Programme de mentorat en entreprise : comment le concevoir, le mettre en œuvre et le développer ? Guide RH pratique

Anna Fiałkowska ,

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Un programme de mentorat en entreprise peut être l’un des outils les plus précieux pour le développement des collaborateurs. Un mentorat bien conçu ne se contente pas de favoriser le développement des compétences : il facilite également le transfert de connaissances, renforce la collaboration entre les collaborateurs et contribue à instaurer une culture organisationnelle fondée sur le partage d’expériences.

Cependant, lancer simplement un programme ne garantit pas l’obtention de ces résultats. Une organisation peut trouver d’excellents mentors, recruter des participants engagés et effectuer des appariements, et pourtant le programme peut ne pas atteindre les résultats escomptés. Sa qualité dépend de l’ensemble du processus — de la définition de l’objectif du programme, en passant par le recrutement et la préparation des participants, jusqu’au suivi de l’engagement et à l’évaluation des résultats.

Comment concevoir un programme de mentorat en entreprise ? Quelles questions faut-il se poser avant de lancer la première édition ? Comment effectuer le jumelage, préparer les mentors et vérifier si le programme fonctionne réellement ?

Dans cet article, vous trouverez un guide pratique pour les RH – de l’idée initiale à l’élaboration des éditions suivantes d’un programme de mentorat.

En bref

Un bon programme de mentorat commence par un objectif clairement défini – il est important de savoir à quels besoins organisationnels et des participants il doit répondre et quels résultats sont attendus.

La conception du programme doit couvrir l’ensemble du processus – de la définition des règles et du recrutement des participants, en passant par le jumelage des mentors et des mentorés, jusqu’à la tenue des séances et la synthèse des résultats.

Le jumelage est crucial pour la réussite du programme – un appariement approprié des personnes en termes d’expérience, de compétences, de besoins et d’objectifs augmente les chances d’établir une relation de mentorat porteuse de valeur.

Les participants ont besoin de soutien bien au-delà du démarrage – des documents, des outils, des orientations et la possibilité de suivre l’avancement du programme contribuent à maintenir l’engagement et la qualité du processus.

Il est utile de mesurer et d’améliorer le programme – analyser la satisfaction, l’engagement et les résultats permet de tirer des enseignements et de mieux préparer les éditions futures.

Mentiway accompagne les organisations à chaque étape d’un programme de mentorat – du recrutement et de la mise en relation des participants, en passant par la préparation des séances et le travail sur les objectifs, jusqu’au suivi de l’avancement du programme et au reporting de ses résultats. En savoir plus sur Mentiway ou contactez‑nous.

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Qu’est‑ce exactement qu’un programme de mentorat en entreprise ?

Un programme de mentorat est un processus de développement structuré dans lequel une personne plus expérimentée — un mentor — soutient le développement d’une autre personne, le mentoré. Contrairement à une relation de mentorat informelle et occasionnelle, un programme organisé par l’entreprise dispose d’objectifs définis, de calendriers, de règles de coopération et de moyens de suivre les progrès.

Cela ne signifie pas, bien sûr, que chaque conversation doive suivre un scénario rigide. Au contraire — la relation de mentorat doit laisser de la place aux besoins individuels des participants. L’organisation est toutefois responsable de créer les conditions dans lesquelles une telle relation peut fonctionner efficacement.

C’est la structure qui distingue un programme de mentorat professionnel d’une situation où un employé trouve simplement quelqu’un dans l’organisation dont il peut apprendre.

Dans un programme, il est utile de définir à l’avance, entre autres, pourquoi l’organisation le lance, à qui il s’adresse, quelle en sera la durée, comment les binômes sont sélectionnés et comment ses résultats seront évalués.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la différence entre un programme de mentorat formel et une relation de mentorat informelle, il vaut également la peine de lire l’article sur la formalisation du processus de mentorat.

Par où commencer pour concevoir un programme de mentorat ?

La première étape ne devrait pas être de chercher des mentors.

C’est l’une des erreurs les plus courantes lors de la conception de programmes de mentorat. L’organisation commence par la question : « Qui pouvons-nous inviter pour être mentor ? », avant d’avoir défini, quel problème métier ou de développement le mentorat doit résoudre.

