Le mentorat interne en entreprise. Comment mettre en place un programme de mentorat ?

Les programmes de mentorat interne sont des processus cycliques et limités dans le temps, dans le cadre desquels des binômes de mentorat sont constitués entre les employés d’une organisation. Leur mise en place dans les entreprises permet de résoudre de nombreux problèmes. Elle permet notamment de tisser des liens, de créer un sentiment d’appartenance à une équipe, sans oublier, bien sûr, le développement personnel, tant des mentorés que des mentors.

Cependant, pour que le mentorat fonctionne correctement au sein d’une organisation et permette d’atteindre ces objectifs, il est nécessaire de s’assurer qu’il repose sur une méthodologie adéquate, tant au niveau de sa mise en œuvre que de son évaluation. Il n’y a rien de pire que de « tout miser sur une seule carte », en laissant aux participants toute liberté d’action, pour ensuite se rendre compte que le mentorat ne fonctionne pas.

Vous trouverez ci-dessous les éléments clés de la mise en œuvre d’un programme de mentorat exemplaire au sein d’une entreprise, selon la méthodologie que nous utilisons chez Mentiway. C’est notamment en prenant en compte tous les aspects énumérés ci-dessous que le mentorat s’avère si efficace pour atteindre ses objectifs.

Étapes de la mise en place d’un programme de mentorat dans une entreprise

1. Sélection du responsable du programme
2. Définition des objectifs du programme
3. Formation des participants potentiels
4. Recrutement de mentors et de mentorés
5. Réunir les participants en binômes de mentorat
6. Ateliers de formation et de mise en œuvre
7. Premières rencontres
8. Séances de mentorat
9. Évaluation du processus
10. Fin du processus de mentorat

Sélection d’un responsable du programme de mentorat au sein de l’organisation

Avant d’entrer dans les détails du programme lui-même, il est nécessaire de désigner la personne qui sera chargée de gérer l’ensemble du processus de mentorat au sein de l’entreprise. Il s’agit très souvent du responsable du développement des employés : un collaborateur des ressources humaines, un spécialiste de la formation et du développement, ou parfois le responsable du service dans lequel le programme est mis en œuvre.

Dans le cadre de la mise en place d’un programme de mentorat au sein d’une entreprise, outre la gestion d’un outil dédié, le responsable du programme sera chargé de la communication, de la réception des demandes des mentors et des mentorés, de leur mise en œuvre, ainsi que de la gestion des questions et des problèmes qui pourraient survenir. Une autre responsabilité importante du responsable consiste à suivre le déroulement du processus, à recueillir les retours d’expérience des participants et à en faire la synthèse à la fin du programme.

L’application Mentiway automatise la plupart des processus, fournit les connaissances nécessaires et recueille elle-même les informations requises. Dans ce cas, le rôle de la personne se limite à communiquer avec les participants et à résoudre leurs problèmes, ce qui lui évite d’avoir à organiser l’ensemble du processus

Il arrive aussi parfois que les organisations choisissent de faire appel à des consultants externes spécialisés dans ce domaine pour mettre en œuvre le programme de mentorat. Dans ce cas, outre les tâches mentionnées ci-dessus, il est très courant d’organiser des formations et des ateliers spécifiques à l’intention des participants.

Définition des objectifs du programme de mentorat

Avant même de mettre en place un programme de mentorat au sein d’une organisation, il est également nécessaire d’en définir un certain nombre de paramètres. Les plus importants d’entre eux sont l’objectif même du programme et le groupe cible des participants.

Il est important que l’objectif soit assorti d’indicateurs de réussite et que l’organisation se demande comment elle pourra déterminer si le programme a été couronné de succès.

De plus, l’objectif du mentorat doit être clairement défini et largement communiqué à l’ensemble des parties prenantes. Il convient de veiller à ce que les objectifs individuels des mentorés s’inscrivent dans la droite ligne des objectifs de l’organisation, afin que les deux parties en tirent profit.

Il existe de nombreux types de mentorat, et même parmi ceux-ci, il faut choisir les domaines que le programme mettra en avant et développera.

