Programa de mentoria numa empresa — como o conceber, implementar e desenvolver? Um guia prático de Recursos Humanos
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Um programa de mentoria corporativa pode ser uma das ferramentas mais valiosas para o desenvolvimento dos colaboradores. A mentoria bem concebida não só apoia o desenvolvimento de competências como também facilita a transferência de conhecimento, fortalece a colaboração entre os colaboradores e contribui para construir uma cultura organizacional baseada na partilha de experiência.
No entanto, lançar simplesmente um programa não garante esses resultados. Uma organização pode encontrar excelentes mentores, recrutar participantes empenhados e realizar o emparelhamento, mas o programa ainda assim pode falhar em alcançar os resultados pretendidos. A sua qualidade depende de todo o processo – desde a definição do objetivo do programa, passando pelo recrutamento e preparação dos participantes, até ao acompanhamento do envolvimento e à avaliação dos resultados.
Então, como deve conceber um programa de mentoria corporativa? O que deve considerar antes de lançar a primeira edição? Como realizar o emparelhamento, preparar os mentores e verificar se o programa realmente funciona?
Neste artigo encontrará um guia prático para RH – desde a ideia inicial até ao desenvolvimento de edições subsequentes de um programa de mentoria.
Em resumo
- Um bom programa de mentoria começa com um objetivo claramente definido – é importante saber quais necessidades da organização e dos participantes deve abordar e que resultados são esperados.
- O desenho do programa deve abranger todo o processo – desde a definição das regras e o recrutamento de participantes, passando pelo emparelhamento de mentores e mentorados, até à realização das sessões e à síntese dos resultados.
- O emparelhamento é crucial para o sucesso do programa – um emparelhamento adequado das pessoas em termos de experiência, competências, necessidades e objetivos aumenta as hipóteses de uma relação de mentoria valiosa.
- Os participantes precisam de apoio não só no início – materiais, ferramentas, orientação e a capacidade de monitorizar o progresso do programa ajudam a manter o envolvimento e a qualidade do processo.
- Vale a pena medir e desenvolver o programa – analisar a satisfação, o envolvimento e os resultados permite tirar conclusões e preparar melhor as edições futuras.
- Mentiway apoia organizações em todas as fases de um programa de mentoria – desde o recrutamento e emparelhamento dos participantes, passando pela preparação das sessões e pelo trabalho sobre os objetivos, até ao acompanhamento do progresso do programa e à comunicação dos seus resultados. Saiba mais sobre a Mentiway ou contacte-nos.
- Leia também:
- Programas de mentoria corporativa – como conceber uma mentoria eficaz numa grande organização?
- Mentoria numa empresa – estudos de caso e resultados da implementação de programas de mentoria numa organização
- Como funciona o emparelhamento entre mentor e mentorado? Um olhar nos bastidores sobre o emparelhamento num programa de mentoria
O que exatamente é um programa de mentoria numa empresa?
Um programa de mentoria é um processo estruturado de desenvolvimento em que uma pessoa mais experiente — um mentor — apoia o desenvolvimento de outra pessoa, o mentorado. Ao contrário de uma relação de mentoria casual e informal, um programa organizado pela empresa tem objetivos definidos, prazos, regras de cooperação e formas de monitorizar o progresso.
Isto não significa, naturalmente, que cada conversa tenha de seguir um guião rígido. Pelo contrário — a relação de mentoria deve deixar espaço para as necessidades individuais dos participantes. A organização é, no entanto, responsável por criar as condições em que essa relação possa funcionar de forma eficaz.
É a estrutura que distingue um programa de mentoria profissional de uma situação em que um colaborador simplesmente encontra alguém na organização para aprender.
Num programa, vale a pena definir antecipadamente, entre outras coisas, por que a organização o está a lançar, a quem se destina, quanto tempo durará, como são selecionadas as duplas e como serão avaliados os seus resultados.
Se quiser saber mais sobre a diferença entre um programa de mentoria formal e uma relação de mentoria informal, vale também a pena ler o artigo sobre a formalização do processo de mentoria.