Un bon programme, cependant, commence par une finalité. Il peut s’agir, par exemple, de développer des compétences de leadership, de préparer des collaborateurs à une promotion, de soutenir les femmes dans leur développement de carrière, de transférer les connaissances entre les générations, ou d’améliorer l’intégration des nouveaux embauchés. Selon l’objectif choisi par l’organisation, le recrutement des participants, la sélection des mentors, l’appariement et même la manière dont les résultats sont mesurés différeront.

Par conséquent, avant de lancer un programme, il est utile de répondre à quelques questions de base :

Que souhaitons‑nous accomplir grâce au mentorat ?

Qui devrait participer au programme ?

Quels axes de développement le mentorat devrait‑il couvrir ?

Combien de temps le processus devrait‑il durer ?

Comment saurons‑nous que le programme a été un succès ?

Ce n’est qu’une fois ces questions répondues que vous pouvez passer à la conception des éléments spécifiques.

Comment définir les objectifs d’un programme de mentorat ?

Les objectifs du programme doivent découler des besoins de l’organisation tout en étant liés aux besoins propres des participants. Cela est important car le mentorat n’est pas simplement une formation supplémentaire pouvant être entièrement planifiée à l’avance. Chaque binôme de mentorat travaille sur les besoins spécifiques du mentoré, si bien que les objectifs individuels peuvent varier.

Une organisation peut donc fixer un objectif global pour l’ensemble du programme, puis laisser aux participants la latitude de définir leurs propres objectifs de développement. Par exemple, un programme peut viser à développer des compétences de leadership chez les personnes se préparant à des fonctions managériales. Les mentorés individuels peuvent toutefois travailler sur des domaines très différents : l’un sur la délégation des tâches, un autre sur la confiance en tant que leader, et un troisième sur la conduite d’entretiens difficiles.

Cette combinaison d’objectifs organisationnels et individuels signifie que le mentoring peut à la fois répondre aux besoins de l’entreprise et soutenir véritablement les participants. Pour en savoir plus, sur la manière de travailler avec les objectifs pendant le mentoring, nous l’avons expliqué dans notre article consacré aux objectifs du mentoring.

Qui devrait être invité à participer au programme de mentoring ?

Une fois les objectifs du programme définis, vous pouvez passer au recrutement des participants.

Il convient de se rappeler qu’un bon mentor n’a pas besoin d’être la personne la mieux placée hiérarchiquement dans l’organisation. L’expérience correspondant aux besoins des participants et la volonté de la partager sont bien plus importantes. Un mentor efficace doit également savoir écouter, poser des questions et soutenir le mentoré afin qu’il parvienne lui-même à des solutions. Le seul savoir-expert ne suffit pas si le mentor cherche à prendre les décisions à la place de l’autre personne.

Par conséquent, le recrutement des mentors doit prendre en compte non seulement le titre du poste ou l’ancienneté, mais aussi la motivation à assumer ce rôle et les compétences nécessaires pour conduire une relation de mentoring.

Il est également utile de bien préparer les personnes devenant mentors pour la première fois. Une formation ou des documents d’introduction les aident à comprendre en quoi le mentoring diffère du coaching, du conseil ou du management, et comment soutenir le mentoré sans se substituer à lui dans la prise de décisions.

Si vous souhaitez le savoir, si n’importe qui peut devenir mentor, lisez notre article sur le sujet.

Comment concevoir la mise en relation mentor-mentoré ?

L’appariement est l’un des moments les plus importants de l’ensemble du processus. Vous pouvez avoir un programme bien préparé, des participants engagés et des objectifs clairement définis, mais si les participants sont mal appariés, la relation peut ne pas produire les résultats attendus.

Dans un petit programme, les RH peuvent tenter de créer les binômes manuellement. Cependant, avec un plus grand nombre de participants, cela devient rapidement inefficace. Il faut analyser de nombreuses combinaisons possibles en tenant compte des objectifs de développement, de l’expérience, des compétences, des attentes et des contraintes potentielles.

