Leistungsanalyse, KPIs und Evaluation eines Mentoringprogramms
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In einem früheren Artikel haben wir bei Mentiway einen Leitfaden zur Implementierung eines Mentoring-Programms. Ein wichtiges Element, das wir darin betrachten, ist die Festlegung der Programmziele und – äußerst wichtig – die fortlaufende Überwachung des Erreichungsgrads dieser Ziele sowie die Evaluation des Programms am Ende. In diesem Artikel werde ich näher auf genau das Thema Analytik, Monitoring und Bewertung eines Mentoring-Programms durch seine Organisatoren eingehen.
Kurz gesagt
- Überwachen Sie den Mentoring-Prozess während des Programms: Treffen, Vertragsunterzeichnung, Zielvereinbarungen und Zufriedenheit, um frühe Interventionen zu ermöglichen.
- Bewerten Sie die Ergebnisse am Programmende mithilfe aggregierter KPIs: Zielerreichung, Sitzungsfrequenz, Zufriedenheit und Plattformnutzung zur Berichterstattung.
- Verfolgen Sie konkrete KPIs wie Sitzungsfrequenz, Sitzungsbewertungen und Vertragsabschluss, um Verpflichtungsprobleme frühzeitig zu erkennen.
- Verwenden Sie Mentiway Platform, um Erinnerungen zu automatisieren, Sitzungsbewertungen und Feedback zu sammeln, Meetings und Vertragsstatus in Echtzeit zu überwachen und aggregierte Berichte zu erstellen, die Evaluation und Entscheidungsfindung unterstützen. Kontaktieren Sie Mentiway
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Leitfaden zur Implementierung eines Mentoring-Programms
Bevor Sie weitermachen, falls Sie es noch nicht getan haben, empfehle ich Ihnen, einen Blick auf den Leitfaden zur Implementierung eines Mentoring-Programms zu werfen, den ich in der Einleitung erwähnt habe.
Vielleicht interessiert Sie auch die spezielle Checkliste, die in komprimierter Form die konkreten Punkte zu beachten aus Sicht der Organisatoren des Mentorings zusammenfasst.
Und wenn Sie Wissen lieber in Form eines Videos/Podcasts aufnehmen, lade ich Sie ein, ein Video anzusehen, in dem Tomasz Sąsiadek – Mitgründer von Mentiway über die wichtigsten Phasen des Mentoring-Programms spricht:
Warum Prozesse überwachen und das gesamte Mentoring-Programm bewerten?
Die Einführung und Durchführung eines Mentoring-Programms ist als Geschäftsprozess zu betrachten. Um als solcher wirksam zu sein, ist es notwendig, sich um die grundlegenden Parameter des Prozesses zu kümmern, wie klar definierte Grenzen, Ordnung, Auswahl der Stakeholder und Verankerung in der Organisation.
Ein wesentliches Element jedes Geschäftsprozesses ist jedoch auch die Tatsache, Wert zu schaffenfür die Organisation und die einzelnen Teilnehmenden.
Ein Mentoring-Programm ist ein Prozess, der in der Regel viele Personen einbezieht und einen erheblichen Aufwand an Stundenbindung verursacht. Als solcher muss es einen greifbaren Nutzen bieten, den die Organisatoren identifizieren können.
Für die Vorbereitung dieses Artikels habe ich die Kriterien zur Bewertung des Nutzens eines Mentoring-Programms danach eingeteilt, wann sie gemessen werden:
- laufend überprüft – während des Programms
- und bei dessen Abschluss gesammelt und aggregiert.
Fortlaufende Überwachung der Mentoring-Prozesse
Das Mentoring-Programm ist ein langfristiger Prozess, der sich über mindestens sechs Monate erstreckt. Daher ist es notwendig, seine grundlegenden Parameter zu überwachen, solange es noch in Gange ist. Das ermöglicht, mögliche Mängel zu erkennen und gibt die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Zum Beispiel: Wenn bei den Teilnehmenden des Mentoring-Programms festgestellt wird, dass ihnen das erforderliche Wissen zur Umsetzung der Prozesse fehlt, kann dieses Wissen in Form zusätzlicher Schulungen oder Intervision bereitgestellt werden.
Evaluation des Mentoring-Programms am Ende
Auf der anderen Seite ermöglicht eine aggregierte Bewertung der Abläufe und eine Zusammenfassung des gesamten Programms am Ende, das Mentoringprogramm als Gesamtprozess oder zumindest einen seiner Zyklen zu beurteilen. Mit den auf diese Weise gewonnenen Erkenntnissen lassen sich Lehren für nachfolgende Mentoring-Zyklen ableiten, aber auch eine Zusammenfassung für Investoren – Inhaber von HR- oder Fachbereichsbudgets, die einen Teil ihrer Mittel in die Organisation des Programms und die Teilnahme von Mentoren und Mentees investiert haben – erstellen.
