Mentoring vs. zapracování nových zaměstnanců – jak novým zaměstnancům pomoci rychleji se zapracovat

Prvních několik týdnů v nové práci má obrovský vliv na to, jak bude zaměstnanec v organizaci podávat výkon v následujících měsících – a často i letech. Právě v tomto období navazuje své první vztahy, seznamuje se s firemní kulturou, osvojuje si pracovní postupy a začíná chápat, co od něj organizace očekává.

Zaškolení se často omezuje na seznámení s postupy, prezentacemi a seznamem úkolů. Noví zaměstnanci dostávají spoustu informací, ale ne vždy mají příležitost pochopit souvislosti, klást otázky nebo diskutovat o svých obavách.

Stále více organizací doplňuje zapracování nových zaměstnanců o mentoring. Díky tomu zapracování nekončí pouhým předáním znalostí, ale stává se procesem založeným na vztazích, podpoře a individuálním rozvoji. Jak ukazuje praxe, mentoring může výrazně zkrátit adaptační období zaměstnance, zvýšit jeho angažovanost a pomoci mu rychleji dosáhnout samostatnosti v nové roli.

Proč nestačí vždy jen zaškolení?

Tradiční zaškolení je nezbytné. Umožňuje sdílet znalosti o organizaci, postupech, nástrojích a pracovních metodách. I ten nejlépe připravený proces zaškolení má však svá omezení. Noví zaměstnanci často čelí otázkám, které prezentace ani příručky neřeší. Jaká je neformální firemní kultura? Jak navázat vztahy s týmem? Jak se zorientovat v novém prostředí? Jak se vyrovnat s nejistotou a tlakem během prvních měsíců?

Právě v tomto bodě vstupuje do hry mentoring. Mentor nenahrazuje manažera ani personální oddělení. Pomáhá naopak novému zaměstnanci lépe porozumět organizaci, nahlížet na výzvy ze správné perspektivy a postupně si budovat sebevědomí.

To je obzvláště důležité dnes, kdy mnoho organizací působí v prostředí neustálých změn a očekávání zaměstnanců ohledně podpory jejich rozvoje jsou mnohem vyšší než před pouhými několika lety.

Jak mentoring podporuje zapracování nových zaměstnanců?

Mentoring nespočívá v poskytování hotových odpovědí. Jeho největší hodnota spočívá ve vytvoření bezpečného prostoru pro rozhovor a učení. Nový zaměstnanec tak získá někoho, na koho se může obrátit s dotazy, s kým může prodiskutovat své obavy nebo se poradit ohledně svých prvních náročných pracovních situací. To mu pomáhá rychleji si vybudovat pocit sounáležitosti s organizací a snáze se v novém prostředí zorientovat.

Výhody mentoringu při zapracování nových zaměstnanců jsou zřejmé na mnoha úrovních:

• rychlejší zapracování,
• větší sebevědomí u nových zaměstnanců,
• je snazší budovat vztahy v rámci organizace,
• větší nasazení a motivace,
• větší pravděpodobnost, že zaměstnanec ve společnosti zůstane dlouhodobě.

Je důležité si uvědomit, že mentoring nemusí být vyhrazen výhradně pro osoby na vedoucích pozicích. Stále častěji se týká i specialistů, odborníků a lidí, kteří právě začínají svou kariéru po ukončení vysoké školy.

Mentoring při zapracování není totéž jako program „buddy“

Mnoho organizací již využívá takzvaný „buddy program“, v rámci kterého je novému zaměstnanci přidělen mentor, který mu pomáhá seznámit se s každodenním chodem firmy. Jedná se o velmi cenný přístup, ale mentoring jde ještě o krok dál.

Buddy pomáhá především s organizačními a provozními záležitostmi. Mentor naopak podporuje rozvoj zaměstnance, pomáhá mu stanovit si profesní cíle, budovat sebevědomí a nahlížet na svou kariérní dráhu v širších souvislostech. Proto se stále více organizací rozhoduje pro kombinaci obou přístupů. Buddy poskytuje podporu během prvních několika týdnů v práci, zatímco mentoring pomáhá s profesním růstem v následujících měsících.

Jak dlouho by mělo trvat zaškolení s mentorem?

Neexistuje žádný jednotný, univerzální model. V některých organizacích trvá mentoring v rámci zapracování tři měsíce a zahrnuje několik setkání. V jiných je součástí delšího rozvojového programu, který podporuje zaměstnance po celý první rok v práci.

Nejdůležitější však je, aby byl tento proces správně strukturován.

Účastníci by měli vědět:

• Jaký je účel mentoringu?
• Jak často se konají schůzky,
• Jaká jsou pravidla spolupráce,
• jak budou měřeny výsledky tohoto procesu.