Por onde começar ao conceber um programa de mentoria?
O primeiro passo não deve ser procurar mentores.
Este é um dos erros mais comuns ao conceber programas de mentoria. A organização começa com a pergunta: “Quem podemos convidar para ser mentor?”, antes de ter definido, que problema empresarial ou de desenvolvimento a mentoria deve resolver.
Um bom programa, no entanto, começa com um propósito. Pode tratar-se, por exemplo, do desenvolvimento de competências de liderança, de preparar colaboradores para promoção, de apoiar mulheres no desenvolvimento de carreira, de transferir conhecimento entre gerações ou de melhorar a integração de novos contratados. Consoante o objetivo escolhido pela organização, o recrutamento de participantes, a seleção de mentores, o emparelhamento e até a forma como os resultados são medidos serão diferentes.
Portanto, antes de lançar um programa, vale a pena responder a algumas perguntas básicas:
- O que queremos alcançar através da mentoria?
- Quem deve participar no programa?
- Quais áreas de desenvolvimento a mentoria deve abranger?
- Quanto tempo deverá durar o processo?
- Como saberemos que o programa foi bem-sucedido?
Só depois de respondidas estas perguntas é que se pode avançar para definir os pormenores.
Como definir os objetivos de um programa de mentoria?
Os objetivos do programa devem surgir das necessidades da organização, ao mesmo tempo que estão ligados às necessidades dos próprios participantes. Isto é importante porque a mentoria não é apenas mais uma ação de formação que se possa planear completamente de antemão. Cada par de mentor/mentorado trabalha as necessidades específicas do mentorado, pelo que os objetivos individuais podem variar.
Uma organização pode, portanto, definir um objetivo geral para todo o programa e depois dar aos participantes margem para definirem os seus próprios objetivos de desenvolvimento. Por exemplo, um programa pode ter como finalidade desenvolver competências de liderança entre quem se prepara para funções de gestão. Os mentorados individuais podem, no entanto, trabalhar em áreas muito diferentes – um na delegação de tarefas, outro em ganhar confiança como líder e um terceiro em conduzir conversas difíceis.
Esta combinação de objetivos organizacionais e individuais significa que a mentoria pode tanto satisfazer as necessidades do negócio como apoiar verdadeiramente os participantes. Mais sobre isto, como trabalhar com objetivos durante a mentoria, escrevemos no nosso artigo sobre objetivos de mentoria.
Quem deve ser convidado para o programa de mentoria?
Uma vez definidos os objetivos do programa, pode avançar para o recrutamento de participantes.
Convém lembrar que um bom mentor não tem de ser a pessoa de mais alta hierarquia na organização. Muito mais importante é ter experiência que corresponda às necessidades dos participantes e a disponibilidade para a partilhar. Um mentor eficaz também deve saber ouvir, colocar questões e apoiar o mentorado na chegada a soluções de forma autónoma. O conhecimento especializado por si só não chega se o mentor tentar tomar decisões pela outra pessoa.
Por isso, o recrutamento de mentores deve ter em conta não só o cargo ou o tempo de serviço, mas também a motivação para assumir a função e as competências necessárias para conduzir uma relação de mentoria.
Convém também preparar adequadamente as pessoas que se tornam mentores pela primeira vez. Formação ou materiais introdutórios ajudam-nas a perceber como a mentoria difere do coaching, do aconselhamento ou da gestão e como apoiar o mentorado sem assumir a responsabilidade pelas suas decisões.
Se quiser saber, se qualquer pessoa pode tornar-se mentor, leia o nosso artigo sobre o tema.
Como conceber o emparelhamento entre mentor e mentorado?
O emparelhamento é um dos momentos mais importantes de todo o processo. Pode ter um programa bem preparado, participantes envolvidos e objetivos claramente definidos, mas se os participantes forem mal emparelhados, a relação pode não produzir os resultados esperados.