Mögliche KPIs und Methoden zur Messung der Wirksamkeit eines Mentoringprogramms
Wir wissen also bereits, warum es s sich lohnt, ein Mentoringprogramm zu überwachen und zu evaluieren. Die Frage ist nun, wie man das macht
Hier sind einige mögliche KPIs, einige Ideen, wie man das Programm fortlaufend analysieren und seine Wirksamkeit am Ende bewerten kann. Die meisten hier genannten Kennzahlen werden auch in der Mentiway app angewendet und die Organisatoren von Mentoringprogrammen, die auf unserer Plattform basieren, nutzen sie fortlaufend.
Natürlich sind dies nur einige Beispiele und die Liste ist bei weitem nicht erschöpfend. Ich hoffe jedoch, dass Sie darin Inspiration für Ihr Mentoringprogramm finden.
Erste Treffen in Mentoring-Paaren
Die Überwachung des Mentoringprogramms kann bereits in der Phase der Teilnehmergewinnung beginnen. Dann treten die ersten Fragen auf, die erfasst und adressiert werden müssen. Ebenso entstehen hier die ersten potenziellen KPIs – zum Beispiel die Anzahl der Teilnehmenden und das Verhältnis zwischen Mentoren und Mentees. In der Praxis sind diese Kennzahlen jedoch sehr offensichtlich und werden im Prozess ohnehin überwacht, daher habe ich sie unten nicht aufgeführt.
Ein möglicher Parameter, der weniger offensichtlich sein kann, ist das Matching der competency areas. Dieses Thema habe ich in einem separaten Artikel behandelt.
Vereinbarung des ersten Treffens
Die Terminvereinbarung für eine Mentoring-Sitzung ist die erste Gelegenheit für Mentees, Initiative zu zeigen. Entgegen der Erwartung kann es bereits in diesem Stadium Probleme mit der Verbindlichkeit geben. Es ist sinnvoll, einige Tage nach dem offiziellen Beginn des Programms zu prüfen, ob alle Paare ihr erstes Mentoring-Treffen bereits terminiert haben.
Vertragsunterzeichnung
Ein weiterer Prüfaspekt kann die Tatsache sein, dass die erste Sitzung stattgefunden hat und ihr Ergebnis, nämlich die Unterzeichnung des Mentoring-Vertrags durch beide Personen des Paares.
Das Ausbleiben der Unterzeichnung eines Vertrags kann das erste Anzeichen dafür sein, dass der Prozess nicht richtig begonnen hat. Dies kann an fehlender Einigung über die Regeln der Mentoring-Beziehung liegen, zeigt aber häufiger ein mögliches mangelndes Engagement der Personen im Paar, die Strukturen und Regeln aufrechtzuerhalten. Es ist sinnvoll, die Vertragsunterzeichnung zu beobachten und auf die inhaltliche Ausgestaltung dieser Aktivität zu achten, die in der Praxis den Mentoring-Prozess im Sinne einer angemessenen Definition von Mentoring einleitet.
Die Mentiway-Plattform erinnert die Teilnehmenden automatisch an die Unterzeichnung des Vertrags. Darüber hinaus haben die Organisatoren selbst eine Echtzeitübersicht über den Fortschritt der Mentoring-Prozesse, einschließlich der Termine der Treffen der Paare und der Tatsache, dass der Vertrag unterzeichnet wurde. Dadurch ist es möglich, in Echtzeit auf Abweichungen vom Prozess zu reagieren.
Zielsetzung in Mentoring-Prozessen
Das nächste Kriterium, die Zielsetzung für den Prozess, gilt im Grunde bereits für die zweite oder sogar dritte Sitzung, bezieht sich jedoch auf den Beginn des Prozesses, weshalb es in diesem Abschnitt behandelt wird.
Bei Mentoring-Programmen, die mit Unterstützung von Mentiway durchgeführt werden, empfehlen wir, bereits in der ersten Sitzung (bei der Vertragsausfertigung) mit der Arbeit an Zielen zu beginnen; dies ist jedoch ein zeitaufwändiger Prozess und dauert oft länger. Aus Erfahrung wissen wir außerdem, dass das Festlegen von Zielen für den Mentee an sich ein sehr wichtiges Ergebnis des Mentoring-Prozesses ist. Das Paar arbeitet gemeinsam an den Zielen mit Hilfe verschiedener vorgeschlagener Techniken und Werkzeuge, oft in mehr als einer Sitzung.
Hier treten mitunter auch erhebliche Probleme im Paar auf. Manchmal werden sie durch fehlende Ressourcen des Mentors verursacht, die nötig wären, um den Mentee bei den angestrebten Zielen zu unterstützen. Manchmal liegen sie an einem Missverständnis des Prozesses oder an der Unreife des Mentee. Daher ist es notwendig, zu überwachen, ob Ziele festgelegt werden, und zu reagieren, wenn sich der Prozess über die 3. Sitzung hinaus verlängert.
Es ist hier anzumerken, dass Organisator:innen in Mentiway zwar sehen können, ob Paare Ziele für den Prozess gesetzt haben und wie viele Ziele dies sind, sie jedoch keinen Zugriff auf die inhaltlichen Ergebnisse dieser Ziele oder deren Erfolgskriterien haben. Diese Daten sind vertraulich und sollten angesichts der Sicherheit des Mentoring-Prozesses vertraulich bleiben.
