Mentorat programare în companii. Cum să implementați un program de mentorat într-o organizație?

Revenire

Traducere de DeepL.

Programele de mentorat intern sunt procese ciclice, limitate în timp, în cadrul cărora se creează perechi de mentori între angajații unei organizații. Implementarea lor în companii rezolvă multe probleme. Printre altele, construiește relații, dă un sentiment de apartenență la o echipă, ca să nu mai vorbim, desigur, de dezvoltare – și aceasta atât a persoanelor mentorate, cât și a mentorilor.

Cu toate acestea, pentru ca mentoratul să funcționeze corect într-o organizație și să atingă aceste obiective, este necesar să se asigure că are o metodologie adecvată – implementarea și evaluarea sa. Nimic nu este mai rău decât „să mergi pe picior mare”, să dai participanților libertatea de a acționa și apoi să descoperi că mentoratul nu funcționează.

Mai jos sunt prezentate elementele cheie ale implementării unui program de mentorat model într-o companie, conform metodologiei pe care o folosim la Mentiway. Printre altele, prin grija acordată tuturor aspectelor din lista de mai jos, mentoratul este atât de eficient în atingerea obiectivelor sale.

Etape în implementarea unui program de mentorat într-o companie

1. Selectarea managerului de program
2. Definirea obiectivelor programului
3. Educarea potențialilor participanți
4. Recrutarea mentorilor și a persoanelor îndrumate
5. Reunirea participanților în perechi de mentori
6. Ateliere de formare și implementare
7. Primele întâlniri
8. Sesiuni de mentorat
9. Evaluarea procesului
10. Finalizarea procesului de mentorat

Selectarea unui manager al programului de mentorat în cadrul organizației

Înainte de a intra în detaliile programului în sine, este necesar să se identifice persoana care va gestiona întregul proces de mentorat în cadrul companiei. Foarte adesea, aceasta este persoana responsabilă cu dezvoltarea angajaților: un angajat al departamentului de resurse umane, un specialist în formare și dezvoltare sau, uneori, managerul departamentului în care este implementat programul

În cazul implementării mentoratului într-o întreprindere, pe lângă utilizarea unui instrument dedicat, conducătorul (conducătorii) programului va (vor) avea responsabilitatea de a comunica, de a primi solicitările mentorilor și ale persoanelor îndrumate, de a le pune în aplicare și de a răspunde ulterior la întrebări și probleme. O responsabilitate importantă a managerului este, de asemenea, să monitorizeze procesul și să colecteze feedback de la participanți, iar la sfârșitul programului să îl rezume.

Aplicația Mentiway automatizează majoritatea proceselor, furnizează cunoștințele și colectează singură informațiile necesare. În acest caz, rolul persoanei se concentrează doar pe comunicarea cu participanții și rezolvarea problemelor acestora, eliminând povara organizării întregului proces

De asemenea, se întâmplă uneori ca organizațiile să aleagă să lucreze cu consultanți externi cu expertiză în acest domeniu pentru a derula programul de mentorat. Într-o astfel de situație, pe lângă sarcinile menționate mai sus, cel mai frecvent se organizează cursuri de formare și ateliere dedicate pentru participanți.

Definirea obiectivelor programului de mentorat

Chiar înainte de mentorat într-o organizație, este, de asemenea, necesar să se definească o serie de parametri ai acestuia. Cel mai important dintre aceștia este chiar scopul programului și grupul țintă de participanți.

În mod important, obiectivul ar trebui să aibă măsuri de realizare, iar organizația ar trebui să se întrebe prin ce își va da seama că programul a avut succes.

În plus, scopul mentoratului ar trebui să fie cunoscut și comunicat pe scară largă întregului grup de părți interesate. Merită să se acorde atenție pentru a se asigura că obiectivele individuale ale persoanelor îndrumate se potrivesc cu obiectivele organizaționale, astfel încât ambele părți interesate să beneficieze.

Există multe tipuri diferite de mentorat și chiar și în cadrul acestor tipuri este necesar să se aleagă domeniile pe care programul le va evidenția și dezvolta.