Numa iniciativa de pequena dimensão, os RH podem tentar criar pares manualmente. Contudo, com um maior número de participantes isso torna-se rapidamente ineficaz. Muitas combinações possíveis têm de ser analisadas, tendo em conta os objetivos de desenvolvimento, a experiência, as competências, as expectativas e as eventuais restrições.
Por esse motivo, o emparelhamento deve ser tratado como uma etapa separada do desenho do programa, e não como uma tarefa técnica realizada no final do recrutamento. Na Mentiway, o processo de emparelhamento pode ser apoiado por algoritmos. O sistema tem em conta os dados dos participantes e ajuda a encontrar uma solução que seja ótima não apenas para um único par, mas para todo o programa.
Pode ler mais sobre como o emparelhamento entre mentor e mentorado funciona do ponto de vista técnico numa entrevista com Jacek Tkaczuk, cofundador da Mentiway.
Como preparar os participantes para o início do programa?
O simples emparelhamento de um mentor com um mentorado não significa ainda que o processo esteja pronto a começar. Os participantes devem saber o que esperar da mentoria e qual é o seu papel. Isto é especialmente verdadeiro para pessoas que nunca participaram num programa deste tipo.
Os mentores devem saber conduzir conversas, colocar perguntas, trabalhar com objetivos e apoiar a autonomia do mentorado. Os mentorados, por sua vez, devem compreender que a mentoria não é um serviço de consultoria em que o mentor fornece respostas prontas para todas as questões.
Também é muito importante estabelecer regras de colaboração. Vale a pena discutir a frequência das reuniões, os métodos de comunicação, a confidencialidade e as expectativas de ambas as partes. Essas regras podem ser registadas num contrato de mentoria, o que ajuda a organizar a colaboração desde a primeira reunião.
Como deve ser a primeira sessão de mentoria?
A primeira sessão é particularmente importante porque é nela que se inicia a relação efetiva entre o mentor e o mentorado. No entanto, não deve ser encarada como um encontro em que todos os problemas têm de ser resolvidos de imediato. O mais importante é conhecer-se mutuamente, criar uma atmosfera de confiança, discutir expectativas e acordar as regras para a colaboração futura.
Também é boa ideia deixar espaço para afinar os objetivos. Um mentorado pode inicialmente ter apenas uma orientação geral de desenvolvimento, que será transformada num objetivo mais concreto durante conversas subsequentes. Convém também lembrar que a primeira sessão não tem de ser igual em todos os programas. No entanto, a organização pode preparar para os participantes uma agenda com orientações e perguntas, que ajude a iniciar a conversa.
Pode encontrar mais dicas práticas no nosso guia: Primeira sessão de mentoria passo a passo.
Como apoiar os participantes durante o programa?
Um programa de mentoria não termina assim que os pares são formados.
É então que começa a parte mais importante do processo. A organização deve ser capaz de verificar se os participantes estão realmente a reunir-se, se estão a progredir em direção aos seus objetivos e se surgiram questões que exijam apoio adicional.
Isto não significa, obviamente, monitorizar todas as conversas de mentoria. A confidencialidade continua a ser muito importante. O RH deve, no entanto, ter acesso a informação que lhes permita avaliar o progresso global do programa. Pode monitorizar, entre outras coisas, a frequência das sessões, o envolvimento dos participantes, o progresso em relação aos objetivos e os níveis de satisfação.
Isto é especialmente importante em organizações de grande dimensão. Se o programa abranger dezenas ou mesmo centenas de pessoas, não é realista esperar que todos os pares sejam igualmente ativos sem apoio organizacional.
O que fazer se uma dupla de mentoria não estiver a resultar?
Mesmo o melhor emparelhamento não garante que todas as duplas terão sucesso.
Pode acontecer que os participantes tenham estilos de comunicação completamente diferentes, não consigam encontrar uma abordagem de trabalho comum, ou simplesmente descubram que as suas expectativas em relação à mentoria divergem. Por isso, um programa profissional deve incluir um mecanismo para reportar problemas e uma resposta adequada por parte do organizador. Por vezes, uma conversa para clarificar os acordos de trabalho é suficiente. Noutros casos, o reemparelhamento pode ser a solução.
