhet och plattformsanvändning för rapportering.
- Följ konkreta KPI:er som antal sessioner, betyg på sessioner och om kontrakt fullföljs för att upptäcka engagemangsproblem tidigt.
- Använd Mentiway Platform för att automatisera påminnelser, samla in betyg och feedback efter sessioner, övervaka möten och kontraktsstatus i realtid och ta fram aggregerade rapporter som underlättar utvärdering och beslutsfattande. Kontakta Mentiway
Guide för att genomföra ett mentorprogram
Innan du går vidare, om du inte redan gjort det, uppmuntrar jag dig att ta en titt på guiden för att genomföra ett mentorprogram som jag nämnde i inledningen.
Du kan också vara intresserad av den särskilda checklistan, som i kondenserad form beskriver de specifika frågor som bör tas om hand från mentorsprogramsarrangörernas sida.
Och om du föredrar att ta till dig kunskap i form av en video/podcast, inbjuder jag dig att titta på en video där Tomasz Sąsiadek – medgrundare av Mentiway berättar om de viktigaste etapperna i mentorprogrammet:
Varför övervaka processer och utvärdera hela mentorprogrammet?
Att införa och driva ett mentorprogram är att betraktas som en affärsprocess För att vara effektivt som sådan är det nödvändigt att ta hand om processens grundläggande parametrar, såsom tydligt definierade gränser, ordning, urval av intressenter och förankring i organisationen.
Men ett väsentligt inslag i varje affärsprocess är också faktumet att leverera värde till organisationen och de enskilda deltagarna.
Ett mentorprogram är en process som vanligtvis involverar många människor och medför betydande kostnader i form av tidsinsatser. Som sådan måste det ge en påtaglig nytta som arrangörerna bör kunna identifiera.
För att förbereda den här artikeln delade jag in kriterierna för att bedöma värdet av ett mentorprogram efter när de mäts:
- Verifieras löpande – under programmet
- och samlas in och aggregeras vid programmets slut.
Löpande uppföljning av mentorprocesser
Mentorprogrammet är en långsiktig process, utspridd över minst 6 månader. Därför är det nödvändigt att övervaka dess grundläggande parametrar medan det fortfarande pågår. Det gör det möjligt att upptäcka eventuella brister och ger möjlighet att göra ändringar. Till exempel, om det visar sig att deltagarna i mentorprogrammet inte har tillräcklig kunskap för att genomföra processerna, kan sådan kunskap tillhandahållas dem i form av kompletterande utbildning eller intervision.
Utvärdering av mentorprogrammet vid programmets slut
Å andra sidan gör en samlad utvärdering av processerna och en sammanfattning av hela programmet vid dess avslut det möjligt att bedöma mentorsprogrammet som en hel process, eller åtminstone en cykel av det. Med den kunskap som samlats in på detta sätt är det möjligt att identifiera lärdomar att använda i efterföljande mentorscykler, men också att förbereda en sammanställning för investerare – ägare av HR- eller avdelningsbudgetar som har investerat delar av sina resurser i att organisera programmet och i mentorer och adepters deltagande.
Möjliga KPI:er och sätt att mäta ett mentorsprograms effektivitet
Så vet vi redan varför det är värt att övervaka och utvärdera ett mentorsprogram. Frågan nu är hur man gör det
Här är några möjliga KPI:er, några idéer om hur man löpande analyserar programmet och utvärderar dess effektivitet i slutet. De flesta av de nämnda måtten används också i Mentiway-appen och arrangörer av mentorsprogram baserade på vår plattform använder dem löpande.
Självklart är detta bara några exempel och listan är långt ifrån uttömmande. Jag hoppas dock att du hittar inspiration till ditt mentorsprogram i den.
Första möten i mentorpar
Övervakningen av mentorsprogrammet kan börja redan i skedet för rekrytering av deltagare. Det är då de första frågorna att samla in och hantera uppstår. Det är också då de första potentiella KPI:erna dyker upp – till exempel antalet deltagare och balansen mellan mentorer och adepter. I praktiken är dessa mått dock mycket uppenbara och övervakas naturligt i processen, så jag har inte tagit med dem nedan.
En möjlig parameter som kan vara mindre uppenbar är matchning kompetensområden. Jag tog upp detta ämne i en separat artikel.
Att arrangera det första mötet
Att boka ett mentorsmöte är den första möjligheten för adepter att ta initiativ. Motintuitivt kan det redan finnas engagemangsproblem i detta skede. Det är en bra idé att kontrollera några dagar efter programmets officiella start för att se om alla par redan har bokat sitt första mentorsmöte.
Undertecknande av avtal
En annan punkt att kontrollera kan vara att det första mötet har genomförts och dess effekt, det vill säga undertecknandet av mentoringsavtalet av båda personerna i paret.
Att inte underteckna ett avtal kan vara det första tecknet på att processen inte har börjat på rätt sätt. Detta kan bero på bristande överenskommelse om reglerna för mentorskapet, även om det oftare signalerar en potentiell brist på engagemang från dem i paret att upprätthålla strukturer och regler. Det är värt att följa undertecknandet av avtalet och uppmärksamma innehållet i denna aktivitet, som i praktiken inleder mentorprocessen genom en korrekt definition av mentorskapet.