Tipuri de programe de mentorat în întreprinderi:

• Clasic – în forma sa de bază, scopul mentoratului este de a construi o relație și de a-i dezvolta pe mentorat și pe mentor în principal în ceea ce privește competențele transversale – legate, de exemplu, de construirea unei echipe sau de competențe în comunicare, rezolvarea problemelor etc.
• Specializat – uneori, o formă de mentorat este utilizată și pentru a dezvolta competențe specializate, într-un domeniu specific – de obicei legat de un domeniu larg de activitate în cadrul organizației. Un exemplu ar fi dezvoltarea de competențe într-o anumită tehnologie în companiile IT.
• Flipped – este o formă destul de recentă de mentorat, care vizează de obicei dezvoltarea competențelor digitale. În acest caz, persoanele cu experiență mai generală sunt, de obicei, cei care primesc mentorat, iar persoanele mai tinere și mai puțin experimentate sunt mentorii. De obicei, această formă de mentorat permite dezvoltarea de competențe care sunt noi pe piață – de exemplu, activități în social media, legate de internet și de noile tehnologii.
• Onboarding – este foarte comun să se utilizeze poziția de buddy-ego pentru a introduce noii angajați la locul de muncă. În acest caz, este bine să formalizați acest tip de relație tocmai prin implementarea metodologiilor de mentorat.
• Momboarding – este o formă specială de onboarding în care mentoratul ajută mamele să se întoarcă la muncă după concediul de maternitate.

Alegerea tipului de mentorat într-o organizație se bazează, desigur, pe grupul căruia i se va adresa acest mentorat. Aici este important, de asemenea, să se contureze domeniile de competență în care va funcționa programul. Aceasta implică selectarea competențelor care vor fi dorite pentru dezvoltare de către persoana mentorată și în care mentorii au experiență. Un exemplu ar fi competențele manageriale, cum ar fi gestionarea echipei, soluționarea conflictelor, motivarea etc.

Educarea potențialilor participanți la mentorat

Odată ce programul de mentorat a fost conceput într-o companie, trebuie să ne asigurăm că acesta este „promovat” în mod corespunzător în cadrul companiei. Merită să ne asigurăm că toți participanții potențiali știu despre lansarea programului și pot decide dacă doresc să ia parte la acesta.

Este necesar să se explice echipei ce este mentoratul, în ce constă o astfel de relație, subliniind beneficiile participării la proces atât pentru mentori, cât și pentru mentorat. Un set de ghiduri pentru ambele grupuri de participanți este, de asemenea, util aici pentru a-i ajuta să decidă.

La Mentiway, această etapă a procesului este pusă în aplicare prin intermediul unor pagini de destinație dedicate – pagini de destinație care prezintă programul de mentorat, îi fac „publicitate” la nivel intern în cadrul organizației și răspund întrebărilor frecvente prin intermediul unei secțiuni FAQ. Aceste pagini pot fi deschise tuturor sau pot avea acces restricționat – doar pentru angajații organizației. Prezentat în acest fel, programul este mai accesibil și, astfel, este posibil să se ajungă la aproape toți angajații companiei, cât mai larg posibil.

Recrutarea mentorilor și a discipolilor în cadrul întreprinderii

Odată ce a fost adus la cunoștință programul de mentorat, poate începe recrutarea participanților. De cele mai multe ori, această etapă se desfășoară folosind formulare online care colectează datele într-un singur loc și permit standardizarea cererilor.

Prin concepție, formularele conțin întrebări diferite pentru mentori și întrebări diferite pentru persoanele îndrumate. Mentorii sunt întrebați despre experiența și cunoștințele lor, despre ceea ce pot și doresc să împărtășească mentorului. Aceștia din urmă, pe de altă parte, ar trebui să fie întrebați despre provocările și obiectivele lor individuale de dezvoltare. Întrebările ar trebui să permită o împerechere adecvată a participanților, dar și să ofere o bază pentru primele conversații pentru a verifica dacă există un acord între mentor și mentorat.

Platforma Mentiway generează automat formularele de cerere pentru programul de mentorat și le prezintă alături de paginile de informații online. Întrebările au o formă recomandată, dar este, de asemenea, posibil să adăugați propriile întrebări sau să scurtați formularele. Toate răspunsurile sunt ulterior vizibile pentru participanți sub forma unor cărți de vizită pentru mentor și mentorat, disponibile în orice moment pe parcursul procesului de mentorat în cadrul organizației.

Împerecherea participanților pentru mentorat

Potrivirea participanților în perechi de mentori este una dintre cele mai importante și, totodată, cele mai dificile etape ale unui program de mentorat. Mentorii și persoanele îndrumate din perechile lor vor lucra în următoarele câteva luni, astfel încât merită să acordați timp suplimentar pentru a dezvolta algoritmul de potrivire corect.