Pour cette raison, l’appariement doit être traité comme une étape distincte de la conception du programme, et non comme une tâche technique réalisée à la fin du recrutement. Chez Mentiway, le processus d’appariement peut être soutenu de manière algorithmique. Le système prend en compte les données des participants et aide à trouver une solution optimale non seulement pour une paire, mais pour l’ensemble du programme.

Vous pouvez en savoir plus sur la manière dont l’appariement mentor–mentoré se déroule d’un point de vue technique dans une interview avec Jacek Tkaczuk, cofondateur de Mentiway.

Comment préparer les participants au démarrage du programme ?

Le simple fait d’associer un mentor et un mentoré ne signifie pas encore que le processus est prêt à commencer. Les participants doivent savoir à quoi s’attendre du mentorat et quel est leur rôle. Cela vaut particulièrement pour les personnes qui n’ont jamais participé à un tel programme.

Les mentors doivent savoir mener des entretiens, poser des questions, travailler sur des objectifs et soutenir l’autonomie du mentoré. Les mentorés, quant à eux, doivent comprendre que le mentorat n’est pas un service de conseil où le mentor fournit des réponses toutes faites à chaque question.

Il est aussi très important d’établir des règles de collaboration. Il est utile d’aborder la fréquence des réunions, les moyens de communication, la confidentialité et les attentes des deux parties. De telles règles peuvent être consignées dans un contrat de mentorat, ce qui aide à organiser la collaboration dès la première rencontre.

À quoi devrait ressembler la première séance de mentorat ?

La première séance est particulièrement importante car c’est à ce moment que commence la relation effective entre le mentor et le mentoré. Elle ne doit toutefois pas être considérée comme une réunion où tous les problèmes doivent être résolus immédiatement. L’essentiel est de faire connaissance, d’instaurer une atmosphère de confiance, de discuter des attentes et de convenir des règles pour la collaboration future.

Il est aussi utile de prévoir de la place pour affiner les objectifs. Un mentoré peut initialement n’avoir qu’une orientation générale de développement, qui sera transformée en objectif plus concret au cours des conversations suivantes. Il convient aussi de garder à l’esprit que la première séance n’a pas à être identique dans chaque programme. Toutefois, l’organisation peut préparer pour les participants un ordre du jour avec des pistes et des questions, ce qui aidera à lancer la conversation.

Vous pouvez trouver plus de conseils pratiques dans notre guide : Première séance de mentorat étape par étape.

Comment soutenir les participants pendant le programme ?

Un programme de mentorat ne se termine pas une fois les binômes constitués.

C’est alors que commence la partie la plus importante du processus. L’organisation doit être en mesure de vérifier si les participants se rencontrent effectivement, s’ils progressent vers leurs objectifs et si des problèmes nécessitant un soutien supplémentaire sont apparus.

Cela ne signifie bien sûr pas surveiller chaque échange de mentorat. La confidentialité reste très importante. Les RH devraient cependant avoir accès à des informations leur permettant d’évaluer les progrès globaux du programme. Vous pouvez suivre, entre autres, la fréquence des sessions, l’engagement des participants, l’avancement vers les objectifs et le niveau de satisfaction.

Ceci est particulièrement important dans les grandes organisations. Si le programme concerne des dizaines, voire des centaines de personnes, il est irréaliste d’attendre que tous les binômes soient également actifs sans soutien organisationnel.

Que faire si un binôme de mentorat ne fonctionne pas ?

Même le meilleur appariement ne garantit pas le succès de chaque binôme.

Il peut arriver que les participants aient des styles de communication complètement différents, qu’ils ne parviennent pas à trouver une approche de travail commune, ou qu’ils constatent simplement que leurs attentes vis-à-vis du mentorat diffèrent. Par conséquent, un programme professionnel devrait inclure un mécanisme de signalement des problèmes et une réponse appropriée de l’organisateur. Parfois, une conversation visant à clarifier les modalités de travail suffit. Dans d’autres cas, un réappairage peut être la solution.