Mais importante ainda, os participantes devem saber, a quem podem recorrer se a relação de mentoria não estiver a evoluir adequadamente. A ausência de tal mecanismo pode levar a situações em que uma dupla deixa de se reunir e o organizador só o descobre durante a avaliação final.
Como medir a eficácia de um programa de mentoria?
Se uma organização investe tempo e orçamento em mentoria, também deve saber que resultados o programa oferece. No entanto, não se trata apenas de contar o número de participantes ou de sessões realizadas. Esses dados mostram a atividade do programa, mas não necessariamente a sua eficácia.
Vale a pena ter uma visão mais ampla: os participantes alcançaram os seus objetivos? Como avaliam a relação de mentoria? Recomendariam o programa a outros? Voltariam a participar em mentoria? Como mudou a perceção que têm das suas próprias competências ou das oportunidades de desenvolvimento? Uma avaliação bem desenhada também pode ajudar a responder o que deve ser alterado antes da próxima edição.
Isto é importante, porque o primeiro programa de mentoria raramente termina simplesmente com a última sessão. Os dados recolhidos devem ser um ponto de partida para melhorar a edição seguinte.
Se estiver interessado neste tema, leia sobre como medir a eficácia da mentoria e quais KPIs vale a pena acompanhar.
Como desenvolver um programa de mentoria após a primeira edição?
A primeira edição do programa é também uma fonte de conhecimento muito valioso para a organização.
Após a sua conclusão, vale a pena analisar não apenas os resultados dos inquéritos, mas todo o processo. O que correu bem? Onde os participantes necessitaram de apoio adicional? O emparelhamento foi eficaz? Os mentores sentiram-se devidamente preparados? Os objetivos do programa estavam bem definidos? Assim, a segunda edição não tem de ser uma cópia da primeira.
Pode ser alargado para incluir novos grupos de participantes, novos itinerários temáticos ou atividades de apoio adicionais. A organização pode também optar por combinar a mentoria com outras iniciativas de desenvolvimento.
É precisamente nesta fase que a mentoria começa a transitar de um único projeto de RH para um elemento permanente da estratégia de desenvolvimento dos colaboradores.
Programa de mentoria corporativo – erros mais comuns
O maior erro é tratar a mentoria como uma ação isolada: “vamos encontrar mentores, emparelhá‑los com os colaboradores e ver no que dá.”
A mentoria precisa de estrutura, mas não deve ser excessivamente formalizada. A organização deve criar um quadro que apoie os participantes, ao mesmo tempo que lhes deixe autonomia na construção das relações. Focar toda a atenção no recrutamento de mentores também pode ser problemático. Mesmo profissionais muito experientes podem precisar de preparação para o papel de mentor.
Outro desafio é a falta de monitorização do programa. Se os recursos humanos não sabem se os pares estão, de facto, a reunir-se e se os participantes estão a atingir os seus objetivos, é muito difícil reagir aos problemas a tempo. Tenha cuidado para não depositar demasiadas expectativas apenas no emparelhamento. Um bom emparelhamento é importante, mas mesmo o par com melhor compatibilidade precisa das condições certas para funcionar, de regras claramente definidas e do compromisso de ambas as partes.
Como é um programa de mentoria apoiado pela Mentiway?
Um programa de mentoria pode ser gerido com recurso a folhas de cálculo, formulários, e-mails e reuniões. Contudo, com um número maior de participantes surge rapidamente um problema de escalabilidade.
A Mentiway permite reunir os elementos-chave do programa num só lugar – desde o recrutamento e a preparação dos participantes, passando pelo emparelhamento, pelo contrato de mentoria e pelo trabalho sobre objetivos, até à monitorização das sessões e à avaliação do programa.
