Najlepsze narzędzia do organizacji programu mentoringowego

Powrót

Organizacja programu mentoringowego niezależnie od tego, czy mówimy o firmie, uczelni wyższej czy innej organizacji, jest procesem i wymaga pewnego podejścia procesowego. Szczególnie przy dużej skali liczonej liczbą uczestników może być pewnym wyzwaniem. W takich wypadkach warto skorzystać z narzędzi, które mogą zacznie zoptymalizować ten proces. Zarówno dla organizatorów, jak i dla uczestników – Mentorów, Mentorek i Mentees. 

W tym artykule przedstawię kilka narzędzi, które mogą ułatwić proces wdrożenia, zarządzania i ewaluacji programu mentoringowego, i które są wręcz niezbędne przy organizowaniu programów na większą skalę (już powyżej 10 par). 

1. Mentiway – dedykowana platforma do organizacji programu mentoringowego 

Na pierwszym miejscu umieściłem narzędzie w postaci platformy dedykowanej właśnie do tego celu jakim jest zorganizowanie i zarządzanie programem mentoringowym. 

Mentiway, jako przykład tego typu narzędzia, daje największe możliwości i oszczędność czasu, a jednocześnie znacząco ułatwia cały proces gromadząc wszystkie funkcjonalności i dane w jednym miejscu. 

Platforma Mentiway zawiera już w sobie wszystkie narzędzia, które wymieniam niżej, między innymi są to: 

• Gotowe funkcjonalności związane z uruchomieniem programu – strona informacyjna, formularze rekrutacyjne, mechanizmy łączenia uczestników w pary mentoringowe.
• Rozbudowana baza wiedzy i szereg mechanizmów ułatwiających uczestnikom wdrożenie się w ideę mentoringu i przeprowadzenie procesów zgodnie ze standardami. 
• Funkcjonalności wspierające uczestników podczas procesu, ułatwiające i przyspieszające organizację spotkań – kalendarz sesji, planowanie, notatki, podsumowania, gotowe sugerowane punkty do poruszenia na każdej z sesji. 
• Możliwość monitorowania procesów na bieżąco i podsumowania całego programu na jego zakończenie. 

Więcej na temat platformy mentoringowej Mentiway znajdziesz tu. 

2. Google / Microsoft Forms – rekrutacja uczestników 

Każdy program mentoringowy z punktu widzenia uczestników rozpoczyna się fazą informacyjną oraz rekrutacją Mentorów, Mentorek i Mentees. W przypadku kilku osób zapewne można pokusić się o zebranie zgłoszeń mailowo, czy nawet osobiście, jednak już przy kilkunastu czy kilkudziesięciu potencjalnych uczestnikach konieczne jest zastosowanie narzędzia do usprawnienia rekrutacji. Z pomocą mogą przyjść rozwiązania wchodzące w skład systemów biurowych Google Workspace lub Office 365. Są to odpowiednio Google Forms i Microsoft Forms. 

Oba narzędzia dają możliwość tworzenia ankiet z dowolną listą pytań, podziałem na strony, uwzględniających różne rodzaje udzielanych odpowiedzi. Oba te narzędzia umożliwiają też eksport danych po zakończeniu rekrutacji do arkuszy kalkulacyjnych, dzięki czemu łatwiej jest zebrać i przeanalizować zgłoszenia. 

Prowadząc rekrutację do programu mentoringowego (niezależnie od tego czy przez formularze czy nie) warto zapytać między innymi o: 

• wcześniejsze doświadczenie w programie – na tej podstawie można podjąć decyzję o dodatkowych szkoleniach,
• dział w firmie – na tej podstawie można postarać się połączyć w pary osoby z różnych zespołów,
• poziom stanowiska w firmie, 
• obszary do rozwoju dla Mentees i takie, których wiedzą mogą podzielić się Mentorzy i Mentorki – lista obu zestawów obszarów powinna być taka sama i ich porównanie stanowi najbardziej skuteczny sposób automatycznego zasugerowania par mentoringowych. 

Tu możesz przeczytać więcej o etapach programu mentoringowego. 

3. Excel – łączenie w pary 

Kolejny krok w programie mentoringowym to łączenie w pary. Tu można albo zastosować wybór Mentorów przez Mentees (o tym za chwilę), albo ręcznie połączyć uczestników bazując na wypełnionych formularzach.

W przypadku drugiej opcji chyba jedynym skutecznym rozwiązaniem jest po prostu Excel i opracowanie własnej metody połączenia uczestników. W grę wchodzi zapewne filtrowanie zgłoszeń, dopasowanie ich po obszarach kompetencyjnych czy zbudowanie własnego scoringu. Niestety przy większej skali liczba możliwych kombinacji par jest tak duża, że połączenie ich w sposób ręczny nawet przy użyciu Excela jest bardzo skomplikowany i może zająć długie godziny. Nawet tylko z 10 Mentorów i 10 Mentees można utworzyć aż kilka milionów możliwości par.  