Den Mentiway-plattformen påminner automatiskt deltagarna om att underteckna avtalet. Dessutom har organisatörerna själva också en realtidsöversikt över framdriften i mentorprocesserna, inklusive datum för parmötena och att avtalet har blivit undertecknat. Detta gör det möjligt att reagera i realtid på eventuella avvikelser från processen.
Målsättning i mentorprocesser
Nästa kriterium, målsättning för processen, gäller i princip redan för det andra eller till och med tredje mötet, men är relaterat till processens start, därav dess plats i denna sektion.
I mentorsprogram som genomförs med Mentiways stöd rekommenderar vi att man börjar arbeta med målen redan under det första mötet (när avtalet slutförs), men detta är en tidskrävande process och tar ofta längre tid. Vi vet också av erfarenhet att att sätta upp mål för Mentee i sig är ett mycket viktigt resultat av mentorprocessen. Parets arbete med målen sker tillsammans med hjälp av en rad föreslagna tekniker och verktyg, ofta i mer än ett möte.
Det är också här som betydande problem ibland uppstår i paret. Ibland beror det på att Mentorn saknar resurser för att stödja Mentee i de avsedda målen. Ibland beror det på missförstånd om processen eller på menteens omognad. Därför är det nödvändigt att övervaka att mål sätts och att reagera om processen drar ut på tiden bortom det tredje mötet.
Det är värt att notera här att även om arrangörerna i Mentiway kan se om paren har satt upp mål för processen och antalet mål, har de inte tillgång till de detaljerade slutsatserna kring dessa mål eller deras framgångsmått. Dessa uppgifter är konfidentiella och bör förbli så med tanke på mentorskapets säkerhet.
Under mentorskaps- processerna
Första återkopplingen på mentorsprogrammet
Efter avtals- och målsättningsfasen, när processerna börjar komma upp i full fart, är det lämpligt att genomföra den första utvärderingen av mentorsprogrammet baserat på deltagarnas bedömningar.
Mentiway-plattformen skickar automatiska feedbackundersökningar efter det tredje mötet, där deltagarna ombeds utvärdera sin förberedelse för programmet, urvalet av par och sin tillfredsställelse med processen hittills. Mentorer och mentees har möjlighet att dela sina insikter, vilket i sin tur gör det möjligt för arrangörerna att eventuellt åtgärda de vanligast identifierade problemen.
Mötesutvärderingar
En liknande, om än något mer begränsad, roll spelar nöjdhetsbetyg för enskilda mentorsmöten. Från och med det första mötet har deltagarna i Mentiway möjlighet att bedöma sin grad av nöjdhet med mötena på en skala från 1 till 5. Arrangörerna har i sin tur insyn i dessa betyg och bör agera genom att kontakta deltagarna om dessa värden avviker från det önskade.
Mötesfrekvens
Den sista parametern att övervaka under processen är att upprätthålla rätt mötesfrekvens. Tanken är att identifiera möjliga problem relaterade till avbokningar av sessioner och för långa tidsintervaller mellan möten.
På Mentiway följer arrangörerna upp mötesdatum och får aviseringar när par inte träffas på mer än 30 dagar Detta kan vara en signal om minskad motivation, vilket i slutändan kan leda till att mentorrelationen avslutas.
Det är tydligt att mentorskap kräver engagemang från båda parter och proaktivitet, särskilt från mentees. Men vissa behöver ibland en vänlig knuff, motivation eller en påminnelse om processerna. Å andra sidan är det också värt att medvetet avsluta de mentorrelationer där engagemanget har sjunkit under en meningsfull nivå eller där paret inte har funnit en tillräcklig matchning.
Avslut av programmet
Utvärdering av i vilken grad målen
Den sista delen av mentorsprocessen bör vara utvärdering och återkoppling som ges till varandra i par. Delar av denna utvärdering bör också användas för att bedöma hela mentorprogrammet. Det jag främst avser här är i vilken utsträckning målen uppfylldes – både på nivån för enskilda par och sammantaget för hela programmet.
Avslutande enkäter är också ett tillfälle att slutligt kartlägga parens nöjdhet med mentorprogrammet som helhet och att få insikter för optimering och förbättring inför framtida omgångar av programmet.
Hos Mentiway sker avslutningen av processerna på två nivåer. För det första upprättar mentorn en rapport som sammanfattar samarbetet med menteen och rekommenderar dennes fortsatta utveckling. Denna rapport görs tillgänglig för menteen och endast för denne. För det andra fyller paret tillsammans, under sista mentorsessionen, i ett frågeformulär med en utvärdering av programmets framsteg där de, bland annat på en skala från 1 till 10, bedömer graden av måluppfyllelse för varje fastställt mål baserat på tidigare etablerade kriterier.
Sammanfattning av programmet
I slutändan kan arrangörer som använder ovan nämnda mått sammanställa en översikt över hela mentorprogrammet, inklusive genomsnittsbetyg för nöjdhet med sessionerna, feedback på programmet, antal och frekvens av möten och slutligen graden av måluppfyllelse. En sådan sammanställning ger ett heltäckande svar på frågan om effektiviteten i hela mentorprogrammet och underlättar beslutsfattande inför nästa omgång.
I Mentiway, kompletterar vi ofta sammanfattningsrapporten med aggregerad statistik över plattformsanvändning. Till exempel sammanställer vi de mest lästa materialen från kunskapsbasen eller frekvensen av användningen av särskilda funktioner.