Absence takových pokynů může vést k situaci, kdy mentorský vztah postupně vyprchá nebo se omezí na příležitostné rozhovory bez jasného směru.

Jak měřit účinky mentoringu při zapracování nových zaměstnanců?

Jednou z největších chyb je vnímání mentoringu pouze jako zajímavého doplňku k zapracování nových zaměstnanců. Dobře navržený program by měl být sledován a vyhodnocován. To organizaci umožňuje zjistit, zda mentoring skutečně podporuje zapracování nových zaměstnanců.

Stojí za to analyzovat mimo jiné:

• míra spokojenosti účastníků,
• dosažení cílů mentoringu,
• míra zapojení do procesu,
• udržení zaměstnanců po dokončení procesu zapracování,
• čas potřebný k tomu, aby se člověk v nové roli osamostatnil.

Stále více organizací také vnímá mentoring jako investici do zaměstnanecké zkušenosti. Čím lepší je první zkušenost nového zaměstnance s organizací, tím větší je šance na jeho dlouhodobé zapojení.

Jak společnost Mentiway podporuje zapracování nových zaměstnanců prostřednictvím mentoringu?

Zavedení mentoringu při zapracování nových zaměstnanců vyžaduje víc než jen spojit dva lidi dohromady. Potřebujete správné nástroje, které vám pomohou řídit celý proces, sledovat jeho průběh a podporovat účastníky v každé fázi jejich spolupráce.

Díky Mentiway mohou organizace:

• spárovat mentory a mentee na základě jejich zkušeností, kompetencí a potřeb v oblasti rozvoje,
• zajistit, aby účastníci měli k dispozici dohodu o mentorování a jasné pokyny pro spolupráci,
• využijte hotové formuláře k přípravě na první schůzku,
• poskytnout mentorům a mentorovaným databázi vývojových technik a výukových materiálů,
• sledovat činnosti účastníků, plnění cílů a průběh celého programu.

V důsledku toho není mentoring při zapracování jednorázovou iniciativou, ale strukturovaným procesem, který lze rozšířit na celou organizaci.

Začlenění je teprve začátek

Dobře provedený proces zapracování nekončí po prvním týdnu v práci a neomezuje se ani na vysvětlování postupů či udělování přístupu k systémům. Noví zaměstnanci také potřebují podporu při navazování vztahů, při orientaci v organizační kultuře a při budování sebevědomí. Mentoring právě tyto potřeby řeší.

Právě proto stále více organizací vnímá mentoring nikoli jako doplňkový prvek zapracování nových zaměstnanců, ale jako jeden z jeho nejdůležitějších pilířů. Účinné zapracování nových zaměstnanců nespočívá pouze v předávání znalostí. Jde o vytvoření podmínek, v nichž se nový zaměstnanec může rychleji začlenit do organizace a plně se věnovat rozvoji svého potenciálu.

Chtěli byste ve své organizaci spojit zaškolování a mentoring?

Ve společnosti Mentiway pomáháme organizacím navrhovat a realizovat mentorské programy, které podporují zapracování nových zaměstnanců.

Nabízíme:

• inteligentní přiřazování mentorů a mentorovaných,
• hotové scénáře schůzek a programy,
• smlouva o mentoringu a nástroje pro stanovení cílů,
• databáze mentoringových technik,
• sledování zapojení účastníků programu a jeho výsledků.

Díky tomu se proces zapracování stává osobnějším, poutavějším a efektivnějším.

Často kladené otázky: Mentoring vs. zapracování nových zaměstnanců

Může být mentoring součástí zapracování?

Ano. Stále více organizací využívá mentoring jako doplněk tradičního zaškolování, aby noví zaměstnanci rychleji zapadli do pracovního rytmu a zvýšila se jejich angažovanost.

Jak dlouho by mělo trvat zaškolovací mentoring?

Obvykle mezi 3 a 12 měsíci, v závislosti na pozici a potřebách organizace.

Měl by být mentorem při zapracování nadřízený daného zaměstnance?

Většinou ne. Mentor hraje jinou roli než manažer, a díky tomu může vytvořit otevřenější prostor pro rozhovor.

V čem se mentoring liší od programu „buddy“?

Buddy pomáhá především s organizačními záležitostmi a každodenním chodem, zatímco mentoring podporuje profesní rozvoj zaměstnance a jeho dlouhodobé zapracování.

Jak měřit účinnost mentoringu při zapracování nových zaměstnanců?

Stojí za to analyzovat mimo jiné spokojenost účastníků, plnění cílů, udržení zaměstnanců a dobu potřebnou k tomu, aby se člověk v nové roli osamostatnil.