Como resultado, os organizadores já não precisam de supervisionar manualmente cada etapa do processo. Os participantes, por sua vez, têm acesso a materiais, técnicas e ferramentas que os ajudam a preparar melhor as sessões e a trabalhar rumo aos seus objetivos.
A tecnologia não substitui a relação de mentoria. O seu papel é, sobretudo, ajudar a organização a criar as condições em que essa relação pode funcionar de forma eficaz.
Resumo: Como criar um bom programa de mentoria numa empresa?
Um programa de mentoria eficaz não começa pela procura de mentores. Começa por responder à pergunta, por que motivo a organização quer implementar a mentoria e que resultado espera alcançar.
Só depois chega a altura de selecionar os participantes, preparar mentores e mentorados, definir as regras, fazer o emparelhamento e organizar as primeiras sessões. Durante o programa, são também necessários apoio e monitorização adequados. Após o seu término, vale a pena analisar os dados e o feedback dos participantes para conceber ainda melhor a edição seguinte. Portanto, pode ver-se um programa de mentoria como um processo composto por vários elementos interligados:
objetivo → conceção do programa → recrutamento → preparação → emparelhamento → sessões de mentoria → monitorização → avaliação → desenvolvimento da edição seguinte.
Só cuidando de todo o processo é que se pode aproveitar o potencial da mentoria e garantir que ela se torne não apenas uma iniciativa interessante de RH, mas uma verdadeira ferramenta para o desenvolvimento dos colaboradores.
Pretende implementar um programa de mentoria na sua organização?
Se planeia lançar um programa de mentoria na sua empresa, não precisa de conceber todo o processo do zero.
Na Mentiway apoiamos organizações no desenho e na implementação de programas de mentoria – desde o recrutamento e o emparelhamento, passando pela preparação de mentores e mentorados, até ao acompanhamento do envolvimento e à análise dos resultados.
If you want to see what a mentoring program tailored to your organization’s needs could look like, fale connosco sobre a Mentiway.
Perguntas frequentes: programa de mentoria numa empresa
O que é um programa de mentoria numa empresa?
Um programa de mentoria é um processo de desenvolvimento estruturado no qual os mentores apoiam os mentorados no desenvolvimento de competências, na concretização de objetivos e na maximização do seu potencial. O programa tem objetivos, regras, prazos e métodos definidos para monitorização e avaliação.
Como iniciar um programa de mentoria numa empresa?
É melhor começar por definir o objetivo do programa e as necessidades da organização. De seguida, conceba as regras do programa, identifique o grupo de participantes, realize o recrutamento, prepare os mentores e planeie o emparelhamento.
Quanto tempo deve durar um programa de mentoria?
Não existe uma duração única correta para um programa. Muito depende do seu propósito, do grupo de participantes e da frequência das reuniões. Mais importante do que o número de meses é garantir que os participantes disponham de tempo adequado para construir relações e trabalhar os seus objetivos.
Como é feito o emparelhamento entre mentor e mentorado?
O emparelhamento deve ter em conta, entre outros aspetos, os objetivos de desenvolvimento do mentorado, a experiência e as competências do mentor e as expectativas dos participantes. Para programas maiores, vale a pena usar ferramentas que apoiem a análise de muitas combinações possíveis.
Os mentores devem ser formados antes do início do programa?
Vale a pena. Especialmente quem assume um papel de mentor pela primeira vez pode precisar de orientação sobre como conduzir sessões, fazer perguntas, trabalhar com objetivos e construir a relação de mentoria.
Como pode medir a eficácia de um programa de mentoria?
É útil analisar tanto a atividade dos participantes como os resultados do processo. Pode monitorizar, entre outros aspetos, a consecução de objetivos, a regularidade das sessões, a satisfação dos participantes, a qualidade do emparelhamento e a predisposição para recomendar o programa.
Pode um programa de mentoria ser realizado online?
Sim. Um programa de mentoria pode ser ministrado inteiramente online ou num formato híbrido. Em grandes organizações, soluções digitais também podem facilitar o recrutamento, o emparelhamento, a comunicação e a monitorização do programa.