Surtout, les participants devraient savoir, à qui s’adresser si la relation de mentorat ne se développe pas correctement. L’absence d’un tel mécanisme peut conduire à des situations où un binôme cesse de se rencontrer et où l’organisateur ne s’en aperçoit qu’au moment de l’évaluation finale.

Comment mesurer l’efficacité d’un programme de mentorat ?

Si une organisation investit du temps et un budget dans le mentorat, elle devrait aussi savoir quels résultats le programme produit. Cependant, il ne s’agit pas seulement de compter le nombre de participants ou de sessions réalisées. Ces données montrent l’activité du programme mais pas nécessairement son efficacité.

Il vaut la peine d’adopter une vision plus large : les participants ont-ils atteint leurs objectifs ? Comment évaluent-ils la relation de mentorat ? Recommanderaient-ils le programme à d’autres ? Participeraient-ils de nouveau à un mentorat ? Leur perception de leurs propres compétences ou des opportunités de développement a-t-elle changé ? Une évaluation bien conçue peut aussi aider à déterminer ce qu’il faut modifier avant la prochaine édition.

C’est important, car le premier programme de mentorat ne se termine rarement simplement avec la dernière séance. Les données recueillies doivent constituer un point de départ pour améliorer l’édition suivante.

Si ce sujet vous intéresse, lisez comment mesurer l’efficacité du mentorat et quels KPIs il vaut la peine de suivre.

Comment développer un programme de mentorat après la première édition ?

La première édition du programme est également une source de connaissances très précieuses pour l’organisation.

Après sa clôture, il est utile d’analyser non seulement les résultats des sondages mais l’ensemble du processus. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Où les participants ont-ils eu besoin d’un soutien supplémentaire ? Le jumelage a-t-il été efficace ? Les mentors se sont-ils sentis suffisamment préparés ? Les objectifs du programme étaient-ils bien définis ? Ainsi, la deuxième édition n’a pas à être une copie de la première.

Il peut être étendu pour inclure de nouveaux groupes de participants, de nouvelles filières thématiques ou des activités de soutien supplémentaires. L’organisation peut également choisir de combiner le mentorat avec d’autres initiatives de développement.

C’est précisément à ce stade que le mentorat commence à passer d’un projet RH ponctuel à un élément permanent de la stratégie de développement des collaborateurs.

Programme de mentorat d’entreprise – les erreurs les plus courantes

La plus grande erreur est de considérer le mentorat comme une action ponctuelle : « trouvons des mentors, associons-les aux employés et voyons ce qui se passe. »

Le mentorat a besoin de structure, mais il ne doit pas être trop formalisé. L’organisation doit créer un cadre qui soutient les participants tout en leur laissant l’autonomie nécessaire pour construire des relations. Concentrer toute l’attention sur le recrutement des mentors peut aussi poser problème. Même des professionnels très expérimentés peuvent avoir besoin d’une préparation au rôle de mentor.

Un autre défi est le manque de suivi du programme. Si les RH ignorent si les binômes se rencontrent réellement et si les participants atteignent leurs objectifs, il est très difficile de réagir aux problèmes à temps. Veillez à ne pas attendre trop du seul appariement. Un bon appariement est important, mais même le binôme le mieux assorti a besoin des bonnes conditions pour fonctionner, de règles clairement définies et de l’engagement des deux parties.

À quoi ressemble un programme de mentorat soutenu par Mentiway ?

Un programme de mentorat peut être géré à l’aide de tableurs, de formulaires, de courriels et de réunions. Toutefois, dès qu’il y a un plus grand nombre de participants, un problème d’échelle survient rapidement.

Mentiway vous permet de rassembler les éléments clés du programme au même endroit – du recrutement et de la préparation des participants, en passant par l’appariement, le contrat de mentorat et le travail sur les objectifs, jusqu’au suivi des séances et à l’évaluation du programme.

En conséquence, les organisateurs n’ont plus besoin de superviser manuellement chaque étape du processus. Les participants, quant à eux, ont accès à des supports, des techniques et des outils qui les aident à mieux se préparer aux séances et à progresser vers leurs objectifs.