În acest caz, avem practic două opțiuni de acțiune:

1. Împerecherea „de sus în jos – implică crearea de perechi de către managerii de program, pornind de la participanți. Acest lucru permite o mai bună gestionare a tuturor participanților și, uneori prin compromisuri, potrivirea adecvată a tuturor discipolilor cu mentorii potriviți. Cu toate acestea, este un proces care necesită foarte mult timp, cu riscul de eroare și de evaluare subiectivă de către conducătorul (conducătorii) programului. O astfel de soluție poate duce la nemulțumirea participanților.
2. Selectarea mentorilor de către persoanele îndrumate – în acest caz, persoana îndrumată este cea care își selectează mentorii dintr-o listă de persoane disponibile. Aceștia consultă chestionarele lor și, pe baza acestora, selectează persoanele care, în opinia lor, se potrivesc cel mai bine nevoilor lor de dezvoltare.

În dezvoltarea platformei Mentiway, am petrecut foarte mult timp dezvoltând cel mai bun algoritm posibil. Pe baza experienței multor companii și organizații, am creat un model care permite Mentee să aleagă Mentorii, dar restrânge și sortează lista de persoane disponibile pe baza unui algoritm avansat care utilizează elemente de inteligență artificială. Acest lucru permite Mentee să aleagă dintre persoanele cele mai potrivite pentru nevoile sale (sau ale acesteia) și pentru obiectivele definite în etapa de recrutare a programului.

În plus, ideea de întâlniri zero poate fi utilizată ca opțiune. Candidații au posibilitatea de a se întâlni cu câțiva mentori selectați pentru întâlniri scurte, de câteva minute, în cadrul cărora, în conformitate cu sfaturile pe care le sugerăm, îi cunosc pe mentori și, pe această bază, își fac alegerea finală.

Ateliere și cursuri de formare pentru mentori și protejați

În afară de simpla selecție a perechilor, eficiența programului de mentorat depinde, de asemenea, de angajamentul și de abordarea corectă atât a mentorilor, cât și a persoanei mentorate. Prin urmare, merită să acordați timp pentru a prezenta în mod corespunzător participanților principiile și metodologia inerente mentoratului.

Cursurile și atelierele de formare dedicate sunt adesea utilizate în acest scop. Participanții ar trebui să învețe despre fazele procesului, principiile colaborării, instrumentele și tehnicile pe care le pot utiliza atunci când fac mentorat în cadrul organizației. De asemenea, este important să se ghideze în mod corespunzător persoanele îndrumate în ceea ce privește proactivitatea și inițiativa lor, iar mentorii în ceea ce privește comportamentul adecvat, cum ar fi, de exemplu, să nu judece acțiunile persoanei îndrumate, să evite să dea sfaturi directe etc.

În cadrul platformei Mentiway, fiecare participant are acces la baza noastră de cunoștințe. În cadrul acesteia, am pregătit peste 50 de materiale de formare – de la teme, exerciții și sondaje de autoreflecție până la ceea ce credem noi că sunt cele mai bune instrumente și tehnici de dezvoltare și coaching.

În plus, am alimentat platforma cu un sistem proprietar de dozare automată a cunoștințelor – Mentibot – care comunică automat cu participanții, oferindu-le sfaturi și instrumente pe măsură ce procesul se derulează. În acest fel, mentorii și protejații sunt introduși treptat în proces și primesc în orice moment partea de cunoștințe de care au nevoie.

Primele întâlniri – Contractul și obiectivele de dezvoltare ale persoanei îndrumate

Persoanele îndrumate și-au întâlnit deja mentorii, toată lumea cunoaște regulile programului, așa că este timpul pentru primele întâlniri.

Primele două sesiuni sunt deosebit de importante, deoarece stabilesc relația și colaborarea viitoare în calitate de cuplu.

Prima întâlnire ar trebui să permită participanților să se cunoască mai bine. Mentatul vorbește apoi despre responsabilitățile sale actuale, provocări, istoricul dezvoltării și planuri pentru anul următor sau pentru mai mulți ani. Mentorul, la rândul său, vorbește despre experiențele și domeniile sale de competență, punând un accent deosebit pe acele domenii în care Mentee are o problemă sau dorește să se dezvolte.

Prima sesiune de mentorat este, de asemenea, o ocazie de a confirma regulile care vor fi adecvate pentru întâlnirile ulterioare, inclusiv principiul foarte important al confidențialității. În acest scop, se utilizează o formulă de contract. Aceasta este, de obicei, un PDF cu principii generale scrise – cum ar fi doar principiul confidențialității și alte acorduri ale participanților.