W narzędziu Mentiway bazujemy na autorskim mechanizmie łączenia wykorzystującym scoring i przeprowadzenie setek tysięcy symulacji w poszukiwaniu takiego podziału uczestników, który najlepiej połączy potrzeby Mentees z możliwościami Mentorów i Mentorek.  

4. Airtable – wybór Mentorów przez Mentees 

Alternatywą do ręcznego matchowania jest danie możliwości uczestnikom wyboru własnych par. Najczęściej stosuje się wybór Mentorów przez Mentees. 

Aby taki proces umożliwić, konieczne jest udostępnienie danych zgłoszeniowych Mentorów dla Mentees. Można się tu posłużyć albo wewnętrznym intranetem firmy, albo skorzystać z narzędzi, które ułatwiają zarządzanie i wizualizację tego typu zbiorów danych.

Przykładem jest Airtable. W dosyć łatwy sposób można tu zaimportować dane Mentorów i wyświetlić je na przykład w postaci kart z możliwością przybliżania i przypisaniu dowolnej aktywności – na przykład wysłania wiadomości e-mail lub uruchomienia własnego skryptu. 

5. Kalendarz – monitorowanie spotkań 

Z doświadczenia wiemy, że mentoring wymaga świadomych uczestników z wysokim poziomem motywacji i chęci do rozwoju. Jednak zdarza się, że nawet osoby zmotywowane mają gorszy czas i potrzebują kontaktu oraz delikatnej motywacji. Zdarza się też, że podczas procesów mentoringowych pojawiają się problemy, z którymi pary nie są w stanie sobie same poradzić. Organizatorzy powinni więc stale monitorować procesy mentoringowe i reagować, jeżeli zauważą tego typu wyzwania. 

Tu mamy do wyboru w zasadzie z dwoma rodzajami narzędzi. 

Pierwszym jest kalendarz i monitorowanie, czy spotkania mentoringowe są realizowane w parach. Dobrą praktyką jest ewentualne reagowanie i kontakt z parą mentoringową w przypadku czasu między spotkaniami przekraczającego 30 dni. 

Drugim narzędziem jest po prostu kontakt bezpośredni z każdym z uczestników programu i uzyskanie feedbacku na temat realizowanych spotkań, szacowanego stopnia zaangażowania w program mentoringowy i zadowolenia z sesji. Takie rozmowy warto przeprowadzić przynajmniej dwa razy na proces. 

W paltformie Mentiway organizatorzy mają bieżący podgląd w listę par mentoringowych z informacją o tym, kiedy odbyło się ostatnie spotkanie i jak uczestnicy oceniają ich poziom zadowolenia z sesji. 

6. Dysk Google / Dropbox – udostępnianie materiałów 

W programie mentoringowym przyda się też narzędzie lub miejsce do udostępniania materiałów. Zazwyczaj są to prezentacje ze szkoleń i warsztatów. Myślę, że absolutnym minimum jest tu udostępnienie parom mentoringowym takich materiałów jak: 

• kontrakt w procesie mentoringowym,
• zasady etyki i podstawowe zasady prowadzenia procesu,
• prezentacja stanowiąca wdrożenie do mentoringu, wyjaśniająca czym jest mentoring, jakie są role i obowiązki Mentora / Mentee itp. 

Często w trakcie programu mentoringowego organizatorzy zapraszają uczestników na inne szkolenia, związane z ich potrzebami. Materiały z tych spotkań też warto umieścić w łatwo dostępnym dla uczestników miejscu. 

7. Google / Microsoft Forms – ankiety na zakończenie 

Na koniec wracamy do wcześniej wspomnianych formularzy od Google czy Microsoft, ale tym razem dotyczących zbierania opinii o programie. Przed oficjalnym zakończeniem programu mentoringowego warto przeprowadzić wśród uczestników ankietę, która posłuży do ewaluacji programu, jego podsumowania i zebrania wniosków na przyszłość. 

W takiej ankiecie warto zapytać o: 

• stopień realizacji celów w programie,
• opinię na temat całego procesu, 
• opinię na temat stopnia zadowolenia z przygotowania do procesu przez organizatorów, 
• warto też dać miejsce na wypowiedzi odnośnie ewentualnych usprawnień przy okazji kolejnych edycji programu. 

Na zakończenie 

W artykule przedstawiłem kilka pomysłów na narzędzia, z pomocy których można skorzystać przy organizowaniu programu mentoringowego, szczególnie jeżeli uwzględnia on 10 lub więcej par mentoringowych. Mam nadzieję, że niektóre z nich będą dla Ciebie inspiracją. 

Jednocześnie zachęcam do zapoznania się z platformą mentoringową Mentiway, która tak jak wspomniałem na początku, jest dedykowana zarządzaniu programem mentoringowym i spełnia wszystkie założenia dla wyżej wymienionych narzędzi. 

Zachęcam też do pobrania naszej checklisty programu mentoringowego, w której znajdziesz w przystępnej formie wszystkie kwestie, o które warto zadbać organizując własny program mentoringowy.