La technologie ne remplace pas la relation de mentorat. Son rôle est avant tout d’aider l’organisation à créer les conditions dans lesquelles une telle relation peut fonctionner efficacement.

Résumé : Comment créer un bon programme de mentorat en entreprise ?

Un programme de mentorat efficace ne commence pas par la recherche de mentors. Il commence par répondre à la question, pourquoi l’organisation souhaite mettre en place le mentorat et quel résultat elle attend d’obtenir.

Ce n’est qu’ensuite qu’il faut sélectionner les participants, préparer mentors et mentorés, définir les règles, procéder à l’appariement et organiser les premières séances. Pendant le programme, un accompagnement et un suivi adaptés sont également nécessaires. Après sa clôture, il est utile d’analyser les données et les retours des participants pour concevoir encore mieux l’édition suivante. Ainsi, on peut considérer un programme de mentorat comme un processus composé de plusieurs éléments reliés :

objectif → conception du programme → recrutement → préparation → appariement → séances de mentorat → suivi → évaluation → élaboration de l’édition suivante.

Ce n’est qu’en prenant soin de l’ensemble du processus que vous pourrez exploiter le potentiel du mentorat et faire en sorte qu’il devienne non seulement une initiative RH intéressante, mais un véritable outil de développement des collaborateurs.

Voulez-vous mettre en place un programme de mentorat dans votre organisation ?

Si vous envisagez de lancer un programme de mentorat dans votre entreprise, il n’est pas nécessaire de concevoir l’ensemble du processus à partir de zéro.

Chez Mentiway, nous accompagnons les organisations dans la conception et la gestion de programmes de mentorat – du recrutement et de l’appariement, à la préparation des mentors et des mentorés, en passant par le suivi de l’engagement et l’analyse des résultats.

Si vous souhaitez voir à quoi pourrait ressembler un programme de mentorat adapté aux besoins de votre organisation, contactez-nous à propos de Mentiway.

FAQ : programme de mentorat en entreprise

Qu’est-ce qu’un programme de mentorat en entreprise ?

Un programme de mentorat est un processus de développement structuré dans lequel des mentors accompagnent des mentorés pour développer des compétences, atteindre des objectifs et tirer le meilleur parti de leur potentiel. Le programme comporte des objectifs, des règles, des délais et des méthodes de suivi et d’évaluation.

Comment démarrer un programme de mentorat en entreprise ?

Il est préférable de commencer par définir l’objectif du programme et les besoins de l’organisation. Ensuite, concevez les règles du programme, identifiez le groupe de participants, procédez au recrutement, préparez les mentors et planifiez l’appariement.

Combien de temps doit durer un programme de mentorat ?

Il n’existe pas de durée unique pour un programme. Tout dépend de son objectif, du groupe de participants et de la fréquence des rencontres. Plus important que le nombre de mois est de s’assurer que les participants disposent d’un temps suffisant pour créer des relations et travailler sur leurs objectifs.

Comment apparie-t-on un mentor et un mentoré ?

L’appariement doit prendre en compte, entre autres, les objectifs de développement du mentoré, l’expérience et les compétences du mentor, ainsi que les attentes des participants. Pour les programmes de grande ampleur, il est utile d’utiliser des outils qui facilitent l’analyse de nombreuses combinaisons possibles.

Les mentors doivent-ils être formés avant le démarrage du programme ?

Cela en vaut la peine. En particulier, les personnes qui assument un rôle de mentor pour la première fois peuvent avoir besoin de conseils sur la conduite des séances, la formulation de questions, le travail avec les objectifs et l’établissement de la relation de mentorat.

Comment mesurer l’efficacité d’un programme de mentorat ?

Il est utile d’analyser à la fois l’activité des participants et les résultats du processus. Vous pouvez suivre, entre autres, l’atteinte des objectifs, la régularité des séances, la satisfaction des participants, la qualité du jumelage et la propension à recommander le programme.

Un programme de mentorat peut-il être conduit en ligne ?

Oui. Un programme de mentorat peut être dispensé entièrement en ligne ou en format hybride. Dans les grandes organisations, les solutions numériques peuvent également faciliter le recrutement, le jumelage, la communication et le suivi du programme.