Primele întâlniri de mentorat sunt, de asemenea, momentul în care se discută despre obiectivele de dezvoltare. Aceasta este o etapă extrem de importantă și ceea ce se stabilește aici va constitui cadrul de referință pentru toate activitățile întreprinse în cadrul programului.

Mentiway sugerează ce ar trebui să conțină un contract și oferă, de asemenea, sfaturi cu privire la modul eficient de a stabili obiectivele.

Sesiuni de mentorat

Se poate spune că aceasta este partea efectivă a procesului, întâlnirea dintre mentor și mentorat. Aici se întâmplă magia. În cadrul ședinței, perechile lucrează împreună pentru a stabili obiective pentru fiecare întâlnire ulterioară, pentru a trece în revistă provocările persoanei îndrumate și pentru a discuta situațiile în care aceasta s-a aflat. De asemenea, se folosesc adesea sarcini și teme pentru acasă pe care persoana îndrumată trebuie să le îndeplinească.

Platforma Mentiway se asigură că reuniunile sunt cât se poate de productive. Mentibot alimentează continuu participanții cu cunoștințe și instrumente de utilizat, iar aplicația în sine oferă funcționalități pentru planificarea întâlnirilor, stabilirea obiectivelor acestora, înregistrarea temelor. În momente importante, aplicația atrage, de asemenea, atenția asupra unor elemente selectate ale procesului, ghidând participanții și mai eficient prin program. De exemplu, în primele sesiuni, aceasta reamintește contractul și obiectivele de dezvoltare ale Mentee.

De asemenea, am dotat platforma cu un modul de auto-reflecție – atât pentru mentori, cât și pentru persoanele îndrumate. Propriile observații, notate după întâlniri, vă permit să asimilați mai bine cunoștințele și experiența din sesiuni. De asemenea, se poate reveni la propriile notițe mai târziu în proces sau ulterior. Pentru Mentori, autoreflecția este deosebit de importantă, deoarece permite dezvoltarea conștientă a rolului de coach/mentor și oferă o bază pentru consolidarea ulterioară a acestor competențe – de exemplu, prin acreditarea în cadrul EMCC.

Evaluarea procesului de mentorat în cadrul organizației

Deși mentoratul este un proces oarecum autonom, care se desfășoară independent de către perechea de mentori, merită totuși să fie monitorizat pentru a ne asigura că se desfășoară conform intenției.

Instrumentul care face posibil acest lucru din partea mentorilor sunt interviurile și superviziunile – adică întâlnirile individuale și de grup conduse de supervizori acreditați. În timpul acestor întâlniri, mentorii discută dificultățile în desfășurarea procesului și rezolvă problemele.

În plus, într-un fel, contactul cu persoana îndrumată este, de asemenea, un instrument de evaluare – fie forțat – solicitând feedback, fie rezultat din nevoile persoanei îndrumate, semnalând, de exemplu, apariția unor probleme.

În plus, Mentiway oferă o serie de instrumente și funcționalități suplimentare pentru a monitoriza mai îndeaproape procesul de mentorat. Pe baza datelor actuale din platformă, precum și a sondajelor și a unui sondaj de satisfacție, furnizăm administratorilor de programe informații cu privire la progresul programului, cum ar fi:

• Progresul procesului, sesiunile desfășurate și implicarea participanților
• Gradul de realizare a obiectivelor mentorului
• Satisfacția mentorilor și a persoanelor îndrumate cu privire la procesul din cadrul sesiunilor individuale
• Parametrii cantitativi pentru dezvoltarea declarativă a mentorilor în timpul procesului

Toate aceste informații, în formă agregată, sunt vizibile într-un tablou de bord special de raportare pentru managerul programului de mentorat.

Finalizarea procesului de mentorat

La sfârșitul procesului, fiecare pereche de mentori ar trebui să facă un bilanț a ceea ce au realizat până în prezent, inclusiv prin evaluarea gradului în care obiectivele au fost îndeplinite, precum și prin propria reflecție și prin acordarea de feedback cu privire la întregul proces.

Programul ar trebui, de asemenea, să fie rezumat de către manager. Acest lucru este important din perspectiva dezvoltării afacerii și a echipei. Este necesar să se rezume ceea ce programul implementat a oferit organizației și dacă merită să fie continuat în viitor.

Mentiway colectează feedback de la participanți la sfârșitul procesului și pregătește atât rezumate individuale – de exemplu, sub forma unui jurnal de auto-reflecție pentru mentori și persoanele îndrumate – cât și un rezumat al întregului program, luând în considerare gradul în care obiectivele au fost îndeplinite, satisfacția participanților și o evaluare a dezvoltării acestora.