Types de programmes de mentorat en entreprise :

• Classical – dans sa forme de base, le mentorat a pour objectif de nouer une relation et de faire évoluer le mentoré et le mentor, principalement en matière de compétences relationnelles, liées par exemple au travail d’équipe ou aux aptitudes en communication, en résolution de problèmes, etc.
• Spécialisé – le mentorat est parfois également utilisé pour développer des compétences spécialisées dans un domaine précis, généralement lié à un vaste secteur d’activité au sein de l’organisation. On peut citer comme exemple le développement de compétences dans une technologie particulière au sein des entreprises informatiques.
• Le mentorat inversé est une forme de mentorat relativement récente, qui vise généralement à développer des compétences numériques. Dans ce cas, ce sont généralement des personnes ayant une expérience plus générale qui jouent le rôle de mentorés, tandis que les mentors sont des personnes plus jeunes et moins expérimentées. En général, cette forme de mentorat permet de développer des compétences nouvelles sur le marché, par exemple dans le domaine des réseaux sociaux, de l’Internet et des nouvelles technologies. En savoir plus sur le mentorat inversé – intramentoring.
• Intégration – il est très courant de faire appel à un parrain pour aider les nouveaux employés à s’adapter à leur environnement de travail. Dans ce cas, il est judicieux de formaliser ce type de relation en mettant en place des méthodes de mentorat.
• Momboarding – est une forme particulière d’intégration dans laquelle le mentorat aide les mères à reprendre le travail après leur congé maternité.

Le choix du type de mentorat au sein d’une organisation dépend bien sûr du groupe auquel ce mentorat est destiné. Il est également important de définir les domaines de compétences sur lesquels le programme portera. Cela implique de sélectionner les compétences que le mentoré souhaite développer et dans lesquelles les mentors possèdent une expérience. On peut citer à titre d’exemple les compétences managériales telles que la gestion d’équipe, la résolution de conflits, la motivation, etc.

Formation des participants potentiels au programme de mentorat

Une fois le programme de mentorat mis en place dans une entreprise, il convient de veiller à ce qu’il soit correctement « promu » au sein de celle-ci. Il est important de s’assurer que tous les participants potentiels soient informés du lancement du programme et puissent décider s’ils souhaitent y prendre part.

Il est nécessaire d’expliquer à l’équipe ce qu’est le mentorat, en quoi consiste une telle relation, et de souligner les avantages de participer à ce processus tant pour les mentors que pour les mentorés. Il est également utile de fournir à ces deux groupes de participants une série de guides pour les aider à se décider.

Chez Mentiway, cette étape du processus est mise en œuvre via des pages d’accueil dédiées : ces pages présentent le programme de mentorat, en font la « promotion » en interne au sein de l’organisation et répondent aux questions fréquentes dans une rubrique FAQ. Ces pages peuvent être accessibles à tous ou avoir un accès restreint, réservé uniquement aux employés de l’organisation. Présenté de cette manière, le programme est plus accessible et permet ainsi de toucher le plus largement possible la quasi-totalité des employés de l’entreprise.

Recrutement de mentors et de mentorés au sein de l’entreprise

Une fois que les informations relatives au programme de mentorat ont été communiquées, le recrutement des participants peut commencer. Le plus souvent, cette étape s’effectue à l’aide de formulaires en ligne qui permettent de centraliser les données et d’uniformiser les candidatures.

De par leur conception, les formulaires comportent des questions différentes pour les mentors et pour les mentorés. On interroge les mentors sur leur expérience, leurs connaissances, ainsi que sur ce qu’ils peuvent et souhaitent partager avec leur mentoré. Ces derniers, quant à eux, doivent être interrogés sur leurs défis et leurs objectifs de développement individuels. Les questions doivent permettre un jumelage approprié des participants, mais aussi servir de base aux premières conversations afin de vérifier qu’il existe un terrain d’entente entre le mentor et le mentoré.

La plateforme Mentiway génère automatiquement les formulaires de candidature pour le programme de mentorat et les affiche à côté des pages d’information en ligne. Les questions suivent un format recommandé, mais il est également possible d’ajouter vos propres questions ou de raccourcir les formulaires. Toutes les réponses sont ensuite visibles par les participants sous la forme de fiches de présentation des mentors et des mentorés, accessibles à tout moment pendant le processus de mentorat au sein de l’organisation.

Constitution de binômes de mentorat

La mise en place des binômes de mentorat est l’une des étapes les plus importantes, mais aussi les plus difficiles, d’un programme de mentorat. Les mentors et les mentorés travailleront en binôme pendant les prochains mois ; il est donc utile de consacrer un peu plus de temps à l’élaboration d’un algorithme de mise en binôme adapté.