Während des Mentorings Prozesse
Erstes Feedback zum Mentoringprogramm
Nach der Vertrags- und Zielvereinbarungsphase, wenn die Prozesse bereits Fahrt aufnehmen, lohnt es sich, auf Grundlage der Bewertungen der Teilnehmenden die erste Anfangsbewertung des Mentoringprogramms vorzunehmen.
Die Plattform Mentiway sendet nach der dritten Sitzung automatisierte Feedback-Umfragen, in denen die Teilnehmenden gebeten werden, ihre Vorbereitung auf das Programm, die Auswahl der Paare sowie ihre Zufriedenheit mit dem bisherigen Verlauf zu bewerten. Mentor:innen und Mentees haben die Möglichkeit, ihre Erkenntnisse zu teilen, was den Organisator:innen wiederum erlaubt, gegebenenfalls auf die am häufigsten identifizierten Probleme zu reagieren.
Bewertungen der Treffen
Eine ähnliche, wenn auch etwas eingeschränktere Rolle spielen Zufriedenheitsbewertungen für einzelne Mentoring-Sitzungen. Beginnend mit dem ersten Treffen haben Teilnehmende bei Mentiway die Möglichkeit, ihren Zufriedenheitsgrad mit den Sitzungen auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten. Organisator:innen haben wiederum Einblick in diese Bewertungen und sollten reagieren, indem sie die Teilnehmenden kontaktieren, wenn diese Werte vom gewünschten Niveau abweichen.
Häufigkeit der Treffen
Der letzte zu überwachende Parameter im Verlauf des Prozesses ist die Aufrechterhaltung einer angemessenen Frequenz der Treffen. Dabei geht es darum, mögliche Probleme im Zusammenhang mit Sitzungsausfällen und zu langen Abständen zwischen den Treffen zu erkennen.
Bei Mentiway verfolgen Organisator:innen die Termine der Treffen und werden benachrichtigt, wenn Paare mehr als 30 Tage lang keine Treffen wahrnehmen Dies kann ein Anzeichen für nachlassende Motivation sein, was letztlich zur Auflösung der Mentoring-Beziehung führen kann.
Es ist klar, dass Mentoring beidseitiges Engagement und insbesondere von den Mentees Proaktivität erfordert. Manche benötigen jedoch gelegentlich einen sanften Anstoß, Motivation oder eine Erinnerung an Abläufe. Andererseits ist es auch sinnvoll, Mentoring-Beziehungen bewusst zu beenden, in denen das Engagement unter ein sinnvolles Niveau gefallen ist oder in denen das Paar keine ausreichende Passung gefunden hat.
Abschluss des Programms
Bewertung des Erreichungsgrades der Ziele
Das abschließende Element der Mentoring-Prozesse sollte die gegenseitige Evaluation und Rückmeldung zwischen den Paaren sein. Elemente dieser Evaluation sollten auch zur Bewertung des gesamten Mentoring-Programms herangezogen werden. Dabei geht es in erster Linie um das Ausmaß, in dem die Ziele erreicht wurden – sowohl auf Ebene der einzelnen Paare als auch aggregiert auf Programmebene.
Abschlussbefragungen bieten zudem die Gelegenheit, die Zufriedenheit der Paare mit dem Mentoring-Programm insgesamt abschließend zu erfassen und Erkenntnisse für die Optimierung und Verbesserung zukünftiger Durchläufe des Programms zu gewinnen.
Bei Mentiway erfolgt der Abschluss der Prozesse auf zwei Ebenen. Erstens erstellt der Mentor einen Bericht, der die Zusammenarbeit mit dem Mentee zusammenfasst und Empfehlungen zur weiteren Entwicklung des Mentees enthält. Dieser Bericht wird dem Mentee zur Verfügung gestellt und ist ausschließlich für ihn/sie bestimmt. Zweitens füllt das Paar gemeinsam in der letzten Mentoring-Sitzung einen Fragebogen zur Bewertung des Programmfortschritts aus, in dem sie unter anderem auf einer Skala von 1 bis 10 das Erreichen jedes festgelegten Ziels anhand zuvor definierter Kriterien bewerten.
Zusammenfassung des Programms
Letztlich können die Verantwortlichen, die die oben genannten Kennzahlen nutzen, eine Zusammenfassung des gesamten Mentoring-Programms erstellen, einschließlich durchschnittlicher Zufriedenheitsbewertungen der Sitzungen, Feedback zum Programm, Anzahl und Häufigkeit der Treffen und schließlich des Ausmaßes, in dem die Mentoring-Ziele erreicht wurden. Eine solche Zusammenfassung liefert eine umfassende Antwort auf die Frage nach der Wirksamkeit des gesamten Mentoring-Programms und erleichtert die Entscheidungsfindung für die nächste Ausgabe.
In Mentiway, ergänzen wir den zusammenfassenden Bericht häufig um aggregierte Statistiken zur Plattformnutzung. Zum Beispiel fassen wir die am häufigsten gelesenen Materialien aus der Wissensdatenbank zusammen oder die Nutzungsfrequenz bestimmter Funktionen.