Dans ce cas, nous avons essentiellement deux options :

1. Le jumelage « descendant » consiste en la création de binômes entre les participants par les responsables du programme. Cela permet une meilleure gestion de l’ensemble des participants et, parfois au prix de compromis, une mise en relation adéquate de tous les mentorés avec les mentors appropriés. Cependant, il s’agit d’un processus très chronophage, qui comporte un risque d’erreur et d’évaluation subjective de la part du responsable du programme. Une telle solution peut entraîner un sentiment d’insatisfaction parmi les participants.
2. Sélection des mentors par les mentorés : dans ce cas, ce sont les mentorés qui choisissent leurs mentors parmi une liste de personnes disponibles. Ils consultent leurs questionnaires et, sur cette base, sélectionnent les personnes qui, selon eux, répondront le mieux à leurs besoins de développement.

Lors du développement de la plateforme Mentiway, nous avons consacré beaucoup de temps à la mise au point du meilleur algorithme possible. En nous appuyant sur l’expérience de nombreuses entreprises et organisations, nous avons créé un modèle qui permet au mentoré de choisir ses mentors, tout en affinant et en triant la liste des personnes disponibles grâce à un algorithme avancé intégrant des éléments d’intelligence artificielle. Cela permet au mentoré de choisir parmi les personnes les mieux adaptées à ses besoins et à ses objectifs, tels que définis lors de la phase de recrutement du programme.

De plus, le concept de « zéro réunion » peut être envisagé comme une option. Les mentorés ont la possibilité de prendre rendez-vous avec quelques mentors sélectionnés pour de brèves rencontres de quelques minutes au cours desquelles, conformément à nos conseils, ils font connaissance avec les mentors et, sur cette base, font finalement leur choix.

Ateliers et formations destinés aux mentors et aux mentorés

Au-delà du simple choix des binômes, l’efficacité du programme de mentorat dépend également de l’engagement et de l’approche adéquate tant des mentors que des mentorés. Il est donc utile de prendre le temps de présenter correctement aux participants les principes et la méthodologie propres au mentorat.

Des formations et des ateliers spécialisés sont souvent organisés à cette fin. Les participants doivent se familiariser avec les différentes phases du processus, les principes de collaboration, les outils et techniques qu’ils peuvent utiliser dans le cadre du mentorat au sein de l’organisation. Il est également important de bien guider les mentorés en matière de proactivité et d’initiative, et les mentors en matière de comportement approprié, comme par exemple ne pas juger les actions du mentoré, éviter de donner des conseils directs, etc.

Sur la plateforme Mentiway , chaque participant a accès à notre base de connaissances. Nous y avons rassemblé plus de 50 supports de formation, allant des devoirs, exercices et questionnaires d’auto-évaluation aux outils et techniques de développement et de coaching que nous considérons comme les meilleurs.

De plus, nous avons équipé la plateforme d’un système propriétaire de dosage automatique des connaissances – Mentibot – qui communique automatiquement avec les participants en leur fournissant des conseils et des outils au fur et à mesure que le processus avance. Ainsi, les mentors et les mentorés sont progressivement initiés au processus et reçoivent à tout moment la dose de connaissances dont ils ont justement besoin.

Premières réunions – Contrat de mentorat et objectifs de développement

Les mentorés ont déjà rencontré leurs mentors, tout le monde connaît les règles du programme, il est donc temps de passer aux premières réunions.

Les deux premières séances sont particulièrement importantes, car elles définissent les bases de la relation et de la collaboration au sein du couple.

La première rencontre doit permettre aux participants de mieux se connaître Le mentoré expose ensuite ses responsabilités actuelles, ses défis, son parcours de développement et ses projets pour l’année ou les années à venir. Le mentor, quant à lui, évoque ses expériences et ses domaines de compétence, en mettant particulièrement l’accent sur les domaines dans lesquels le mentoré rencontre des difficultés ou souhaite se perfectionner.

La première séance de mentorat est également l’occasion de confirmer les règles qui s’appliqueront aux rencontres suivantes, notamment le principe très important de confidentialité. Un modèle de contrat est utilisé à cette fin. Il s’agit généralement d’un fichier PDF contenant les principes généraux, tels que le principe de confidentialité et d’autres accords entre les participants.

Les premières réunions de mentorat sont également l’occasion d’évoquer les objectifs de développement. Il s’agit d’une étape extrêmement importante, et ce qui y sera défini servira de cadre de référence pour toutes les activités menées dans le cadre du programme.

Mentiway propose des éléments à inclure dans un contrat et donne également des conseils pour définir efficacement des objectifs.

Séances de mentorat

On pourrait dire qu’il s’agit de la partie concrète du processus, celle où les mentors rencontrent le mentoré. C’est là que la magie opère. Au cours de la session, les binômes travaillent ensemble pour définir les objectifs de chaque rencontre suivante, surmonter les difficultés du mentoré et discuter des situations auxquelles il a été confronté. Des devoirs et des travaux à faire à la maison sont également souvent donnés au mentoré.

La plateforme Mentiway garantit que les réunions soient aussi productives que possible. Mentibot fournit en continu aux participants des connaissances et des outils à utiliser, et l’application elle-même offre des fonctionnalités permettant de planifier les réunions, de définir leurs objectifs et d’enregistrer les devoirs. Aux moments clés, l’application attire également l’attention sur certains éléments du processus, guidant ainsi encore plus efficacement les participants tout au long du programme. Par exemple, lors des premières sessions, elle rappelle le contrat du mentoré et ses objectifs de développement.

Nous avons également doté la plateforme d’un module d’auto-réflexion destiné tant aux mentors qu’aux mentorés. Vos propres observations, consignées par écrit après les réunions, vous permettent de mieux assimiler les connaissances et l’expérience acquises lors des sessions. Il est également possible de revenir sur ses notes plus tard au cours du processus ou après celui-ci. Pour les mentors, l’auto-réflexion est particulièrement importante car elle permet un développement conscient dans le rôle de coach/mentor et fournit une base pour le renforcement de ces compétences, par exemple via l’accréditation auprès de l’EMCC.

Évaluation du processus de mentorat au sein de l’organisation

Bien que le mentorat soit un processus relativement autonome, mené de manière indépendante par le duo de mentorat, il convient néanmoins de le suivre de près pour s’assurer qu’il se déroule comme prévu.

Du côté des mentors, ce sont les intervisites et les supervisions qui permettent cela, c’est-à-dire des réunions individuelles et collectives animées par des superviseurs agréés. Au cours de ces réunions, les mentors discutent des difficultés rencontrées dans la conduite du processus et résolvent les problèmes.

De plus, d’une certaine manière, le contact avec le mentoré constitue également un outil d’évaluation : soit il est imposé – en sollicitant un retour d’information –, soit il découle des besoins du mentoré, signalant, par exemple, l’apparition de problèmes.

Mentiway propose en outre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités supplémentaires permettant de suivre de plus près le processus de mentorat Sur la base des données actuelles de la plateforme, ainsi que d’enquêtes et d’un questionnaire de satisfaction, nous fournissons aux administrateurs du programme des informations sur l’avancement de celui-ci, telles que :

• Avancement du processus, sessions organisées et implication des participants
• Degré de réalisation des objectifs du mentoré
• Satisfaction des mentors et des mentorés à l’égard du déroulement des séances individuelles
• Paramètres quantitatifs pour le développement déclaratif des mentors au cours du processus

Toutes ces informations, sous forme agrégée, sont consultables dans un tableau de bord dédié destiné au responsable du programme de mentorat.

Fin du processus de mentorat

À la fin du processus, chaque binôme de mentorat devrait faire le point sur ce qu’il a accompli jusqu’à présent, notamment en évaluant dans quelle mesure les objectifs ont été atteints, ainsi qu’en menant une réflexion personnelle et en se donnant mutuellement un retour d’expérience sur l’ensemble du processus.

Le responsable doit également dresser un bilan du programme. Cela revêt une importance particulière du point de vue du développement de l’entreprise et de l’équipe. Il est nécessaire de résumer ce que le programme mis en œuvre a apporté à l’organisation et de déterminer s’il vaut la peine de le poursuivre à l’avenir

Mentiway recueille les commentaires des participants à la fin du processus et prépare à la fois des résumés individuels – par exemple, sous la forme d’un journal d’auto-réflexion pour les mentors et les mentorés – et un résumé de l’ensemble du programme tenant compte du degré de réalisation des objectifs, de la satisfaction des participants et d’une évaluation de leur évolution.